وظایف اداری بر اساس فرآیندهای اداری هر شرکتی به طور خاص، تعریف و به عنوان وظایف کارمندان تشریح می‌شوند.
وظیفه کارمند امور اداری و پشتیبانی، شامل مجموعه‌ای از وظایف همچون پاسخگویی به تلفن، دفترداری، تایپ، امور بایگانی و... متغیر می‌باشند.
ویژگی‌های کارمند اداری و پشتیبانی
قابل اعتماد و اطمینان
تصدی شغل کارمند اداری و پشتیبانی نیازمند اعتماد، مسئولیت‌پذیری و عمل به تعهدات است.
صادق و درستکار
شغل امور اداری و پشتیبانی، نیازمند درستکاری و توجه به مسائل اخلاقی است.
ریزبین و توجه به جزئیات
دقت به جزئیات و ظرایف در انجام وظایف محوله، یکی از نیازهای این است.
ارتباطات کاری موثر
داشتن روحیه خوب و روابط عمومی بالا در ارتباط با سایر همکاران بسیار مهم است.
کنترل شخصی
این شغل نیازمند حفظ آرامش، خویشتن‌داری و مدیریت و کنترل خشم می‌باشد.
مستقل
کارمند امور اداری باید بتواند با ابداع روش‌های فردی، کارها را با نظارت اندک، انجام دهد.
وظایف کارمند اداری و پشتیبانی
انجام فعالیت‌های روزانه و وظایف اداری شامل :
کار با کامپیوتر و سیستم‌های اداری
استفاده از کامپیوترها و برنامه‌های کامپیوتری شامل سخت افزارها و نرم افزارها در جهت اجرای برنامه‌ها، ثبت داده‌ها و اطلاعات و....
ارتباط با سرپرست، مدیران و سایر کارمندان
تأمین و مبادله اطلاعات با سایر همکاران و مدیران از طریق تلفن، گزارشات سازمانی و فرم‌های نوشتاری، پست الکترونیکی و یا ارتباطات فردی
مستندسازی و ثبت اطلاعات
ورود اطلاعات، نسخه برداری، ثبت، ذخیره‌سازی یا نگهداری اطلاعات در اشکال نوشتاری، الکترونیکی یا مغناطیسی
ارتباط با افراد بیرون از سازمان
مراوده با افراد خارج از شرکت، معرفی شرکت به مشتریان، سازمان‌ها و سایر شرکت‌های مرتبط
انتقال اطلاعات
انتقال داده‌ها به صورت حضوری، نوشتاری (نامه‌ها و...)، تلفنی و یا الکترونیکی (ارسال ایمیل و....)
مهارتهای مورد نیاز برای تصدی کارمند امور اداری و پشتیبانی
- درک جملات، دستورات و گزارشات مکتوب مرتبط با کار
- توجه کامل به افراد، بررسی امور و رسیدگی به مراجعان، خوب گوش دادن و پرسش‌های مناسب و...
- سخن ورزی و توانایی گفتگوی تعاملی با افراد در انتقال اطلاعات
- مدیریت زمان و اولویت‌بندی مناسب کارهای در کنار رسیدگی به امور دیگران
- توانایی نگارش ادبی و انتقال اطلاعات به صورت مکتوب و رفع ابهامات کاری
- درک اجتماعی و پیش‌بینی عکس‌العمل مخاطبان و تفسیر و برخورد متقابل مناسب
تحصیلات لازم برای تصدی شغل کارمند امور اداری
اغلب شرکتها و سازمان‌ها برای استخدام کارمند امور اداری و پشتیبانی، بیشتر بر تجربه کاری مرتبط تاکید دارند تا مدرک تحصیلی مرتبط با این شغل، اما در هر صورت برای تصدی هر شغلی داشتن مدرک تحصیلی مرتبط و تحصیلات آکادمیک، موفقیت شغلی و بازخورد بهتری به همراه خواهد داشت.
شرکتها عمدتا از فارغ التحصیلان رشته‌های ارتباطات و همچنین امور اداری، برای مصاحبه و گزینش، دعوت به همکاری می‌کنند.
حقوق و دستمزد کارمند امور اداری و پشتیبانی
در خصوص میزان حقوق و درآمد کارمندان امور اداری در کشور اطلاعات درست و قابل استنادی در دسترس نیست. در بخش دولتی میزان حقوق کارمند امور اداری، مانند سایر پست‌های سازمانی، بر اساس قانون کار تعیین می شود.
میزان حقوق و دستمزد در بخش خصوصی نیز براساس وضعیت مالی و در چارچوب سیاست‌ها و دستورالعمل‌های مختص به آن شرکت تعیین می‌شود.
همچنین باید توجه داشت که در بخش خصوصی تجربه کاری افراد بسیار مهم است و این عامل به علاوه داشتن تخصص و مهارتهای ارتباطی و نرم افزاری بالا از عوامل مهم در تعیین میزان حقوق کارمندان امور اداری و پشتیبانی، محسوب می‌شود.
