راهنمای استخدام کارشناس و مدیر منابع انسانی

در سال‌های اخیر راز موفقیت بسیاری از شرکت‌ها در حوزه‌های متفاوت مشخص شده است. کسب‌وکارهای موفق به‌طور ویژه‌ای بر عملکرد کارکنان خود متمرکز هستند زیرا متوجه شده‌اند که مهره‌های اصلی کارایی هر شرکت را کارکنان آن تشکیل می‌دهند. به همین دلیل در بیشتر شرکت‌ها جایگاه شغلی جدیدی شکل گرفته است و کارفرمایان به دنبال استخدام افرادی برای مدیریت مسائل مرتبط با کارکنان هستند. کارشناس یا مدیر منابع انسانی در هر شرکت این وظایف را بر‌عهده دارد.

از آنجایی‌که بسیاری از کارفرماها هنوز با عملکرد این مدیران و وظایف آن‌ها آشنا نیستند، فرایند استخدام کارشناس یا مدیر منابع انسانی می‌تواند مشکل و مبهم باشد. بنابراین در این نوشته تلاش کرده‌ایم اطلاعات اساسی پیرامون استخدام این مدیران را ارائه کنیم.

مدیریت منابع انسانی

اولین و مهم‌ترین سوالی که ممکن است پیش بیاید این است که مدیریت منابع انسانی (Human Resource Management) به چه معناست. اگر بخواهیم توضیحی ساده برای آن ارائه دهیم، می‌توان گفت:

مدیریت منابع انسانی (HRM) شامل روند استخدام، انتخاب و انتصاب کارکنان، فراهم کردن جهت‌گیری وظایف پرسنل، آموزش و انتقال اطلاعات به اعضای جدید شرکت‌، ارزیابی عملکرد کارمندان، تصمیم‌گیری درباره مزایا و ترفیعات، ایجاد انگیزه در کارمندان، حفظ ارتباط مناسب با عوامل و اتحادیه‌های صنفی مرتبط با فعالیت شرکت و تضمین امنیت کارمندان است.

وظایف کارشناس و مدیر منابع انسانی(HR)

بخش منابع انسانی قسمتی جدایی‌ناپذیر از هر سازمان است. مدیر منابع انسانی (HRM) مدیریت این بخش را برعهده دارد. چهار کارکرد اساسی مدیریت منابع انسانی برنامه‌ریزی، رهبری، کنترل و سازمان‌دهی است. در ادامه، به‌تفصیل درباره وظایف مدیر یا کارشناس منابع انسانی توضیحاتی ارائه خواهیم داد.

1. برنامه‌ریزی

می‌توان گفت که مهم‌ترین وظیفه‌ی یک مدیر منابع انسانی، برنامه‌ریزی است. این برنامه‌ریزی تعیین جز به‌جز توالی وظایف کارکنان را شامل می‌شود. برنامه‌ریزی وظایف افراد به شکلی انجام می‌شود که در نهایت رسیدن به هدف بزرگ شرکت ممکن شود. در واقع مدیر منابع انسانی اجزای کاری یک سازمان را مانند چرخ‌دنده‌های یک ماشین بزرگ در کنار هم می‌چیند تا بهترین نتیجه و عملکرد ایجاد شود.

همچنین برنامه‌ریزی به پیدا کردن روش‌های بهتر و کارآمدتر برای انجام هر کار و وظیفه نیز کمک می‌کند. بنابراین بخش قابل‌توجهی از زمان مدیر یا کارشناس منابع انسانی به برنامه‌ریزی برای اعضا اختصاص داده می‌شود. این برنامه‌ها علاوه‌بر تعیین وظایف افراد و نحوه‌ی کارکرد هر عضو، شامل پیش‌بینی‌های نیازهای استخدامی سازمان، برنامه‌ریزی الزامات شغلی، در نظر گرفتن گزینه‌های احتمالی برای هر موقعیت شغلی نیز می‌شود.

2. رهبری

مدیر منابع انسانی می‌تواند برنامه‌ریزی مسائلی را در شرکت انجام دهد، اما اجرای برنامه‌ها به شکل درست بستگی به میزان انگیزه افراد دارد. وظیفه‌ی رهبری مدیریت منابع انسانی در واقع این است که تلاش کند راه‌هایی برای تشویق کارکنان به انجام وظایف با انگیزه‌ی بیشتر و افزایش کارآمدی آن‌ها پیدا کند تا سازمان بتواند به آسانی به اهداف خود برسد.

به عبارت ساده‌تر، وظایف رهبری (HRM)، ارائه راهنمایی و ایجاد انگیزه برای افراد در فرایند انجام برنامه‌های شغلی‌شان است. افرادی که برای انجام شغل خود انگیزه دارند، وظایف خود را بهتر انجام می‌دهند و خلاقیت بیشتری نشان می‌دهند. محیط کاری رضایت‌بخش، انرژی و انگیزه اعضا را بالا می‌برد و می‌تواند به سوددهی بالاتر کسب‌وکار کمک کند، زیرا رضایت شغلی افراد بازدهی آنها را افزایش خواهد داد.

مدیریت منابع انسانی می‌تواند با تقویت روحیه کارکنان، توسعه روابط، تأمین الزامات ایمنی و مراقبت از رفاه کارمندان، از طریق برنامه‌ریزی شغلی و مدیریت حقوق و دستمزد کارمندان آن‌ها را در طول مسیر رسیدن به هدف، با انگیزه نگه دارد و رضایت شغلی اعضای یک شرکت را بالا ببرد.

با استخدام یک مدیر منابع انسانی مناسب محیطی شادتر و پرانرژی‌تر را برای کارکنان خود ایجاد خواهید کرد. برای انجام این کار به‌طور مؤثر، مدیریت منابع انسانی باید نیازهای کارمندان را به شکل کاملاً دقیق بررسی کرده و روش‌های لازم را برای رفع آن‌ها شناسایی و اجرا کند.
انگیزه بخشی باید فرایندی مداوم باشد، زیرا نیازهای کارکنان در شرایط مختلف متفاوت است و باید به شکل مداوم وضعیت کاری همه‌ی کارکنان بررسی شود.

3. کنترل

کنترل به‌طورکلی شامل تنظیم فعالیت‌ها مطابق برنامه‌ها و بر اساس اهداف تنظیم شده توسط سازمان است. کنترل عملکردی است که به وسیله‌ی آن مدیر منابع انسانی چرخه‌ی پیشرفت یک کسب‌وکار را تکمیل می‌کند.
در فرایند کنترل، مدیر کارکرد هر یک از اعضا را مورد مشاهده قرار می‌دهد و سپس نتایج را با استانداردهای تعیین شده مقایسه می‌کند. علاوه بر این، او هرگونه انحراف که ممکن است رخ دهد را اصلاح می‌کند.

کنترل یکی از کارکردهای مهم مدیریت منابع انسانی است زیرا در طول فرایند کنترل، مدیر منابع انسانی باید مراقب باشد اعضا به وظایفی که در فرایند برنامه‌ریزی برایشان در نظر گرفته شده است به‌درستی عمل کنند. این شامل ارزیابی، حسابرسی، بررسی آمار عملکرد و... نیز می‌شود.

4. سازمان‌دهی

بعد از اینکه مدیر منابع انسانی اهداف را تعیین و برنامه‌هایی را برای دستیابی به آن‌ها تدوین کرد، باید تلاش کند برنامه‌ی خود را در محیط سازمان طرح‌ریزی کرده و ساختار سازمان را برای انجام کارهای مختلفی که باعث موفقیت شرکت می‌شود تغییر دهد. توسعه ساختار سازمان شامل موارد زیر است:

• دسته‌بندی فعالیت‌های اعضا بر اساس کارکردها یا موقعیت‌ها
• اختصاص دادن گروهی از فعالیت‌های خاص برای هرکدام از کارکنان
• اختصاص دادن اختیارات لازم و متناسب با فعالیت‌ها و وظایف هر فرد
• ایجاد هماهنگی بین فعالیت هرکدام از کارکنان شرکت

مهارت‌های لازم برای شغل مدیر منابع انسانی

مدیران منابع انسانی، افرادی آموزش دیده و با تجربه هستند که می‌خواهند به سازمان‌ها در دستیابی به اهداف خود کمک کنند و کارمندان را تشویق کنند تا عملکردی با حداکثر پتانسیل خود داشته باشند.
مهارت‌های مهم این مدیران شامل موارد متعددی می‌شود که مهم‌ترین آن‌ها را در ادامه معرفی خواهیم کرد. بهتر است در زمان استخدام کارشناس یا مدیر منابع انسانی حواستان به بررسی این مهارت‌ها و ویژگی‌ها باشد.

سریع تصمیم‌گیری کند؛

یک مدیر مناسب باید توانایی تصمیم‌گیری به شکل سریع را داشته باشد. مثلاً اگر بین یکی از مدیران و کارمندی تعارض رخ دهد، مدیر منابع انسانی باید تلاش کند هر دو دیدگاه را در نظر گرفته و راه‌حلی برای مشکل ارائه دهد که هر دو طرف را راضی کند.

صبور باشد؛

کاندید مناسب برای شغل مدیریت منابع انسانی باید فردی باشد که صبر زیاد دارد و بر هیجانات خود کاملاً مسلط است. سروکار داشتن با کارکنان مختلفی که دیدگاه‌ها و شخصیت‌های متفاوتی دارند، می‌تواند انرژی روانی زیادی مصرف کند. این مدیر باید شنونده‌ی خوبی باشد و بتواند به مشکلات و شکایت‌های کارمندان گوش کند.

اقتدار داشته باشد؛

مدیر مناسب منابع انسانی باید فردی مقتدر باشد که بتواند روی افراد تأثیر بگذارد. برای داشتن سطح مناسبی از اقتدار توانایی‌های مدیریتی نیز دارای اهمیت زیادی هستند. مدیر منابع انسانی باید بتواند افراد را تشویق کند با بیشترین توان، وظیفه‌ی شغلی خود را انجام دهند.

در زمینه اجتماعی توانا باشد؛

داشتن توان ارتباط اجتماعی مناسب یکی از کلیدی‌ترین معیارهای موفقیت یک مدیر منابع انسانی است. زیرا قسمت اصلی این شغل شامل برقراری ارتباطات وسیع با کارکنان، مدیران و مشتریان برای دستیابی به دیدی کلی و همه‌جانبه و برنامه‌ریزی بر اساس آن است.

قدم‌های اساسی برای استخدام کارشناس و مدیر منابع انسانی

ازآنجایی‌که مدیر یا کارشناس منابع انسانی وظیفه‌ی استخدام کارکنان یک مجموعه را به شکل اختصاصی بر عهده دارد، معمولاً مدیران در استخدام افراد برای این موقعیت شغلی دچار سردرگمی می‌شوند، اما به یاد داشته باشید که مدیر منابع انسانی سکان هدایتی کارکنان مجموعه را بر عهده خواهد گرفت. بنابراین باید سعی کنید بهترین گزینه را برای رهبری اعضا انتخاب نمایید. در ادامه تلاش می‌کنیم مسیر استخدام را روشن کنیم.

قدم اول: نیازهای شرکت را در نظر بگیرید.

بهترین کار این است که در مرحله‌ی اول دلیل اصلی نیازتان به مدیر یا کارشناس منابع انسانی را مشخص کنید. مثلاً اینکه آیا نیاز به فردی دارید که برنامه‌ریزی کاری هدفمندی برای شرکت تبیین کند، یا با مشکلات و مسائل روزمره‌ی کارمندان در ارتباط باشد؟
درست است که وظایف مدیریت منابع انسانی طیف وسیعی دارد، اما مشخص کردن حیطه‌های اصلی نیاز موجب می‌شود بتوانید اولویت‌بندی درستی انجام دهید.

قدم دوم: متقاضیان را پیدا کنید.

پس از بررسی مشکلات و مشخص کردن اولویت‌ها، نیاز است متقاضیان را پیدا کنید. در این مرحله یک آگهی درخواست نیرو می‌تواند به شما کمک کند. سعی کنید در آگهی توضیحات کاملی درباره کارکرد کلی شرکت، موقعیت شغلی موردنظر و مهارت‌های مهم ارائه دهید تا مناسب‌ترین افراد را پیدا کنید. در این زمینه سایت کارلیب می‌تواند کمک کننده باشد.

این سایت علاوه بر اینکه شما را به تعداد زیادی متقاضی کار مرتبط می‌کند، می‌تواند الگوی مناسبی برای نوشتن آگهی کاری نیز در اختیارتان بگذارد و به‌طور تخصصی در مراحل مختلف روند استخدام شما را همراهی کند.

قدم سوم: افراد را مورد سنجش قرار دهید.

زمانی که گروهی از متقاضیان را برای مدیریت منابع انسانی پیدا کردید، باید از بین آن‌ها بهترین افراد را انتخاب کنید. بهتر است ابتدا هرکدام از رزومه‌های فرستاده شده را مطالعه کنید و با افراد به شکل تلفنی صحبتی کوتاه داشته باشید. سپس می‌توانید دو یا سه گزینه را برای مصاحبه‌ی حضوری دعوت کرده و بهترین فرد را برای سازمان انتخاب کنید.

از متقاضیان شغل کارشناس و مدیر منابع انسانی چه سوالاتی پرسیده می‌شود؟

برای اینکه نگاهی دقیق‌تر به افراد متقاضی فرصت شغلی مدیر منابع انسانی داشته باشید، لازم است مجموعه سؤالات مهم و کلیدی را در زمان پذیرش رزومه، یا در طول مصاحبه‌ی تلفنی یا حضوری در اختیار داشته باشید تا توانایی‌های لازم برای این شغل را بررسی کنید. در ادامه بعضی از مهم‌ترین سوالاتی که باید در طول مصاحبه از افراد بپرسید را برایتان مشخص کرده‌ایم.

1. چه تجربیاتی در زمینه‌ی مدیریت منابع انسانی دارید؟

این سؤال برای شناخت دقیق متقاضی شغلی ضروری است. شما متوجه خواهید شد که فرد در گذشته در چه زمینه‌ای کار کرده است و به‌طور نسبی چقدر تخصص دارد. علاوه بر این می‌توانید ایده‌ای کلی از روابط فرد با همکاران و کارفرماهای قبلی‌اش به دست آورید.

2. درصورتی‌که استخدام شوید، در مرحله‌ی اول چه تغییراتی را ایجاد خواهید کرد؟

پاسخ این سؤال احتمالاً کلی خواهد بود اما از روی آن می‌توانید توانایی حل مشکل متقاضی را ارزیابی کنید. اینکه مشکل مطرح شده را از چه ابعادی مورد ارزیابی قرار می‌دهد و راه‌حل احتمالی‌اش چقدر منطقی و خلاقانه است، می‌تواند به شما کمک کند دانش و انگیزه‌ی فرد را بررسی کنید.

3. خاطره‌ای از یکی از اشتباهاتتان تعریف کنید؟

هر کسی در طول مدت زمان کاری‌اش مرتکب اشتباهاتی می‌شود، اما نحوه‌ای که فرد به اشتباه خود رجوع کرده و تلاشی که برای توضیح اشتباه و مدل مواجه با آن می‌کند، می‌تواند مشخص کند که فرد چقدر در شرایط سخت توان تصمیم‌گیری خواهد داشت.

4. ترجیح می‌دهید از چه ابزارهایی برای مدیریت منابع انسانی استفاده کنید؟

سعی کنید به دنبال افرادی باشید که با ابزارهای جدید و مرتبط با فناوری مدیریت آشنا هستند و می‌توانند حداقل با یکی از آن ابزارها به‌خوبی کار کنند.

5. مدل استخدامی خود را توضیح دهید؟

مدیر منابع انسانی وظیفه دارد کارکنان هر بخش را استخدام کند بنابراین مهم است که کاملاً با فرایند استخدام افراد آشنایی داشته باشد و بتواند افراد مناسب را برای حیطه‌های کاری مورد نظر گزینش کند.
بنابراین بهتر است به دنبال افرادی باشید که تکنیک‌های مصاحبه را بلدند و می‌توانند صفات مهم کاری را تشخیص دهند. علاوه بر این، فهرستی کلی از سوالاتی که ممکن است برایتان کمک کننده باشد نیز ارائه شده‌اند:

• چه جنبه‌ای از جوانب مدیریت منابع انسانی بیشتر دوست دارید؟
• توضیحی کوتاه از محیط کاری ایده‌آلتان را ارائه کنید؟
• اهداف آینده شما به‌عنوان یک مدیر منابع انسانی چیست؟
• چه چیزی باعث شد شغل مدیریت منابع انسانی را انتخاب کنید؟
• اگر قرار بود از من مصاحبه بگیرید، چه سوالاتی را می‌پرسیدید؟
• به نظرتان شغل (HRM) چه تغییراتی در دهه‌ی آینده خواهد داشت؟
• چرا می‌خواهید با شرکت ما کار کنید؟
• مدل مدیریتی خود را توضیح دهید؟
• استراتژی‌های اصلی خود برای حل کردن تعارضات در سازمان را توضیح دهید؟
• چطور می‌توانید قدرت خود را به اعضای مجموعه‌ای که آن را مدیریت می‌کنید اعمال کنید؟

در پایان...

به یاد داشته باشید که مدیر منابع انسانی نماینده‌ی شما برای انتخاب و کنترل کارکنان سازمان خواهد بود و می‌تواند تأثیر زیادی بر جهت‌گیری و کارایی شرکت داشته باشد. بنابراین بهتر است در زمان انتخاب از بین متقاضیان، علاوه‌بر میزان تخصص، خصوصیات اخلاقی مهمی مانند توانایی کنترل و حل کردن مشکلات و مدل برخورد با افراد را نیز در نظر بگیرید.

برای آسان‌تر شدن فرایند استخدام مناسب‌ترین گزینه، می‌توانید از سامانه کاریابی کارلیب کمک بگیرید. در این سامانه اطلاعات مناسب و مرتبط با استخدام افراد وجود دارد. همچنین می‌توانید آگهی‌های استخدام و آزمون‌های استخدامی مخصوص خود را با کمک متخصصین این مجموعه طراحی کنید. کافی است به سایت کارلیب با آدرس karlib.com مراجعه کنید.