اسکرام (Scrum) چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟

برای پیاده‌سازی و مدیریت پروژه‌ها در هر اندازه و مقیاسی که باشند، روش‌های مختلفی وجود دارد که با به کار گیری تکنیک‌های مختلف و ابزارهای کاربردی متناسب با نیازهای شما، این فرآیند را برای شما موفقیت‌آمیزتر و حرفه‌ای‌تر می‌کنند.

در هر یک از این روش‌ها، معیارها و اهداف مشخصی وجود دارد که با بررسی نکات با اهمیت و ملاک‌های حائز اهمیت در پروژه مدِ نظر، یکی از آن‌ها را به کار بگیرید. یکی از این روش‌ها، روش اسکرام (Scrum) است که در ادامه در این مقاله از تیم کارلیب آن را با جزئیات و نکات مهم، به شما آموزش می‌دهیم و کاربرد و نقش آن در مدیریت پروژه را بررسی خواهیم کرد.

اسکرام (Scrum) چیست؟

روش اسکرام (Scrum) یکی از کاربردی‌ترین و محبوب‌ترین روش‌های چارچوب مدیریت پروژه به‌صورت چابک یا agile است که به‌ویژه در سازمان‌های توسعه نرم‌افزار بسیار به آن توجه می‌شود. این رویکرد در مدارس، بنگاه‌های کسب‌وکار، سازمان‌های دولتی و انواع سازمان‌ها نیز بسیار محبوب است.

تاریخچه اسکرام

پیش از پاسخ به پرسش «اسکرام چیست؟» تاریخچه این رویکرد را مرور کنیم. اسکرام که برگرفته از ورزش راگبی است، برای اولین بار توسط جف ساترلند (Jeff Suterland) و کن اسچوابر (Ken Schuaber) در سال ۱۹۹۰ مطرح شد، اما علت اقتباس روش اسکرام از ورزش راگبی این است که در ورزش راگبی زمانی که یک تیم اطراف توپ حلقه می‌زنند و در تلاش هستند تا با حرکت دادن توپ به سمت پایین زمین برنده بازی شوند، اصطلاحا اسکرام اتفاق می‌افتد.
در واقع اسکرام در راگبی حاکی از آن است که تمامی اعضای تیم باید با یکدیگر همکاری کنند تا یک هدف محقق شود و این امر علت اصلی خلق روش اسکرام در مدیریت پروژه است.

مفهوم اسکرام 

اسکرام، چارچوبی تکرارشدنی یا چرخشی، با امکان افزودن عناصر و عوامل موثر در فرآیند پروژه است که برای مدیریت و کنترل پروژه‌ به‌کار گرفته می‌شود. این رویکرد که در چارچوبی تحت عنوان چابک (agile) در مدیریت پروژه و به‌ویژه مهندسی نرم‌افزار است، روشی سریع بوده و برای حل مسائل پیچیده و تو در تو بسیار کارآمد و کاربردی است.

به عبارت دیگر، در مسائلی که دانش ما در ابتدای کار ناقص بوده و در طی روند کار اطلاعات ما به تدریج تکمیل می‌شود، روش اسکرام می‌تواند تا حد زیادی در پیش‌برد صحیح و موفقیت پروژه موثر واقع شود.
فرض کنید مسئله یا پروژه پیش روی شما در حین اجرا به‌طور دائم در حال تغییر است و از همان ابتدای کار نتیجه مشخص نیست و برای افزایش کیفیت و سرعت کار نیاز دارید که مرحله به مرحله خروجی‌ها را چک کنید. در چنین شرایطی اسکرام برای پیش‌برد پروژه و حل مسئله شما بسیار موثر و مفید خواهد بود.

ساختار اسکرام چگونه است؟

اسکرام به‌عنوان یک چارچوب مدیریتی شناخته می‌شود که برای اجرای پروژه‌های بزرگ بسیار کاربردی است. برخی از متخصصان، اسکرام را به‌عنوان یک چارچوب معرفی می‌کنند و برخی دیگر اسکرام را یک متودولوژی می‌دانند، اما خالق اسکرام، آن را نوعی چارچوب معرفی می‌کند که برای بهبود کیفیت و سرعت اجرای پروژه، پیشنهادات مناسبی ارائه کرده و جزئیات چندانی از نحوه انجام کارها در اختیار کاربر قرار نمی‌دهد.

بنابراین می‌توانیم اسکرام را چارچوبی برای بهینه‌سازی مدیریت پروژه و به‌ ویژه پروژه‌های توسعه نرم‌افزاری بدانیم و از آن برای کاهش ریسکپذیری و مشکلات پروژه استفاده کنیم.

همان‌طور که در رابطه با ماهیت این چارچوب گفتیم، اسکرام یک چارچوب تکرارشونده است که برای اجرای پروژه‌های پیچیده و مسائل دشوار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در این چارچوب تکرارشونده، پروژه‌ها و مسائل بزرگ و سنگین به بخش‌های کوچک‌تر با ماهیت ثابت و تکرارشونده تقسیم می‌شوند و به این ترتیب از سختی کار کاسته می‌شود. هر یک از این بخش‌های کوچکتر که طول ثابت و ماهیتی تکرارشونده دارند، یک اسپرینت (Sprint) نامیده می‌شوند.

به‌طور معمول هر یک از این اسپرینت‌ها در بازه‌های زمانی یک تا دو هفته‌ای اجرا می‌شوند و پس از اجرای هر اسپرینت، جلسه‌ای با حضور اعضای تیم اسکرام تشکیل شده و با مشخص شدن گام‌های بعدی انجام پروژه، اسپرینت‌های جدید تعریف می‌شوند.
به این ترتیب، اسپرینت‌های جدید نیز در بازه‌های زمانی معین اجرا می‌شوند و با تکرار این فرآیند، مدیریت پروژه یا توسعه نرم‌افزار و محصول موردنظر با کیفیت و سرعت بهتری انجام می‌شود.

نقش‌های مختلف در چارچوب اسکرام

در چارچوب اسکرام سه نقش اصلی وجود دارند که بر روی روند پروژه و محصول نهایی تاثیرگذار هستند. این سه نقش عبارت است از:

1. مالک محصول یا نماینده صاحب پروژه
2. اسکرام مستر
3. تیم اسکرام

1. مالک محصول یا نماینده صاحب پروژه (Product Owner)

مالک محصول یا نماینده صاحب پروژه (Product Owner) تصویرساز محصول آینده است و به‌عنوان صدای مشتری یا کاربر محصول نهایی عمل می‌کند. در حین اجرای پروژه، اگر اعضای تیم در مورد ویژگی‌ها و عملکرد محصول موردنظر سوالی داشته باشند، مالک محصول به آن پاسخ می‌دهد و علت و هدف آن را با اعضا روشن می‌سازد.

در واقع، Product Owner بر جنبه تجاری توسعه محصول تمرکز دارد و بیشتر زمان خود را صرف معاشرت و گفتگو با ذی‌نفعان پروژه می‌کند. مالک محصول یا نماینده صاحب پروژه در نحوه انجام پروژه و مباحث فنی توسعه محصول دخالتی نمی‌کند و تنها به نتیجه کار توجه می‌کند. از وظایف اصلی Product Owner می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• جمع‌آوری و ثبت داستان‌های کاری موردنظر مشتریان (user story)
• اولویت‌بندی وظایف و پالایش بک لاگ (backlog)
• مدیریت مشتریان و ارائه نسخه نمایشی ویژگی‌های محصول به آن‌ها

2. اسکرام مستر (Scrum Master)

در واقع نقش و مسئولیت‌های اسکرام مستر (Scrum Master) مشابه مدیر پروژه است که بر بهینه‌سازی و تسهیل امور تیم تاکید دارد و چارچوب اسکرام را در پروژه دنبال می‌کند، اما برخلاف مدیر پروژه‌های سنتی، اسکرام مستر به مدیریت افراد تیم نمی‌پردازد، چرا که این کار خلاف اصول مدیریت چابک (agile) است. به عبارت دیگر، اسکرام مستر وظایف زیر را دنبال می‌کند:

• رفع موانع اعضای تیم، موانع سازمانی و سایر موانع تیم اسکرام
• تسهیل و بهینه‌سازی رویدادهای تیمی
• پیگیری فرآیند پیشرفت اسپرینت‌ها

3. اعضای تیم اسکرام

اعضای تیم اسکرام کلیه کارهای پروژه، از تحلیل و طراحی گرفته تا کد زدن و آزمایش را انجام می‌دهند. تیم اسکرام به‌صورت خودسازمان‌یافته کار می‌کند و نظارتی بر روی کار آن‌ها صورت نمی‌گیرد.
در واقع تیم‌های اسکرام دارای عملکرد متقابل یا فرانقش (cross-functional) هستند و هیچ یک از اعضا نقش ثابتی ندارند. چرا که تمامی اعضای تیم می‌توانند همه کارهای مختلف را برعهده بگیرند.

بسیاری از تیم‌ها توافق می‌کنند که ساختار استخدام T شکل افراد در سازمان دنبال شود. در این ساختار همه افراد قادر به انجام تمامی امور هستند، اما همچنان یک تخصص‌گرایی و تقسیم‌بندی امور و وظایف در سازمان برقرار است.
البته لازم به ذکر است که اسکرام تنها برای تیم‌های کوچک، تا سقف ۹ نفر مفید و اثرگذار خواهد بود. افزایش این میزان می‌تواند ماهیت پویای این چارچوب را مختل کرده و نتیجه آن را بی‌اثر کند.

مراحل اجرای اسکرام (Scrum)

اسکرام در فرآیند مدیریت پروژه سناریوهایی دارد که باید به درستی و با رعایت اصول صحیح انجام شوند. در ادامه اصول، ساختار و مراحل اسکرام را مرور می‌کنیم.

1. تهیه اسناد مالک پروژه (Product Backlog)

روش اسکرام در اولین مرحله به سراغ مالک محصول و پروژه می‌رود. برای شروع، کالک پروژه و محصول باید کلیت پروژه یا مراحل آماده‌سازی محصول را در قالب اسناد ارائه کند. مهم‌ترین نکات و مواردی که باید در این مرحله مورد توجه قرار بگیرند، به شرح زیر هستند:

• اهداف پروژه و محصول
• مشخصات و ویژگی‌های محصول
• تعیین موارد موردنیاز حین اجرای پروژه
• بایدها و نبایدهای پروژه و محصول
• مدت ‌زمان اجرای پروژه و تولید محصول

در این مرحله برای تعیین بهتر جزئیات و موارد حائز اهمیت، مالک پروژه و محصول می‌تواند از تیم طراحی و توسعه کمک بگیرد و سند Product Backlog را به‌صورت کامل‌تر و با جزئیات بیشتر و بهتری تنظیم کند.

2. تعیین بخش‌ها و مراحل پروژه

همیشه اجرای پروژه‌ها یا تولید محصولات مراحل مختلفی را شامل می‌شود که یکی پس از دیگری اجرا می‌شوند. در این مرحله از چارچوب اسکرام، مالک پروژه یا تیم توسعه، کل پروژه را به چندین بخش تقسیم کرده و بازه‌های زمانی مشخصی را برای انجام هر یک از این بخش‌ها، تعیین می‌کند. در واقع در این گام باید زمان آغاز و پایان هر فاز از پروژه مشخص شود تا زمان‌بندی مناسبی برای تکمیل و ارائه پروژه در اختیار داشته باشیم.

در برخی از پروژه‌ها این امکان وجود دارد که با توجه به ماهیت پروژه، چندین فاز به‌طور هم‌گام و هم‌زمان اجرا شوند؛ اما در بسیاری از موارد این امکان وجود ندارد و هر فاز برای شروع، نیازمند اتمام فاز قبلی است.
در مرحله تعیین بخش‌ها و مراحل پروژه در چارچوب اسکرام، با حضور کارفرما، مشتری و تیم طراحی جلساتی برگزار می‌شود که در طی آن در رابطه با چنین مسائلی به اتفاق تصمیم‌ گیری می‌کنند.

3. برنامه‌ریزی اسپرینت و آماده‌سازی اسناد آن (Sprint Backlog)

پس از تهیه و ارائه اسناد Product Backlog و تعیین مراحل پروژه، جلساتی تشکیل شده و در آن پیرامون هدف و نحوه انجام اسپرینت‌ها در بازه‌های زمانی تعیین‌شده، تصمیم‌گیری می‌شود. این اسپرینت‌ها در چارچوب اسکرام در واقع فرآیندهای تکرارشونده‌ای هستند که با اجرای آن، تکمیل محصول میسر می‌شود.
بنابراین در فاز سوم از چارچوب اسکرام، نحوه انجام اسپرینت‌ها مشخص می‌شود و به دنبال این تصمیم‌گیری، مشخص می‌شود که اسپرینت‌ها باید به‌صورت چندساعته، چند روزه یا چند هفته‌ای اجرا شوند و هم‌چنین جلسات بعدی اسپرینت‌ها در چه زمانی و با حضور چه کسانی انجام خواهد شد.

به طور کلی در این مرحله، ابتدا با تهیه اسناد اسپرینت، نفرات هم تیم مجری اسپرینت تعیین می‌شود و نحوه اجرای مسئولیت‌ها و زمان‌بندی موردنظر نیز برای اعضا تعریف می‌شود. سپس با حضور اعضای هر یک از تیم‌های اسپرینت، جلسات کاری برگزار شده و اطلاعات پیرامون اسپرینت به اعضا اطلاع داده می‌شود. در این مرحله، سند اسپرینت یا Sprint Backlog تهیه می‌شود.

4. اجرای اسپرینت

پس از آن که در مرحله برنامه‌ ریزی اسپرینت و آماده‌سازی اسناد آن تحت عنوان سند اسپرینت یا Sprint Backlog، وارد فاز اجرای اسپرینت می‌شویم. در این مرحله شخصی به عنوان اسکرام مستر مطرح می‌شود که مسئولیت ایجاد هماهنگی میان تیم‌های مختلف را برعهده داشته و پیشرفت اجرای اسپرینت‌ها را در تیم پیگیری می‌کند.

در طی اجرای اسپرینت که بازه زمانی معینی دارد، جلسات دوره‌ای با حضور اعضای تیم اسپرینت در زمان‌های تعریف شده برگزار می‌شود که در پیگیری روند اجرای اسپرینت بسیار موثر و حائز اهمیت است. همچنین تمام مسئولیت‌ها، وظایف و کات حائز اهمیت اسپرینت بر روی بورد اسپرینت نوشته می‌شود تا همه نکات مورد توجه قرار بگیرند.

5. تکمیل اسپرینت و تحویل آن‌ها به اسکرام مستر

زمانی که یک اسپرینت به اتمام می‌رسد، تمامی اسناد و مدارک مرتبط با آن اسپرینت به اسکرام مستر تحویل داده می‌شود. سپس اسکرام مستر سند اسپرینت (Sprint Backlog) و سند مالک پروژه (Product Backlog) را مطابقت داده و نحوه اجرا و صحت انجام آن را بررسی می‌کند.
در پایان این مرحله، سند تحت عوان گزارش اسپرینت تهیه می‌شود که در آن، مشکلات، نقص‌های احتمالی و چالش‌های موجود در اجرای اسپرینت، ذکر می‌شود.

6. بازنگری اسپرینت

همان‌طور که بالاتر اشاره کردیم، زمانی که در پایان اسپرینت اسنا و مدارک آن به اسکرام مستر ارائه می‌شود، نقص‌ها و چالش‌های احتمالی آن مورد بررسی قرار می‌گیرد و در سند گزارش اسپرینت ثبت می‌شود. در صورتی که اسپرینت شامل نقص و چالش‌های احتمالی باشد، لازم است که اصلاح یا تکمیل شود. در چنین شرایطی مرحله بازنگری اسپرینت ضرورت پیدا می‌کند.

در مرحله بازنگری اسپرینت، جلساتی میان اعضای تیم اسپرینت برگزار می‌شود که در آن نحوه رفع ایرادات و بهبود فرآیند اجرای اسپرینت مورد بحث و تصمیم‌گیری قرار می‌گیرد و به این ترتیب، اعضای تیم تلاش می‌کنند تا اسپرینت  را تکمیل کرده و در زمان مقرر ارائه بدهند.

در واقع در این گام به‌صورت مجدد برای انجام اسپرینت برنامه‌ریزی و زمان‌بندی انجام می‌شود، اما هنگامی که اسپرینت به پایان رسید و به‌طور کامل و با رفع تمامی نقص‌ها و چالش‌ها تحویل داده شد، جلسه‌ای با حضور اسکرام مستر و اعضای تیم اسکرام تشکیل می‌شود.
در این جلسه اسپرینت انجام شده مورد بررسی قرار می‌گیرد و در صورت نیاز، اسپرینت جدیدی آغاز شده و برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مربوط به آن در همین مرحله انجام می‌شود. این فرآیند تا جایی ادامه یافته و تکرار می‌شود تا پروژه به پایان برسد و محصول نهایی تولید شود.

چرا اسکرام؟!

همان‌طور که بالاتر تشریح کردیم، اسکرام (scrum) یک چارچوب مدیریتی با تکیه بر روش چابک (agile) است و برای حل مسائل پیچیده و پروژه‌های بزرگ روش‌های ایده‌آلی ارائه می‌کند.
در شرایطی که برای شروع پروژه و تولید محصول هنوز اطلاعات کامل و جامعی موجود نیست و نیاز داریم که در طی فرآیند تولید مرحله به مرحله نتیجه پروژه را بررسی کنیم، چارچوب اسکرام می‌تواند در مدیریت پروژه اثربخش واقع شود. به همین دلیل کارلیب بر آن شد تا مقاله‌ای با این موضوع ارائه کند، زیرا با استفاده از این چارچوب، کارها و وظایف به‌طور دقیق و منظم دنبال می‌شوند و مرحله به مرحله مشکلات و چالش‌های پیشِ ‌رو بررسی و رسیدگی می‌شوند. اگرچه این روش تکرارشونده در ابتدای کار ممکن است کمی تیم را دچار سردرگمی کند، اما در صورت استفاده حرفه‌ای از این چارچوب مدیریتی، نتیجه بسیار چشم‌گیر و موفقیت‌آمیز خواهد بود.

تیم تحریریه کارلیب در زمینه استخدام و منابع انسانی، مدیریت، رشد و توسعه فردی و... مقالات زیادی را برای کاربران خود آماده کرده است که می‌توانید با مراجعه به وبلاگ کارلیب، آنها را مطالعه کنید.