کارشناس منابع انسانی کسی است که تمامی فرایندهای مربوط به حوزه مدیریت منابع انسانی از جمله جذب و استخدام، نگهداشت، انگیزش و توسعه نیروی انسانی را برعهده دارد.
برخورداری از دانش آکادمیک در حوزه مدیریت منابع انسانی و تسلط کامل بر مجموعه‌ی نرم‌افزارهای MS-Officeبرای تصدی شغل کارشناس منابع انسانی، الزامیست. در ادامه با مهارتها و ویژگی‌های مورد نیاز در این شغل بیشتر آشنا خواهید شد.
مهارت کلیدی مورد نیاز برای شغل کارشناس منابع انسانی
روابط عمومی و ارتباطات قوی
برقراری ارتباط یکی از مهارتهای مهم برای یک کارشناس منابع انسانی است. یک کارشناس منابع انسانی باید بتواند با تمام اعضای شرکت به خوبی ارتباط برقرار کنند. داشتن مهارتهای ارتباطی قوی به کارشناسان منابع انسانی کمک می‌کند تا در انجام مصاحبه‌ها و معرفی شرکت و... به خوبی عمل کنند.
مهارت مذاکره و حل اختلاف
ایجاد اختلافات در محیط کاری، امری بدیهی است. این اختلاف می‌تواند بین دو همکار یا بین مدیران و کارمندان به وجود بیاید. در چنین شرایطی، کارشناس منابع انسانی با اتکا به مهارت مذاکره خود باید با طرفین اختلاف را گفتگو نموده و در نهایت مسئله را محترمانه مدیریت کند.
تفکر انتقادی و تصمیم‌گیری سریع
کارشناس منابع انسانی نقش مهمی در تصمیم‌گیری‌های یک شرکت دارد زیرا از استخدام کارکنان گرفته تا حل اختلاف بین کارکنان یک شرکت از وظایف کارشناس منابع انسانی است.
بنابراین، کارشناسان منابع انسانی باید از تفکر انتقادی و مهارت تصمیم‌گیری سریع برخوردار باشد تا بتواند با بررسی تمام جوانب یک مسئله، درست‌ترین تصمیم را اتخاذ کند.
امانت‌داری و اخلاق‌گرایی
کارشناسان منابع انسانی به حجم زیادی از اطلاعات مهم یک سازمان و کارکنان دسترسی دارند. به همین دلیل باید افرادی اخلاق‌گرا و امانت‌دار باشند و اطلاعات و اسناد مربوط به شرکت و هریک از پرسنل را تحت هیچ شرایطی با دیگران به اشتراک نگذارند.
نظم و سازماندهی
بخش منابع انسانی با اسناد و مدارک زیادی سر و کار دارد و باید با هرگونه تغییرات در این اسناد آنها را مجدد بررسی و سازماندهی نمایند. بنابراین نگهداری منظم برای در دسترسی راحت به اسناد و مدارک در صورت نیاز، یکی دیگر از وظایف بخش منابع انسانی است.
همچنین از آنجاکه کارشناس منابع انسانی در طول هفته جلسات متعددی با مدیران، کارکنان و کارجویان شرکت برگزار می‌کند، باید برنامه هفتگی منظم و دقیقی نیز داشته باشد.
وظایف کارشناس منابع انسانی
- مدیریت و اقدامات مثبت در جهت آموزش کارمندان
- غربال رزومه کارجویان، ارزیابی متقاضیان کار و پیگیری روند استخدام کارجویان
- توانایی مصاحبه و مذاکره با افراد
- تسلط به دانش حقوقی و آشنایی با اصول اولیه کار
- اتخاذ استانداردهای اخلاقی برای مدیریت نیروهای کار
- برطرف کردن مشکلات محل کار از طریق تئوری‌های دانش اجتماعی
- ارائه راهکارهای آموزشی در برابر تبعیض‌های جنسیتی در محل کار
- ارائه راهکارهایی برای تقویت روابط کارکنان
- ارزیابی نیازهای کارفرما در جهت آموزش کارکنان
- تعیین مدل‌های آموزشی
- تعیین مزایا برای کارکنان و شناسایی شخصیت پرسنل
- توانایی حل و مدیریت اختلافات
- پشتیبانی خدمات مشتریان
- تحلیل داده‌ها و توانایی تصمیم‌گیری مناسب
- تهیه فرم ارزیابی عملکرد کارکنان
- تعیین استراتژی برای استخدام کارکنان
- تعیین مدل‌های تحقیقی جهت مطالعه مشکلات در بخش منابع انسانی
- توجه به حقوق کارمندان و کارفرما
- پیگیری بیمه و طرح سلامت کارکنان
- فراهم کردن شرایط برای بیان انتقادات بین پرسنل
- درج آگهی شغلی و نگارش توضیحات مرتبط با آگهی شغلی
- نظم و سازماندهی اسناد و مدارک شرکت
تحصیلات مرتبط با فرصت شغلی کارشناس منابع انسانی
برای شغل کارشناس یا مدیر منابع انسانی فارغ التحصیلان رشته‌های مدیریت به ویژه با گرایش منابع انسانی، در الویت هستند.
ناگفته نماند که داشتن تجربه و شناخت کافی در ارتباط امور استخدام و منابع انسانی و همچنین آشنایی با نرم افزارهای اداری از عوامل کلیدی موفقیت در این شغل هستند.
حقوق و دستمزد کارشناس منابع انسانی
از آنجا که تجربه و سابقه کاری یکی از عوامل موثر در تعیین حقوق و درآمد هر فردی محسوب می‌شود، درآمد کارشناس و مدیر منابع انسانی از نظر سابقه کاری در رده‌های مختلف سازمانی متغیر می‌باشد.
همچنین در بخش خصوصی حقوق و درآمد کارشناس و مدیر منابع انسانی بستگی به سیاست‌های پرداختی و توان مالی آن شرکت دارد. هرچند که بخش خصوصی بر توانایی و مهارتهای فردی کارکنان هر بخش بیشتر تاکید دارد بنابراین افراد با توانایی و مهارتهای بالا علاوه بر دریافت حقوق و مزایای مناسب، از جایگاه های شغلی خوبی نیز برخوردار خواهند بود.
وظایف اداری بر اساس فرآیندهای اداری هر شرکتی به طور خاص، تعریف و به عنوان وظایف کارمندان تشریح می‌شوند.
وظیفه کارمند امور اداری و پشتیبانی، شامل مجموعه‌ای از وظایف همچون پاسخگویی به تلفن، دفترداری، تایپ، امور بایگانی و... متغیر می‌باشند.
ویژگی‌های کارمند اداری و پشتیبانی
قابل اعتماد و اطمینان
تصدی شغل کارمند اداری و پشتیبانی نیازمند اعتماد، مسئولیت‌پذیری و عمل به تعهدات است.
صادق و درستکار
شغل امور اداری و پشتیبانی، نیازمند درستکاری و توجه به مسائل اخلاقی است.
ریزبین و توجه به جزئیات
دقت به جزئیات و ظرایف در انجام وظایف محوله، یکی از نیازهای این است.
ارتباطات کاری موثر
داشتن روحیه خوب و روابط عمومی بالا در ارتباط با سایر همکاران بسیار مهم است.
کنترل شخصی
این شغل نیازمند حفظ آرامش، خویشتن‌داری و مدیریت و کنترل خشم می‌باشد.
مستقل
کارمند امور اداری باید بتواند با ابداع روش‌های فردی، کارها را با نظارت اندک، انجام دهد.
وظایف کارمند اداری و پشتیبانی
انجام فعالیت‌های روزانه و وظایف اداری شامل :
کار با کامپیوتر و سیستم‌های اداری
استفاده از کامپیوترها و برنامه‌های کامپیوتری شامل سخت افزارها و نرم افزارها در جهت اجرای برنامه‌ها، ثبت داده‌ها و اطلاعات و....
ارتباط با سرپرست، مدیران و سایر کارمندان
تأمین و مبادله اطلاعات با سایر همکاران و مدیران از طریق تلفن، گزارشات سازمانی و فرم‌های نوشتاری، پست الکترونیکی و یا ارتباطات فردی
مستندسازی و ثبت اطلاعات
ورود اطلاعات، نسخه برداری، ثبت، ذخیره‌سازی یا نگهداری اطلاعات در اشکال نوشتاری، الکترونیکی یا مغناطیسی
ارتباط با افراد بیرون از سازمان
مراوده با افراد خارج از شرکت، معرفی شرکت به مشتریان، سازمان‌ها و سایر شرکت‌های مرتبط
انتقال اطلاعات
انتقال داده‌ها به صورت حضوری، نوشتاری (نامه‌ها و...)، تلفنی و یا الکترونیکی (ارسال ایمیل و....)
مهارتهای مورد نیاز برای تصدی کارمند امور اداری و پشتیبانی
- درک جملات، دستورات و گزارشات مکتوب مرتبط با کار
- توجه کامل به افراد، بررسی امور و رسیدگی به مراجعان، خوب گوش دادن و پرسش‌های مناسب و...
- سخن ورزی و توانایی گفتگوی تعاملی با افراد در انتقال اطلاعات
- مدیریت زمان و اولویت‌بندی مناسب کارهای در کنار رسیدگی به امور دیگران
- توانایی نگارش ادبی و انتقال اطلاعات به صورت مکتوب و رفع ابهامات کاری
- درک اجتماعی و پیش‌بینی عکس‌العمل مخاطبان و تفسیر و برخورد متقابل مناسب
تحصیلات لازم برای تصدی شغل کارمند امور اداری
اغلب شرکتها و سازمان‌ها برای استخدام کارمند امور اداری و پشتیبانی، بیشتر بر تجربه کاری مرتبط تاکید دارند تا مدرک تحصیلی مرتبط با این شغل، اما در هر صورت برای تصدی هر شغلی داشتن مدرک تحصیلی مرتبط و تحصیلات آکادمیک، موفقیت شغلی و بازخورد بهتری به همراه خواهد داشت.
شرکتها عمدتا از فارغ التحصیلان رشته‌های ارتباطات و همچنین امور اداری، برای مصاحبه و گزینش، دعوت به همکاری می‌کنند.
حقوق و دستمزد کارمند امور اداری و پشتیبانی
در خصوص میزان حقوق و درآمد کارمندان امور اداری در کشور اطلاعات درست و قابل استنادی در دسترس نیست. در بخش دولتی میزان حقوق کارمند امور اداری، مانند سایر پست‌های سازمانی، بر اساس قانون کار تعیین می شود.
میزان حقوق و دستمزد در بخش خصوصی نیز براساس وضعیت مالی و در چارچوب سیاست‌ها و دستورالعمل‌های مختص به آن شرکت تعیین می‌شود.
همچنین باید توجه داشت که در بخش خصوصی تجربه کاری افراد بسیار مهم است و این عامل به علاوه داشتن تخصص و مهارتهای ارتباطی و نرم افزاری بالا از عوامل مهم در تعیین میزان حقوق کارمندان امور اداری و پشتیبانی، محسوب می‌شود.
