قانون 20 80 (اصل پارتو) چیست؟ چه کاربردی در مدیریت زمان دارد؟

زمان بین تمام افراد به شکل عادلانه تقسیم شده است. همه‌ی ما در طول شبانه‌روز 24 ساعت در اختیار داریم، اما معما این است که چطور در حالی که بسیاری از مردم به کارهایشان در طول این زمان نمی‌رسند، عده‌ای می‌توانند با در اختیار داشتن مقدار زمان مشابه، موفقیت‌های بزرگی به دست آورند.

احتمالاً بیشتر ما می‌بینیم که روزها بدون اینکه دقیقاً بدانیم چطور آن‌ها را گذرانده‌ایم تمام می‌شوند، اما واقعیت این است که اگر با وجود فعالیت‌های زیادی که در طول روز داریم نتیجه‌ی موردنظرمان را نمی‌گیریم، مشکل از کم‌کاری یا تنبلی ما نیست. ما فقط بلد نیستیم کارهایمان را اولویت‌بندی و برنامه ریزی کنیم.
بیشتر افراد دوست دارند بدون اینکه نیاز باشد، تلاششان را بیشتر کنند، کارایی را افزایش دهند، اما نمی‌دانند چطور می‌توان زمان را مدیریت و مفید کار کرد. کلید این معما را حدود یک قرن پیش فردی در ایتالیا پیدا کرد و نام آن را قانون 20 80 یا اصل پارتو گذاشت.

"فدریکو داماسو پارتو" ؛ مردی که جهان را تکان داد!

بیایید نگاهی به تاریخچه‌ی ایجاد اصل پارتو داشته باشیم. برای بررسی دقیق‌تر این اصل باید به قرن هجدهم میلادی سفر کنیم.
"فدریکو داماسو پارتو" در سال 1848 در ایتالیا متولد شد و پس از چند دهه به فیلسوف و اقتصاددانی مهم تبدیل شد.
یک روز زمانی که پارتو در حال آبیاری باغچه‌اش بود، متوجه شد که هشتاد درصد از نخود فرنگی‌ها از بیست درصد بوته‌های نخودفرنگی  دیگر ایجاد می‌شوند. این مشاهده باعث شد که به مسائل مشابه دیگری نیز توجه کند.

پارتو به این نتیجه رسید که هشتاد درصد زمین‌های کشاورزی متعلق به بیست درصد از افراد هستند یا هشتاد درصد کالاهای موجود در بازار را بیست درصد کارخانه‌ها تولید می‌کنند.
بنابراین او به یک اصل کلی رسید که باعث انقلابی در حیطه‌های مدیریت و اقتصاد شد و امروز ما آن را به عنوان قانون 20 80 یا اصل پارتو می‌شناسیم که میگوید: "هشتاد درصد نتایج از بیست درصد عملکرد ایجاد می‌شوند."

قانون 20 80 (اصل پارتو) 

قانون 20 80 (اصل پارتو) در واقع واقعیتی جهانی درباره‌ی کارایی و نتیجه است. این عدم تعادل در بسیاری از زمینه‌های مدیریتی دیده می‌شود:

• 20 درصد از برنامه‌ریزی فروش باعث 80 درصد از میزان فروش می‌شود؛
• 20 درصد از مشتری‌ها 80 درصد از سود را برای کسب‌وکار ایجاد می‌کنند؛
• 20 درصد از مشکلاتی که توسط کاربران اعلام می‌شود، علت 80 درصد از خرابی‌های یک نرم‌افزار است؛
• 20 درصد از بیماران، 80 درصد از هزینه‌های درمانی را پرداخت می‌کنند؛

حتی اگر بخواهیم از حیطه‌ی مدیریت خارج شویم، می‌توانیم اصل پارتو را در عادت‌های روزمره‌ای که داریم مشاهده کنیم.
برای مثال، احتمالاً 80 درصد اوقات، 20 درصد از کفش‌هایی که دارید را می‌پوشید.
در گوشی‌های موبایل همه ما نرم‌افزارهای فراوانی وجود دارد، اما ما بیشتر اوقات تنها از نرم‌افزارهای محدودی استفاده می‌کنیم.
حتی در زمینه روابط اجتماعی نیز افراد بیشتر (حدود 80 درصد) زمان خود را تنها با تعداد محدودی از دوستان و آشنایان (حدود 20 درصد) می‌گذرانند.
این مثال‌ها در تمام زمینه‌های زندگی وجود دارند. بنابراین با استفاده از اصل پارتو می‌توانید جنبه‌های مختلفی از زندگی‌تان را بهبود ببخشید. اما سؤال اساسی این است که چطور می‌توانیم از قانون 20 80 (اصل پارتو) به نفع خودمان استفاده کنیم؟

اصل پارتو که به عنوان قانون ۸۰ ۲۰ یا قانون اقلیت‌های حیاتی نیز مشهور است، بیان می‌کند که برای بسیاری از رویدادها، تقریباً ۸۰٪ اثرات از ۲۰٪ علل ناشی می‌شوند.

قانون 20 80 (اصل پارتو) کلیدی برای داشتن زندگی بهتر؛

فهم اصل پارتو می‌تواند زندگی شما را تغییر دهد. در واقع این اصل بیان می‌کند که 80 درصد از نتایجی که در زندگی برایتان حاصل می‌شود به دلیل 20 درصد از تلاش‌هایی است که انجام داده‌اید. شاید به نظر بیاید که قانون 20/80 کمتر کار کردن را تشویق می‌کند، اما در واقع این‌طور نیست.
نگاه کلی این قانون به زمان نیست بلکه پیشنهاد می‌کند افراد حوزه و زمینه‌ای که باید روی آن تمرکز زیادی داشته باشند را پیدا کرده و برای انجام درست آن حوزه تلاش بیشتری بکار ببندند. این قانون از ما می‌خواهد برای موفق شدن، بیست درصد سرنوشت‌ساز فعالیت‌های روزانه‌مان را پیدا کنیم.

به کارگیری قانون 20 80 (اصل پارتو) در زندگی

با به کار بردن اصل پارتو در زندگی می‌توانید کارایی خود را افزایش بدهید؛ اما ممکن است در آغاز استفاده از این قانون در زندگی‌تان به نظر چالش‌برانگیز بیاید. در ادامه نکاتی درباره نحوه به‌کارگیری درست این اصل در زندگی را مرور خواهیم کرد.

1. کنترل زمان را به دست بگیرید؛

قانون 20 80 (اصل پارتو) فقط زمانی کارایی دارد که بتوانید به‌درستی مشخص کنید 20 درصد از تلاش‌هایی که در زندگی‌تان باعث ایجاد 80 درصد از نتایج می‌شوند، چه هستند (و اینکه 80 درصد دیگر از اعمالی که سودی ندارند را معین کنید). برای تشخیص این قضیه باید بتوانید کارهایی که در طی روز انجام می‌دهید را به دقت پیگیری کنید.

بهترین راهکار این است که از تمام کارهایی که در طول یک روز انجام می‌دهید، فهرستی دقیق تهیه کنید. برای یک هفته، هر کار روزانه را در دفتر مخصوصی ثبت کنید.
توجه کنید که ثبت کردن فعالیت‌های هر دقیقه اهمیت ویژه ای دارد. حتی اگر بین فعالیت‌های شغلیتان ده دقیقه صفحات اینستاگرام دوستانتان را چک کرده اید، باید این فعالیت را هم در لیست کارهای روزانه ثبت کنید. ب
عد از یک هفته، کاملا مشخص می‌شود که در طول روز چه کارهایی انجام می‌دهید. حالا به سادگی میتوانید متوجه شوید بیست درصد فعالیت سرنوشت‌ساز زندگی‌تان چیست.

2. برروی فعالیت‌های مهم تمرکز کنید؛

پس از مشخص کردن فعالیت‌هایی که در طول روز انجام می‌دهید، احتمالاً متوجه خواهید شد که بعضی کارها با اینکه برایتان سودی ندارند، اما انجام آن‌ها در طول روز ضرورت دارد. بهترین رویکرد برای این دسته از فعالیت‌ها، خودکار کردن آن‌ها است.
برای مثال اگر متوجه می شوید که انجام حساب و کتاب‌های روزانه زمان زیادی در هفته را از شما می‌گیرد، می‌توانید به جای اینکه برای این حساب و کتاب ها وقت بگذارید، از نرم‌افزارهای اتوماتیک برای انجام آن‌ها استفاده کنید. به این روش زمان بیشتری برای تمرکز روی فعالیت‌های مهم خواهید داشت.

هدف نهایی ما کمک به شما برای دستیابی به موفقیت‌های بیشتر در تمام حوزه‌های زندگی است. کارلیب مسیر خوشبختی و دستیابی موفقیت شغلی و فردی را به شما نشان می دهد. این وب‌سایت تنها یک سامانه ی استخدام و کاریابی نیست، بلکه تلاش دارد به رشد و توسعه فردی کاربران خود کمک کند.

3. لیست وظایف‌تان را بازبینی کنید؛

با در نظر گرفتن مزایای قانون 20 80 (اصل پارتو) در مدیریت زمان، باید لیست وظایف روزانه‌تان را نیز بازنگری کنید. لیست وظایفتان باید اولویت‌هایتان را بازتاب دهد و باید بتوانید کارهای کم اهمیت را در کمترین زمان ممکن انجام دهید تا برای انجام وظایف اصلی زمان داشته باشید.
بهتر است براساس درجه دشواری وظایفتان را شماره‌گذاری کنید. سپس میزان اهمیت هر وظیفه را بنویسید. با این راهکار می‌توانید در ابتدا روی کارهایی که با کمترین تلاش منجر به بیشترین نتیجه می‌شوند زمان بگذارید. کارهایی که انرژی بر هستند اما نتیجه‌ی زیادی در موفقیتتان ندارند را برای انتهای روز بگذارید.

4. زمانی از روز که بیشترین کارایی را دارید، مشخص کنید؛

همه‌ی ما در بازه‌ای از روز انرژی زیادی داریم و می‌توانیم روی انجام کارها متمرکز شویم. بعضی از افراد صبح‌ها انرژی بیشتری دارند و عده‌ی دیگر شب‌ها بهتر می‌توانند کار کنند.
بهتر است بازه‌ای در روز که بیشترین کارایی را دارید مشخص کرده و سعی کنید برنامه‌تان را به شکلی بچینید که در آن زمان بتوانید مهم‌ترین فعالیت روز را انجام دهید.
برای مثال فردی که صبح‌ها می‌تواند کارها را بهتر انجام دهد و بعداز ظهرها کم‌حوصله است، باید بیست درصد فعالیت‌های مهم روزانه‌اش را صبح‌ها انجام دهد.

5. حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانید؛

در اطرافمان منبع‌های متعددی وجود دارند که می‌توانند در حین انجام یک کار حواسمان را پرت کنند. خبر خوب این است که با استفاده از قانون 20 80 (اصل پارتو) می‌توانید این حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانید.
در واقع 80 درصد حواس‌پرتی شما از 20 درصد منابع دوروبرتان نشاءت می‌گیرد. بنابراین سعی کنید منبع‌های حواس‌پرتی اصلی را پیدا کنید و مشخص کنید کدام عوامل بیشتر می‌توانند تمرکزتان را به هم بزنند.
پس از مشخص کردن آن‌ها، از راهکارهای مختلف برای حذفشان استفاده کنید. مثلاً اگر پیام‌های شبکه‌های اجتماعی منبع حواس‌پرتی هستند، در زمان کار گوشی تلفن خود را خاموش کنید تا حواستان به سمت آن‌ها نرود.

6. روی دیگر سکه را در نظر داشته باشید؛

اصل پارتو بیان می‌کند که 20 درصد از تلاش‌های ما 80 درصد از نتیجه را ایجاد می‌کند، اما توجه کنید که طرف دیگری نیز برای این معادله وجود دارد.
یعنی 80 درصد از کارهای که در طول روز انجام می‌دهید، تنها باعث ایجاد 20 درصد از نتایج نهایی می‌شود.
بهتر است این فعالیت‌های کم سود را پیدا کنید و سعی کنید آن‌ها را از لیست فعالیت‌های روزانه‌ی خود حذف کنید. این کارها فقط باعث خستگی شما می‌شوند و راه رسیدن به هدفتان را طولانی‌تر می‌کنند.

قانون 20 80 (اصل پارتو) را وارد تمام جنبه‌های زندگی خود نمایید؛

قانون 20/80 ابزاری قدرتمند برای افزایش سود شغلی شما است، اما حوزه‌ی عملکرد این قانون به کسب‌وکار محدود نمی‌شود. با به‌کارگیری این قانون در زندگی روزمره نیز می‌توانید شادکامی و سلامت بیشتری برای خود ایجاد کنید.
توجه به این قانون در زندگی باعث می‌شود متوجه شوید که چه جنبه‌هایی دارای حساسیت بیشتری هستند و باید به آن‌ها توجه کنید.
برای مثال، فقط 20 درصد از دوستان و آشنایان شما 80 درصد از عشق و حمایتی که در زندگی دریافت می‌کنید را به شما می‌دهند. بنابراین بهترین رویکرد این است که برای آن‌ها بیشتر وقت بگذارید.

از نظر بسیاری از متخصصان حوزه مدیریت قانون 20 80 (اصل پارتو)؛ انقلابی در زمینه افزایش بهره‌وری بود. با به‌کارگیری اصل پارتو در مدیریت زمان، می‌توانید با صرف انرژی کمتر به اهداف خود در زندگی شخصی و حرفه‌ای برسید.
سامانه کارلیب به شما کمک می‌کند مهارت‌های مختلفی در زمینه‌های حرفه‌ای و شخصی برای ارتقای فردی به دست آورید. با استفاده از این مهارت‌ها در محیط کار و در روابط خود به موفقیت می‌رسید. اگر قصد دارید در جهت رشد و توسعه فردی خود گام بردارید و در شغل مورد نظر خود موفق عمل کنید؛ به وب‌سایت  کارلیب به آدرس www.karlib.com مراجعه کنید.