چارت سازمانی چیست؟ چه اهمیتی برای سازمان‌ها دارد؟

 

تا به حال این تجربه را داشته‌­اید که وارد سازمان یا شرکتی شوید و گیج و سردرگم به دنبال فرد مورد نظرتان باشید؟ یا حتی به عنوان کارمند به استخدام شرکت جدیدی در آمده باشید، اما همکاران‌تان را نشناسید؟
این تجربه­‌ها ممکن است برای هر کسی پیش آمده باشد، اما باید قبول کرد که در چنین شرایطی این امکان وجود ندارد تا افراد مشخصی، شما را تک به تک با سایر پرسنل آن سازمان یا شرکت آشنا کنند. اینجاست که یک نمودار یا چارت سازمانی می‌­تواند مفید باشد.

چارت سازمانی در واقع برای به تصویر کشیدن ساختار سازمانی است و از آنجا که به معرفی بهتر و دیده شدن سازمان به دیگران کمک می­‌کند، به عنوان یک ابزار مدیریتی کارآمد شناخته شده است، اما اینکه مفهوم چارت سازمانی چیست؟ و چه تفاوتی با ساختار سازمانی دارد؟ و همین­طور چگونه می‌­تواند به ما در بهتر به تصویر کشیدن سازمان کمک کند، همه سوالاتی است که در این مقاله از تیم کارلیب به آنها پاسخ می­‌دهیم. پس با ما همراه باشید.

چارت سازمانی چیست؟

چارت یا فلوچارت سازمانی یک نمایش گرافیکی از ساختار سازمان است که ساختار، روابط و موقعیت‌‏­های شغلی افراد را در سازمان نشان می‌‏دهد که به اجرای فرآیند‏های کسب‌­و­کار نظم می‌بخشد. سازمان­‌ها به کمک این چارت­‌های اداری، ساختارهایی را به وجود می­‌آورند تا فعالیت‌های عوامل انجام کار را هماهنگ کنند و بتوانند کارهای اعضاء را به درستی کنترل کنند.  این ساختار، تعیین کننده روابط رسمی و نشان دهنده سطوحی است که در یک اداره وجود دارد و به نوعی حیطه کنترل مدیران را نیز تعیین می­‌کند.

به بیان دیگر، چارت‌ سازمانی روابط و رده‌های مربوط به موقعیت‌های شغلی سازمان را نشان می­‌دهد، به این صورت که نام و عنوان کارمند و موقعیت‌های شغلی در کادرها یا دایره‌ها رسم می­‌شوند و خطوط ارتباطی آنها با کارکنان و بخش‌های دیگر به نمایش در می­‌آید.
با یک نگاه اجمالی به انواع چارت سازمانی، می­‌توان به شناخت سریعی از نحوه‌ی طراحی سازمان، تعداد سطوح سازمانی و جایی که هر یک از کارکنان در سازمان کار می‌کنند بدست آورد.

انواع چارت سازمانی در شرکت‌های سراسر جهان استفاده می­‌شود. این چارت به منزله یک کتاب راهنما است و سند اداری بسیار مهمی محسوب می‌شود. از همه مهم­‌تر انگیزه تدوین چارت سازمانی است که همه‌ی افراد شرکت و یا سازمان از زنجیره‌ی فرمان و سلسله‌ مراتب شرکت آگاهی پیدا کنند.
شاید تا به اینجا بر این باور باشید که معرفی سازمان به هر شکل دیگری می‌­تواند صورت گیرد و نیازی به استفاده صد درصدی از چارت‌­های سازمانی نیست، اما اگر دلایل اهمیت آنها را بدانید، دیدگاه‌­تان تغییر خواهد کرد.

اهمیت استفاده از چارت سازمانی

دلایلی که در ادامه بررسی می­‌کنیم اهمیت استفاده از چارت سازمانی را بیان می‌­کنند، چه برای یک استارتاپ 30 نفره و چه برای شرکتی با 300 نفر کارمند فعال. این دلایل عبارتند از:

1. کمک به مدیریت بهتر حجم کاری کارکنان

وقتی یک چارت سازمانی، اصولی طراحی شود، به مدیران کمک می‌کند که حجم کاری کارکنان خود را زیر نظر داشته باشند و هم‌­چنین بتوانند آنها پیش‌بینی و مشاهده کنند. این مورد بیشتر برای مدیرانی اهمیت دارد که تعداد کارمند زیادی دارند و می‌خواهند همزمان بر همه نظارت کنند، از طرفی به خاطر سپردن نام افراد مختلف در بخش­‌های دیگر برای آن‌ها آسان نیست.

2. تجدید نظر و نوسازی ساختار سازمان

وقتی یک شرکت از صفر شروع می­‌کند، قطعاً در مسیر رشد قرار می­‌گیرد که تغییرات در این مسیر برایش کاملاً اجتناب‌­پذیر است. زیرا آن‌ها وارد چرخه‌های جدیدی در فرآیند رشد خود می‌شوند، از جمله فرآیند نوسازی و تجدید ساختار. به بیان ساده‌­تر، با پیشرفت کار، تخصص و مهارت کارکنان آشکار خواهد شد که بسته به آن، می‌توان آن‌ها را از یک تیم به بخش دیگر و یا از یک بخش به بخشی دیگر منتقل کرد تا روند رشد تسریع گردد. از آنجایی که چارت سازمانی حاوی اطلاعات دقیقی درباره‌ی توانایی‌های هر کارمند است، این کار آسان می­‌شود.

3. برنامه‌ریزی دقیق و راحت

از آنجا که چارت سازمانی به شما این امکان را می­‌دهد که ظرف چند دقیقه تصویری از ساختار سازمان را داشته باشید، به راحتی می‌توانید برای آینده برنامه ‌ریزی‌ کنید. زیرا شما در موقعیتی خواهید بود که منابع را به راحتی و به شیوه‌ای بهتر برای سازمان تخصیص دهید.

4. تلاش برای یک هدف مشترک

موفقیت در یک کار تیمی زمانی حاصل می­‌شود که همه افراد آن گروه، همسو با یکدیگر برای رسیدن به هدف تلاش کنند. به عبارت دیگر آنها باید به صورت جمعی با هم کار کنند و مطمئن شوند که تلاش‌هایشان در جهت موردنظر انجام می‌شود. در واقع از مهم‌ترین عواملی که در محبوبیت چارت­ سازمانی اثرگذار است، همین هدف‌گذاری موثر است.

5. کمک به آشنایی سریع کارمندان جدید با دیگر افراد

یک چارت سازمانی منسجم به کارکنان جدید و تازه وارد کمک می­‌کند تا سریع­‌تر با افرادی که در دیگر بخش­‌ها مشغول به کار هستند، آشنا شوند. زیرا همان­‌طور که در مقدمه به آن اشاره شد، کارکنان جدید ممکن است سردرگم شوند و در پیدا کردن افراد مورد نظر در همان بخش خود به مشکل برخورد کنند. همین اتفاق به ظاهر ساده، ممکن است باعث تنش و فشار کاری ناخواسته شود. اینجاست که چارت سازمانی به کمک کارکنان جدید می‌آید و به آن‌ها کمک می‌کند با دیگر همکاران خود در شرکت به راحتی ارتباط برقرار کنند.

6. افزایش تعامل با کارمندان دور کار

یکی از مواردی که بسیاری از شرکت­‌ها با آن روبه‌­رو هستند، همکاری با افرادی است که بدون حضور در شرکت به روند کار تیمی کمک می­‌کنند و به اصطلاح دور کار هستند. این در حالی است که شرکت‌های زیادی امکان فعالیت به صورت دورکاری را برای کارکنان­‌شان فراهم کرده‌اند. در واقع حضور فیزیکی این افراد در شرکت، به چند بار در ماه یا سال محدود می‌شود و کاملاً طبیعی است که کارمندان دورکار نتوانند به اندازه کافی با کارمندان حاضر در شرکت ارتباط برقرار کنند. بنابراین تهیه چارت سازمانی اهمیت خود را نشان می‌دهد.

7. افزایش ساعت کار مفید کارمندان

شاید این مورد برای همه افراد صدق نکند اما بسیاری از کارمندان، ساعات زیادی از زمان کاری خود را در حال جستجو برای افراد و اطلاعات مختلف درباره آنها هستند تا مبادا اشتباهی در انجام کارها رخ دهد. پس، وقتی چارت سازمانی تهیه شود، کارمندان می­‌توانند خیلی سریع به اطلاعات مورد نیاز دست پیدا کنند. با این کار به صورت کاملاً محسوس، زمان تلف شده برای جستجوی اطلاعات کاهش پیدا می‌کند و تابع بهره‌روی روند صعودی به خود می­‌گیرد.

8. افزایش میزان رضایت کارمندان

اگر فکر می­‌کنید تنها عامل موثر بر میزان رضایت شغلی، مقدار درآمد آنها است، سخت در اشتباه هستید! یکی از مهم‌ترین عوامل در کنار میزان درآمد؛ ارتباطات سالم است. چرا؟

به این خاطر که محیط کار بستری است که تعداد بالایی از افراد در آن با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. بنابراین این مدیران اجرایی هستند که می‌توانند با فراهم کردن پلتفرم مناسب برای برقراری ارتباط موثر، تاثیر بزرگی بر سلامت روانی و نهایتاً افزایش احساس رضایت شغلی کارمندان داشته باشند. چارت‌های سازمانی نیز به برقراری این ارتباط موثر و سالم کمک می­‌کنند. این چارت­‌های اداری از جمله ابزارهایی هستند که مدیران با آن‌ها می‌توانند ارتباط بین کارمندان بخش‌های مختلف کسب‌­وکار را محکم­‌تر سازند.

تمام هشت دلیلی که گفته شد، اهمیت استفاده از چارت سازمانی را به وضوح نشان داد. اما سوالی که پیش می­‌آید این است که آیا همه شرکت­‌ها و سازمان­‌ها بر اساس یک الگوی خاص، چارت تهیه می­‌کنند یا نه؟ خیر! بستگی به نوع هدفی که برای تدوین چارت در نظر گرفته­‌اید، انواع آن می‌­تواند به شما کمک کند که در ادامه با انواع چارت سازمانی آشنا می­‌شویم.

انواع چارت سازمانی

به طور کلی چهار نوع چارت سازمانی وجود دارد:

1. چارت سازمانی سلسله مراتبی (Hierarchical)

چارت سازمانی از نوع سلسله مراتب ساختار درونی یک سازمان را نشان می‌دهد و شامل دسته‌بندی روابط بین افراد مختلف است. به طور معمول با کارمندان ارشد در بالای چارت شروع می‌شود و به پایین می‌آیید. به عنوان مثال مدیر عامل در بالاترین جایگاه قرار می­‌گیرد، سپس معاون و پس از آن رئیس هر بخش و کارمندان را قرار می­‌گیرند و به همین ترتیب تا آخرین سمت سازمان را مشخص نماید.

علاوه بر آن، می‌توانید از یک چارت سازمانی سلسله مراتبی برای نشان دادن ارتباطات یک تیم مشخص استفاده کنید. مثلاً ارتباط بین واحد بازاریابی یک شرکت با واحد تست و کیفیت. این دسته از چارت‌های سازمانی برای نشان دادن ساختار محلی یا جغرافیایی یک سازمان هم مفید هستند و به راحتی نحوه‌ی شکل‌گیری یک شرکت را برای تولید محصول یا ارائه‌ی خدمات مشخصی، نشان می‌­دهند، اما عده‌­ای بر این باورند که این چارت‌ها صلب و خشک هستند و یک نگرش استبدادی در سازمان القا می­‌کنند که می‌تواند مشکل‌ساز شود.

مزایای چارت سازمانی سلسله مراتبی

• روابط مشخص
• سادگی در ترسیم
• ایجاد انگیزه برای پیشرفت و رسیدن به سطوح بالاتر

معایب چارت سازمانی سلسله مراتبی

• ارتباطات کم در سازمان
• بوروکراسی زیاد
• نگاه وظیفه‌ای هر بخش

2. چارت سازمانی ماتریسی یا وظیفه‌ای (Functional)

منظور از چارت سازمانی ماتریسی (Matrix)، سازمان­‌هایی هستند که افراد باید به بیش از یک مدیر گزارش بدهند. در چنین سازمان‌هایی با چنین عملکردی و یا در جایی که افرادی با مهارت‌های مشابه در یک گروه جمع شده‌اند، ممکن است چارت سازمانی ماتریسی، مفید‌ترین چارت سازمانی باشد.

بگذارید با یک مثال به فهم بهتر کمک کنیم:

فرض کنید که یک شرکت تولیدی تعداد زیادی از افراد با مهارت­‌ها و تخصص‌­های مختلف را از سرتاسر جهان به خدمت گرفته است تا برای محصولات مختلف به مدیران تولید، گزارش دهند. هم­‌چنین این افراد تحت نظر مدیران منطقه‌ای (ناحیه‌ای) نیز کار می‌کنند. در چنین وضعیتی، روابط گزارش‌دهی می‌تواند به صورت یک چارت شبکه‌ای یا ماتریس نشان داده شود تا کارمندان نیز در ارائه نتایج کاری­‌شان، دچار سردرگمی نشوند.

مزایای چارت سازمانی ماتریسی (Matrix)

• ارائه یک روش قابل‌قبول برای ادغام اهداف پروژه‌ای با اهداف عملیاتی
• استفاده کارکنان از تجربه‌های یکدیگر
• استفاده مؤثر از منابع انسانی محدود
• جریان وسیع اطلاعات
• پویایی

معایب چارت سازمانی ماتریسی

• نیازمند درجه بالایی از همکاری بین مدیریت عملیاتی و پروژه‌ای
• سردرگمی کارکنان، زیرابه دو مدیر گزارش می‌دهند
• پیچیدگی

3. چارت سازمانی درختی یا پروژه‌ای (Project)

این چارت سازمانی درختی در واقع یک نمودار درختی است که بر اساس ساختار سازمان رسم می‌شود. شاید با چارت سلسله مراتبی اشتباه بگیرید، اما چارت سازمانی درختی، با ارشدترین افراد تیم در سمت چپ شروع می­کند و با ترسیم شاخه‌ها، ساختار سازمان را نشان می‌دهد.
این چارت زمانی به کار می­‌آید که مدیران گزارش‌های متعددی از افراد مختلف به دست‌شان می‌رسد، که برای رسیدگی بهتر، این نوع چارت‌ها در مقایسه با چارت‌های سلسله مراتبی از کارکرد بهتری برخوردار هستند.

به عنوان مثال؛ فرض کنید شما یک تیم مدیریتی پروژه را درون یک شرکت کوچک در جهت تولید نوع خاصی از دارو رهبری می‌کنید. هر یک از مدیران پروژه که به شما گزارش می‌دهند، تعداد زیادی از شیمیست­‌ها، داروسازان  و ... را مدیریت می‌کنند، که شما می‌توانید این ساختار را به خوبی در یک چارت درختی نشان بدهید.

مزایای چارت سازمانی پروژه‌­ای

• شفافیت و گزارش مستقیم به مدیر پروژه
• امکان تصمیم‌­گیری سریع و آسان
• افزایش مهارت و تجربه برای اعضا به دلیل حضور در پروژه‌های مختلف
• برنامه­‌ریزی دقیق و منظم

معایب چارت سازمانی پروژه­‌ای

• عدم احساس امنیت شغلی برای کارکنان
• استرس‌­زا بودن
• چالش‌های مدیریتی به دلیل قدرت زیاد مدیر پروژه
• موقت بودن
• نیاز به افراد متخصص

4. چارت سازمانی افقی یا مسطح (Horizontal/Flat)

یک چارت اداری افقی یا مسطح، از تعداد لایه‌های مدیریتی کمتری به نسبت بقیه تشکیل شده است. به بیان دیگر به میزان کمتری سلسله مراتبی است. این ساختار درون شرکت‌های کوچک و استارت‌آپ‌ها بیشتر مورد استفاده قرار می­‌گیرد. زیرا این سازمان‌ها در مقایسه با سازمان‌های بزرگ‌تر، تمایل کمتری به پیچیدگی دارند.

چارت سازمان افقی یا مسطح می‌تواند به صورت یک چارت حبابی که به میزان کمتری سلسله مراتبی است نیز نشان داده شود.

مزایای چارت سازمانی افقی یا مسطح

• تصمیم‌گیری مستقل، بدون اتکا به دیگر بخش‌ها
• تخصصی سازی فعالیت­‌ها
• ایجاد خود رهبری یا خود کنترلی در یک محیط کار آزاد

معایب چارت سازمانی افقی یا مسطح

• هرکدام از کارکنان باید به یک مدیر گزارش دهند که ممکن است باعث سردرگمی شود

5. چارت سازمانی وظیفه‌­ای (Functional)

چارت وظیفه‌­ای چارتی است که در آن از مدیران وظیفه‌ای و متخصص استفاده می‌شود، برعکس چارت­‌های سلسله مراتبی که مدیران با مهارت‌های عمومی را به کار می­‌گیرند.

هر مدیر سرپرستی گروهی را به عهده می‌گیرد که وظایف مشابهی دارند. به این ترتیب برای وظیفه و کارکرد سلسله ‌مراتب تعیین ‌می‌کنیم که این کار موجب تخصصی شدن بیشتر کار و افزایش بهره‌وری می‌شود، اما از سویی مهارت‌های مدیریتی تا حدودی نادیده گرفته می‌شوند. زیرا مدیران عملیاتی، جایگزین مدیران ارشد می‌شوند.
سرپرست هر بخش، بر آن بخش کنترل کامل دارد و می‌تواند اموری مانند آموزش، تخصیص وظایف و ارتقاء را انجام دهد. چنین چارتی برای سازمان‌های کوچک تا متوسط مفیدتر است اما اگر تعارض‌های مدیریتی به شکل صحیح مدیریت شود در شرکت‌های بزرگ نیز مفید خواهد بود.

مزایای چارت سازمانی وظیفه‌­ای

• تخصصی شدن فعالیت­‌ها
• افزایش کارایی و عملکرد
• به اشتراک‌گذاری دانش و مهارت کارکنان

معایب چارت سازمانی وظیفه­‌ای

• کاهش انعطاف‌پذیری
• محدود شدن برخی روابط بین کارکنان
• کاهش نوآوری و دیدگاه محدود از اهداف سازمانی برای کارکنان
• هماهنگی ضعیف بخش‌­های افقی

6. چارت سازمانی بخشی (Divisional)

در چارت بخشی افراد با ویژگی‌های مشابه در یک گروه قرار می‌گیرند. نوع تصمیم‌گیری در این سازمان‌ها غیرمتمرکز است به گونه‌­ای که هر دپارتمان تجهیزات ، منابع و منابع خاص خود را دارد.
با چنین ساختاری روش کار مستقل‌تر فراهم می­‌شود، تا مانند یک سازمان مستقل فعالیت نماید. اغلب، بخش‌ها بدون نیاز به تأیید دیگران سریعاً تصمیم­‌گیری می­‌کنند، هم­‌چنین تقسیم‌بندی دپارتمان‌ها بر اساس محصول، منطقه‌ی جغرافیایی، مشتری و یا زمان(شیفت‌های کاری سازمان ) انجام می‌­شود. معمولاً شرکت‌های بزرگ از این ساختار استفاده ‌می‌کنند.

مزایای چارت سازمانی بخشی

• کاهش لایه‌های مدیریتی کم اهمیت
• تصمیم‌گیری سریع در آنِ واحد
• امکان بررسی عملکرد هر بخش

معایب چارت سازمانی بخشی

• هزینه‌های بالا
• ناکارآمدی عملیاتی در تفکیک وظایف متخصصین
• خود مختاری بیش ‌از حد هر بخش

7. چارت سازمانی شبکه‌ای  (Network)

چارت شبکه‌­ای چارتی غیرمتمرکزتر و انعطاف‌پذیرتر از سایر ساختارها است. به این معنی که سلسله ‌مراتب کمتری در آن وجود دارد و هم‌چنین روابط داخلی و خارجی بین مدیران و مدیران ارشد را به‌خوبی مجسم می‌کند.
چنین چارتی، مبتنی بر روابط آزاد و با الهام گرفتن از ساختارهای اجتماعی واقعی است.

در ساختارهای سلسله مراتبی به علت وجود ساختاری بوروکراتیک، بیشتر تصمیم‌گیری‌ها از جانب مدیریت است که با یک اشتباه می‌تواند به تمام سازمان ضرر برساند، اما در ساختار شبکه‌ای از دیگر افراد نیز کمک گرفته می‌شود.

مزایای چارت سازمانی شبکه‌­ای

• کاهش چشم‌گیر اشتباهات مدیریتی
• کمک به دیگر مدیران در تصمیم‌گیری
• تسریع در تصمیم‌گیری‌ها
• کنترل بیشتر در سطوح سازمانی و افراد
• انعطاف‌پذیری

معایب چارت سازمانی شبکه‌­ای

• افزایش پیچیدگی در روابط سازمانی
• اختلاف در پاسخگویی و گزارش دهی کارکنان
• افزایش احتمال رخداد شرایط غیرقابل‌پیش‌بینی

8. چارت سازمانی خطی (Linear)

چارت خطی یکی از ساده‌ترین انواع چارت­‌های سازمانی است که در آن قدرت در رأس قرار دارد. در این نوع چارت، برای هر بخش سرپرستی تعریف ‌شده که مدیر، بر آن بخش کنترل دارد.

یکی از ویژگی‌های اصلی آن ساختار اداری مستقل است. چنین ساختاری گاهی حالت خشک و دیکتاتور مانند دارد و هر بخش وظایف خود را مستقل و بدون کمک انجام می‌دهد. ساختار خطی بیشتر در شرکت‌های کوچک به کار گرفته می­‌شود.

مزایای چارت سازمانی خطی

• نقش‌های مدیریتی ساده و روشن
• امکان تصمیم‌­گیری سریع
• حفظ انضباط میان کارکنان

معایب چارت سازمانی خطی

• امکان قطع روابط تجاری و عدم حرکت شرکت در صورت عدم وجود مدیریت
• کم شدن ابتکار عمل کارکنان

9. چارت سازمانی دایره‌ای

در این نوع چارت، سلسله ‌مراتب و سطوح مختلف سازمانی به‌صورت دایره‌ای نمایش داده می‌شود. رأس سازمان، در وسط قرارگرفته و لایه‌های بعدی، نشان‌دهنده‌ی سطوح بعدی هستند. به این معنی که هم­‌چنان سلسله ‌مراتب در این نوع ساختار وجود دارد. هر چه لایه‌ای به مرکز نزدیک‌تر باشد، در سطح بالاتری قرار دارد.

مدیرانی که با یک ساختار کار می­‌کنند، بجای ارسال دستورالعمل‌ها از طریق سلسله ‌مراتب، آن‌ها را رو به بیرون می‌فرستند. ساختار دایره‌ای برای افزایش ارتباطات و جریان آزاد اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان است و درحالی‌که یک ساختار سنتی بخش‌های مختلف مستقل یا نیمه‌مستقل در نظر می‌گیرد، ساختار دایره‌ای تمام این بخش‌ها را به‌عنوان جزئی از کل نشان می‌دهد.

مزایای چارت سازمانی دایره‌­ای

• ساختار مبتنی بر ریشه یابی مشکل و کمک به حل مسأله در سازمان
• رد و بدل شدن جریان بالایی از اطلاعات

معایب چارت سازمانی دایره‌­ای

• ممکن است برای کارکنان هنگام گزارش‌­دهی و گزارش­‌گیری گیج­‌کننده باشد

10. چارت سازمانی مبتنی بر تیم (Team-based)

چارت مبتنی بر تیم ساختاری است که علاوه بر وظایف شخصی، برای رسیدن به یک هدف نیز تلاش می‌کنند.

در واقع افراد، در تیم‌هایی که پروژه‌ی مشخصی برای آن‌ها وجود دارد فعالیت می‌کنند، اما نظارت بر تیم‌ها کم است و یا چند تیم زیر نظر یک مدیریت هستند که در چنین شرایطی نیازمند خودکنترلی بیشتر در بین کارکنان است.

در این ساختار، مدیر یا کارشناس پروژه، اهداف، مایل استون(milestone)  و استانداردهای عملکردی را تعریف می‌نماید و اعضای تیم اجازه دارند که نحوه‌ی دستیابی به این الزامات را تعیین کنند.

در این ساختار سلسله ‌مراتب کمتر و انعطاف‌پذیری بیشتر است.

بیشتر بخوانید:

کارشناس کنترل پروژه کیست؟ و چه وظایفی دارد؟

مزایای چارت سازمانی مبتنی بر تیم

• حل سریع‌تر مشکلات به‌وسیله‌ی تیم‌ها
• انعطاف‌پذیر و توانمند ساختن کارکنان

معایب چارت سازمانی مبتنی بر تیم

• عدم توانایی کار تیمی در برخی از کارکنان
• پنهان شدن ضعف برخی کارکنان، پشت دیگر افراد تیم

با توجه به اهمیت استفاده از چار‌ت‌­های سازمانی و همین­طور انواع نمودار سازمانی و مزایا و معایب هر کدام که به طور جداگانه با آنها آشنا شدیم، آیا به طور کلی کاربرد آنها، می‌تواند معایبی هم به همراه داشته باشد؟

معایب استفاده از چارت­ سازمانی

1. عدم انعطاف‌پذیری

چارت سازمانی می‌تواند خیلی سریع به علت قدیمی شدن، کارایی خودش را از دست بدهد شود. به خصوص در مواردی که سازمان شما با سرعت در حال تغییر یا گردش کارمند زیادی داشته باشد، یا حتی مواردی که اعضای تیم‌ها تشویقی می­‌گیرند و باید بخش‌های‌شان را عوض کنند یا با آغاز و پایان پروژه‌ها ساختار سازمان تغییر کند. در چنین شرایطی، بازنویسی یک چارت سازمانی، زمان‌بر و پر مسئولیتی است.

2. صلب بودن

باید قبول کنیم که یک چارت سازمانی نمایی نسبتا خشک از طرز کار شرکت شماست. چرا؟ به این خاطر که شما تنها قادر هستید، آنها را از بالا به پایین بخوانید و همین موضوع می‌تواند یک سازمان را به شکلی غیرمنعطف یا سلسله مراتبی نمایش بدهد. این دیدگاه می‌تواند نوآوری، حل مسئله، خلاقیت تیمی یا ارتباطات موثر را کم‌رنگ کند. با این همه، با  وجود اهمیت بالای تهیه چارت سازمانی، این معایب، چیزی از ارزش­‌های آن کم نمی­‌کند. فقط نکته مهم اینجا است که این چارت­‌ها، به درستی و طبق اصول طراحی شوند، اما چگونه؟

طراحی چارت­ سازمانی

طراحی چارت سازمانی بر عهده مدیریت ارشد(مدیر‏عامل، هیئت‏ مدیره) است. برای رسم چارت سازمانی شرکت‌­ها می­‌توان از نرم‌­افزار­های مختلفی استفاده کرد که در ادامه به معرفی سه تا از بهترین­‌ها می‌­پردازیم:

1. نرم‌افزار اکسل

در این نرم­‌افزار در سربرگ insert گزینه­‌های shape و SmartArt می‌­توانند به شما در رسم چارت کمک کنند. این امکانات در نرم‌افزار word هم وجود دارد و به همین ترتیب می‌­تواند به شما کمک کند.

2. نرم‌­افزار Edrew OrgCharting

به کمک این نرم­‌افزار امکان رسم نمودار چارت سازمانی سلسله مراتبی، درختی و انواع آن وجود دارد. هم به کمک قالب‌‏های آماده آن و هم رسم الگوهای مد نظر خودتان. برای استفاده از این نرم­‌افزار باید پول پرداخت کنید اما می‌­‏توانید نسخه‌ی کرک شده آن را رایگان دانلود کنید.

3. نرم‌­افزار vision

Vision از جمله نرم‌افزار‏های آفیس از شرکت مایکروسافت است که برای ترسیم نمودار از جمله نمودار‏های سازمانی استفاده می‌­شود. این نرم­‌افزار از دو طریق امکان رسم نمودار را به شما می‌­دهد.

روش اول

روشی است که بر اساس آن می‌‏توانید نمودار را با هر شکل و اندازه‌‏ای که سلیقه خودتان ترسیم کنید. کافی است بعد از اجرای نرم‌­افزار به سراغ گزینه General بروید، صفحه جدیدی باز می‌­شود که از قسمت Basic Diagram می­‌توانید با کمک شکل­‌های مختلف  و connector هایی که هست، طراحی چارت سازمانی را شروع کنید.

روش دوم

بر مبنای استفاده از الگوهای آماده برنامه است که روند طراحی را تسریع می­‌کنند. برای این کار کافی است از سربرگ Business هر کدام از الگوهای organization chart که مد نظرتان هست را انتخاب کنید. در ادامه با دو گزینه روبه‌­رو می‌شوید که با انتخاب گزینه دوم، و انتخاب نام نمودار، می­‌توانید از اشکال آماده استفاده کنید.

اینکه کدام یک از روش­‌های بالا را انتخاب کنید، مهم نیست! مهم این است که چارت سازمانی که در نهایت به دست می‌­آید، مدیریت و ساختار سازمانی شرکت را به درستی نشان بدهد. ممکن است یک ساختار سازمانی برای هر سازمان یا شرکتی متناسب است؛ اما یک چارت برای همه سازمان‏‌ها مناسب نیست. بنابراین دقت کافی را در طراحی و رسم چارت داشته باشید. برای این کار کافی است به تفاوت ساختار سازمانی با چارت سازمانی دقت کنید.

تفاوت چارت سازمانی با ساختار سازمانی چیست؟

همانطور که تا به اینجا متوجه شده­‌اید، یک سازمان، واحدی اجتماعی متشکل از افراد مختلفی است که برای رسیدن به یک هدف مشترک مدیریت می­‌شوند. هر کدام از این سازمان­‌ها ساختار مدیریتی خاص خود را دارند، که روابط بین کارمندان ، وظایف آنها و نقش­‌ها و مسئولیت­‌های ارائه شده را تعریف می­‌کند.

وقتی سازمانی به خوبی سازماندهی شده باشد، هماهنگی لازم را به دست می‌­آورد. به عبارت دیگر ساختار سازمانی روشی را تعیین می­‌کند که در آن نقش­‌ها، قدرت، اختیار و مسئولیت­‌ها، تعیین و توسط یک نفر مدیریت می‌شود.
چنین ساختاری نحوه انتقال اطلاعات بین سطوح مختلف در یک سازمان را نشان می­‌دهد.
این ساختار سازمانی به اهداف و استراتژی طراحی شده برای رسیدن به هدف بستگی دارد و بر اساس نوع مدیریت می‌­تواند متفاوت باشد، اما در مقابل یک چارت سازمانی، نمایش بصری از ساختار سازمانی است. این ساختار باید به وضوح، روابط بین اعضای تیم را برای گزارش ­دهی و جریان اختیار را تعیین کند، تا ارتباط به خوبی برقرار شود و جریان کارآمد و موثر شکل بگیرد.

چارت سازمانی را جدی بگیرید!

برای اینکه یاد بگیرید چگونه مدیر موفقی باشید، باید بتوانید کسب­‌وکارتان به بهترین نحو کنترل کنید. این موفقیت ارکان مختلفی دارد که یکی از آنها تهیه و تنظیم یک چارت سازمانی متناسب با سازمان شما است که مسیر رسیدن به این هدف را تسریع می­‌کند. کارلیب و تیم تحریریه آن اینجاست تا با مقالات آموزشی شما را در این مسیر همراهی کند. کافی است به وبسایت کارلیب به آدرس  karlib.com مراجعه نمایید.