اصول مدیریت کسب و کار

مدیریت برنامه ریزی و اهمیت آن در کسب و کارها

همه افراد در زندگی خود به برنامه ریزی احتیاج دارند. فرقی نمی‌کند که فرد مدیر، مهندس، کارمند و یا بازاریاب باشد، برای موفقیت در کار باید به درستی برنامه‌ریزی کرد. در دنیای پویا و پررقابت امروزی برنامه‌ریزی کردن یک امر ضروری است.
برنامه‌ریزی و مدیریت آن در زندگی حرفه‌ای و شخصی همه افراد در قرن پیش رو امری بسیار مهم است. به همین جهت در ادامه به تعریف برنامه‌ریزی، برنامه‌ریزی در مدیریت، ویژگی‌ها و اهمیت آن می‌پردازیم.

برنامه ریزی کسب و کارها

برنامه ریزی دارای تعاریف مختلف و گسترده‌ای است. می‌توان گفت برنامه‌ریزی شامل تعیین اهداف کسب و کار و برنامه‌ عملیاتی برای دستیابی به آن اهداف است. تدوین برنامه‌ها و زمان‌بندی اقدامات و تعیین مسئولیت‌ها برای اجرای اهداف نیز جزئی از برنامه‌ریزی هستند؛ بنابراین برنامه‌ریزی مقدم بر همه تلاش‌ها و اقدامات است؛ زیرا این برنامه‌ها هستند که نوع تصمیمات و فعالیت‌های لازم برای دستیابی به اهداف مورد نظر را تعیین می‌کنند.

تعریف برنامه‌ریزی در دیکشنری کسب و کار به این صورت آمده است:
«یک عملکرد اساسی مدیریت که شامل تدوین یک یا چند برنامه دقیق برای دستیابی به تعادل مطلوب نیازها و تقاضاها با منابع موجود بوده که دارای 4 روند زیر است:

  1. هدف یا اهداف را تعیین می‌کند.
  2. استراتژی‌هایی را برای رسیدن به اهداف فرموله می‌کند.
  3. وسایل موردنیاز را مرتب یا ایجاد می‌کند.
  4. کلیه مراحل را با توالی مناسب پیاده‌سازی، هدایت و نظارت می‌کند.»

برنامه‌ریزی از قبل تصمیم می‌گیرد که چه کاری باید انجام شود و چگونه انجام شود؟ چه زمانی انجام شود و چه کسی باید انجام دهد؟ برنامه‌ریزی تصمیم می‌گیرد که از کجا شروع کند و به کجا برسد؟
برنامه ریزی یک فرایند فکری است که تفکر قبل از اقدام نام دارد.

"جورج آر.تری" استاد مدیریت کسب و کار در آکادمی مدیریت امریکا، برنامه‌ریزی را این گونه تعریف کرده است: «انتخاب و تطبیق واقعیت‌ها و ایجاد و استفاده از فرضیه در مورد آینده است. با تجسم و فرمول سازی فعالیت‌های پیشنهادی که برای دستیابی به نتایج مطلوب ضروری است.»

طبق گفته "آلفورد" و "بیتی"، برنامه ریزی فرایند تفکر، آینده‌نگری سازمان یافته، چشم‌ انداز مبتنی بر واقعیت و تجربه‌ای است که برای اقدام هوشمندانه مورد نیاز است.

برنامه ریزی مدیریتی

برای اثرگذاری و توسعه پتانسیل، یک شرکت باید در راستای یک هدف یا مأموریت مطلوب تلاش کند.
به راستی چگونه باید فهمید که چه چیزی مربوط به هدف است و چه چیزی نه؟ این همان چیزی است که توسط برنامه ریزی انجام می‌شود.

برنامه‌ریزی در مدیریت این است که چه مراحلی باید برای رسیدن به هدف انجام شوند، چه تغییرات و موانعی پیش‌بینی می‌شوند و چگونه می‌توان از منابع انسانی و فرصت‌ها برای رسیدن به نتیجه مورد انتظار استفاده کرد. روند برنامه‌ریزی شامل تجزیه و تحلیل دقیق منابع فعلی و روند بازار و پیش‌بینی بازارهای نوظهور و تقاضای آینده است.

به زبان ساده هدف جایی است که شرکت می‌خواهد در یک زمان مشخص حضور داشته باشد و یک برنامه راهنمایی برای نحوه رفتن به آنجا ارائه دهد. برنامه‌ریزی عملکرد اساسی مدیریت تلقی می‌شود.
این بدان معنا است که یک برنامه برای هر عملکرد دیگر مدیریتی اعم از سازمان‌دهی، هدایت، کارکنان و کنترل ضروری است.

برنامه‌ریزی غیررسمی یک تمرکز کوتاه مدت را ایجاد می‌کند که ممکن است برای فعالیت کسب و کارهای کوچک لازم باشد. واحدهای مختلف در یک سازمان نیز می‌توانند برنامه‌های غیررسمی خود را داشته باشند. با این حال اگر شرکت می‌خواهد رشد کند و به اهداف بلند پروازانه برسد، بهتر است فرایند برنامه ریزی به‌صورت رسمی، مکتوب، مشخص و شامل اهداف مشترک سازمانی باشد.

ویژگی‌های یک برنامه ریزی مدیریتی 

برنامه‌ریزی یک عنصر اساسی برای موفقیت هر کسب و کاری است. بیشتر مشاغل مشهوری که توانسته‌اند در صنایع مربوط به خود موفق شوند، همیشه اطمینان حاصل کرده‌اند که کلیه ویژگی‌های اساسی برنامه‌ریزی را تعیین کرده و بر اساس آن پیاده‌سازی می‌کنند.
درک ویژگی‌های اصلی برنامه‌ریزی که امکان رشد سازمان را به همراه داشته باشد و در عین حال رسیدن به اهداف را نیز شامل شود، بسیار ضروری است. در ادامه به اختصار به این ویژگی‌ها می‌پردازیم.

1. برنامه ریزی هدف محور است؛

همه برنامه‌ها از اهداف ناشی می‌شوند. اهداف، رهنمودهای اساسی برای فعالیت‌های برنامه‌ریزی را ارائه می‌دهند. اعمال برنامه هیچ معنایی ندارد مگر اینکه به طریقی مثبت در دستیابی به اهداف از پیش تعیین‌شده نقش داشته باشند.
با توجه به آنچه گفته شد هدف از هر طرح و کلیه برنامه‌های مشتق شده برای تسهیل در تحقق هدف یا اهداف شرکت تجاری است.
برنامه‌ها توجه را به اهداف معطوف می‌کنند. آن‌ها پیش‌بینی می‌کنند کدام اقدامات به هدف نهایی منجر می‌شوند. در یک جمله می‌توان گفت برنامه ریزی مدیریتی به دنبال دستیابی به ساختار سازگار و هماهنگ عملیات متمرکز بر هدف مطلوب است.

2. برنامه‌ریزی فرایند اصلی مدیریت است؛

برنامه ریزی اولین و مهم‌ترین وظیفه مدیریتی است که پایه و اساس سایر عملکردهای مدیریت یعنی سازمان‌دهی، کارکنان، هدایت و کنترل را فراهم می‌کند. عملکردهای برنامه‌ریزی جایگاه اولویت منحصر به‌فردی را به خود اختصاص می‌دهند زیرا مربوط به تعیین اهداف لازم برای همه تلاش‌های گروه است. به گفته "کونتز": «برنامه‌ریزی شالوده اساسی را فراهم می‌آورد که تمام کارکردهای مدیریت آینده از آن ناشی می‌شوند.» با توجه به آنچه گفته شد در رسیدن به اهداف شخصی نیز جایگاه برنامه‌ریزی کاملا مشخص می‌شود.

3. برنامه ریزی فراگیر است؛

برنامه ریزی تابعی از هر مدیر است. در همه سطوح مدیریتی موردنیاز هست. فراگیر بودن برنامه‌ریزی به این معنی است که در همه بخش‌ها وجود دارد و در تمام سطوح سازمان موردنیاز است. اگر چه دامنه برنامه‌ریزی در سطوح و اداره‌های مختلف، متفاوت است.

4. برنامه ریزی یک روند مداوم است؛

برنامه ریزی فرایندی است که همیشه در هر واحد تجاری ایجاد می‌شود. هیچ زمانی برنامه‌ریزی متوقف یا قطع نمی‌شود. از این رو یک روند ثابت در نظر گرفته می‌شود. بیشتر برنامه‌ها معمولا متناسب با یک دوره یا هدف خاص تهیه می‌شوند؛ بنابراین پس از انقضا یا دستیابی به دوره خاص، نیاز به تهیه برنامه دیگری برای یکپارچه‌سازی وجود دارد.
گاهی اوقات نیز ممکن است اختلافاتی در نحوه برنامه‌ریزی وجود داشته باشد، بنابراین نیاز به تجدیدنظر در طرح اولیه بوده تا متناسب با وضعیت حاکم، طراحی مجدد انجام شود. روند مداوم اعمال برنامه به زندگی شخصی افراد نیز برمی‌گردد. در زندگی شخصی مانند هر کسب و کاری احتیاج به برنامه‌ریزی است.

به‌طور خلاصه می‌توان گفت برنامه‌ریزی برای مدت خاصی انجام می‌شود، مثلا برای یک ماه، سه ماه، چهار سال و غیره. با پایان یافتن آن دوره و با توجه به شرایط موجود و آینده سازمان یا فرد، برنامه‌های جدیدی ترسیم می‌شوند. این روند یک روند مداوم است زیرا برنامه‌ها با طرح‌ریزی، اجرا و برنامه دیگری جایگزین و دنبال می‌شوند.

5. برنامه ریزی یک فرایند فکری است؛

برنامه‌ریزی یک روند ذهنی بوده که شامل تخیل، آینده‌نگری و قضاوت سالم است. اعمال برنامه هر فرد و هر مدیری را وادار می‌کند که حدس و گمان را کنار بگذارند. این امر موجب می‌شود که به روش منطقی و منظم فکر کنند.
هم‌چنین بر اساس آن فکر عمل کنند. به‌طور خلاصه می‌توان گفت برنامه ریزی یک تمرین ذهنی بوده که شامل استفاده از ذهن، فکر، پیش‌بینی، تصور هوشمندانه و نوآوری است.

6. برنامه‌ریزی آینده نگرانه و منعطف است؛

برنامه ریزی در اصل آینده‌نگری و آمادگی برای آینده است. این به معنای نگاه کردن به آینده، تجزیه و تحلیل آن و آماده شدن برای آن است. مدیران امروز با هدف شکوفایی فردا برنامه‌ریزی می‌کنند. اعمال برنامه با در نظر گرفتن منابع صحیح و احتمالی کسب و کار و تلاش منظم برای بررسی آینده است.
با توجه به آنچه گفته شد و اینکه برنامه‌ریزی مبتنی بر شرایط آینده است و آینده نیز همیشه پویا است پس برنامه‌ریزی باید انعطاف‌پذیر باشد. برنامه‌ریزی بر اساس یک چارچوب سخت‌گیرانه قابل‌اجرا نیست. در واقع باید زمینه کافی برای ارزیابی و بازنگری با توجه به تغییرات شرایط فراهم شود تا برنامه‌ریزی مؤثرتر باشد. این امر در مورد برنامه‌ریزی در زندگی شخصی نیز صادق است.

7. برنامه ریزی شامل تصمیم‌گیری است؛

هنگام انتخاب یک اقدام ایده‌آل برای یک هدف خاص، معمولا گزینه‌های زیادی برای انتخاب وجود دارد؛ اما باید درک کرد که همه گزینه‌های موجود نمی‌توانند برای تجارت مناسب باشند؛ بنابراین برنامه‌ریزی تصمیم‌گیری برای انتخاب بهترین‌ها بوده و در عین حال در موارد نامناسب مورداستفاده قرار می‌گیرد.
هم‌چنین برنامه‌ریزی در مورد انتخاب روش‌های علمی جایگزین که می‌توان برای رسیدن به هدف انجام داد تصمیم‌گیری می‌کند. گزینه جایگزین باید با کمترین تعداد منفی و بیشترین نتایج مثبت، بهترین باشد.

اهمیت برنامه ریزی در سازمان‌ها

برنامه‌ریزی برای بقا و رشد سازمان در یک محیط پویا و در حال تغییر مهم است. برنامه‌ریزی در انواع سازمان‌ها، خانوارها، بخش‌ها و اقتصاد وجود دارد. انواع سازمان‌ها به برنامه‌ریزی احتیاج دارند خواه این سازمان نهاد خانواده باشد یا یک نهاد کسب و کاری؛ زیرا آینده بسیار نامشخص است و هیچ‌کس نمی‌تواند آینده را با دقت 100% پیش‌بینی کند، شرایط می‌تواند در هر زمان تغییر کند. از این رو، برنامه‌ریزی نیاز اساسی هر سازمانی برای بقا، رشد و موفقیت است. در ادامه به دلایل اهمیت برنامه ریزی پرداخته می‌شود.

1. دستیابی به اهداف سازمانی؛

همان‌طور که در بخش ویژگی‌های سازمانی گفته شد، برنامه‌ریزی هدف محور است، پس به سازمان کمک می‌کند تا به اهداف خود برسد. برنامه‌ریزی مسیر دستیابی به اهداف سازمانی را با حداقل اتلاف وقت، هزینه و انرژی فراهم می‌کند.
این پل فاصله‌ای بین جایی که هستیم و جایی که می‌خواهیم برویم را ایجاد می‌کند. استفاده بهینه از وقت و پول را نیز تضمین می‌کند.

2. انجام تعهدات سازمانی؛

سازمان‌ها بسته به ماهیت خود، تعهدات بلندمدت و کوتاه مدت نسبت به جامعه دارند. به‌عنوان مثال یک سازمان دفاعی تعهدات طولانی مدت دارد در حالی‌که یک خرده‌فروش بیشتر به اهداف یا مسئولیت‌های کوتاه مدت علاقه‌مند است. این تعهدات می‌توانند از طریق برنامه ریزی به موقع و به خوبی انجام شوند.

3. تصمیم گیری را تسهیل می‌کند؛

همان‌طور که در قسمت ویژگی‌های برنامه‌ریزی گفته شد برنامه‌ریزی شامل تصمیم گیری است.
تصمیم ‌گیری این است که وقتی مدیران با وضعیت حل مسئله روبرو می‌شوند، تصمیم بگیرند چه کاری باید انجام دهند و بهترین روش را برای انجام دوره‌ها یا روش‌های مختلف بیایند. این فرایند انتخاب یک اقدام از دو یا چند گزینه دیگر است.

4. ثبات را به سازمان‌ها می‌رساند؛

سازمان‌ها برای اطمینان از ثبات در شرایط متغیر، عملیات تجاری خود را برنامه‌ریزی می‌کنند. مدیران عدم قطعیت‌ها را پیش‌بینی می‌کنند و سازمان‌ها را برای رویارویی با آن‌ها در صورت بروز آماده می‌کنند.

5. هماهنگی سازمانی ایجاد می‌کند؛

سازمان ساختاری از روابط است که در آن اختیارات و مسئولیت هر فرد به‌وضوح مشخص شده است. برنامه ریزی عملکردهای انجام شده توسط انسان‌ها و اداره‌ها را هماهنگ کرده و آن‌ها را در یک هدف واحد- هدف سازمانی- متحد می‌کند. هم‌چنین محیط داخلی سازمان‌ها را با محیط خارجی آن هماهنگ می‌کند.

6. کارایی عملیات؛

سازمان‌ها با منابع محدودی کار می‌کنند. برنامه‌ریزی منابع را بر اساس اهداف مختلف و حوزه‌های عملکردی (تولید، پرسنل، امور مالی و بازاریابی) به ترتیب اولویت اختصاص می‌دهد.
این منجر به استفاده بهینه از منابع کمیاب و تبدیل مؤثر آن‌ها به خروجی‌های تولیدی مناسب می‌شود. کارایی باعث موفقیت در کسب و کار می‌شود و از احتمال شکست جلوگیری می‌کند.

7. توسعه مدیران یا برنامه‌ریزان؛

برنامه ریزی شامل تخیل، فکر و خلاقیت توسط مدیر یا برنامه‌ریز است. در حین برنامه‌ریزی، مدیران مهارت‌های مفهومی و تحلیلی خود را برای هماهنگی فعالیت‌های سازمانی با محیط خارجی توسعه می‌دهند.

8. خلاقیت را ارتقا می‌بخشد؛

برنامه ریزی شامل پیش‌بینی است. مدیران فرصت‌های محیطی را پیش‌بینی می‌کنند، نقاط قوت رقبا را تجزیه و تحلیل کرده و به راه‌های جدید و ابتکاری برای تبلیغ محصولات خود فکر می‌کنند. برنامه‌ریزی ایده‌های جدید، محصولات جدید، روابط جدید و در نتیجه نوآوری و خلاقیت را ارتقا می‌دهد.

9. مبنای کنترل؛

برنامه‌ریزی استاندارهای عملکرد را فراهم می‌کند و کنترل اطمینان از دستیابی به استانداردها است. کنترل شامل اندازه‌گیری عملکرد، مقایسه آن با عملکرد استاندارد، یافتن انحراف و برداشتن گام‌هایی برای حذف انحرافات جهت برنامه‌ریزی بهتر در آینده است.
تا زمانی که برنامه‌هایی وجود نداشته باشد، کنترلی وجود نخواهد داشت؛ بنابراین برنامه‌ریزی زمینه را برای کنترل فراهم می‌کند.

10. به حداقل رساندن ریسک و عدم اطمینان؛

ریسک وضعیتی است که اطلاعات ناقص، اما نسبتا معتبری درباره آینده در دسترس باشد.
عدم اطمینان وضعیتی است که هیچ اطلاعاتی در مورد آینده در دسترس نباشد.
تغییر در سیاست‌های دولت وضعیت عدم اطمینان بوده در حالی که ورود رقبا با فناوری بهتر به بازار، وضعیت ریسک یا خطر را نشان می‌دهد. برنامه ریزی خطر را از طریق پیش‌بینی کاهش می‌دهد.

11. تقویت روحیه؛

در صورت موفقیت برنامه‌های سازمانی و دستیابی به اهداف، مدیران و کارکنان احساس موفقیت می‌کنند. از نظر اخلاقی متعهد به تمرکز بر فعالیت‌های سازمانی می‌شوند.
بنابراین برنامه‌ریزی موفقیت‌آمیز باعث موفقیت سازمان شده و روحیه افراد سازمانی را بالا می‌برد. در پی بالا رفتن روحیه افراد، وفاداری کارکنان به سازمان نیز به وجود می‌آید.

12. روابط مدیران سطوح مختلف را تسهیل می‌کند؛

برنامه‌های طراحی‌شده خوب، مدیران را قادر می‌کند تا روی موضوعات استراتژیک تمرکز کرده و فعالیت‌های عملیاتی را به مدیران سطح پایین تفویض کنند؛ بنابراین تفویض اختیار را تسهیل می‌کند.

انواع برنامه ریزی سازمانی و مدیریت آن

از منظر فعالیت، سازمان‌ها سیستم‌های نسبتا پیچیده‌ای هستند، زیرا در فعالیت‌های متعددی نقش دارند. بسیاری از این فعالیت‌ها از نظر برنامه‌ریزی و کنترل به توجه مدیریت نیاز دارند.
بنابراین مدیران انواع مختلفی از برنامه‌ها را برای هدایت عملیات، نظارت و کنترل فعالیت‌های سازمانی ایجاد می‌کنند. در این بخش با انواع برنامه ریزی که معروف هستند آشنا می‌شوید.

یک برنامه سازمانی مناسب چهار مرحله دارد:

  1. استراتژیک
  2. تاکتیکی
  3. عملیاتی
  4. احتمالی

هر مرحله از برنامه‌ریزی زیر مجموعه برنامه قبلی بوده، برنامه‌ریزی استراتژیک نیز مهم‌ترین مرحله برنامه‌ریزی است.

1. برنامه ریزی استراتژیک

یک برنامه استراتژیک تصویر اصلی از شرکت را به نمایش می‌گذارد. برنامه‌ریزی استراتژیک هنر ایجاد استراتژی‌های خاص کسب و کاری، اجرای آن‌ها و ارزیابی نتایج اجرای برنامه، با توجه به اهداف یا خواسته‌های کلی بلند مدت یک شرکت است.

برنامه‌ریزی استراتژیک برای دستیابی به اهداف گسترده سازمان طراحی می‌شوند برای اجرای مأموریتی که دلیل منحصر به‌فرد وجود سازمان را ایجاد می‌کند. معمولا در سطح بالای مدیریتی تنظیم می‌شوند و هدف آن‌ها هدایت کل سازمان است.
این نوع برنامه‌ریزی در یک سازمان نقطه شروع برنامه‌ریزی است. هدف از این نوع برنامه کمک به یک شرکت در انتخاب و سازماندهی مشاغل خود به گونه‌ای است که بتواند شرکت را علی‌رغم مشکلات غیرمنتظره در هر یک از مشاغل خاص یا خطوط تولید خود، سالم نگه دارد.

فرایند برنامه ریزی استراتژیک نیاز به تفکر و برنامه‌ریزی قابل توجهی از طرف مدیریت سطح بالای یک شرکت دارد. به‌طور معمول توسعه و اجرای برنامه استراتژیک در سه مرحله تدوین می‌شود:

  1. استراتژی
  2. اجرای استراتژی
  3. ارزیابی استراتژی 

نوسانات فضای کسب و کار در دنیای امروز باعث می‌شوند بسیاری از بنگاه‌ها به‌جای استراتژی‌های فعال، استراتژی‌های واکنشی را اتخاذ کنند.
برنامه‌ریزی استراتژیک به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به‌صورت پیشگیرانه آماده شوند. با این نوع اعمال برنامه می‌توان با دید بلند مدت مسائل را برطرف کرد. آن‌ها یک شرکت را قادر می‌سازند تا به جای اینکه فقط به موقعیت‌ها پاسخ دهند شروع به نفوذ کنند.

2. برنامه‌ریزی تاکتیکی

استراتژی تاکتیکی نحوه اجرای یک برنامه استراتژیک توسط شرکت را توصیف می‌کند. یک برنامه تاکتیکی متشکل از چندین هدف کوتاه مدت است که معمولا طی یک سال انجام می‌شود و از برنامه استراتژیک پشتیبانی می‌کند.

به‌طور کلی تنظیم و نظارت بر استراتژی‌های تاکتیکی مانند برنامه‌ریزی و اجرای یک کمپین بازاریابی بر عهده مدیران میانی است.
تصمیم‌گیری در برنامه‌های تاکتیکی باید سریع گرفته شوند. اجرای یک طرح تاکتیکی به شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها کمک می‌کند.
هنگامی‌که یک کارمند یک فرصت کوتاه مدت را شناسایی کرده که به برنامه‌ای نیاز دارد که لزوماً با عملیات عادی سازگاری ندارد، گزارش به مدیریت به انتقال این ایده کمک خواهد کرد. سپس مدیران می‌توانند با ارزیابی ارزش آن فرصت و تعیین یک برنامه کوتاه مدت و تاکتیکی موجب رشد کسب و کار خود شوند.

3. برنامه ریزی عملیاتی

یک طرح کسب و کاری عملیاتی جزئیات روزانه را برای بیش از یک سال مشخص می‌کند. مشخص می‌کند چه کسی چه کاری را انجام دهد، چه زمانی و چگونه آن را انجام دهد. هنگامی‌که برنامه ریزی عملیاتی به‌خوبی انجام شود، نحوه تخصیص منابع انسانی و مالی برای دستیابی به اهداف کوتاه مدتی اجرا می‌شوند که از اهداف بزرگ‌تر کسب و کاری مانند برنامه‌های استراتژیکی پشتیبانی می‌کنند.

برنامه‌های عملیاتی شامل مواردی هستند که برای اجرای برنامه‌های تاکتیکی باید به‌صورت مداوم و روزمره اتفاق بیفتند. برنامه‌های عملیاتی می‌توانند شامل برنامه‌های کاری، خط‌مشی‌ها، قوانین و مقرراتی باشند که استانداردهایی را برای کارمندان تعیین می‌کنند.

4. برنامه ریزی احتمالی

برنامه‌های احتمالی در صورت بروز بحران یا اتفاق پیش‌بینی نشده، انجام می‌شوند. برنامه‌های احتمالی طیف وسیعی از سناریوها و پاسخ‌های مناسب برای موضوعات مختلف اضطراری را پوشش می‌دهند. از برنامه ریزی پرسنل تا آمادگی پیشرفته برای حوادث خارجی که می‌تواند بر کسب و کار تأثیر منفی بگذارد.
ممکن است شرکت‌ها برای مواردی مانند نحوه پاسخگویی به یک بلایای طبیعی، نرم‌افزار نادرست یا جدا شدن یک مدیر از شرکت، برنامه‌های احتمالی داشته باشند. نام دیگر برنامه‌ریزی احتمالی، برنامه‌ریزی اضطراری است.

رزومه ساز

مراحل برنامه ریزی مدیریتی در فرآیند سازمانی

سازمان ممکن است یک خانواده یا یک تیم کسب و کاری باشد. روند برنامه‌ریزی سازمانی شامل پنج مرحله است که در حالت ایده‌آل یک چرخه را تشکیل می‌دهد.

مرحله اول: تدوین برنامه‌ریزی استراتژیک(ایجاد اهداف، چشم انداز و ارزش‌ها)؛

رسالت، چشم‌انداز و ارزش‌های خود را مرور کنید. اهداف باید با زبانی روشن، دقیق و بدون ابهام بیان شوند. اهداف باید دست یافتنی باشند.
سپس اطلاعات مربوط به شرکت مانند معیارهای نشانگر عملکرد از بخش فروش را جمع کنید. حال نوبت تحلیل SOWT است که به‌وسیله سنجش و تحلیل نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها قابل انجام است. با SOWT می‌توان اهداف بزرگ را تعیین کرد که مأموریت، چشم‌انداز، ارزش‌ها و تجزیه و تحلیل را شامل می‌شود. این بخش معمولا توسط مدیران سطح بالا انجام می‌شود.

مرحله دوم: برنامه استراتژیک را به مراحل تاکتیکی تبدیل کنید؛

در این مرحله زمان ایجاد برنامه‌های تاکتیکی است. برای کمک به انجام برنامه‌های تاکتیکی، مدیران میانی را به کار بگیرید. در این بخش اهداف کوتاه مدت را تعریف کرده، اهداف سه ماهه معمول است. این بخش از مراحل برنامه ریزی از برنامه استراتژیک هر بخش پشتیبانی می‌کند.
شرکت در این بخش می‌تواند هدف درآمد استراتژیک خود را برآورده کند. برای اطمینان از تحقق اهداف استراتژیک و تاکتیکی، فرایندهایی را برای بررسی دستیابی به هدف در هر سه ماه انجام شود.
در این مرحله باید موانع بر سر راه تجارت را شناسایی کرد. معمولا اماکن داخل شرکتی قابل کنترل هستند، اما اماکن خارجی قابل کنترل نیستند. تیم فروش یا تیم‌های فعال دیگر در شرکت برنامه‌های احتمالی را تنظیم کنند تا در صورت بروز مشکل یا خرابی بتوان به‌موقع اقدام کرد.

مرحله سوم: برنامه ریزی عملیاتی روزانه و انتخاب اقدام جایگزین؛

در این بخش برنامه‌های عملیاتی یا فرایندهایی که کارمندان در طول روز انجام می‌دهند را شامل می‌شود. این بخش به‌طور عمده به عهده مدیران میانی و کارمندان است. در این مرحله که پیش‌بینی‌هایی در دسترس است و مقدمات ایجاد می‌شوند، تعدادی از اقدامات جایگزین باید در نظر گرفته شوند.
برای این منظور، هر یک از گزینه‌ها با سنجش جوانب مثبت و منفی آن و هم‌چنین با توجه به منابع موجود و نیازهای سازمان ارزیابی می‌شوند. در این بخش در زمان انتخاب اقدام جایگزین باید از روش‌های کمی برای قضاوت در مورد ثبات یک گزینه استفاده شود.

مرحله چهارم: اجرای برنامه‌ها؛

حال زمان اجرای برنامه‌ها است. از نظر تئوری، فعالیت‌هایی که به‌صورت روزمره انجام می‌شوند باید به دستیابی به اهداف تاکتیکی کمک کند و این نیز به‌نوبه خود از برنامه استراتژیک کلی پشتیبانی می‌کند.
در این مرحله سازمان می‌تواند پیشنهادهای ارزشمندی در بهبود فرمول‌بندی و همچنین اجرای برنامه‌ها به دست آورد. زیردستان و کارمندان که درگیر تصمیم‌گیری می‌شوند احساس انگیزه می‌کنند و به اجرای برنامه‌ها علاقه نشان می‌دهند.

مرحله پنجم: نظارت بر پیشرفت و تنظیم برنامه‌ها؛

هیچ برنامه‌ای بدون دوره‌های تأمل و تنظیم کامل نیست. در پایان هر سه ماه یا دوره هدف کوتاه مدت، مدیران میانی باید بررسی کنند آیا به معیارهای تعیین شده در مرحله دوم رسیده‌اند یا خیر.
سپس بازخورد را به مدیران بالا دستی ارائه دهند. در این بخش مدیریت قادر است تا انحرافات را اصلاح یا برنامه را به‌طور کلی اصلاح کند.
این مرحله پیوندی بین برنامه ریزی و عملکرد کنترل ایجاد می‌کند. پیگیری باید هم‌زمان با اجرای برنامه‌ها انجام شود تا با توجه به مشاهدات انجام شده، برنامه‌های آینده بتوانند واقع بینانه‌تر شوند.

مدیریت برنامه ریزی، هنر افراد موفق

هر سازمان کوچک و بزرگی به برنامه ریزی احتیاج دارد تا به موفقیت دست یابد.
برنامه‌ریزی خوب و عملی هنر مدیریت است. مدیریت کردن برنامه‌ریزی نیز هنر افراد موفق است. همه برنامه‌ها باید به صورت موازی با یکدیگر پیش بروند تا بتوان بهترین نتیجه را گرفت.

همیشه افرادی را که مجبور هستید با آن‌ها سر و کار داشته باشید از برنامه‌های خود مطلع کنید. ممکن است این افراد کارمندان شما باشند و یا افرادی باشند که شما با آن‌ها در یک محل زندگی می‌کنید.
گاهی لازم است به اطرافیان درباره جز به جز برنامه‌های خود بگویید و گاهی لازم نیست. شما باید با توجه به زمان و مکانی که در آن هستید تصمیم درست بگیرید.
کارلیب می‌تواند به سازمان‌ها و مشاغل کمک کند تا افراد درست را برای برنامه‌های استراتژیکی تا برنامه‌ها احتمالی به استخدام خود درآورند.

سهیلا حیدریان
۱ دیدگاه
در بحث‌‌ پیرامون این مقاله شرکت کنید!

  • سحر رحیمی
    ۰۲ دی ۱۳۹۹، ۰۶:۵۸

    ممنون از مقاله خوب و کاملتون
    تو مباحث مدیریتی نوین خیلی به مدیریت برنامه ریزی استراتژیک اشاره میکنن و تاکید میکنن که سازمان های موفق با برنامه ریزی استراتژیک تونستن به موفقیت دست پیدا کنن
    اگر راز موفقیت کسب و کارهای جهانی رو مطالعه کنیم قطعا ردپای مدیریت برنامه ریزی رو میبینیم
    مدیریت استراتژیک پیشرفته بخش زیادیش به برنامه ریزی و مدیریت اون میپردازه