ساختار سازمانی چیست؟

آیا تا به ‌حال نام ساختار سازمانی به گوشتان خورده است؟ می‌دانید ساختار سازمانی چیست؟ اطلاعاتی دراین‌باره دارید؟ اصلاً می‌دانید در کجا و در چه شرایطی کاربرد دارد؟

ساختار سازمانی سیستمی است که توسط آن فعالیت‌های سازمان و کارمندهای آن مشخص می‌گردد. فعالیت‌هایی که روند تحقق اهداف سازمانی را تسهیل می‌بخشد. این فعالیت‌ها شامل قوانین حاکم بر سازمان، نقش کارمندان و مسئولیت هر یک از اعضای سازمان می‌شود.
علاوه بر آن، این سیستم مشخص می‌کند که اطلاعات بر چه اساسی میان سطوح مختلف موجود در یک سازمان یا شرکت انتقال یابد. دراین‌باره می‌توانیم سازمان‌های متمرکز و غیرمتمرکز را مثال بزنیم.

در سازمان‌های متمرکز اطلاعات از سطوح بالاتر به پایین‌تر ردوبدل می‌شود، درحالی‌که در سازمان‌های غیرمتمرکز این‌گونه نیست؛ یعنی اجازه تصمیم‌گیری و قدرت اعمال‌نظر میان سطوح مختلف یک شرکت تقسیم‌شده است. ولی به ‌صورت دقیق‌تر عملکرد این سیستم به چه شکلی است؟

ساختار سازمانی و کارکرد آن

همان طور که در بالاتر عنوان شد، این سیستم تمام سطوح و بخش‌های مختلف یک سازمان را به یکدیگر مرتبط می‌سازد. این امر درنهایت باعث می‌شود تا سازمان یا شرکت روزبه‌روز به اهداف سازمانی خود نزدیک‌تر شود. زیرا سطح کیفیت عملکرد، آنجا به حداکثر میزان خود رسیده است.
ازاین‌رو می‌توان اظهار داشت همه شرکت‌ها، خواه کوچک و خواه بزرگ، از این سیستم سودمند، بهره‌برداری می‌کنند. یک ساختار سازمانی موفق کار و وظیفه هر کارمند را مشخص می‌کند تا نشان دهد مسئولیت وی در تحقق اهداف سازمانی دقیقاً چه تأثیری خواهد داشت.

این ساختار از سازمان یا شرکت تصویری را نشان می‌دهد که در آن معین می‌کند آن کسب‌وکار چگونه شکل گرفته است و به‌واسطه چه اعمال یا کارهایی به اهداف خود می‌رسد.
لازم به ذکر است این سیستم عموماً به صورت یک چارت یا نموداری هرم مانند است. در این هرم اعضای مهم و رده‌بالای شرکت در بالای چارت یا هرم قرار می‌گیرند و دیگر اعضا متناسب با میزان قدرتشان از بالا به پایین نشسته‌اند.
حال که در بالاتر صحبت از ساختار سازمانی متمرکز و غیرمتمرکز شد، آیا می‌دانید تفاوت این دو ساختار با یکدیگر چیست؟ اصلاً به لحاظ ساختاری چند نوع سازمان وجود دارد؟

انواع ساختارهای سازمانی

1. ساختار متمرکز

یک ساختار سازمانی می‌تواند متمرکز یا غیرمتمرکز باشد؛ اما به صورت دقیق‌تر منظور ما چیست؟
درگذشته اساس کار ایجاد یک سازمان یا شرکت، برقراری یک مدیریت ساختارمند و سپس استخدام افرادی بود که از مدیرکل فرمان می‌گرفتند.
به عنوان مثال ارتش یکی از سازمان‌های متمرکز معروف متشکل از یک سلسله‌مراتب طولانی و خاص از مافوق و زیردستان است، ولی با روی کار آمدن کسب‌وکارهای جدید و استارت آپ‌ها، رفته‌رفته ساختارهای سازمانی غیرمتمرکز رواج یافتند.

2. ساختار غیرمتمرکز

ساختار غیرمتمرکز به شرکت‌ها کمک می‌کند تا عملکردی سریع، چابک و انعطاف‌پذیر داشته باشند یا به عبارتی از چابکی سازمانی برخوردار شوند. علاوه بر آن، به کارمندان اجازه می‌دهد تا احساس کنند در جایگاه خود، موقعیت مهمی دارند و این امر امید و مسئولیت‌پذیری را در آن‌ها ارتقاء می‌بخشد.

بدون شک نمی‌توان گفت کدام‌یک از ساختارهای عنوان‌شده نسبت به دیگری برتری دارند؛ زیرا هر یک در هر جایگاه یا شرکتی می‌توانند بهره‌وری زیادی را به همراه داشته باشند. ازاین‌رو، تصمیم‌گیری دراین‌باره، برای هر شرکتی متفاوت خواهد بود. ولی آیا سازمان‌ها تنها به این دو مورد ختم می‌شوند؟ قطعاً خیر.

همان‌طور که دو انسان شبیه به یکدیگر نیستند، دو سازمان نیز نمی‌توانند مشابه یکدیگر باشند. اگرچه ممکن است ساختار سازمانی برخی از آن‌هایی که در یک صنعت بخصوص کار می‌کنند با یکدیگر شباهت داشته باشد، اما در آن شرایط نیز قطعاً تفاوت‌هایی وجود خواهد داشت. همین امر باعث می‌شود تا به لحاظ ساختاری، سازمان‌های مختلفی به وجود آیند که در ادامه با آن‌ها آشنا خواهیم شد.

3. ساختار تخت (مسطح)

تعریف سازمان تخت، درست همانند اسم آن است؛ یعنی همه اعضا با یکدیگر برابرند. قطعاً زمانی که یک شرکت تأسیس می‌گردد و برای خود ساختار سازمانی را انتخاب می‌کند، متخصص آن حوزه را نیز استخدام می‌نماید اما در این ساختار تأکیدی بر عناوین شغلی میان مدیران و کارمندان وجود نخواهد داشت. تعریف دیگری نیز برای این‌گونه سازمان وجود دارد: سازمان‌های خودگردان.

درواقع دلیل به وجود آمدن این نوع ساختار سازمانی، کاهش مقررات خشک و وقت‌گیر اداری است. این امر باعث می‌شود تا کارمندان در تصمیم‌گیری‌ها دخیل باشند، قدرت حل مشکلاتشان بیشتر شود و درنتیجه مسئولیت اعمال خود را به عهده بگیرند.
شرکت‌هایی که از این سیستم پیروی می‌کنند، در مقایسه با دیگران به بهره‌وری بیشتری دست پیدا می‌کنند، زیرا روند تصمیم‌گیری در آنجا سریع‌تر صورت می‌پذیرد. این ساختار در کسب‌وکارهای کوچک یا نسبتاً متوسط کارآمدتر است.

4. ساختار عملکردی

این سیستم، در مقایسه با دیگر انواع رایج‌تر است. همچنین با نام ساختار سازمانی سلسله‌مراتبی نیز شناخته می‌شود. در این ساختار، عملکردهای یک شرکت متناسب با تخصص تقسیم‌بندی می‌شوند. درست همانند هر کسب‌وکار دیگری که از بخش‌های متفاوتی چون فروش، منابع انسانی و بازاریابی تشکیل‌شده است. این بدین معنا است که هر کارمند وظایفی را دریافت می‌کند و در مقابل یک مسئول خاص پاسخگو خواهد بود.

مزایا

این سیستم مزایای بسیاری خواهد داشت. یکی از این برتری‌ها این است که باعث تشکیل یک گروه متخصص خاص در آن شرکت می‌شود. علاوه بر آن، عملکرد سازمان کارآمدتر خواهد بود؛ زیرا مسئولیت هر عمل انجام‌شده، بر دوش مدیر مربوط به آن بخش خواهد بود.
البته این روش در هر شرایطی کارآمد نیست. به‌عبارت‌دیگر، یکی از معایب این روش این است که روند تصمیم‌گیری با تأخیر صورت می‌گیرد.
دلیل این امر این است که هر یک از مدیران برای هرکدام از تصمیم‌ها باید با رده‌بالاترین فرد در شرکت هماهنگی‌های لازم را انجام دهد و رضایت وی را اخذ کند و این مسئله کمی زمان‌بر خواهد بود.

5. ساختار تقسیمی

ساختار تقسیمی دیگر نوع ساختار سازمانی است که در میان شرکت‌های بزرگ بسیار مورداستفاده قرار می‌گیرد. شرکت یا سازمانی که از این نوع سیستم بهره می‌برد، تیم مدیریت خود را بر اساس محصول، پروژه یا شرکت‌های تابعه خود بنا می‌کند.
شرکت Gap Inc. بهترین مثال درباره این ساختار است. سه شرکت Banana Republic، Gap و Old Navy سه شرکت تابع شرکت مادر هستند. اگرچه هرکدام از آن‌ها به صورت مستقل از یکدیگر کار می‌کنند و اهداف مختلفی دارند، اما همگی زیرمجموعه شرکت Gap Inc. هستند.

6. ساختار سازمانی ماتریسی

این ساختار نسبت به دیگر انواع سازمان از نظر ساختار پیچیده‌تر است و طبیعتاً کمتر مورداستفاده شرکت‌ها یا سازمان‌ها قرار می‌گیرد.
در این نوع، کارمندان برای اعمال خود باید به بیش از یک مدیر پاسخگو باشند. بیشتر شرکت‌هایی که از این ساختار پیروی می‌کنند دارای دو روش رهبری و مدیریت می‌باشند؛ مدیریت عملکرد و مدیریت پروژه‌ای. ازاین‌رو، این ساختار در شرکت‌ها یا سازمان‌هایی که پروژه‌های بسیاری دارند، بهره‌وری بیشتری خواهد داشت.

مزایا

اگرچه این ساختار پیچیده است، اما مزایای بسیاری را به همراه خواهد داشت. ازجمله آن‌ها می‌توان به این مورد اشاره کرد که باعث می‌شوند تا اهداف و مأموریت هر یک از افراد در مجموعه به صورت واضح مشخص شود، استفاده بهینه و حداکثری از کمترین منابع را فراهم می‌آورد و درنهایت باعث می‌شود کارمندان حرفه‌ای و مجرب شرکت برای مدت طولانی‌تر مایل به کار کردن در شرکت شما باشند. به‌علاوه، تمام شرایط لازم و کاربردی را برای ادغام اهداف سازمانی و عملکرد موردنیاز را مهیا می‌نماید.

البته نحوه طراحی و ساختار سازمانی نیز امر مهمی در این مقوله است؛ زیرا هر گونه ابهام در آن، مشکلاتی را به وجود خواهد آورد. برای مثال، اگر این سیستم به‌درستی تنظیم یا برای کارمندان تفهیم نشده باشد این احتمال وجود دارد که کارمندان به صورت دقیق ندانند به چه کسی باید گزارش‌های خود را تحویل دهند.
این امر بلاتکلیفی در شرکت به وجود خواهد آورد که جبران آن کار ساده‌ای نخواهد بود. با این ‌حال، آیا شما اطلاعی درباره مراحل طراحی ساختار سازمانی دارید؟ میدانید این روند به چه شکل است؟

طراحی ساختار سازمانی

همه انواع ساختار سازمانی عنوان‌شده در بخش قبلی در شرکت‌ها مانند چهارچوبی عمل می‌کنند که ساختارهای ارتباطی و مدیریتی را در میان کارمندان ایجاد و اجرا می‌کنند.
با این ‌حال هر یک از شرکت‌ها موظف‌اند متناسب با شرایط، نیازها و اهداف سازمانی خود مناسب‌ترین ساختار را انتخاب کنند. در این شرایط، آن‌ها باید به چه عواملی توجه کنند؟ مراحل طراحی ساختار سازمانی چیست؟ یا به‌عبارت‌دیگر، مدل‌های طراحی ساختار سازمانی چه چیزهایی هستند؟

1. اندازه

اندازه سازمان یکی از اساسی‌ترین عواملی است که قبل از تصمیم‌گیری درباره ساختارها باید موردتوجه قرار بگیرد. شرکت‌های کوچک و نسبتاً متوسط نیازی به ساختارهای سازمانی بزرگ و پیچیده‌ای که جزئی‌ترین مسائل را مورد بررسی قرار می‌دهد ندارند.
از طرف دیگر، شرکت‌های بزرگ نیازمند چهارچوب‌های سخت‌گیرانه‌ای هستند تا از هموار بودن روند عملکرد شرکت اطمینان حاصل کنند. چنین شرکت‌هایی کارمندان زیادی را نیز استخدام می‌کنند و درنتیجه، به تعداد مدیران بیشتری نیز نیاز پیدا خواهند کرد. برای مثال، برای چنین شرکت‌هایی، ساختار سازمانی ماتریسی مناسب خواهد بود.

2. چرخه حیات

چرخه حیات مرحله مهم در طراحی یک ساختار سازمانی مناسب و سودآور است. کسب‌وکارهایی که تمایل دارند تا کار خود را گسترش دهند و عملکرد خود را بیشتر نمایند باید ساختاری را انتخاب کنند که انعطاف بیشتری را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد. این انعطاف، روند رشد را آسان می‌کند.

3. محیط کسب‌وکار

فاکتور بعدی که نقش مهمی در این فرآیند –بخصوص فرآیند تشخیص سازمان- دارد، محیط بیرونی کسب‌وکار است. در شرایطی که نیاز مشتریان همواره در حال تغییر است، یک محیط کاری برای اینکه پویایی خود را حفظ کند به یک ساختار سازمانی پایدار و سالم نیاز دارد تا بتواند در طوفان‌های شدید بازار، انعطاف بیشتری را از خود نشان دهد.

حال که با اهمیت طراحی مناسب این سیستم و مراحل آن آشنا شدیم، در ادامه مزایا و معایب آن را بررسی خواهیم کرد؛ یعنی وقتی یک سیستم تا این اندازه برای یک شرکت می‌تواند مهم باشد، آیا دلیلی وجود دارد تا از میزان سودمندی آن بکاهد؟

مزایای طراحی ساختار سازمانی

اگر ساختار سازمانی به‌درستی طراحی و انتخاب شده باشد، برای شرکت در بسیاری از جوانب سودمند خواهد بود. ولی نکته‌ای که اینجا مطرح می‌شود این است که برای بهره بردن از یک چهارچوب –ساختار سازمانی- قدرتمند در ابتدا باید مزایای آن را بشناسید.

1. ایجاد ارتباط بهتر

یکی از عوامل حیاتی در موفقیت یک سازمان، ایجاد کانال‌های ارتباطی است. این ساختارها به شرکت‌ها کمک می‌کنند نه‌تنها صدا و تلاش کارمندان شنیده و دیده شود، بلکه از اطلاعات و دانش آن‌ها استفاده بهینه صورت بگیرد.

2. تعیین اولویت‌های سازمانی

یک ساختار سازمانی مناسب به شرکت‌ها کمک می‌کند تا اولویت‌های شرکت معین گردند. زمانی که یک شرکت سلسله‌مراتب طولانی داشته باشد، مدیران و عوامل اجرایی موظف‌اند تا حیاتی‌ترین اهداف سازمانی را مشخص نمایند.
سپس مدیر هر بخش مشخص می‌کند هرکدام از منابع یا کارمندان مسئولیت چه‌کاری را باید به عهده بگیرند تا اهداف سازمانی تحقق یابند. به‌عبارت‌دیگر، تمام مراحل انجام کار در شرکت به صورت واضح معین می‌گردد.

3. عملکرد بهتر کارمندان

اگر یک شرکت به‌خوبی سازمان‌دهی نشده باشد، طبیعتاً کارمندان نیز از وظایف خود به صورت کامل باخبر نیستند و حتی نمی‌دانند گزارش کار خود را به چه کسی تحویل دهند.
این ساختارهای سازمانی، اهداف سازمانی را برای هر یک از صاحبان یا سهامداران شرکت مشخص می‌کند. در این شرایط، هر یک از کارمندان از مسئولیت‌های خود باخبر هستند. علاوه بر آن، متناسب با نوع سازمان، مدیران رده‌بالا و اجرایی قادر هستند تا نقش خود را تعیین نمایند.

این‌ها تنها بخشی از مزایای این سیستم هوشمند است؛ اما آیا این بدین معنا نیست که امکان خطا وجود نخواهد داشت. اگر در نحوه طراحی و انتخاب نوع ساختار دچار اشتباه شدیم چه‌کاری از دست ما ساخته خواهد بود؟

نحوه اصلاح ساختار سازمانی

ساختار سازمانی نقش مهمی در افزایش عملکرد و ماندن در عرصه رقابت موجود در صنعت دارد.
در برخی از مواقع ممکن است مدیران یا صاحبان کسب‌وکار ساختار مناسبی را برای شرکت خود انتخاب نکنند. در این صورت چه‌کاری از دست آن‌ها ساخته خواهد بود؟

1. طراحی ساختار سازمانی مناسب؛

در ابتدا ساختاری را متناسب با نیازهای خود طراحی کنید و در نظر بگیرید. در واقع، برای اعمال اصلاحات شما باید بنای تغییر موردنیاز را ایجاد کنید و سپس به مرحله بعد بروید. ازاین‌رو این مرحله از اهمیت زیادی برخوردار است. اگر ساختار انتخابی شما به‌اندازه کافی قدرتمند نباشد، تغییرات روی آن قابل‌اجرا نخواهند بود.

2. برنامه‌ریزی برای ملاقات با کارکنان؛

در اولین فرصت برای دیدار با کارمندان و دیگر افراد شرکتتان برنامه‌ریزی کنید. در آن ملاقات راجع به تغییرات مورد نظرتان با آن‌ها بحث کنید. همانطور که می‌دانید، دو فکر بهتر از یک فکر است؛ بنابراین با جویا شدن نظرات آن‌ها، دید و بینش شما نیز نسبت به مسئله بازتر خواهد شد.

3. اصلاح ساختار با کار تیمی؛

برای اصلاح ساختار سازمانی، کار گروهی و روحیه کار گروهی به‌شدت کمک‌کننده و تأثیرگذار خواهد بود؛ اما نکته‌ای که در اینجا حائز اهمیت است این می‌باشد که برای ساختن گروه موردنظر شما می‌بایست با کارمندان خود تعامل داشته باشید.
قطعا تغییر و اصلاح ساختارها کار ساده‌ای نخواهد بود که بتوانید به‌راحتی از پس آن برآیید. ازاین‌رو، رابطه خوبی را با آن‌ها برقرار کنید، به آن‌ها احترام بگذارید، برایشان ارزش قائل شوید، به نظراتشان کامل گوش دهید و اهداف خود را از اصلاح روند به صورت شفاف برای آن‌ها توضیح دهید.

4. اثبات تعهد به سازمان و اعضا؛

زمانی افراد به شما اطمینان می‌کنند که صحبت‌هایتان را به آن‌ها اثبات کنید؛ به‌عبارت‌دیگر، زمانی اعتماد دیگران به شما جلب خواهد شد که مطمئن شوند شما به صحبت‌های خود پایبندید و برای بهبود شرایط آن‌ها نیز تلاش خواهید کرد.
در این شرایط، با کمک و همیاری اعضا گروهتان میتوانید تغییرات مورد نظر را اعمال کنید و موقعیت سازمانتان را بهبود ببخشید. در انتها، آیا چیزی راجع به ابعاد ساختار سازمانی شنیده‌اید؟ آیا تابه‌حال نام رابینز به گوشتان خورده است؟

ابعاد ساختار سازمانی "رابینز"

از دیدگاه "استیفن رابینز"، ابعاد ساختار سازمانی به سه دسته تقسیم‌بندی می‌شوند که عبارتند از:

1. رسمی سازی
2. متمرکز سازی
3. پیچیدگی 

"استیفن رابینز" از پروفسورهای برجسته دانشگاه ایالتی سن دیگو و نویسنده پرفروش ترین کتاب‌های حوزه مدیریتی و رفتار سازمانی است.

البته که ابعاد ساختار سازمانی تنها به این موارد ختم نمی‌شود؛ بلکه تخصصی سازی، استانداردسازی، پیکربندی و سنت‌گرایی نیز جزو رایج ترین و مهم‌ترین ابعاد ساختارهای سازمانی هستند.
کاربرد این ابعاد در طراحی و نحوه انتخاب ساختار سازمانی برای شرکت ها یا کسب‌وکارها است. ازاین‌رو، تاثیر شگرفی در این فرآیند سازمانی خواهند داشت. در ادامه با ابعاد ساختار سازمانی رابینز و انواع آن‌ها بیشتر آشنا خواهیم شد.

1. رسمی سازی

منظور از رسمی سازی، فعالیت‌های متنوع، قوانین، فرآیندها، دستورالعمل‌ها و ... است که در یک سازمان عنوان، تعریف و استانداردسازی شده است. میزان مورد استفاده از این ابعاد کاملا وابسته به نیروی کار، سطوح تفویض اختیار، واحد سازی و محدوده کنترل خواهد بود.

از مزایای رسمی سازی در ساختار سازمانی می‌توان به کاهش ابهام در فعالیت‌های معرفی‌شده اشاره کرد. همچنین باعث می‌شود تا بین مافوق و کارمندان زیر دست آن‌ها هماهنگی قابل قبولی برقرار شود. به علاوه، نه تنها هزینه های سازمانی را کاهش می‌دهد، بلکه از تعارض و کشمکش‌های احتمالی نیز میکاهد.

2. متمرکز سازی

منظور از متمرکزسازی، متمرکز سازی روند تصمیم‌ گیری‌ است. مفهوم این بعد تأثیرات حیاتی در کسب‌وکارهای کوچک دارد. کسب‌وکارهایی که به‌تازگی وارد رقابت موجود در صنعت شده اند.
همانطور که بالاتر عنوان شد، در شرکت ها یا سازمان‌های بزرگ‌تر ساختار سازمانی غیر متمرکز کارآمدتر خواهد بود. ازاین‌رو این بعد بیشتر در بیزینس های کوچک مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

3. پیچیدگی

منظور از پیچیدگی در ساختار سازمانی، تفاوت‌های موجود میان واحدها و کارها است؛ به‌عبارت‌دیگر، این بعد از تفاوت‌های موجود در یک سازمان پرده‌برداری میکند.

این تفاوت‌های عنوان‌شده بیشتر در شرکت های بزرگ رخ می‌دهد. شرکت‌هایی که دپارتمان و شغل‌های متنوعی در آن مشغول به کار هستند. ازاین‌رو، مدیریت آن‌ها نیز به نسبت سخت‌تر خواهد شد. نه تنها مدیریت، بلکه برقراری ارتباط، هماهنگی و کنترل نیز کار ساده‌ای نخواهد بود.

تسهیل تحقق اهداف سازمان با طراحی ساختار سازمانی

ساختار سازمانی به سیستمی گفته می‌شود که روند تحقق اهداف سازمانی را تسهیل می‌بخشد و وظایف هر یک از اعضای سازمان یا شرکت را مشخص میکند. چگونگی انتخاب و مراحل طراحی این ساختار بسیار مهم است.
اگر شرکتی ساختار مناسب خود را انتخاب نکند، بدون شک نه تنها از اهداف خود دور خواهد شد، بلکه ابهام ایجادشده را به‌سختی رفع خواهد کرد. البته وقت برای اصلاح آن همواره وجود خواهد داشت.

اگر به دنبال نیروی کار مجرب و کارآمد برای سازمان خود هستید کارلیب در کنار شماست تا هرچه سریع‌تر به ساختار سازمانی خود را طراحی و به اهداف خود دست یابید.