برنامه عملیاتی چیست؟ + نحوه نوشتن action plan + نمونه برنامه

قصد دارید که چشم‌انداز‌ها و اهداف خودتان را به واقعیت تبدیل کنید؟ می‌دانید که بهترین راه برای جلوگیری از به وجود آمدن چالش‌ها و مشکلات در مسیر رسیدن به اهدافتان چیست؟ پاسخ ساده است: «یک برنامه عملیاتی جامع».

یک برنامه عملیاتی خوب بدین منظور طراحی می‌شود تا شما را در پیگیری و تحقق اهداف‌تان راهنمایی کند. خواه هدفتان در مسیر اهداف شغلی باشد، خواه اهداف شخصی؛ می‌توانید به کمک برنامه ریزی عملیاتی (action plan) راهی روشن در رسیدن به موفقیت پیدا کنید.
سطح جزئیاتی که در برنامه ریزی عملیاتی شما قرار دارد می‌تواند بسته به منابعی که در اختیار دارید و پیچیدگی‌هایی که در اهدافتان وجود دارد، متفاوت باشد.

در این مقاله به شما خواهیم گفت که برنامه عملیاتی چیست؟ برنامه ریزی عملیاتی چه اهمیت و کاربردی دارد؟ و در آخر نحوه نوشتن برنامه عملیاتی و یک نمونه برنامه ریزی عملیاتی به صورت عینی ارائه می‌نماییم.

برنامه عملیاتی (action plan)

برای یادگیری برنامه ریزی عملیاتی و نحوه نوشتن برنامه عملیاتی کارآمد باید بدانید که اساسا برنامه ریزی عملیاتی چیست؟
به صورت خلاصه برنامه عملیاتی سندی است که به کمک آن می‌توانید وظایفی را که برای رسیدن به اهدافتان لازم است انجام دهید، مشخص نمایید.

وظیفه برنامه عملیاتی چیست؟
برنامه ریزی عملیاتی فرآیند دستیابی به هدف را بر اساس یک جدول زمانی به وظایف عملی تقسیم می‌کند. action plan برای کلیه افراد یا سازمان‌هایی که از کارکنان خود می‌خواهند تا عملکرد کاری‌شان را بهبود ببخشند، تا مدیران پروژه که باید وظایفی را به اعضای تیم اختصاص دهند مفید است!

یک برنامه عملیاتی تمامی‌ مراحل لازم برای رسیدن به هدف را مشخص می‌کند و با تعیین یک بازه زمانی برای هر مرحله از روند پیشرفت، به شما کمک خواهد کرد تا به صورت موثر به هدف‌تان برسید. حال شما می‌توانید بسته به نیاز خود از یک سری Target یا ریز اهداف برای رسیدن به یک هدف معین و مشخص استفاده کنید.

علاوه بر این می‌تواند نظارت شما بر پیشرفت‌تان را بسیار آسان‌تر و ملموس‌تر نماید. همچنین به شما این امکان داده می‌شود که پروژه‌های خود را طبق برنامه و بودجه خودتان نگه دارید.
شما می‌توانید برای جلوگیری از تاخیر یا بروز خطاهای دیگر، از برنامه عملیاتی به عنوان یک مرجع استفاده نمایید تا بفهمید که چه کسی باید برای چه کاری پاسخگو باشد! یک مدیر موفق از داشتن برنامه عملیاتی غافل نمی‌ماند.

عدم برنامه ریزی، برنامه ریزی برای شکست است

چرا به برنامه عملیاتی نیاز داریم؟

گاهی اوقات مشاغل در شروع فعالیت‌شان وقت زیادی را برای برنامه ریزی عملیاتی نمی‌گذارند. این امر در بیشتر مواقع منجر به شکست پروژه خواهد شد. بد نیست بدانید که "بنجامین فرانکلین" (نویسنده، مخترع و یکی از بنیانگذاران ایالات متحده آمریکا) معتقد است: «عدم برنامه ریزی، برنامه ریزی برای شکست است.»

برنامه ریزی به شما کمک می‌کند تا برای موانع پیش رو آمادگی داشته باشید و در مسیر درست قرار بگیرید. یک action plan صحیح و جامع بهره‌وری و تمرکز بر پروژه را افزایش می‌دهد.

مزایای برنامه ریزی عملیاتی موثر

یک برنامه ریزی عملیاتی خوب به شما جهت می‌دهد. چرا که برنامه عملیاتی دقیقا مشخص می‌کند چه مراحلی را باید طی کنید و چه زمانی باید آن‌ها را به پایان برسانید.
نوشتن و ایجاد برنامه عملی، اهداف‌ را در مراحل مختلف در جلوی دید شما قرار داده و به شما انگیزه و تعهد کافی برای به ثمر رساندن آن‌ها می‌دهد.
با یک برنامه ریزی عملیاتی می‌توانید پیشرفت خود به سمت هدف را پیگیری و سنجش نمایید.
از آنجا که در action plan تمامی‌ مراحل لازم برای تکمیل برنامه اقدام‌تان را ذکر کرده‌اید، موجب می‌شود تا وظایف خود را بر اساس تلاش و تاثیر گذاری اولویت بندی کنید.

نحوه نوشتن برنامه عملیاتی

احتمالا هنوز نمی‌دانید که نحوه نوشتن برنامه عملیاتی به چه صورت است، پس ادامه مقاله را مطالعه فرمایید. تعیین هدف نسبتا کار آسانی است، اما ایجاد برنامه‌ای برای رسیدن به آن هدف می‌تواند کمی‌ سخت و چالش برانگیز باشد.
در حالی که برنامه‌های عملیاتی ممکن است از نظر وظایف و جدول زمانی متفاوت باشند، اما به طور کلی ساختارهای یکسانی دارند. با دنبال کردن این مراحل، می‌توانید به راحتی یک برنامه عملیاتی ایجاد کنید تا به اهدافتان برسید:

اهداف SMART را تعیین کنید؛
لیست اقداماتی که باید انجام دهید تهیه کنید؛
یک جدول زمانی ایجاد کنید؛
منابع مورد نیاز را تنظیم کنید؛
پیشرفت کار را کنترل کنید؛

1. اهداف SMART را تعین کنید؛

قبل از اینکه دست به قلم شده و برنامه عملیاتی را بر روی کاغذ پیاده کنید، باید رئوس مطالب هدف‌گذاری SMART یا هوشمندانه را برای تعیین هدف خود مد نظر بگیرید. هدف شما باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

خاص باشد:

هدف شما باید به وضوح مشخص باشد. کلی گویی نکنید. مثلا به جای آنکه بگویید می‌خواهم فروش را افزایش دهم، یک حد برای افزایش فروش در نظر بگیرید. مثلا بگویید می‌خواهم افزایش فروش 20 درصدی داشته باشم!

قابل ‌اندازه‌گیری باشد:

حتما حواستان را جمع کنید که هدف شما قابل‌اند ازه گیری باشد. یعنی مثلا اگر هدف شما افزایش فروش 20 درصدی است، سعی کنید گزارش‌های فروش هفتگی و ماهیانه ایجاد کنید تا میزان پیشرفت خود را پیگیری نمایید.

دست یافتنی باشد:

اگرچه تعیین اهداف برای به چالش کشیدن خودتان امری است بسیار عالی! اما حتما مطمئن شوید که دستیابی به آن‌ها به شما کمک می‌کند تا به پیشرفت مد نظرتان برسید.

مرتبط باشد:

هدف باید به توانایی‌ها، نیاز‌ها و علایق شما مرتبط باشد. به عنوان مثال اگر هدف‌تان افزایش 25 درصدی درآمد از طریق تبلیغات باشد، یک برنامه عملیاتی جدید برای ضد سرقت نمودن درب‌های موسسه نمی‌تواند زیاد مهم باشد!

مبتنی بر زمان باشد:

شما باید مهلت مشخصی را برای رسیدن به هدف خود تعیین کنید. مانند افزایش فروش به میزان 15% در 6 ماه.

2. لیست اقدامات برنامه عملیاتی را تهیه کنید؛

در مرحله بعدی یک لیست از کارهایی که برای رسیدن به هدف نهایی خود باید انجام دهید، را ایجاد کنید. این فرآیند شامل تقسیم هدف اصلی به اهداف کوچکتر است.
با این کار می‌توانید هدف نهایی را دست یافتنی‌تر کنید و به صورت سازمان یافته‌تر و گام به گام به آن نزدیک شوید! حتما اطمینان حاصل کنید که اقدامات قابل دستیابی و مرتبط با هدف شما باشند. اگر هنوز هم این اطمینان را ندارید، می‌توانید آن را به دو یا سه کار کوچکتر تقسیم کنید.

به عنوان مثال، اگر می‌خواهید پیشرفت شغلی داشته باشید؛ ممکن است برای رسیدن به هدف خودتان چندین کار را انجام دهید. مانند رسیدن به یک میزان عملکرد مشخص یا یادگیری یک مهارت جدید. هر کار را به روشنی توصیف کنید تا طرحی که ایجاد می‌کنید، شما را به هدف نهایی‌تان برساند.!

3. جدول زمانی تنظیم کنید؛

حال که اهدافتان مشخص شد و لیستی از کارها را ایجاد نمودید، مرحله بعدی برنامه ریزی عملیاتی این است که یک جدول زمانی تنظیم کنید. علاوه بر تعیین مهلت هدف اصلی، باید یک بازه زمانی برای انجام هر کاری در برنامه عملیاتی تعیین کنید. ایجاد جدول زمانی که بتوانید به طور منطقی آن را دنبال کنید، یک اصل ضروری است.
بدین صورت پیشرفت مداوم خود را در جهت هدف، حفظ خواهید کرد. الزامات را ارزیابی کرده و مدت زمانی که برای انجام کار نیاز دارید را در نظر بگیرید.

به عنوان مثال، اگر می‌خواهید از طریق شبکه‌های اجتماعی و بهینه سازی موتور‌های جستجو، بازدید وب سایت خود را در مدت زمان یک سال، 100% افزایش دهید برای دستیابی به نتایج دلخواه خود هر یک از کارهای این برنامه عملیاتی را در یک بازه زمانی تعیین کنید.
مثلا در چهار ماه افزایش 30% دنبال کردن شبکه‌های اجتماعی و در مدت 6 ماه صفحه اول نتایج جستجو را برای برخی از کلمات کلیدی مشخص کنید.

4. منابع را تعیین کنید؛

اگر یک پروژه بزرگ را مدیریت می‌کنید، احتمالا وظایفی را به تعدادی از افراد اختصاص خواهید داد. مهارت‌ها و توانایی‌های کارکنان خود را ارزیابی کنید تا مشخص شود کدام یک از آن‌ها برای انجام هر کار صلاحیت بیشتری دارد. سپس یادداشت کنید که چه کسی مسئول چه کاری است و منابع مورد نیاز مانند پول، تجهیزات و پرسنل چیست؟

به عنوان مثال، اگر یک کمپین بازاریابی را مدیریت می‌کنید، باید بفهمید که کدام یک از کارکنان در برنامه ریزی، بازاریابی شبکه‌های اجتماعی، تولید محتوا و SEO قوی است. همچنین باید از برنامه‌ها و ابزارهای تولید محتوا، طراحی گرافیک و تجزیه و تحلیل بازاریابی استفاده کنید و نحوه کار آن‌ها را بدانید.

5. پیشرفت کار را کنترل کنید؛

در قدم آخر توضیح دهید که چگونه اطمینان حاصل خواهید کرد که هر فرد در برنامه عملیاتی، کار خود را به موقع انجام دهد. مانند استفاده از گزارش‌های داخلی یا جلسات منظم.
با این کار تصویر واضح تری از پیشرفتی که در جهت رسیدن به هدف خود دارید، خواهید داشت. معیار‌هایی که برای نظارت بر پیشرفت برنامه استفاده می‌کنید را مشخص کنید. این معیارها می‌توانند نقاط عطفی مانند تعداد کارهای انجام شده یا اقدامات کمّی مانند فروش باشد.

برای مثال، می‌خواهید بخش خدمات مشتری بتواند 1000 پرسش در روز را تا پایان سال پاسخ دهد. برای رسیدن به هدف خود باید حداقل 10 نماینده مشتری داشته باشید و بررسی کنید که با توجه به تعداد پرس و جویی‌هایی که می‌توانید انجام دهید و تعداد نمایندگان خدمات مشتری در نیم سال، چقدر به هدف نهایی خود نزدیک شده‌اید.

الگوی ایجاد برنامه عملیاتی (action plan)

اگر می‌خواهید در وقت خود صرفه جویی کنید، می‌توانید از یک الگو برای ایجاد برنامه عملیاتی استفاده کنید. در اینجا الگویی برای طیف گسترده‌ای از موقعیت‌های تعیین هدف ایجاد کرده ایم:

مسئله:

.............................................................
.............................................................

هدف:

.............................................................
.............................................................

برنامه عملیاتی (action plan):

اقدامات (اقداماتی که قصد دارید برای رسیدن به اهداف خود انجام دهید)
افراد مسئول (کارمندانی که مسئولیت انجام هر مرحله را بر عهده دارند)
جدول زمانی (تعیین مهلت برای هر مرحله)
منابع (منابعی که باید برای هر مرحله اختصاص دهید)
موانع (عواملی که به طور بالقوه می‌توانند مانع اتمام هر مرحله شوند)
نتایج (نتیجه دلخواه برای هر مرحله)

شواهد موفقیت:

.............................................................
.............................................................

فرآیند پیگیری و ارزیابی:

.............................................................
.............................................................

نمونه برنامه عملیاتی

در ادامه مثالی از یک برنامه عملیاتی برای یک خرده فروش پوشاک را آورده ایم:

مشکل: رشد آهسته سود در نتیجه عدم خدمات کافی به مشتری

هدف: افزایش سود به میزان 50%