راهکارهای جلوگیری از اتلاف وقت مدیران در محیط کار

اتلاف وقت در محیط کار یکی از دلایل کاهش بازدهی و بهره‌وری در سازمان و یا شرکت است. شاید با زمان و مفهوم آن در زندگی روزمره بیش از هر چیز دیگری درگیر باشیم، اما به اندازه کافی برای آن ارزش و اعتبار در نظر نمی‌گیریم.
اگر تمرین کنیم و یاد بگیریم که چگونه مدیریت زمان داشته باشیم، آنگاه نام خود را در لیست افراد موفق خواهیم دید. زمان به راحتی در اختیار شما قرار می‌گیرد، اما هیچ راهی برای بدست آوردن دوباره آن نیست.
این موضوع در محیط و موفقیت‌های شغلی خود را بیش از هر زمان دیگر نشان خواهد داد، به همین دلیل لازم است با عوامل اتلاف وقت در محیط کار و روش‌های پیشگیری از آن آشنا شوید تا بتوانید طعم دلچسب و شیرین موفقیت را بچشید.
در این مقاله برخی از رایج‌ترین علت‌ها و کارهایی که موجب اتلاف وقت می‌شود و راهکارهایی برای جلوگیری از این کار آورده شده است.

راهکارهای جلوگیری از اتلاف وقت در محل کار

همه ما می‌دانیم که زمان، به خصوص در محیط کار چقدر مهم است. اگر زمان تلف شود روی کار تاثیر می‌گذارد. هر کسی ممکن است در محل کارش زمان را از دست بدهد. به همین دلیل در ادامه برخی از عوامل که موجب اتلاف وقت می‌شود و راهکارهای جلوگیری از اتلاف وقت در محل کار را برایتان شرح داده‌ایم.

1. مدیریت زمان؛

برای رسیدن به موفقیت در محیط کار لازم است کمی بیشتر تلاش کنیم. کسانی در زندگی شغلی خود به موفقیت می‌رسند که مهارت استفاده از توان و استعداد خود را داشته باشند.
مهم‌ترین دلیل موفقیت آن‌ها این بوده است که به طور خواسته و یا ناخواسته از علم مدیریت زمان بهره بردند. از اتلاف وقت در محیط کار به عنوان یکی از اساسی‌ترین مشکلات بین مدیران و کارمندان یاد می‌شود.
مشکلی است که می‌تواند نشان‌دهنده ضعف مدیریتی باشد. این ضعف بیش از هر فاکتور دیگری به موفقیت سازمان ضربه خواهد زد، چراکه از توان و پتانسیل پرسنل در زمان مناسب، استفاده نخواهد نشد. از دست دادن زمان در دو سطح خرد و کلان مورد بررسی قرار می‌گیرد.

2. حرکت هدفمند؛

یکی از مهم‌ترین دلایلی که سبب اتلاف وقت در محیط کار می‌شود، این است که پرسنل بدون هدف کار می‌کنند. به عنوان مدیر باید با توجه به حوزه کاری پرسنل خود، اهداف خاص و قابل دستیابی را برای آن‌ها تعیین کنید. دقت داشته باشید، هدف‌گذاری باید به صورت واقع بینانه باشد.
تعیین اهداف غیر قابل دستیابی، بیش از هر زمان دیگری، منجر به اتلاف زمان خواهد شد. به این ترتیب، اعتماد پرسنل را نیز از دست خواهید داد.
با هدف‌گذاری، نحوه و میزان فعالیت کاری آن‌ها مشخص خواهد شد. برنامه‌ریزی سبب می‌شود تا بدانید انجام چه کارهایی در اولویت است، چگونه باید انجام شوند و چه ابزاری برای آن‌ها لازم است. به این ترتیب علاوه‎‌بر زمان، در هزینه نیز صرفه‌جویی خواهید کرد.

زمانی که هدفی برای سازمان و یا فعالیت شغلی انتخاب نمی‌کنید، قادر نخواهید بود عملکرد شغلی خود و یا پرسنل را ارزیابی نمایید. به این ترتیب نمی‌توانید متوجه نقاط ضعف و قوت شوید.
این امر سبب می‌شود تا تلاشی برای حل مشکلات نداشته باشید و در عین حال نقاط قوت را نیز شناسایی نخواهید کرد. به همین دلیل همواره عقب‌تر از رقیبان خود هستید. آن‌ها توانسته‌اند با هدف‌گذاری از اتلاف وقت در محیط کاری جلوگیری نمایند. به همین دلیل نام آن‌ها به جای شما در لیست افراد موفق خواهد بود.

3. برنامه‌ریزی اصولی؛

اصول برنامه‌ریزی را بدانید و با توجه به شرایط کاری خود برنامه‌ایی مناسب داشته باشید.
باید بدانید که برای رسیدن به اهداف بلند مدت لازم است به اهداف کوتاه مدت دست یابید.
اینکه برای فعالیت شغلی خود برنامه‌ریزی داشته باشید، خوب است، اما هر برنامه‌ایی نمی‎تواند مناسب حال شما باشید.
شرایط کاری، داشتن نیروی ماهر، ابزار و امکانات، شناخت نیازها، توجه به نیاز مخاطبان هدف و بسیاری از عوامل دیگر به شما کمک می‌کنند تا یک برنامه‌ریزی متناسب داشته باشید. این فاکتورها به شما می‌گویند که چه مدت زمان لازم است تا به هدف تعیین شده برسید.

اگر می‌خواهید در مدت زمان کمتری به اهداف تعیین شده برسید، باید توانایی و امکانات خود را قویتر کنید، در غیر این صورت تنها زمان را برای انجام کار درست از دست خواهید داد.
برنامه‌ریزی غلط به همان میزان منجر به اتلاف وقت در محیط کار می‌شود که بی‌برنامگی. در هر صورت نمی‌توانید در زمان مناسب از توان و مهارت خود برای بهره‌وری استفاده نمایید.

4. واقع بینی؛

یکی دیگر از مهم‌ترین دلایل اتلاف وقت در محیط کار این است که بیش از توان پرسنل، از او توقع دارید. به عنوان یک مدیر باید با میزان مهارت پرسنل خود آشنا بوده و وظایفی را انتظار داشته باشید که در حد توان او باشید.
اگر انتظار مهارت بیشتری را دارید باید از طریق آموزش میزان توانایی او را بالا ببرید، در غیر این صورت به اهداف خود نخواهید رسید. این امر علاوه‌بر اینکه بهره‌وری در کسب و کار را کاهش می‌دهد، اعتماد به نفس پرسنل را نیز از او خواهد گرفت. برای رسیدن به اهداف بزرگ، لازم است از منابع انسانی با مهارت بیشتر استفاده نمایید.

برای این منظور می‌توانید زمان برای ارتقاء دانش و مهارت نیروی فعلی خود صرف نمایید و یا اینکه زمان برای استخدام چنین فردی در نظر بگیرید. این تکنیک شما را به موفقیت بیش از هر زمان دیگری نزدیکتر خواهد کرد.
هرگز در یک زمان کوتاه، انتظار انجام دادن کارهای بزرگ را نداشته باشید. در این شرایط تمرکز فکری کاهش یافته و میزان خطا بالا خواهد رفت. این امر نه به سود سازمان است و نه پرسنل.

5. استخدام پرسنل متخصص؛

افرادی که توانایی و مهارت انجام وظیفه خود را ندارند، سبب اتلاف وقت در محیط کاری خواهند شد.
شاید آن‌ها سعی کنند که وظیفه خود را به درستی انجام دهند، اما کسب مهارت سبب می‌شود تا زمان برای سازمان از بین برود.
در این شرایط، پرسنل عاملی برای از دست دادن وقت معرفی شود، اما علت اصلی آن در ضعف مدیریتی است.

به عنوان یک مدیر باید بدانید چه کسی برای انجام دادن چه کاری مناسب است. اگر چنین مشکلی وجود دارد، قبل از مواخذه پرسنل، توان و تشخیص مدیریتی خود را بررسی نمایید.
زمانی که بیش از توان پرسنل، کاری را بر عهده او می‌گذارید، مجبور خواهید بود مدت زمان بیشتری را در کنار او صرف کنید تا کار آنچنان که شما می‌خواهید پیش برود، در طی این مرحله حتما با خطا نیز مواجه خواهید شد. برای جبران خطا و بالا بردن مهارت به زمان احتیاج دارید و حتی امکان فرسودگی شغلی نیز وجود دارد.

6. حذف جلسات کاری غیرضروری؛

به عنوان یک مدیر فکر نکنید، هر چقدر تعداد جلسات کاری بیشتر باشد، به همان میزان موفق خواهید بود. باید جلسات مهم و ضروری را برگزار نمایید.
با برگزاری هر جلسه، میزان قابل توجهی از وقت پرسنل برای حضور در آن صرف خواهد شد. این زمان باید برای انجام وظیفه آن‌ها صرف شود تا زمینه برای رسیدن به اهداف تعیین شده، میسر شود.

7. استفاده از تکنولوژی روز؛

با پیشرفت تکنولوژی، کمتر سازمانی را می‌توان یافت که به صورت دستی، اقدام به حفظ و ارائه اطلاعات و داده‌ها نماید. به عنوان یک مدیر و یا پرسنل متخصص باید با علم روز در رابطه با حیطه کاری خود آشنا باشید.
نرم‌افزارهای زیادی وجود دارند که به شکل‌های مختلف به شما کمک می‌کنند تا راحتر، سریعتر، ایمن‌تر و دقیق‌تر اطلاعات را ارائه دهید.
باید بدانید که اطلاعات در آن‌ها نیز انباشته خواهند شد. بنابراین لازم است، آن‌ها را دسته‌بندی کرده و براساس اولویت مرتب کنید. به این ترتیب دسترسی به آن‌ها راحتر صورت خواهد گرفت. توانایی استفاده از آن‌ها به میزان قابل توجهی، سبب می‌شود تا در زمان صرفه‌جویی نمایید.

8. عدم ارائه گزارشات کاری غیرضروری؛

ارائه گزارشات کاری برای اینکه عملکرد پرسنل خود را ارزیابی نمایید و اینکه بدانید در کجای مسیر قرار دارید، مهم است. اما باید بتوانید از آن‌ها بهینه استفاده نمایید. برای این منظور بهتر است تاریخی خاص برای ارائه گزارشات در نظر بگیرید.
به این ترتیب پرسنل، مجبور نخواهد بود، زمان خود را برای ارائه گزارشات پی در پی صرف نماید، این امر به بهینه‌سازی زمان کمک خواهد کرد.

9. پاسخ ندادن به تلفن‌های غیرضروری؛

با تلفن صحبت کردن و یا وقت گذراندن در شبکه‌های اجتماعی از دیگر عواملی هستند که منجر به اتلاف وقت در محیط کار خواهند شد. این امر یکی از مشکلات جدی در زمینه مدیریت منابع انسانی است.
در حال حاضر ارتباطات چنان پیشرفته و متنوع شده است که به سختی بتوان همه کارکنان را کنترل کرد. به همین دلیل لازم است تا در این مورد فرهنگ‌سازی شود.

دریافت تماس‌های نابهنگام در حین کار، آن را با تاخیر مواجه ساخته و در عین حال ممکن است ادامه کار با کیفیت انجام نشود، چرا که تمرکز برای انجام دادن آن از بین رفته است.
شاید به عنوان یک مدیر بتوانید از منشی برای پاسخگویی به تلفن‌ها استفاده نمایید و تنها زمان را برای تماس‌های ضروری صرف نماید، اما به عنوان یک کارمند، چنین امکانی وجود ندارد. بنابراین بهترین راه این است که این ویژگی، به عنوان یک ارزش اخلاقی از سوی افراد پذیرفته شود.

10. واگذاری مسئولیت و تقسیم‌ کار؛

شاید شما مدیر توانمندی باشید و توانایی انجام بسیاری از کارها را داشته باشید، اما زمان به اندازه کافی در اختیار ندارید. بنابراین بهتر است براساس شرایط و موقعیت، از برون سپاری استفاده نمایید. به این ترتیب سریعتر به اهداف تعیین شده خواهید رسید.
در این حالت تنها کافی است نقش ناظر را بر عهده بگیرید تا کارها به درستی و با کیفیت مورد نظر انجام شود. به یاد داشته باشید، زمانی که کاری را برون‌سپاری می‌کنید، افراد با استانداردهای شما آشنا نیستند، ممکن است تعریف آن‌ها از کیفیت با آنچه که شما در ذهن دارید، متفاوت باشد. بنابراین لازم است دقیقا به آن‌ها بگویید، به دنبال چه چیزی هستید. در غیر این صورت هم زمان را از دست داده‌اید و هم پول خود را.

11. انجام به موقع کارها؛

برای جلوگیری از اتلاف زمان، کار را در زمان تعیین شده انجام دهید. شاید شما پرسنل باتجربه‌ایی باشید و به اندازه کافی دانش در زمینه مورد نظر نیز دانش دارید، اما هنوز به این درک نرسیده‌اید که بدون نظم و تعهد نمی‌توان در کار و زندگی موفق بود. برای درک این موضوع نیازی به دوره‌های آموزشی نیست، فقط باید به این باور برسید که با انجام دادن وظایف خود، یک قدم به موفقیت نزدیکتر خواهید شد و در عین حال مهارت و قابلیت خود را به اثبات خواهید رساند.

برای درک اهمیت زمان و تفاوت بین امروز و دیروز کمی به گذشته نگاه کنید و ببینید چقدر توانسته‌اید از فرصت‌ها به درستی استفاده نمایید، طوری که که جایی برای حسرت و ای‌کاش وجود نداشته باشد.
به این موضوع فکر کنید که هم اکنون دیگر تکرار نخواهد شد و شاید بعد از این چنین فرصتی در اختیار شما قرار نگیرید، آنگاه متوجه می‌شوید چیزی گران‌بهاتر از زمان به رایگان در اختیار شما قرار نگرفته است. به هیچ وجه نمی‌توان آن را ذخیره کرد تا در آینده استفاده نمود. فقط باید ارزش آن را درک کنید و به آن احترام بگذارید.

12. تمرکز بر روی کارها؛

شاید شما انسان توانمندی باشید، اما قطعا در انجام کارها با محدودیت مواجه خواهید شد. به عنوان یک مدیر هرگز سعی نکنید، چندین وظیفه را بر دوش یک نفر قرار دهید.
به این ترتیب، فرد نمی‌تواند به طور کامل از قابلیت‌های خود استفاده نماید.
این امر منجر به کاهش کارایی خواهد شد و سبب می‌شود برای انجام کارها دوباره زمان در نظر گرفته شود.
به عنوان پرسنل سعی کنید، جرات و توانایی نه گفتن را داشته باشید.
اگر واقعا قادر به وظیفه محوله نیستید و یا زمان بیشتری برای انجام کار می‌خواهید حتما به طور صریح در این زمینه با مدیر صحبت کنید. همیشه سعی کنید توانایی و قابلیت‌های خود را ارتقاء دهید، اما هرگز سعی نکنید بیش از توان خود وظیفه‌ایی را قبول کنید.

13. رعایت نظم و مرتب بودن اتاق کار؛

شلوغی و بی‌نظمی اتاق، سبب اتلاف وقت در محیط کار می‌شود. در این حالت برای پیدا کردن، کوچکترین چیزی باید مدت‌ها زمان در نظر بگیرید. برای این منظور بهتر است از مبلمان‌های اداری مناسب استفاده نمایید تا بتوانید نظم را به خوبی در محیط کار خود فراهم کنید.
شلوغ بودن محل کار، تمرکز را کاهش خواهد داد، کاهش تمرکز به معنای خطای بیشتر است و خطای بیشتر یعنی اینکه شما به مدت زمان بیشتری برای انجام یک کار معمولی نیاز خواهید داشت.