30 روشی که بهره‌وری را در سازمان شما تضمین می‌کند.!

گاهی اوقات هرقدر که پیش می‌رویم؛ احساس می‌کنیم که دور باطل زده‌ایم؛ به طوری که در مقابل برنامه‌ها و تلاش‌ها، بهره‌وری سازمان را نداریم. در بهترین حالت از کمک یک مشاور استفاده می‌کنیم، اما در بدترین حالت دست‌روی‌دست می‌گذاریم تا شرایط سخت‌تر شود.
اگر بگوییم راه‌های بسیار ساده‌ای وجود دارند که به شما تضمین بهره‌وری سازمان را بدهد؛ چطور؟ باز هم در صورت ایجاد مشکل نگران خواهید شد؟ اگر راه‌هایی باشد که به شما ضمانت بدهد؛ دیگر جای هیچ‌ نگرانی نیست.
در ادامه با بررسی تنها 30 راه به شما کمک می‌کنیم که مشکلات پیش‌رو را حل کنید. البته نگرانی شما به‌جا است؛ زیرا آگاهی تنها راه حل مشکل نیست؛ بلکه باید به روش‌های ارائه شده؛ عمل کنید که نتیجه ملموس شود.
درنتیجه پس از مطالعه این 30 راه باید دست به اقدام بزنید. هر عمل کوچکی قدرت تغییرات بزرگی را در سازمان دارد. با ما همراه باشید؛ قرار است بهره‌وری سازمان را تنها با 30 راه ساده در سازمان خود تضمین کنید.

مدیریت امور و تضمین بهره‌وری کسب‌وکار

مدیریت امور در تضمین بهره‌وری سازمان و کسب و کار، نقش قابل توجهی دارد. هراندازه که در این کار ماهرتر و توانمندتر باشید؛ قدرت سازمان بیشتر می‌شود. شاید واژه مدیریت امور کمی کلی باشد؛ در واقع منظور ما از استفاده این واژه در این قسمت، کارهای عمومی‌ است که در سازمان پیش‌ می‌آید. آگاهی به روش‌های زیر به شما کمک می‌کند که در این امر موفق‌تر عمل کنید.

1. ارزش‌های خود را بشناسید؛

برای آنکه تضمین بهره‌وری سازمان را داشته باشید؛ باید ارزش‌های خود را به‌خوبی بشناسید و به آن‌ها وفادار باشید. این ارزش‌ها هستند که ماموریت سازمان را تعیین می‌کنند. درواقع، ارزش‌های شما تعیین‌کننده موارد مهم و معنادار برای سازمان هستند.
این ارزش‌ها را با صدای بلند و با شور و اشتیاق برای کارمندان بخوانید. اجازه دهید که بدانند شما چه کسی هستید و برای چه در سازمان شما هستند؛ هدف نهایی در سازمان چیست و در نهایت به کجا قرار است برسید.

علاوه‌براین نسبت به ارزش‌های سازمان خود صادق باشید؛ ارزش‌‌ها زمانی زیبا هستند که صادقانه بیان شوند و واقعا به آن‌ها اهمیت دهید. درواقع، این ارزش‌ها سبب تضمین بهره وری سازمان می‌شوند. و الا همه سازمان‌ها اعتقاد دارند که آمده‌اند تا دنیا را به جای بهتری تبدیل کنند. درنتیجه اگر قرار است که شما هم دنیا را جای بهتری کنید؛ به آن پایبند باشید و انجامش دهید.

2. کارها را ساده‌سازی کنید؛

هیچ چیزی به اندازه یک کار پیچیده بهره‌وری سازمان را دچار اختلال نمی‌کند. به همین جهت باید تغییراتی را در شرکت خود در نظر بگیرید. با این تغییرات هرکاری به ساده‌ترین شکل ممکن امکان‌پذیر خواهدشد. روزانه سیستم خود و کارها را بررسی کنید؛ به روش‌های مورد استفاده جهت انجام کارها نگاه کنید. از خود سوال­‌های زیر را بپرسید:

• آیا روش جدیدی به وجود آمده‌است که کارها را ساده‌تر کند؟
• آیا روش‌های انتخابی شما کار را سخت می‌کند؟
• آیا کارمندان شما با روش‌های انتخابی راحت هستند؟

جهت تضمین بهره‌وری سازمان، نسبت به تغییرات حالت دفاعی نداشته باشید. تصور کنید که تا چند سال پیش تمام امور مالی در بزرگ­ترین شرکت‌ها توسط دفترهای حسابداری انجام می‌شد.
حالا اگر این شرکت‌ها در مقابل استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری مدرن مقاومت می‌کردند؛ چه اتفاقی می‌افتاد؟ حق دارید؛ تغییر همیشه سخت است. انتظار نمی‌رود که در یک شب اوضاع به بهترین شکل ممکن تغییر کند؛ اما کوچک­ترین تغییر در راستای ساده‌سازی باعث می‌شود که تغییرات قدرتمند و موثری در کسب‌وکار شما شکل بگیرد.

3. مسائل کوچک را دست کم نگیرید؛

برخی از مدیران سازمان به این موضوع فکر می‌کنند که مسائل کوچک، قدرت تاثیرگذاری ندارند. درنتیجه نباید درنظر گرفته شوند! اما حواس خود را جمع کنید؛ گاهی اوقات کوچک‌­ترین مسائل، فاجعه‌هایی را به بار می‌آورد که کسب و کار را به ورطه نابودی می‌کشاند.

جهت تضمین بهره‌وری سازمان باید حواس خود را خوب جمع کنید؛ مسائل کوچک را در سریع‌ترین زمان ممکن و پیش از تبدیل‌ آن­ها به بحرانی بزرگ حل کنید. برای حل مشکلات خود از کمک افراد باتجربه و خبره استفاده کنید. بعد از حل مشکل، استراتژی را تنظیم کنید که دیگر مشکل پیش‌آمده تکرار نشود.
به‌عنوان یک نکته جالب، برای حل مسائل کوچک و بزرگ زمان‌بندی درنظر بگیرید. به‌عنوان مثال، 1 روز زمان لازم است که مشکل پیش‌آمده؛ برطرف شود. این کار ذهن شما را آماده‌تر می‌کند. در واقع ذهن می‌پذیرد که باید در زمان مشخص‌شده؛ به حل مشکل بپردازد.

4. اتفاقات اطرافتان را جدی بگیرید؛

تضمین بهره‌وری سازمان، به هوش شما در انجام اقدامات در زمان مناسب بستگی دارد. امکان ندارد که از همه‌چیز بی‌خبر بود و انتظار معجزه داشت. به همین دلیل باید به کوچک­ترین مسائل اقتصادی و محلی خود حساس باشید. صاحب کسب و کار باهوش، کسی است که از ریزترین اتفاقات داخل سازمان و خارج از آن مطلع باشد. قوانین را دنبال کنید؛ شاید تغییر در قانونی ساده، کسب و کار شما را زیر و رو کند.

هراندازه که به‌روزتر باشید؛ راحت‌تر بهترین روش‌ها را پیدا می‌کنید. تغییرات در اوضاع کشور، محله و غیره ممکن است به شما کمک کند که روش‌های بهتری را جهت تضمین بهره‌‌وری سازمان پیدا کنید.
گاهی اوقات باید راهکارهایی داشته باشید که تغییرات به وجود آمده؛ اثر منفی بر کسب و کار شما نداشته باشد. بعضی مواقع هم با ارائه راهکاری، سوار بر موج پیشرفت خواهید شد. هیچ‌کدام از این موارد دور از انتظار نیست. درنتیجه همیشه هوشیار باشید؛ کوچک­ترین تغییری در روند جامعه، شهر، محله و سازمان شما، ویرانگر یا سازنده خواهد بود.

5. کارهای خود را دیجیتالی کنید؛

از انجام کارها به صورت سنتی بپرهیزید؛ شرایط موجود نشان­دهنده این است که دیجیتالی­ کردن کارها بیش از 25 درصد بر عملکرد سیستم تاثیر مثبت دارد. هراندازه که عملکرد سیستم شما بهبود پیدا کند؛ تضمین بهره‌وری سازمان بیشتر می‌شود. به‌عنوان مثال یکی از راه‌های مهم در افزایش بهره‌وری سیستم، استفاده از تلفن‌های اینترنتی یا سیستم ویپ است.
این سیستم، سبب می‌شود که مردم زمان کم­تری پشت خط منتظر بمانند و تماس‌های از دست­ رفته بسیار کاهش پیدا کند. به همین جهت رضایت مشتریان نسبت به عملکرد سازمان روز به روز بیشتر می‌شود.

هراندازه که در کارهای خود بیشتر از فناوری‌های مدرن استفاده کنید؛ موفقیت کسب و کار شما ملموس‌تر خواهد شد. فناوری برای این ایجاد شده است که کارها در زمان کم‌تر و با بازدهی بیشتر انجام شوند. بنابراین از قدرت آن غافل نشوید.
ادغام صحیح راه‌کارهای دیجیتالی، عملکرد را بهبود می‌بخشد. درواقع، فناوری امکان انجام کارهای زمان‌گیر را در زمان بسیار کوتاه فراهم می‌کند. درنتیجه نیروهای انسانی زمان بیشتری جهت ارتقا سازمان شما خواهند داشت.

6. کَمی رفتار کنید نه کیفی؛

به‌عنوان مدیر کسب وکار، اهدافی در سر شما پرورانده شده است؛ درنتیجه، باید در طول مسیر همواره آنالیز کنید که آیا به این اهداف رسیده‌اید یا خیر؟ بنابراین نگویید که هدف شما افزایش درآمد است! افزایش درآمد نیازمند توجه به معیارهای متفاوت در قسمت‌های مختلف سازمان است. نقاط عطف و قابل اندازه‌گیری سازمان خود را جهت تضمین بهره‌وری سازمان پیدا کنید. اگر قصد شما افزایش قیمت است؛ چقدر؟ چگونه؟
برای آن که به اهداف خود برسید؛ باید گام‌های عملی را برنامه‌ریزی کنید؛ سپس اجرایی بودن برنامه خود را بسنجید. همه برنامه‌ها قابل انجام نیستند. به همین جهت لازم است بدانید که برنامه مورد نظر شما تا چه حد قابلیت اجرایی دارد.

7. فرصت های غیرمنتظره را کشف کنید؛

برای تضمین بهره‌وری سازمان لازم است که همانند شکارچی تیزبین همیشه به دنبال فرصت‌های جدید باشید. ریسک بخش مهمی از پیشرفت کسب‌و‌کار است. اما ریسک‌پذیری باید به‌جا و درست باشد. به خاطر داشته باشید که شاید بسیاری از افراد ریسک نکنند؛ اما پاداش‌های واقعی در ریسک‌های بزرگ نهفته شده‌اند.
شما به‌عنوان مدیر سازمان باید بدانید که چگونه فرصت‌های غیرمنتظره را شناسایی و ارزیابی کنید. باید در کشف این فرصت‌ها شجاع باشید. این کار نه تنها تضمین بهره‌ وری سازمان را به همراه دارد؛ بلکه سیستم شما را به سمت جلو سوق می‌دهد.

8. بایستید.! حتی اگر زمان نمی‌ایستد؛

مدیریت یک سازمان کار ساده‌ای نیست. همیشه در حال دویدن هستید؛ همیشه تعداد بسیاری کار وجود دارد که انجام نداده‌اید. کارفرماها اکثر اوقات ناراضی هستند و شما فرصتی ندارید که بایستید. باید بدوید که مشکلات حل شود. اما با دویدن هیچ‌گاه تضمین بهره‌وری سازمان صورت نمی‌گیرد.

گاهی باید بایستید؛ مدیریت سازمان مسابقه دو 100 متر نیست که تنها سرعت شما مهم باشد؛ مدیریت سازمان مسابقه دو ماراتن است؛ باید گاهی بایستید؛ کمی آب بنوشید؛ به مسیر خود نگاه کنید و دوباره بدوید. درنتیجه در کسب و کار خود گاهی بایستید و مسیری که آمده‌اید را نگاه کنید. به این فکر کنید که قدم‌هایی که برداشته‌اید موثر بوده است یا نه؟ اگر رفتار دیگری داشتید؛ چه اتفاقی می‌افتاد؟

به همین جهت در هفته زمانی برای ایستادن و مشاهده عملکرد سازمان درنظر بگیرید؛ تصمیم‌های جدیدی اخذ کنید و اگر برخی از کارها باید حذف شود؛ به سرعت این کار را انجام دهید. تضمین بهره‌وری سازمان گاهی به توقف نیاز دارد. گاهی باید زمان را متوقف کنید؛ ساعت برنارد را یادتان هست؟ شما نیز به یکی از این ساعت‌ها نیاز دارید. زمان را نگه‌دارید و به قسمت‌های متفاوت سازمان خود سر بزنید. قطعا کارهای زیادی هست که به اصلاح نیاز دارد.

مدیریت امور مالی و تضمین بهره‌وری سازمان

امور مالی در تضمین بهره‌وری سازمان حرف اول را می‌زنند؛ مشکل در سازمان به صورت کلی از جایی شروع می‌شود که در مسائل مالی ابهام ایجاد شده باشد. در ادامه به بررسی چند روش جهت افزایش بهره‌وری سازمان خواهیم پرداخت.

9. کارمندهای حرفه‌ای استخدام کنید؛

کارمندهایی که در بخش مالی فعالیت می‌کنند؛ وظایف حساس و سنگینی را برعهده دارند. مشکل در امور مالی یک سازمان به معنای عدم رسیدن سوخت درست به موتور است. به همین دلیل در استخدام حسابدار، مدیر مالی و سایر کارمندهایی که در این زمینه فعالیت می‌کنند؛ هوشمندانه عمل کنید. بهتر است که این کارمندها با استفاده از آزمون استخدامی به سیستم شما بپیوندند.
علاوه‌براین موضوع، سعی کنید که حتما صلاحیت‌های رفتاری را در رابطه با این کارمندان دقیق‌تر در نظر بگیرید. کارمندانی که در بخش مالی سازمان شما مشغول به‌کار می‌شوند؛ وظایف حساسی دارند.

10. به امور مالی حساس باشید؛

به‌عنوان مدیر سازمان باید درک درستی از امور مالی داشته باشید. این‌ که بنشینید و حسابدار تمام کارهای مالی شما را انجام دهد؛ بدون آن که بدانید چه اتفاقی افتاده است؛ سازمان را در معرض خطر قرار می‌دهد. جهت تضمین بهره‌وری سازمان باید به صورت دوره‌ای امور مالی را بررسی کنید. این دوره‌ها باید ماهانه، هفتگی و گاهی روزانه باشد. به حسابدار متکی نباشید؛ وظیفه حسابداری نجات شما از مالیات و مشکلات مالی نیست.

شما باید حسابدار را هدایت کنید. از نرم‌افزارهای کارآمد جهت بررسی عملکرد امور مالی استفاده کنید. در کوتاه‌ترین زمان ممکن مشکلات را تشخیص دهید و به فکر راه‌حل باشید. سازمان هر اندازه بزرگ‌تر شود؛ مشکلات ریز و درشت مالی بیشتر می‌شود. به همین جهت باید همگام با رشد سازمان، اطلاعات مالی خود را افزایش دهید. تضمین بهره‌وری سازمان زمانی اتفاق می‌افتد که شما پس از یک فاجعه مالی تازه متوجه نشوید که چه برسرتان آمده است.

11. قوانین مالی و مالیات را بشناسید؛

این جمله را همیشه به خاطر داشته باشید؛ جهل بر قانون، دلیل عدم اعمال آن نیست. هیچ گاه در دادگاه‌های مالیاتی به شما نمی‌گویند که چون نمی‌دانستید؛ هیچ مشکلی وجود ندارد. اگر قصد تضمین بهره‌وری سازمان خود را دارید؛ باید قوانین مالی و مالیاتی را به خوبی بدانید. باید کارهای خود را به نوعی برنامه‌ریزی کنید که درگیر جریمه‌های مالیاتی نشوید.
مشکلات مالی و جریمه‌های مالیاتی به اندازه‌ای سنگین هستند که هرچه ساخته‌اید؛ کم­تر از 1 ماه خراب می‌شود. درنتیجه یکی از روش‌های تضمین بهره‌وری سازمان، دانش نسبی در رابطه با قوانین حقوقی و مالیاتی است.

تضمین بهره‌وری سازمان با بازاریابی و فروش

مهم نیست که سازمان شما در راستای ارائه خدمات یا تولید کالا فعالیت می‌کند. در هر صورت بازاریابی برای بقا سیستم ضروری است. به همین جهت برای تضمین بهره‌وری سازمان باید از روش‌های به‌خصوصی برای بازاریابی و فروش استفاده کنید.

البته توجه داشته باشید که بازاریابی و فروش دو مقوله کاملا مجزا هستند. در ادامه روش‌هایی که بهره‌وری را در سازمان شما تضمین می‌کند؛ مورد بررسی قرار داده‌ایم.

12. بازاریابی را اندازه بگیرید؛

بازارهای جدید همیشه جذاب‌ترین بخش در مدیریت سازمان هستند. تضمین بهره‌وری سازمان زمانی اتفاق می‌افتد که بازارهایی جدید داشته باشیم. تنها در صورتی که به دنبال پیشرفت نباشید ویا پسرفت را بپذیرید، بازاریابی مورد نیاز نیست. تضمین بهره‌وری سازمان زمانی اتفاق می‌افتد که بازارهای جدید به صورت منطقی در حال جذب باشند. شاید این سوال برای شما پیش بیاید؛ وقتی به اندازه کافی بازار داریم؛ چرا باید بازاریابی کنیم؟

دوست عزیزم، بازار شما هیچ وقت بدون رقیب نخواهد بود. دیر یا زود حضور رقبا بازار فعلی و امن شما را به خطر می‌اندازد. درنتیجه بدون شناخت شانس‌های جدید، محکوم به شکست هستید. علاوه‌بر بازاریابی باید ابزاری جهت سنجش میزان موفقیت راهکارها داشته باشید. بازاریابی یکی از پرهزینه‌ترین بخش‌های سازمان است. هر روشی که جهت بازاریابی خود انتخاب می‌کنید؛ باید قابل اندازه‌گیری باشد. به‌عنوان مثال اگر برای سایت خود، قصد استفاده از تبلیغات گوگل را دارید؛ باید حتما از طریق گوگل آنالیتیک، نتیجه نهایی را بسنجید. برای اینکار کافیست دوره بازاریابی دیجیتال را بگذرانید تا به راحتی بهره وری سازمان خود را تضمین کنید.

13. قیف فروش خود را ارتقا دهید؛

همه ما فروشنده هستیم؛ حتی اگر دکتر یا مدیرعامل بزرگ­ترین شرکت در دنیا باشیم. ما خدمات یا کالای خود را گاهی به صورت مستقیم و گاهی به واسطه سازمان می‌فروشیم. درنتیجه در هر سازمانی چه کوچک و چه بزرگ قیف فروش وجود دارد. پس باید یاد بگیریم، چطور با قیف بازاریابی، فروش خود را زیاد کنیم؟

فروش نقطه نهایی نیست اما مهم‌ترین بخش است. تضمین بهره‌وری سازمان زمانی اتفاق می‌افتد که فروش تضمین شده باشد. همانطور که در قسمت قبل نیز اشاره کردیم؛ فروش با بازاریابی بسیار متفاوت است. درنتیجه این دو مفهوم را با یکدیگر یکسان ندانید. در فروش مشتری پرداخت را انجام می‌دهد. درنتیجه باید راه‌حل‌های کارآمدی جهت تبدیل بازاریابی به فروش داشته باشید.

14. بازار آنلاین را فراموش نکنید؛

اگر سازمان شما کوچک یا بزرگ باشد؛ جهت تضمین بهره‌وری سازمان نیاز دارید که در فضای مجازی حضور پیدا کنید. چرا؟ شاید در چندسال آینده بازارهای سنتی از بین نروند؛ اما کسب و کارهایی که این فضا را جدی نگرفته‌اند؛ دچار افت شدید می‌شوند.

مردم به سمت خرید از فروشگاه‌های آنلاین روی آورده‌اند. درنتیجه در ابتدا جهت افزایش بهره‌وری و در نهایت جهت پیشگیری از شکست باید در این فضا به خوبی حضور داشته باشید. حتی همین الان خود شما جهت دستیابی به هدف خود از گوگل استفاده کرده‌اید. پس باید نسبت به این تغییر بزرگ هوشیار باشید.

جهت تضمین بهره‌وری سازمان حتما در شبکه‌های اجتماعی نظیر اینستاگرام، لینکدین و... حضور پیدا کنید. همچنین بر سایت خود جهت تبلیغات موثر سرمایه‌گذاری داشته باشید. سعی کنید که بسیاری از مشتریان خود را تشویق کنید که از خدمات شما به صورت آنلاین بهره‌مند شوند. معجزه بازاریابی شبکه های اجتماعی را دست کم نگیرید.

در این بخش به نکاتی که با بازاریابی و فروش مرتبط بود؛ اشاره کرده‌ایم. حالا نوبت به بررسی روش‌هایی جهت تضمین بهره‌وری سازمان توسط کارمندان می‌رسد. کارمندان خوب، سرمایه هستند. با ما همراه باشید که این روش‌ها را بشناسید.

ارتباط مشتریان با تضمین بهره‌وری سازمان

هدف همه کسب و کارها و سازمان‌ها دستیابی به مشتریان بیشتر است. حال تصور کنید که این عضو مهم را در یک سازمان در نظر نگیریم؟! مگر با خیل عظیمی از مشتریان ناراضی می‌شود حیات سازمان را تضمین کرد؟! بنابراین...

15. تکریم مشتریان را جدی بگیرید؛

مشتریان یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های شما هستند. انرژی‌ که باید صرف پیداکردن یک مشتری جدید کنید؛ چندین برابر انرژی است که برای حفظ مشتری سابق خود می‌گذارید. درنتیجه باید برنامه‌هایی جهت افزایش وفاداری مشتریان داشته باشید. اما چگونه مشتریان خود را وفادار کنیم؟

سعی کنید که خدمات یا کالای خود را به‌گونه‌ای ارائه دهید که مشتری مجدد قصد استفاده از خدمات یا کالا سازمان شما را داشته باشد. تمام تلاش خود را بکار بگیرید که مشتریان احساس اعتماد به شما پیدا کنند. به مشتریان خود گوش‌دهید.
مشتریان دوست دارند که شنیده شوند. سعی کنید که محصولات و خدمات خود را بر اساس نیاز مشتریان تنظیم کنید. بر وفاداری مشتریان سرمایه‌گذاری کنید؛ حتی اگر برای انجام این‌کار نیاز به زمان و سرمایه زیادی است. اما بازخورد دریافتی شما شگفت‌انگیز خواهد بود.

ارتباط نیروی انسانی در بهره‌وری سازمان

کارمندان در سازمان اهمیت بسیاری دارند. همانطور که اشاره کردیم؛ سرمایه انسانی یکی از با ارزش‌ترین سرمایه‌ها است؛ اما دست‌یابی به این سرمایه خیلی ساده نخواهد بود. به همین جهت برای تضمین بهره‌وری سازمان باید روش‌های مرتبط با نیروهای انسانی را بدانید. با ما همراه باشید که چند روش ویژه و کارآمد را بشناسید.

16. فرهنگ شفاف‌سازی را جا بیاندازید؛

شفافیت در یک سازمان فقط بر کارمندان تاثیر ندارد؛ بلکه شفاف‌سازی نوعی فرهنگ است که بهره‌وری کل سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهد. البته باید بگوییم که کارمندان ترجیح می‌دهند که در سازمانی کاملا شفاف کار کنند.
اعتماد، پایه و اساس فرهنگ سازمان است. اگر قصد دارید که فرهنگ شرکت خود را شفاف کنید؛ باید مطمئن شوید که تیم شما از ابزارهای ارتباطی مدرن جهت ایجاد چنین امکانی برخوردار است.

استفاده از ابزارهای سنتی هیچ‌گاه پیشنهاد نمی‌شود. این ابزارهای منسوخ‌شده؛ مانع شفافیت در سازمان می‌شوند. درنتیجه در سازمان خود جهت ایجاد شفافیت و تضمین بهره‌وری سازمان از روش ارتباطی آسان و کارآمد استفاده کنید. با استفاده از چنین ابزاری، کارمندان به‌سادگی با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند و اعتمادسازی انجام می‌شود. اگر در شفافیت موضوعی شک دارید؛ سوال زیر را از خود بپرسید: « آیا اطلاع از این موضوع ضروری است؟» یا بپرسید « آیا پنهان کردن این امر ضرورت دارد؟»
پس از آن که پاسخ واضحی به این دو سوال دادید؛ در رابطه با شفافیف امور خاص تصمیم‌گیری کنید. در ادامه به بررسی چند روش جهت ایجاد شفافیت در سازمان خواهیم پرداخت:

• موفقیت‌های سازمان را به اشتراک بگذارید.
• چالش‌های پیش‌رو را به اشتراک بگذارید.
• با کارمندان خود راه‌حل پیدا کنید.
• نظرسنجی دوره‌ای داشته باشید.

البته استفاده بیش از حد از 4 ابزار فوق، نه تنها نتایج مثتبی ندارد؛ بلکه نتایج منفی وحشتناکی را به دنبال خواهد داشت. درنتیجه از این 4 ترفند به اندازه استفاده کنید.

17. وظایف را به صورت کامل مشخص کنید؛

جهت تضمین بهره‌وری سازمان باید وظایف هرکسی مشخص باشد. زمانی که کارمندان دقیقا نمی‌دانند که وظیفه‌ آن‌ها چیست؛ سیستم دچار اختلال می‌شود. علاوه بر شفاف سازی وظایف باید حتما سلسله مراتب را مشخص کنید. نباید اجازه دهید که همه با شما ارتباط مستقیم داشته باشند. شما به‌عنوان مدیر سازمان، باید نظاره کننده باشید نه مداخله‌گر. اگر در وظایف کارمندان خود دخالت کنید؛ سازمان شما با مشکلی جدی رو‌به‌رو می‌شود.

18. از کارمندان خود الهام بگیرید؛

کارمندان چشم و گوش سازمان شما هستند. اگر نقطه‌ ضعفی در سازمان وجود داشته باشد؛ پیش از هرکسی کارمندان مربوط به آن بخش از آن مطلع می‌شوند. همچنین کارمندان در سازمان همیشه به دنبال راه‌کارهایی هستند که کارها سریع‌تر و ساده‌تر انجام شود. درنتیجه به نظرات کارمندان خود اهمیت دهید.
اگر کارمندان تصور کنند که شما یک مدیر خودرأی هستید و آن‌ها تنها کارمند هستند؛ انگیزه‌ای برای پیشرفت نخواهند داشت. گاهی اوقات از کارمندان خود بپرسید که چه تغییراتی قدرت حل مشکلات به ‌وجود‌ آمده را دارد. همچنین از آن‌ها ایرادات سازمان خود را بپرسید.

نترسید؛ آن‌ها چه بگویند و چه نگویند؛ ایرادات سازمان شما را می‌دانند. گفتن تنها سبب می‌شود که آن‌ها در سازمان شما نقش ارزشمند‌تری داشته باشند. ایرادات ذکرشده را یادداشت کنید؛ در مقابل ایرادها راه‌حل‌های ارائه شده را بنویسید. نشان دهید که به نظرات آن‌ها اهمیت می‌دهید. این کار سبب می‌شود که سریع‌تر مشکل را بشناسید و راه‌حل‌های خوبی داشته باشید.

19. امنیت را به کارمندان خود هدیه دهید؛

تضمین بهره‌وری سازمان زمانی امکان‌پذیر می‌شود که کارمندان شما احساس نکنند که رسمی نیستند. کارمندانی که احساس می‌کنند به رسمیت شناخته نشده‌اند؛ 2 برابر بیشتر از سایر کارمندان، سازمان را ترک خواهند کرد. شما نباید اجازه دهید که کارمندان خوب و تاثیرگذارتان، سازمان را ترک کنند؛ چراکه هزینه استخدام نیروی مشابه چندین برابر خواهد بود. تنها راه حفظ کارمندان، احساس امنیت شغلی و ماندگاری است.

علاوه‌بر‌این موضوع، زمانی که فردی در یک سازمان احساس می‌کند که جایگاه محفوظی دارد؛ روابط بهتری با سایر کارمندان برقرار می‌کند. اگر هنوز نمی‌دانید که چگونه باید امنیت را به کارمندان خود هدیه دهید؛ باید با شناخت کارمندان خود شروع کنید. پس از شناخت متوجه خواهید شد که کدام رفتارها سبب می‌شود که کارمندان احساس بهتری به کار داشته باشند.

20. روابط کارمندان را مستحکم کنید؛

همانطور که اشاره کردیم؛ در سازمان کارمندان نقش مهمی دارند؛ اما به غیر از نقش آن‌ها، روابط آن‌ها نیز بسیار حائز اهمیت است. هر اندازه که روابط کارمندان شما مستحکم‌تر باشد؛ سازمان قوی‌تر خواهد بود. البته افزایش تعامل کارمندان خود‌به‌خود اتفاق نمی‌افتد. شما باید جهت ایجاد روابط قوی، زمان بگذارید و بسیار تلاش کنید.
گاهی اوقات فعالیت‌هایی که سبب تیم‌سازی می‌شود؛ به مراتب از کارهای انفرادی انرژی بیشتری می‌طلبد. اما هراندازه که در این سازوکار موفق‌تر باشید؛ به تضمین بهره‌وری سازمان خود نزدیک‌تر شده‌اید.

همچنین در آخر زمان نهایی که برای انجام کار مورد نظر صرف کرده‌اید؛ با تشکیل تیم به مراتب کم­تر است. یکی از راهکارها جهت ایجاد روابط مستحکم‌تر، افزایش امکان برخورد کارمندان با یکدیگر خواهد بود. اینکه شما فضاهای ایزوله‌ای را برای کارمندان خود ایجاد کنید و انتظار داشته باشید که با یکدیگر صحبت نکنند؛ مرگ سازمان را به همراه دارد. در سازمان خود برای بهبود روابط باید به مسائل بسیاری فکر کنید.

به‌عنوان مثال کاملا حساب شده؛ تصمیم بگیرید که کارمندان درکجا ناهار می‌خورند یا امکان صرف ناهار دور یک میز وجود دارد؟ سعی کنید که زمان‌هایی را جهت تعامل کارمندان با یکدیگر درنظر داشته باشید. نهار خوردن یکی از ساده‌ترین راه‌کارها و کم‌هزینه‌ترین آن‌ها است. تمام سعی خود را بکنید که روابط مستحکمی بین کارمندان برقرار شود. چنین روابطی علاوه‌بر تضمین بهره‌وری سازمان، سبب افزایش آن نیز می‌شوند.

21. انگیزه دادن به کارمندان را فراموش نکنید؛

کارمندان سرمایه شما هستند؛ در مرحله اول باید در انتخاب و استخدام کارمندان خود هوشمندانه عمل کنید. اما این تنها کافی نیست. رفتار شما پس از استخدام خیلی مهم است. باید به نوعی رفتار کنید که کارمندان عاشق محل کارشان شوند. تضمین بهره‌وری سازمان زمانی اتفاق می‌افتد که هر عضوی از سازمان به‌خوبی و با عشق کار خود را انجام دهد.

در مرحله اول جهت انگیزه‌­دادن به کارمندان باید درک کنید که چه چیزی سبب افزایش انگیزه می‌شود. تنها افزایش حقوق کارمندان را خوشحال نمی‌کند. شاید باورتان نشود اما افزایش حقوق تنها آن‌ها را پایبند می‌کند و شما به پایبندی بدون عشق به کار نیاز ندارید. در یک سازمان جهت تضمین بهره‌وری سازمان به عشق به کار نیاز دارد. در ادامه 4 روش کم­ هزینه جهت افزایش بهره‌وری را مطرح کرده‌ایم:

• کار را سرگرم‌کننده کنید. به کارمندان اجازه دهید که سرگرمی‌های ساده خود را در شرکت داشته باشند. با این‌کار وفاداری کارمندان را به سازمان افزایش می‌دهید.
• هدیه در نظر بگیرید. مهم نیست هدیه چقدر بزرگ یا کوچک باشد؛ این امر همیشه جواب می‌دهد. به‌عنوان مثال به کارمند خود یک روز تعطیل هدیه دهید؛ یا اگر نیاز به وسیله‌ای دارد که شما می‌دانید؛ آن‌را تهیه کنید.
• انعطاف پذیر باشد. می‌دانیم گاهی نمی‌شود؛ اما تمام تلاش خود را برای درک کارمندان به‌کار گیرید.
• آموزش دهید؛ بیشتر انسان‌ها نسبت به آموزش واکنش مثبت نشان می‌دهند. آموزش سبب می‌شود که فرد، پیشرفت خود را ببیند. با پیشرفت، انگیزه در کار ایجاد می‌شود.

راه‌کارهای بسیاری جهت افزایش انگیزه کارمندان وجود دارد. افزایش انگیزه کارمندان با تضمین بهره‌وری سازمان برابر است. شاید باورتان نشود؛ اما قرار­دادن استیکر کوچک لبخند در اول صبح روی میز کارمندتان سبب می‌شود که او انگیزه بگیرد. به شما بستگی دارد که کدام راه را جهت افزایش انگیزه انتخاب کنید. اما به یاد داشته باشید که بهره‌وری بدون انگیزه کارمندان هیچ گاه تضمین نمی‌شود.

22. استقلال کارمندان خود را جدی بگیرید؛

هیچ کسی دوست ندارد که در محل کار خود جلوی سایر همکارانش کوچک شود. خرد­کردن کارمندان جلوی سایر افراد، ناکارآمد و بسیار خطرناک است. به هیچ وجه مشکلات کارمندان خود را جلوی سایر افراد گوشزد نکنید.
اگر فردی را استخدام می‌کنید؛ باید به او اعتماد داشته باشید. در این صورت است که کارمندان، وظایف خود را به خوبی انجام می‌دهند. به کارمندان خود استقلال قابل کنترل دهید. در ادامه چند راه‌کار عملی برای افزایش استقلال کارمندان به شما خواهیم گفت:

• به کارمندان اجازه دهید که انتخاب کنند.
• اگر امکانش هست؛ ساعت کاری را شناور بگذارید.
• تیم‌های کاری مستقل ایجاد کنید.
• چالش‌های گروهی در نظر بگیرید.
• به آن‌ها اجازه اظهار نظر بدهید.

البته گاهی این رفتارها نتیجه عکس دارد؛ به همین دلیل باید خیلی مراقب باشید که لبه تیغ را رد نکنید. احترام به استقلال کارمندان سبب می‌شود که خلاقیت در سیستم شما افزایش پیدا کند و افزایش خلاقیت سبب تضمین بهره‌وری سازمان می‌شود؛ اما انجام این کار به‌هیچ‌وجه ساده نیست. گاهی اوقات نتیجه نهایی معکوس می‌شود.

23. گاهی انعطاف داشته باشید؛

ما درک می‌کنیم که به‌عنوان مدیر سازمان تا چه حد سر شما شلوغ است؛ اما گاهی کارمندان خود را درک کنید. البته این درک باید منطقی و به‌جا باشد. به‌عنوان مثال گاهی اوقات شخصی که پدر یا مادر است و باید برای چند ساعت مرخصی بگیرد و به مدرسه فرزندش برود را درک کنید. یا ممکن است شخصی برای ارتقا مهارت خود به شرکت در دوره یا کلاس به خصوصی را نیاز داشته باشد؛ حتما به او این فرصت را بدهید. اما مراقبت باشید که انعطاف‌پذیری بیش از حد نه تنها تضمین بهره‌وری سازمان را به همراه ندارد؛ بلکه در سازمان شما هرج و مرج شدیدی به وجود می‌آورد.

24. مدیران سازمان را به درستی انتخاب کنید؛

مدیر هر بخشی در سازمان شما نقش اساسی دارد. عملکرد قوی مدیر در هر بخشی تضمین کننده بهره‌‌وری خواهد بود. ‌به همین جهت باید به این نکته توجه ویژه‌ای داشته باشید. هر کسی که با او احساس راحتی می‌کنید؛ مدیر مناسبی نیست. برای انتخاب مدیران خود سازوکار مشخصی داشته باشید. افراد را به‌خوبی بسنجید. افرادی را به‌عنوان مدیر انتخاب کنید که به سیستم شما وفادار هستند. این‌ که فردی در مدیریت توانمند باشد؛ به معنای مفید­بودن برای سازمان شما نیست.

شما به فردی نیاز دارید که علاو‌بر توانمندی، وفادار باشد. سیستم شما را بپذیرد و با جان و دل برای سازمان کار کند. مدیر در هر بخشی نقش بسیار موثری دارد. مدیر هر بخش است که نیروها را به بهترین شکل هدایت می‌کند. در استخدام مدیران خود دقت داشته باشید. اگر قصد استخدام فردی به‌عنوان مدیر از بیرون سازمان را دارید؛ حتما مهارت‌های او را به خوبی بررسی کنید. اما اگر قصد ارتقا سمت شخصی را در سیستم خود دارید؛ هوشمندانه عمل کنید. اجازه ندهید گاهی ظاهر افراد شما را به اشتباه بیاندازد. درواقع، شما باید بر اساس توانمندی افراد، ارتقا سمت را انجام دهید.

25. از مدیران بخش‌های سازمان، گزارش بخواهید؛

از مدیران تیم‌های سازمان خود، گزارشات و بازخوردهای منظم و دقیق بخواهید. اگر بازخوردها مبهم و ناکارآمد باشد؛ تضمین بهره‌وری سازمان شما به خطر می‌افتد. بازخورد منظم به معنای بازخورد سالانه نیست. بازخورد سالانه نیاز است؛ اما کافی نیست. سعی کنید که خودتان نیز بازخوردهایی از عملکرد شرکت به کارمندان بدهید. شما به بازخوردهایی در دوره‌های زمانی متفاوت از جمله روزانه، هفتگی و ماهانه نیاز دارید. علاوه‌براین نظرسنجی منظم، روشی عالی جهت سنجش نگرانی‌ها و چالش‌های تیم شما است.

بازخورد منظم به نفع همه خواهد بود. در این بازخوردها شما متوجه می‌شود که کدام کارها مفید و کدام کارها مضر است. همچنین افرادی که برای سیستم مفید هستند؛ مشخص می‌شوند. درنتیجه به چنین افرادی پاداشی درخور بدهید. این‌ که چشم و گوش خود را ببندید و پس از بروز مشکل در بخشی از شرکت متوجه آن بشوید؛ بسیار خطرناک است. درنتیجه همیشه نسبت به کارهای سازمان هوشیار باشید.

به فرایند استخدام سازمانی، اهمیت دهید

استخدام نیروی کار حرفه‌ای بسیار مهم است. درواقع تضمین بهره‌وری سازمان در گرو استخدام نیروهای کارآمد و موثر خواهد بود. در این قسمت قصد داریم که چند نکته را جهت بهبود فرایند استخدام شما مطرح کنیم. این نکات سبب می‌شود که شما سیستمی پایدار و مفید طراحی کنید. هر اندازه که در بخش استخدام هوشمندانه‌تر عمل کنید؛ کار شما راحت‌تر خواهد بود.

26. جایگاه کارمند مورد نظر را به درستی تعیین کنید؛

سازمان‌ها همواره در حال پیشرفت هستند. این مساله سبب ایجاد جایگاه‌های شغلی جدیدی در یک سازمان می‌شود. شما باید به درستی جایگاه‌های شغلی را تعیین کنید. در واقع باید استخدام واقعا بر اساس نیاز سیستم باشد. استخدام ناکارآمد بر اساس جایگاه‌های نادرست، خسارت جبران ناپذیری به همراه خواهد داشت. بنابراین با دانستن ویژگی‌های یک کارمند خوب، جایگاه مناسبی نیز برای او در نظر خواهید گرفت.

27. نیروهای حرفه‌ای استخدام کنید؛

شاید اعتقاد داشته باشید که نیروهای مبتدی به دلیل دستمزد کم­تر، برای سازمان شما بهتر هستند؛ اما در اشتباه هستید. نیروهای مبتدی به آموزش و هزینه زیادی نیاز دارند. در واقع در نهایت هزینه پرداختی نهایی شما بر اساس زمان بیش از آن‌چیزی است که باید به نیروی حرفه‌ای پرداخت کنید. بنابراین جهت تضمین بهره‌وری سازمان خود باید یاد بگیریم که چگونه کارمند خوب استخدام کنیم و از نیروهای حرفه‌ای بهره بگیریم. این نیروها کارهای مشکل را به سادگی حل می‌کنند، زمان انجام کارها را کوتاه‌تر و سبب بازدهی بیشتر سازمان خواهند بود.

28. آزمون استخدامی داشته باشید؛

اگر بخواهید استخدام داشته باشید، پس از درج آگهی خود، رزومه‌های زیبا و پر از مهارت‌های گوناگون برای شما ارسال خواهد شد که امکان دارد ظاهر آنها، شما را به اشتباه بیاندازد. درنتیجه به هیچ وجه بدون آزمون استخدامی، کارمندان خود را انتخاب نکنید.

هیچ چیزی به اندازه نیروی ناکارآمدی که مناسب سازمان شما نبوده است به سازمان لطمه نمی‌زند. شاید طراحی آزمون استخدامی یا برگزاری آن کمی مشکل باشد. راه‌های بسیاری ازجمله استفاده از خدمات سامانه استخدام کارلیب، وجود دارد که این امکان را به ساده‌ترین حالت ممکن برای شما فراهم کرده است.

سرویس اصلی کارلیب، آزمون و گزینش کارجویان است، به این صورت که کارفرمایان با دعوت از کارجویان (حتی همه کارجویان و رزومه‌هایی که از سایر سایت‌ها و کانال‌های دیگر جذب کرده‌اند) به صفحه آزمون خود در کارلیب، در واقع مرحله اول مصاحبه و گزینش را در کارلیب انجام خواهند داد. نگران نباشید، حتی اگر دانش لازم برای طراحی آزمون مورد نظر خود را ندارید، تیم کارلیب این کار را برای شما انجام خواهند داد

29. برای استخدام کارمند، چک لیست تهیه کنید؛

جهت آن­که مطمئن شوید که فردی برای سیستم شما مناسب است یا خیر؛ باید چک لیستی از موارد مورد نیاز سازمان خود تهیه کنید. ارزیابی مهارت‌های فنی تنها چند مورد از موارد این چک لیست را شامل می‌شود، که با آزمون قابل سنجش است. باقی موارد شامل تعهد، اخلاق کاری، ارز‌ش‌گذاری و... را باید با سئوالات مصاحبه شغلی،دریابید.

30. برای استخدام نیروی کار حرفه‌ای، عجله نکنید؛

هیچ‌گاه در زمان کوتاه و باعجله استخدام را انجام ندهید؛ هر اندازه که شما وقت بیشتری جهت استخدام درنظر گرفته باشید؛ نتیجه نهایی بهتر خواهد بود. باید پس از بررسی آزمون و لیست خود؛ زمانی را جهت استراحت ذهن در نظر بگیرید.
این زمان باعث می‌شود که نیروی انتخابی شما بهترین باشد. در واقع با درنظر گرفتن این زمان به ذهن خود استراحت می‌دهید. در این زمان ذهن شما مشغول بررسی و آنالیز موارد تایید شده است.

در این مقاله...

30 راهکار ساده جهت تضمین بهره‌وری هر سازمانی را مورد بررسی قرار دادیم. در نهایت پیشنهاد می‌کنیم از مهمترین راه تضمین بهره‌وری سازمان، یعنی استخدام نیروی کار مناسب، غافل نشوید و از پلتفرم استخدام آنلاین کارلیب، کمک بگیرید. مهم‌ترین مزایای کارلیب برای سازمان‌ها عبارتند از:

• تسهیل ارتباط بین کارفرما و کارجو
• مدیریت بهتر رزومه‌ها و دسته‌بندی آن‌ها
• تشخیص نیروی کارمند مناسب بر اساس رزومه‌های ارسالی
• داشتن آزمون اولیه برای کارجویان و تسهیل روند گزینش برای کارفرمایان
• دسته‌بندی کارجویان بر اساس نتایج آزمون استخدامی

در کارلیب با درج آگهی استخدام سازمان خود، با برگزاری آزمون اولیه‌ و گزینش کارجویان توانمند و حذف افراد نامناسب، بهره وری سازمان خود را تضمین کنید.