سکوت سازمانی چیست؟

سکوت سازمانی (organizational silence) زمانی اتفاق می‎‌افتد که مدیران اشتیاقی برای شنیدن نظرات و پیشنهادات کارمندان و پرسنل خود ندارند و به نحوه رفتار مدیریتی با پرسنل اهمیتی نمی‌دهند. شاید بگویید این امر سبب می‌‎شود تا راحت‌تر وظایف مدیریتی خود را انجام دهید، اما باید بدانید که در طولانی مدت با مشکلات بسیار جدی مواجه خواهید شد.

زمانی که پرسنل و همکاران شما نتوانند آنچه را که در ذهن دارند، به راحتی و با اطمینان بیان کنند، کم کم این مشکل همه سازمان را فرا گرفته و شما به سرعت از موفقیت فاصله خواهید گرفت، اما سکوت سازمانی دقیقا به چه معنا است؟ و چه عواملی سبب می‎‌شود پرسنل از بیان نظرات خود امتناع نمایند؟ چگونه می‌‎توان سکوت سازمانی را در یک شرکت ارزیابی و از بروز آن جلوگیری کرد؟

سکوت سازمانی چیست؟

سکوت سازمانی شرایطی است که اطلاعات ارزنده و مفیدی از سوی کارکنان در اختیار مدیران ارشد قرار نمی‌گیرد. این امر نشان‌‎دهنده شکافی عمیق بین مدیر و پرسنل است. همچنین چنین شرایطی بیانگر وجود ضعف مدیریتی در سازمان است. بر این اساس روابط به‌گونه‌ایی تعریف شده است که بین مدیریت و پرسنل رابطه اطمینان‎‌بخش و ارزشمندی وجود ندارد. کارکنان به صورت عمدی و یا سهوی، اطلاعات با ارزش خود را در اختیار مدیریت قرار نمی‌دهند.

این امر نشان‌دهنده دو امر است:
اول اینکه بیان می‎کند پرسنل تعلق خاطری به سازمان نداشته و تنها بر اساس وظیفه‌‎ای که برای او تعیین شده است، فعالیت‌های خود را انجام می‌دهد. همچنین در انجام وظیفه، سعی بر ارتقاء و بالا بردن کیفیت ندارد. تا حدی به وظایف خود عمل می‌کند که پاسخگوی نیاز سازمان باشد.
در مرحله دوم این امر نشان‎‌دهنده عدم رضایت آنها از وضعیت شغلی است.

سکوت سازمانی تنها بین مدیر و پرسنل رخ نخواهد داد. بلکه ممکن است بین کارکنان نیز وجود داشته باشد. اینکه آنها بخواهند در موردی اظهار نظر کنند یا ایده‎‌های خود را مطرح سازند، به طور کامل به خودشان مربوط می‎‌شود. گاهی اوقات این تفکر در بین پرسنل وجود دارد که با اظهار نظر، موقعیت فعلی خود را از دست خواهند داد، به همین دلیل  ترجیح می‎‌دهند، سکوت کنند.
این امر سبب می‌‎شود تا شرایط سازمان همواره یک روال تکراری و پیش‌بینی شده داشته باشد. چنین سازمانی در طولانی مدت با بحران مواجه خواهد شد، چرا که توانایی استفاده از نظرات کارکنان خود را نداشته و این اطمینان و شوق را در آنها ایجاد نکرده است که در راستای استراتژی‎‌های سازمان، ایده‎‌های خود را بیان کنند.

نظرات آنها ممکن است با اشکالاتی نیز همراه باشد، اما همین اینکه فرصت بیان کردن ایده‌های خود را دارند، احساس خوبی به آنها دست خواهد داد. توجه به نظرات آنها از سوی مدیریت، باعث ارزش آفرینی در سازمان خواهد شد. زمانی که بتوانید چنین حسی را در فرد ایجاد کنید، بهتر  و زودتر از رقیبان خود به اهداف تعیین شده خواهید رسید.

علل سکوت سازمانی 

از مهمترین دلایل سکوت سازمانی می‎‌توان به نوع روابط پرسنل و مدیریت اشاره کرد. در این شرایط رابطه ارزشمندی بین آنها وجود نخواهد داشت.  این امر به عنوان ضعف مدیریتی شناخته شده است. منظور از آن، این نیست که مدیریت در هر شرایطی تسلیم پرسنل باشد و یا رعایت سلسله مراتب شغلی نادیده گرفته شود، بلکه کارکنان سازمان باید این اطمینان را داشته باشند که در صورت داشتن یک راه‌حل مناسب و ایجاد یک طوفان فکری، فرصت مطرح کردن آن را دارند.

زمانی که سکوت سازمانی وجود داشته باشد، پرسنل اظهار نظر کردن را امن نمی‌دانند و همواره این ترس وجود دارد که وضعیت فعلی خود را  از دست بدهد، به همین دلیل با همه توانایی که دارند، ترجیح می‎‌دهند سکوت کنند و تابع تصمیمات مدیریتی باشند. ترس از مواخذه شدن، بی‌اهمیت انگاشتن، تحقیر شدن، سوء استفاده از نظرات به نفع مدیریت و... از دیگر دلایل مهم ایجاد این پدیده است.

انواع سکوت سازمانی 

سکوت سازمانی با توجه به دلیل آن می‎‌تواند به سه نوع زیر تقسیم‌‎بندی شود:

1. سکوت دوستانه:

در این حالت پرسنل، برای رعایت حال و موقعیت دوستان و همکاران خود، سکوت اختیار خواهند کرد. آنها از این موضوع ترس دارند، که اظهار نظر آنها منجر به از دست دادن وضعیت شغلی همکاران شده و یا از سوی مدیریت با مواخذه، مواجه شوند. به‌هرحال ریشه آن به ترس باز می‎‌گردد. گاهی اوقات نیز سکوت دوستانه، به دلایل مسائل امنیتی رخ می‌دهد.

2. سکوت مطیع:

در این نوع سکوت، پرسنل ترجیح می‌‎دهند از دستورات مدیران ارشد پیروی کند. در این حالت او می‌‎داند که راه‌‎حل‌های ارائه شده از سوی مقامات ارشد، موثر نیست، اما از آنجایی که حاشیه امنی برای اظهار نظر نمی‌‎بیند، سکوت را انتخاب کرده و صرفا دستورات را انجام می‌‎دهد.

در این حالت او به این باور رسیده است که صحبت کردن با آنها بی‌فایده است و حتی ممکن است مورد بی‌مهری نیز واقع شود. بنابراین ترجیح می‌‎دهد، دستور‌العمل اشتباه را انجام داده و در نهایت حقوق خود را دریافت نماید. سرنوشت و میزان بازدهی سازمان برای او اهمیتی نخواهد داشت. یعنی تعلق خاطری در او وجود ندارد.

3. سکوت تدافعی:

در این شرایط، هدف از سکوت تنها حفاظت از خود است. شاید ترس در این نوع سکوت بیشتر از شرایط قبلی خود را نشان دهد.

ابعاد سکوت سازمانی 

با توجه به آنچه گفته شد، می‎‌توان عنوان کرد که این پدیده دارای چندین بعد است و از زوایای مختلف می‎‌توان آن را بررسی نمود:

• فردی:

در این بخش فاکتورهایی نظیر مصلحت‌‎اندیشی، ترس از بیان نظرات و ایده‎‌ها، تمایل به حفظ وضعیت شغلی، عدم اعتماد به مدیریت و عدم قدرت در بوجود آوردن تغییر دخیل هستند.

• گروهی:

توجه به منفعت جمعی، بیش از هر زمان دیگر فرد را وادار به سکوت خواهد کرد.

• سازمانی:

در این حالت، فاکتورهایی مانند تصمیم‌گیری‌های متمرکز، سیاست‎‌های محدود و اشتباهات سازمان در بوجود آمدن این پدیده موثر هستند.

• مدیریتی:

در این بخش، نوع باورهای تیم مدیریتی، ایجاد ترس و جو ناامن، عملکرد نادرست مدیریتی و... در ایجاد سکوت سازمانی، موثر می‌باشد.

پیامدهای سکوت سازمانی 

از مهمترین پیامدهای سکوت سازمانی، می‌‎توان به از بین رفتن اطلاعات و ایده‎‌ها اشاره کرد. بدیهی است، زمانی که جوی ایمن برای پرسنل ایجاد نشود، آنها به طور سهوی و یا عمدی اطلاعات و تجربیات خود را در اختیار مدیران ارشد قرار نخواهند داد. این امر ضربه بزرگی به سازمان خواهد زد و در کوتاه‎ترین زمان آن را از پای درخواهد آورد.

در مرحله بعد، این پدیده سبب می‌‎شود تا تجزیه و تحلیل درستی از مشکلات و راه‌حل‌های آن وجود نداشته باشد و یا حداقل با محدودیت مواجه شود. این امر به آن معنا نیست که مدیران دانش کافی برای آنالیز مشکلات را نداشته باشند، بلکه هدف این است با هزینه مناسب، راه‎حلی کاربردی ارائه شود.
بسیاری از پرسنل، از تجربه کاری خوبی برخوردار بوده و ممکن است شرایط مختلف شغلی را تجربه کرده باشند. به همین  دلیل ذهن پویاتری برای حل مشکلات خواهند داشت.

عدم توجه به نظرات و ایده‎‌های مثبت کارکنان در طولانی مدت سبب می‎‌شود، توانایی سازمان برای ادامه فعالیت کاهش یابد. کاهش رضایت شغلی کارکنان، عدم اعتماد آنها به مدیران و سازمان، عدم هماهنگی بین کارکنان و افزایش نارضایتی، از دیگر پیامد‎های این سکوت هستند.

نحوه کنترل و کاهش سکوت سازمانی 

از آنجایی که آثار سکوت سازمانی می‌تواند برای کارکنان، سازمان و کارکرد آن ضررهای هنگفتی به‌ بار آورد، سازمان‌ها باید سعی در به حداقل رساندن این مشکل داشته باشند.

برای کاهش سکوت سازمانی توجه به نکات زیر اهمیت دارد:

• در مرحله اول سعی کنید ارتباط بین مدیر و کارکنان به راحتی انجام پذیرد.
• برای بیان ایده‌‎ها و نظرات مثبت و کاربردی، پاداش در نظر بگیرید.
• بهتر است شرایطی را مهیا کنید تا کارکنان بدون ترس، مشکلات خود را بیان کنند.
• افراد توانمند در حوزه‌‎های مختلف را شناسایی کرده و برای توانایی آنها ارزش قائل شوید. به این ترتیب دیگر کارکنان نیز سعی می‎‌کنند در زمینه فعالیت خود، بهینه عمل کنند. در این شرایط با کمترین میزان هزینه، سازمان را پویا و زنده هدایت خواهید کرد.
• برای پرسنل خود امنیت شغلی ایجاد کرده و سعی کنید جوی آرام و بدون تشنج برای ارائه نظر، انتقاد و پیشنهاد در اختیار آنها قرار دهید.
• برای پرسنل خود مطابق با پیشرفت تکنولوژِی آموزش‌‎های متناسب، در نظر بگیرید.
• این حس را در کارکنان خود بوجود آورید که آنها صاحب کار و شغل خود هستند. آنها باید مطمئن شوند که در صورت پیشرفت، با استقبال مدیران خود مواجه شده و امکان ارتقاء شغلی و افزایش درآمد وجود دارد. به عبارت دیگر مدیریت مشارکتی را ترویج دهید.

 پرسشنامه سکوت سازمانی

با استفاده از پرسشنامه سکوت سازمانی، می‌توانید میزان آن را در سازمان خود مورد ارزیابی قرار دهید. این پرسشنامه دارای چندین مولفه و سوال است که پاسخگویی به آنها، میزان و شدت این پدیده را مشخص خواهد کرد.

از جمله پرسشنامه‌هایی که در این زمینه طراحی شده‌اند و مورد استفاده قرار می‌گیرند،می‌‎توان موارد زیر اشاره کرد:

1. پرسشنامه سکوت سازمانی "موریسون" و "میلیکن"

این پرسشنامه سکوت سازمانی توسط "موریسون" و "میلیکن" (2010) طراحی و اعتباریابی شده است و شامل 15 گویه بسته پاسخ بر اساس طیف پنج درجه‌ای یا مقیاس لیکرت می‌باشد.
پرسشنامه موریسون و میلیکن سه بعد نگرش مدیر ارشد به سکوت، نگرش سرپرستان به سکوت و فرصت‌های ارتباطی را مورد سنجص قرار می‌دهد.

2. پرسشنامه استاندارد سکوت سازمانی "ون داین" 

پرسشنامه استاندارد سکوت سازمانی دارای 12 سوال و 2 مولفه در قالب لیکرت است.  "ون داین" و همکاران، سکوت سازمانی را خودداری آگاهانه از اظهار ایده‌ها، اطلاعات و عقاید مرتبط با کار، تعریف کرده‌اند.

3. پرسشنامه سکوت سازمانی "دیمیترس" و "وکولا"

پرسشنامه سکوت سازمانی توسط "واکولا" و "دیمیترس" در سال ۲۰۰۵ به منظور سنجش سکوت سازمانی طراحی و تدوین شده است. این پرسشنامه دارای ۱۳ سوال و شامل ۳ مولفه سکوت تدافعی، سکوت مطیع و سکوت نوع دوستانه است و بر اساس طیف پنج گزینه‌ای لیکرت به سنجش سکوت سازمانی می‌ردازد.

توزیع این پرسشنامه‌ها در بین پرسنل و مدیران ارشد، نگاه جامعی به شما در ارتباط با میزان سکوت سازمانی پرسنل و مدیران خواهد داد. به این ترتیب میتوانید عوامل منجر به سکوت سازمانی در مجموعه خود را شناسایی و نسبت به کاهش آنها اقدام نمایید.

مشارکت و تعهد سازمانی کارکنان علاوه بر اینکه مشکل سکوت سازمانی را حل می‌کند، بسیاری دیگر از چالش‌ها و مشکلات بزرگ هر سازمان را نیز مرتفع خواهد ساخت، اما ایجاد چنین شرایطی در سازمان‌ها و راه حل خروج از این معضل با توجه به شرایط هر سازمان، متفاوت خواهد بود و نیاز به بررسی کارشناسی بیشتری دارد.
حالا شما به ما بگویید، در صورت مواجهه با سکوت سازمانی در محیط کار، شما چگونه مشکل سکوت سازمانی را در سازمان خود، مدیریت خواهید کرد؟