کایزن (Kaizen) اصطلاحی ژاپنی است که به آشنایی سازمان‌ها با مفاهیم مرتبط با کیفیت و بهره‌وری اشاره می‌کند و استفاده از آن در اداره واحدهای تولیدی از جمله اقداماتی است که می‌تواند نقش موثری در ارتقاء جایگاه و عملکرد آن‌ها در عرصه‌های رقابت داخلی و خارجی داشته باشد. در این مقاله به تعریف مفهوم کایزن و کاربرد آن در مدیریت می‌پردازیم.
کایزن (Kaizen) چیست؟
کایزن (Kaizen) اصطلاحی ژاپنی به معنای "تغییر برای بهتر شدن" یا "بهبودی مستمر" است. این مفهوم، یک فلسفه تجاری ژاپنی در مورد فرآیندهایی است که به طور مداوم باعث بهبود عملکردها و مشارکت همه کارمندان می‌شوند. کایزن بهبود و افزایش بهره‌وری را یک فرآیند تدریجی و روشمند می‌داند.
اهداف کایزن (Kaizen) و نتایج آن
برخی از اهداف اصلی فلسفه کایزن (Kaizen) شامل کنترل کیفیت، تحویل به موقع، کار استاندارد، استفاده از تجهیزات کارآمد است. هدف کلی کایزن ایجاد تغییرات کوچک در طی یک دوره زمانی برای ایجاد پیشرفت در یک شرکت است.
این بدان معنا نیست که تغییرات به آرامی اتفاق می‌افتند؛ بلکه یعنی تغییرات کوچکی که اکنون انجام می‌شوند، می‌توانند تأثیرات زیادی در آینده داشته باشند.
ایده اصلی کایزن این است که همه در موفقیت شرکت سهیم بوده و باید در هر زمان تلاش کنند تا مدل کسب و کار بهتر شود. ایده‌های سنتی ژاپنی درباره کایزن از پنج اصل اساسی پیروی می‌کنند:
- کار تیمی
- نظم شخصی
- روحیه بهتر
- کیفیت
- پیشنهادهای بهبود
نتایج عمده کایزن
پنج هدف کایزن در نهایت منجر به سه نتیجه عمده می‌شوند:
- از بین بردن زباله‌ها (به عنوان کارایی اقتصادی نیز نامیده می‌شود)
- خانه داری خوب
- استاندارد‌سازی
در حالت ایده آل، کایزن چنان در فرهنگ یک شرکت جا افتاده است که در نهایت برای کارمندان طبیعی می‌شود. مفهوم کایزن معتقد است که پایان کاملی وجود ندارد و می‌شود همه چیز را بهبود بخشید.
افراد باید در تکامل و نوآوری مداوم خود بکوشند. اصل اساسی کایزن این است که افرادی که وظایف و فعالیت‌های خاصی را انجام می‌دهند، باید در مورد آن کار یا فعالیت آگاه‌ترین باشند.
کاربرد کایزن
کایزن (Kaizen) در دهه ۱۹۸۰ در آمریکا رواج یافت، زمانی که شرکت‌های آمریکایی دریافتند که شرکت‌های ژاپنی پس از استفاده از فلسفه کایزن، عملکرد بهتری نسبت به آن‌ها دارند.
هدف کل کایزن این است که شناسایی کند که فرآیندها از کجا خراب شده و مشکلات از کجا ناشی می‌شوند و دلیل اصلی را برای رفع مشکل از همان ابتدا ارائه می‌دهد.
در فلسفه کایزن، حتی رهبران نیز باید آمادگی لازم را برای یافتن اشتباهات خود و رفع آن‌ها با استفاده از اصول کایزن داشته باشند. هیچکس به دلیل این خطاها یا اشتباهات در یک محیط کایزن مجازات نمی‌شود. آن‌ها به عنوان فرصت‌هایی برای رشد و یادگیری در نظر گرفته می‌شوند.
پنج اصل اساسی در کایزن؛
1. مشتری خود را بشناسید:
مشخص کنید مشتری شما چه می‌خواهد و چگونه می‌توانید تجربه او را بر اساس آنچه برای او ارزش دارد بهبود ببخشید.
2. اجازه دهید جریان یابد:
پسماند صفر بودن باید یک هدف در کل شرکت باشد که در آن همه افراد سازمان بر کاهش و از بین بردن زباله‌ها متمرکز هستند.
3. رفتن به Gemba:
Gemba یک اصطلاح ژاپنی است و به معنی "مکان واقعی" است. این عمل را دنبال کنید و بدانید که کجا ارزش ایجاد می‌شود و برای استفاده از اصول کایزن به آنجا بروید.
4. توانمندسازی افراد:
تیم‌هایی با دستورالعمل‌ها و اهداف مشخص سازماندهی کنید، اما حتماً آن‌ها را به ابزارها و سیستم‌های مناسبی مجهز کنید که برای موفقیت لازم دارند.
5. شفاف باشید:
از داده‌ها برای نشان‌دادن چگونگی پیشرفت سازمان در وضعیت "محسوس و قابل مشاهده" استفاده کنید.
نحوه اجرای کایزن (Kaizen)
توجه به این نکته مهم است که کایزن یک روش تفکر است، نه یک پروژه که بشود آن را انجام داد. برای اجرای این مفهوم، همه کارکنان باید در مورد کایزن آموزش دیده و با دستورالعمل‌های آن آشنا باشند.
به عنوان مثال، ممکن است خوب باشد که یک کارمند اداری بدون هیچ‌گونه بحث و گفتگو، کار خود را در زمینه کارهای اداری تغییر دهد.
اگرچه تغییر در روند تولید ممکن است چندین تیم را تحت تأثیر قرار دهد و باید قبل از اجرا با همه طرف‌های تحت تأثیر در مورد آن صحبت شود. به علاوه، اکثر مراحل تولید تابع مقررات ایمنی خواهد بود و مستندات مفصلی در مورد عملکرد دقیق دارند و این مراحل قبل از ایجاد تغییر لازم است.
همچنین مهم است که مدیریت آموزش ببیند و از تلاش کارمندان حمایت کند. در این شرایط، کایزن به پیشنهادهای بیشتری برای بهبود و تغییر منجر خواهد شد و تمرکز سخت بر جابجایی سریع وسایل را از طریق فرآیند تولید موجود از بین خواهد برد. مدیریت باید آماده پذیرش مدتی دوری از کار فعلی برای تمرکز بر تغییرات با تأثیر دامنه طولانی‌تر باشد.
چرخه بهبود کایزن
ستون اصلی فلسفی کایزن این ایده است که می‌شود به تدریج پیشرفت‌های کوچکی در طول زمان جمع کرد که منجر به نتایج قابل توجهی در طولانی مدت می‌شوند. تعجبی ندارد که نزدیک شدن به تجارت با چنین فلسفه‌ای می‌تواند مزیت‌های رقابتی قابل توجهی به شما ارائه دهد.
تمایل به دستیابی به پیشرفت‌های بزرگ وسوسه‌انگیز است، اما دانستن اینکه موفقیت از کجا شروع می‌شود بسیار طاقت‌فرسا و دشوار است. متناوباً، ایجاد پیشرفت‌های کوچک آسان است و نگهداری آن‌ها نیز راحت‌تر است.
رویکرد کایزن هنگامی که در تجارت استفاده می‌شود، می‌تواند از هر جنبه‌ای بهره‌مند شود. در واقع، تمرکز بر بهبود روند مهم است، نه فقط تلاش برای به دست آوردن نتایج که می‌تواند رفتارهای بد را برانگیزد.
فلسفه کایزن بیان می‌کند که همیشه جای پیشرفت وجود دارد و کارآمدتر و مؤثرتر بودن فرآیندهای تجاری به طور منظم کاری است که هرگز نباید متوقف شود و از آنجا که کایزن در حال حاضر فقط یک مفهوم فلسفی نیست، بلکه یک روش دقیق است، بنابراین باید چرخه بهبود کایزن را نیز بررسی کنیم که می‌شود آن را به ۶ مرحله تقسیم کرد که باید به طور مداوم تکرار شوند:
1. شناسایی:
قبل از اینکه بتوانید فرآیندی را بهبود ببخشید، باید وضعیت فعلی آن را درک کنید. این بدان معنی است که هر فرآیند باید در یک سری مراحل و تصمیمات توصیف شود و در یک تصویر بصری (نقشه) مستند شود.
2. اندازه‌گیر‌ی:
پس از شناسایی و درک فرآیند، عملکرد آن را از طریق داده‌های کمی قابل اندازه‌گیر‌ی که منابع صرف شده، ارزش ایجاد شده و بازخورد از مشتری (یا مرحله بعدی روند) را در نظر می‌گیرد اندازه‌گیر‌ی کنید.
3. مقایسه:
داده‌های جمع‌آوری شده باید با نیازهای فرآیند، انتظارات مشتری یا وضعیت ایده‌آل فرضی آن مقایسه شود، بنابراین مناطقی که نیاز به بهبود دارند قابل شناسایی هستند.
4. نوآوری:
راه‌حل‌های بهتری برای مشکلات پیش رو فرآیند تهیه کنید و سعی کنید عملکرد جدید، نتیجه بهتری داشته باشد، حتی اگر پیشرفت خیلی زیاد نباشد.
5. استاندارد کردن:
بعد از اینکه با موفقیت و نوآوری پیشرفت کردید، تغییرات را به عنوان بخشی از فرآیند استاندارد کاملاً مشخص کنید، بنابراین همه افرادی که از این فرآیند استفاده می‌کنند می‌توانند از مزایای آن بهره ببرند.
6. تکرار:
با ایجاد یک پیشرفت کوچک و بعدی، چرخه را تکرار کنید.
وقتی این چرخه در سراسر شرکت اجرا می‌شود، باعث بهبود تدریجی در هر جنبه از عملکرد شده و با گذشت زمان منجر به افزایش رقابت می‌شود.
از آنجا که این روش مدتی پیش توسعه یافته است، به طور همزمان در چندین مکان، کشور و بیش از بسیاری از نسل‌ها تکامل یافته، بنابراین بدون تغییر نیست. صرف نظر از این مورد، در قلب کایزن پیشرفت مداوم و قابل اعتماد در مراحل افزایشی کوچک برای مدت زمان طولانی وجود دارد.
کاربرد کایزن در مدیریت
صاحبان فرآیند موظفند اقدامات لازم را برای دستیابی به نتایج برنامه‌ریزی شده و بهبود مداوم فرآیندها انجام دهند. یکی از این اقدامات، معرفی کایزن است. مفهومی که کارکنان را قادر می‌سازد تا ایده‌ها، اصلاحات یا بهبودهای خود را برای افزایش بهره‌وری و کیفیت کار ارائه دهند.
علیرغم موانع و این واقعیت که روند معرفی فلسفه کایزن سخت و طولانی مدت بوده و نیاز به مشارکت و نگرش مناسب همه کارمندان شرکت دارد، در حال حاضر می‌شود گفت که این سیستم یکی از مهم‌ترین ایده‌ها برای بهبود فرآیندهای شرکت است.
استفاده از فلسفه کایزن منجر به ایجاد هزینه‌های متوسط مالی برای درگیر کردن همه کارمندان در روند بهبود، افزایش بهره‌وری، بهبود روابط بین کارمندان، کوتاه شدن زمان تکمیل کار و در نتیجه افزایش کیفیت محصول اصلی می‌شود.
مزایای اجرای کایزن در شرکت
- کوتاه شده زمان اتمام سفارش.
- بهبود کیفیت محصول.
- بهبود شرایط کار (افزایش بهره‌وری کارگران، زمان کمتری برای انجام برخی عملیات‌ها).
- کاهش تعداد شکایات مشتریان.
- کاهش تلفات تولید، تعداد اشتباهات و نقص‌ها.
- مسئولیت پیشرفته کارگران برای سطح کیفیت.
- امکان توسعه کارمندان.
- گسترش دامنه دانش آن‌ها.
مزایای خارجی کایزن؛
- رفع و رجوع انتظارات و توقعات مشتری
- افزایش مزیت رقابتی
- افزایش اعتماد در بین شرکا و تأمین کنندگان
- بهبود تصویر شرکت در محیط گسترده‌تر بیرونی
با این حال، باید اضافه کرد که کایزن به طور ناگهانی، شرایط گذشته را تغییر نمی‌دهد بلکه تغییرات اندک و با هدف اطمینان از بهبود تدریجی انجام می‌شوند تا اندک‌اندک به نتیجه دلخواه برسیم.
در واقع این یک روند آهسته و طولانی مدت برای تغییر است که اغلب با سخت‌کوشی مشخص می‌شود. اگرچه برای شرکت‌های کوچک‌تر چندان مهم نیست، اما چالش قابل توجهی برای شرکت‌های بزرگ‌تر محسوب می‌شود.
افزایش بهره وری سازمانی با کایزن (Kaizen)
بهبود مداوم کسب و کار، ویژگی دائمی هر سیستم مدیریت کیفیتی است. آنچه بهبود مستمر را تضمین می‌کند، مجموعه اقدامات انجام شده در داخل سازمان است. یکی از این اقدامات معرفی فلسفه کایزن است که به شما اجازه می‌دهد تشخیص دهید چه نوع مشکلی رخ داده، آیا مشکل فوری است؟ چه وظایف بهبودی را باید انجام دهید؟
فلسفه کایزن بیان می‌کند، پیشرفت در یک کار، وابسته به انجام تغییرات کوچک و جزئی توسط تمام دست‌اندرکاران آن است، که در آینده به پیشرفت بزرگ‌تری منجر می‌شوند.
در این نوشتار به بررسی کامل این مفهوم پرداخته و بیان کردیم که فلسفه کایزن در کسب و کار چگونه عمل می‌کند و حالا اگر به دنبال تیم کاری حرفه‌ای برای بهتر شدن محیط کار و افزایش بهره‌وری سازمان خود هستید، کارلیب، به عنوان پلتفرم استخدام آنلاین در خدمت شماست تا به تیم رویایی خود دست یابید.
میتونیم توی سایت شما مطلب بنویسیم؟
چطوری می تونم باهاتون ارتباط بر قرار کنم
خیلی ممنون از توضیحاتون خوبتون
واقعا ارزش وقت گذاشتن داشت
میشه مطلب رو توی وبلاگ خودم بزارم؟
مطلبتون بسیار مفید بود
متشکرم
دستخوش
خیلی سایت خوبی دارین
مرسی
من یکی از کاربران دائمی سایت شما هستم
درود برشما
بعنوان کسی که سالها در ژاپن کارکرده و با فرهنگ و زبان ژاپنی آشنایی نسبتا خوبی داره و همانطور که همه متفق القول عنوان و اشاره کردند، باید بگویم که واقعا به معنای واقعی کایزن یک کلمه نیست بلکه یک فلسفه وجودی .
شاید ما بتونیم با مطالعه و خواندن مطالب و دیدن فیلمها این مفهوم را تا حدودی درک کنیم اما وقتی از نزدیک با ژاپنی ها کار میکنی ( حتی اگر یک خارجی باشی) متوجه میشی که کایزن یعنی چی .
روز خوبی داشته باشید .
حسین زرندی