ارزیابی عملکرد کارکنان چگونه صورت می‌گیرد؟

کارمندان یکی از مهم‌ترین منابع هر سازمان هستند و عملکرد آن‌ها نقش زیادی در موفقیت و پیشبرد اهداف سازمانی دارد. همچنین ارزیابی عملکرد کارکنان ، يکی از وظایف مهم مديريت منابع انسانی است و در سال‌های اخير به نقش ارزیابی عملکرد کارکنان یا ارزشيابی عملكرد پرسنل توجه زيادی نموده است. به همین دلیل تصمیم گرفتیم در این مقاله از وبلاگ کارلیب به موضوع ارزیابی عملکرد پرسنل و نحوه انجام آن بپردازیم. با ما همراه باشید.

ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟

عملکرد به معنای تلاش کارمند برای اجرای وظایف و مسئولیت‌های خود و کمک به سازمان در رسیدن به اهداف تعیین شده و ارزیابی عملکرد به معنای بازبینی عملکرد به منظور سنجش میزان بهره‌وری کارکنان است. ارزیابی کارکنان معمولاً برای بهبود عملکرد، ارتقای رتبه، قطع همکاری، افزایش حقوق و... انجام می‌شود.

ارزیابی عملکرد پرسنل توسط واحد منابع انسانی انجام می‌شود و هدف از آن نظارت بر عملکرد کارکنان و بهبود بخشیدن به آن است. بیشتر شرکت‌ها یک سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان دارند که در آن عملکرد کارکنان به‌طور منظم (معمولاً یک بار در سال) بر اساس شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان بررسی می‌شود.
برای مثال، شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان بخش فروش می‌تواند رشد فروش، میزان جذب مشتری و حاشیه سود باشد.

ارزیابی عملکرد پرسنل معمولاً در انتهای سال یا سالگرد شروع به کار کارمند انجام می‌شود. برای مثال، اگر در اردیبهشت استخدام شده باشید در اردیبهشت ارزیابی می‌شوید. بسیاری از شرکت‌ها پاداش‌های سالانه را بر اساس تحلیل ارزیابی عملکرد کارکنان تنظیم می‌کنند.

هدف از ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟

ارزیابی عملکرد کارمندان با سه هدف مختلف انجام می‌گیرد:

1. هدف اول زمانی به کار می‌رود که کارمند عملکرد ضعیف دارد ولی قابل اصلاح است. در این شرایط، تحلیل ارزیابی عملکرد کارمند برای تدوین برنامه آموزش آتی به کار می‌رود.
2. هدف دوم زمانی به کار می‌رود که کارمند عملکرد قابل‌قبول دارد ولی شایسته ارتقای رتبه نیست. در این شرایط، تحلیل ارزیابی برای حفظ عملکرد کارمند و تشویق او به کار می‌رود.
3. هدف سوم نیز زمانی به کار می‌رود که کارمند عملکرد رضایت‌بخش داشته و شایسته ارتقای رتبه است. در این شرایط، کارمند و مدیر در مورد مسئولیت‌های نقش جدید و آموزش موردنیاز برای ارتقا به آن صحبت و تبادل نظر می‌کنند.

نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان

شرکت برای ارزیابی کارآمد کارمندان باید یک چارچوب ارزیابی استاندارد داشته باشد و هر کارمند را بر اساس معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان بررسی کند.
در ادامه نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان را بررسی می‌کنیم.

1. فرم ارزشیابی کارکنان تنظیم کنید؛

اولین گام در ارزیابی عملکرد پرسنل تنظیم استانداردهای عملکرد روشن است. این استانداردها نشان می‌دهند هر کارمند در یک نقش خاص دقیقاً چه کاری باید انجام دهد و چطور باید آن را انجام دهد. تمام کارمندانی که نقش مشابه دارند باید با یک فرم ارزشیابی کارکنان سنجیده شوند.

تمامی استانداردهای عملکرد باید قابل دستیابی و واقع‌گرایانه باشند و ارتباط مستقیم با شرح شغلی کارمند داشته باشند. برای مثال، شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان فروش در فرم ارزیابی عملکرد کارکنان فروش می‌تواند رشد فروش، میانگین حجم سفارش، چرخه فروش و تعداد مشتریان جدید باشد.

2. برای ارزیابی کارکنان اهداف خاص مشخص کنید؛

برخلاف استانداردهای عملکرد که به چند کارمند قابل اعمال هستند، باید برای هر کارمند اهداف خاصی در نظر بگیرید. اهداف باید بر اساس نقاط قوت و ضعف کارمند باشند و باعث بهبود مهارت‌ها و یادگیری مهارت‌های جدید شوند. برای تنظیم اهداف معقول و مرتبط با نقش هر کارمند می‌توانید با کارمندان همکاری کنید.

3. در طول سال یادداشت‌برداری کنید؛

در طول سال عملکرد کارمندان را پیگیری کنید. یک فایل عملکرد برای هر کارمند ایجاد کنید و دستاوردها یا شکست‌های قابل‌توجه او را یادداشت کنید.
یادتان باشد که می‌توانید در مورد هر رویداد بازخورد فوری ارائه کنید و نیازی نیست برای تشویق یا انتقاد سازنده تا بازبینی انتهای سال صبر کنید.

4. برای ارزیابی کارکنان آماده باشید؛

وقتی زمان ارزیابی کارمندان فرا می‌رسد، بهتر است از قبل برای این کار آماده شوید. فایل کارمند را قبل از جلسه بررسی کنید و مسائلی را که می‌خواهید در مورد آن‌ها بحث کنید یادداشت کنید.
ارزیابی عملکرد پرسنل باید بیشتر در مورد جنبه‌های مثبت عملکرد کارمند همراه با توصیه‌های مفید برای بهبود در آینده باشد.

5. صادق باشید و درست انتقاد کنید؛

وقتی قرار است در ارزیابی از کارمند انتقاد کنید، بازخورد صادقانه ارائه کنید. مثال‌های واضح بزنید و بعد توصیه‌های مفید و دقیق در مورد نحوه رشد و بهبود در آینده به کارمند بدهید.

6. کارمندان را مقایسه نکنید؛

هدف از ارزیابی کارمندان سنجش عملکرد هرکدام بر اساس معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان است. مقایسه عملکرد کارمندان کار درستی نیست و می‌تواند منجر به رقابت ناسالم و تنفر شود. همیشه به چارچوب ارزیابی اشاره کنید نه به عملکرد سایر کارمندان.

7. عملکرد کارمند را ارزیابی کنید نه شخصیت او را؛

ارزیابی کارکنان باید روی توانایی آن‌ها در اجرای وظایف متمرکز باشد و نه خصوصیات شخصیتی. وقتی در مورد شخصیت کارمند قضاوت می‌کنید، ممکن است احساس کند به او حمله کرده‌اید و در نتیجه واکنش تند از خود نشان دهد.
برای مثال، به‌جای ارائه بازخورد در مورد احساساتی بودن کارمند، بهتر است مثال‌های خاص از عملکردهایی بزنید که این خصوصیت را نشان می‌دهند.

8. گفت‌وگو کنید؛

ارزیابی کارمندان نباید یک طرفه باشد، یعنی نباید مدیر بازخورد دهنده و کارمند شنونده باشد. در عوض، نحوه ارزیابی عملکرد کارمندان باید شامل مکالمه بین مدیر و کارمند باشد.
به نگرانی‌های کارمند گوش کنید و بررسی کنید که چطور می‌توانید به او در رسیدن به اهداف شغلی کمک کنید. همچنین می‌توانید از کارمند بخواهید خود را ارزیابی کند. مطالعه مقاله 20 ویژگی کارمندان خوب را بشناسید.! را از دست ندهید.

9. سؤالات دقیق بپرسید؛

برای تقویت مکالمه کارآمد با کارمندان در طول ارزیابی، باید از قبل چند سؤال دقیق تنظیم کنید. برای مثال:

• امسال قصد داری به چه چیزی دست پیدا کنی؟
• چه منابع یا پشتیبانی برای رسیدن به اهدافت نیاز داری؟
• بزرگ‌ترین چالش‌های مسیر رسیدن به اهدافت چیست؟
• چطور می‌توانم مدیر بهتری برای تو باشم؟
• اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت کاری تو چه هستند؟
• در سال جدید دوست داری چه مهارت‌های جدیدی یاد بگیری؟

10. بازخورد مداوم ارائه کنید؛

ارزیابی ایده‌آل یک فرآیند مداوم در طول سال است. بازخورد دادن در طول سال و نظارت مستمر بر کارمند در مسیر رسیدن به اهداف کاری به بهبود روحیه کارمند کمک می‌کند.

شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان

انتخاب مناسب‌ترین شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان هنگام تنظیم فرم ارزشیابی عملکرد اهمیت زیادی دارد. به این

منظور، ابتدا باید ارزش‌های اساسی شرکت را تعیین کنید.
عنوانی که برای فرم ارزشیابی عملکرد کارکنان انتخاب می‌کنید باید متناسب با محتوا و معیارهای ارزیابی عملکرد باشد.
فرض کنید می‌خواهید شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان فروش را توسعه دهید. برای این کار می‌توانید اهداف قابل‌اندازه‌گیری را در نظر بگیرید و از معیارهای زیر استفاده کنید:

• حفظ مشتری
• موفقیت در پروژه‌های خاص
• بهره‌وری
• نتایج فروش

تنظیم معیارهای ارزیابی قابل‌اندازه‌گیری به مدیران کمک می‌کند ارزیابی‌های عینی‌تر انجام دهند و روی واقعیت‌ها و ارقام تمرکز کنند تا دیدگاه و برداشت خود از کارمندان.
در نتیجه، احتمال سوء گیری عمدی یا غیرعمدی کاهش پیدا می‌کند. همچنین، بحث‌های غیرمنتظره در رابطه با حقوق از بین می‌رود، زیرا کارمند درصورتی‌که به اهداف تعیین شده دست پیدا نکرده باشد انتظار افزایش حقوق یا پاداش نخواهد داشت.

تعیین محتوا و معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان یک کار تیمی است و باید با همکاری مدیر و کارمندان تنظیم شود. بخش منابع انسانی سپس اطمینان حاصل می‌کند که ذینفعان مربوطه ابزارهای ضروری برای درک فرایند و تطبیق پیدا کردن با آن را دارند. این پروژه زمان‌بر است، ولی در نهایت منجر به بهره‌وری و انگیزه بیشتر کارمندان می‌شود. مقاله فوت و فن‌های استخدام یک مدیر فروش حرفه‌ای به شما کمک زیادی خواهد کرد.

فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان

1. ارزیابی توسط مدیر یا سرپرست

ارزشیابی عملکرد کارکنان در بیشتر سازمان‌ها توسط مدیر یا سرپرست انجام می‌شود. مدیر به‌واسطه رابطه نزدیک با کارمندان خود می‌تواند به خوبی نقش ارزیابی را ایفا کند.

2. خود ارزیابی

وقتی کارمندان از وظایف، شاخص‌ها و معیارهای ارزیابی عملکرد آگاه باشند به خوبی می‌توانند عملکرد خود را ارزیابی کنند. البته این کار مستلزم شناخت قابلیت‌های خود و صداقت است.

3. ارزیابی توسط همکاران

این روش به ندرت در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. همکاران از وظایف شغلی یکدیگر آگاه هستند و در نتیجه می‌توانند ارزیاب خوبی باشند. با این حال، گاهی اوقات حسادت و رقابت باعث می‌شود همکاران ارزیابی صادقانه از یکدیگر ارائه نکنند.

مزایای ارزیابی عملکرد کارکنان

تحلیل ارزیابی کارکنان به صورت حرفه‌ای و کارآمد چند مزیت بزرگ دارد:

1. به کارمندان کمک می‌کند انتظاری که از آن‌ها می‌رود را بهتر درک کنند.
2. موجب قدردانی از عملکرد خوب کارمندان شده و در نتیجه اعتمادبه‌نفس آن‌ها را افزایش می‌دهد.
3. اطلاعات موردنیاز برای برنامه‌ریزی‌های آتی را فراهم می‌کند.
4. باعث تسهیل شدن تغییر سازمانی می‌شود.
5. باعث تشویق و افزایش انگیزه کارمندان می‌شود.
6. فرصت درک بهتر نقاط ضعف و قوت کارمندان را برای مدیر فراهم می‌کند.
7. بازخورد مفید در مورد نحوه بهبود عملکرد در آینده را برای کارمند فراهم می‌کند.
8. به مدیر و کارمند کمک می‌کند در مورد آینده کارمند برنامه‌ریزی کنند.
9. ارزیابی عینی بر اساس معیارهای استاندارد فراهم می‌کند که به تصمیم ‌گیری در مورد ارتقای رتبه، پاداش و افزایش حقوق کمک می‌کند

انواع مدل‌های ارزیابی عملکرد کارکنان

سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان برای تقویت بهره‌وری و بهبود بخشیدن به نتایج سازمان ضروری است. سازمان با استفاده از یک مدل ارزیابی عملکرد درست می‌تواند باعث بهبود عملکرد کارمندان خود شود.

انتخاب درست روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان و شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارمندان اهمیت زیادی دارد زیرا منعکس‌کننده دیدگاه مدیر در مورد کارمندان و میزان اهمیت دادن مدیر به روحیه آن‌هاست. در ادامه مدل‌های ارزیابی عملکرد کارکنان را بررسی می‌کنیم:

1. مدل رتبه‌بندی فردی:

در این روش عملکرد تمامی کارکنان از بالا به پایین رتبه‌بندی شده و یک نفر به عنوان بهترین کارمند انتخاب می‌شود. این روش باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه شده ولی برای سازمان‌های بزرگ مناسب نیست.

2. مدیریت بر اساس اهداف (MBO):

در این روش، مدیر و کارمند با کمک هم اهداف یک دوره مشخص را شناسایی، برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی می‌کنند. بعد از تنظیم اهداف مشخص، مدیر و زیردستان به صورت دوره‌ای در مورد پیشرفت رخ داده و قابل دستیابی بودن اهداف تنظیم شده گفت‌وگو می‌کنند.

در انتهای دوره مشخص شده (فصلی، شش ماهه، یک ساله)، فرم ارزشیابی کارکنان بر اساس نتایج به دست آمده بررسی می‌شود و در صورت موفقیت، ارتقای رتبه و پاداش می‌گیرد. در مقابل، شکست باعث انتقال یا آموزش‌های آتی می‌شود. این فرآیند معمولاً تأکید بیشتری روی اهداف ملموس دارد و جنبه‌های ناملموس مثل مهارت‌های فردی و تعهد نادیده گرفته می‌شوند.

3. مدل بازخورد ۳۶۰ درجه:

این روش کارآمدترین و بهترین ابزار برای ارزیابی عملکرد کارمندان است، با این حال کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرد. این روش ارزیابی عملکرد چندبعدی است و کارمند را بر اساس بازخوردهای جمع‌آوری شده از طریق پرسشنامه ارزیابی عملکرد کارکنان از مدیران، همکاران، مشتریان و گزارش‌های مستقیم ارزیابی می‌کند.

این روش نه تنها یک ارزیابی بی‌طرفانه فراهم می‌کند، بلکه شایستگی کارمند را به خوبی نشان می‌دهد. شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان در این روش مؤلفه‌هایی از جمله خود ارزشیابی، ارزیابی‌های مدیریتی، ارزیابی‌های همکاران، ارزیابی مدیر توسط زیردستان و ارزیابی توسط مشتری است.

4. مدل مرکز ارزیابی:

مفهوم مرکز ارزیابی در سال ۱۹۳۰ توسط ارتش آلمان معرفی شد و سپس با توجه به محیط کار امروزی اصلاح شد. این روش کارمندان را قادر می‌کند تصویر روشنی از نحوه نظارت شدن و تأثیر آن روی عملکرد خود داشته باشند. مزیت اصلی این روش این است که نه تنها عملکرد فعلی یک کارمند را ارزیابی می‌کند، بلکه عملکرد آتی او را نیز پیش‌بینی می‌کند. همچنین می‌توان آن را با نقش‌ها، شایستگی‌ها و نیازهای کسب‌وکار مختلف متناسب کرد. عیب بزرگ این روش این است که زمان‌بر و پرهزینه است و مدیریت فرآیند آن دشوار است.

5. مقیاس رتبه دهی بر اساس رفتار (BARs):

این روش مزیت‌های کمی و کیفی برای فرآیند ارزیابی کارکنان دارد. در این روش، عملکرد کارمند با مثال‌های رفتاری خاص رتبه‌بندی شده به صورت عددی مقایسه می‌شود. اولین مرحله برای ایجاد این سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان تنظیم رویدادهای مهمی است که رفتارهای معمول در محیط کار را به تصویر می‌کشند.
سپس فرم ارزشیابی کارکنان بر این اساس تکمیل می‌شود. این روش احتمال سوء گیری را کاهش داده و تضمین‌کننده عدالت در فرآیند ارزیابی است.

6. ارزیابی روان‌شناختی:

این روش برای تعیین پتانسیل پنهان کارمندان بسیار مفید است و روی تحلیل عملکرد آتی کارمند تمرکز می‌کند تا عملکرد گذشته.
این مدل ارزیابی برای تحلیل هفت شایستگی مهم به کار می‌رود: مهارت‌های بین فردی، توانایی‌های شناختی، خصوصیات ذهنی، مهارت‌های رهبری، ویژگی‌های شخصیتی، وضعیت احساسی و سایر مهارت‌های مرتبط. با این حال، این فرآیند پیچیده و آهسته است و کیفیت نتایج آن به شدت به روانشناس اجراکننده ارزیابی بستگی دارد.

7. روش حسابداری منابع انسانی:

در این روش، عملکرد کارمندان از طریق دستاوردهای مالی آن‌ها برای شرکت ارزیابی می‌شود. بر این اساس، هزینه حفظ کارمند و دستاوردهای مالی او با یکدیگر مقایسه می‌شوند.

8. ثبت وقایع خاص:

این روش شامل ثبت عملکرد و تصمیمات درست و نادرست کارمند در مواجهه با وقایع نامعمول است. در این روش، ارزیاب در طی یک دوره یک ساله می‌تواند اطلاعات لازم برای ارزیابی عملکرد کارمند را به دست آورد.

9. ارزیابی مقیاسی:

این قدیمی‌ترین و رایج‌ترین روش ارزیابی عملکرد است. یکی از دلایل محبوبیت این روش سادگی است، زیرا ارزیاب با کمک فرم‌های ارزشیابی عملکرد کارمندان که شامل چند معیار است ارزیابی کارمندان را اجرا می‌کند.

نرم‌افزار ارزیابی عملکرد کارکنان

یکی از کارآمدترین روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده از نرم‌افزار ارزیابی عملکرد کارکنان است.
این سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان یک ابزار نرم‌افزاری مدرن است که برای ثبت دقیق سوابق عملکرد کارمند، شناسایی حوزه‌های نیازمند به بهبود و شناخت بهترین کارمندان طراحی شده است.

در حال حاضر، نرم‌افزارهای آنلاین زیادی برای سنجش عملکرد کارکنان وجود دارد که شامل چند فرم ارزیابی عملکرد کارکنان از پیش نوشته شده هستند. مزایای نرم‌افزار ارزیابی عملکرد کارکنان عبارت‌اند از:

• بهبود فرآیند تصمیم‌گیری دپارتمان منابع انسانی
• کمک به تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد ادامه یا قطع همکاری با یک کارمند
• بهبود توسعه فردی و حرفه‌ای کارمند
• اندازه‌گیری کارآمد عملکرد کارمندان
• شناسایی راحت کارمندان مفید برای سازمان
• شناسایی نقاط ضعف و قوت کارمندان
• اطمینان از رسیدگی به مشکلات
• کمک به رشد و عملکرد کارمندان

بیشتر کسب‌وکارها حداقل یک بار در سال کارکنان خود را ارزیابی می‌کنند. این ارزیابی معمولاً شامل بررسی وظایف کاری مختلف کارمند و مقایسه آن‌ها با انتظارات است.
نتایج ارزیابی نقش زیادی در تصمیم‌گیری‌های مربوط به ارتقای رتبه، پاداش و افزایش حقوق دارد. ارزیابی منظم باعث می‌شود کارمندان انتظاری که از آن‌ها می‌رود را بهتر درک کنند، ارتباط بین مدیریت و کارمندان بهبود پیدا کند و کارمندان وظایف کاری خود را به خوبی بشناسند.

سخن آخر اینکه...

در این مطلب با نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان، شاخص‌ها و مزیت‌های ارزیابی عملکرد کارکنان آشنا شدید.

شرکت‌ها با کمک سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان و تحلیل ارزیابی عملکرد آن‌ها می‌توانند تصمیمات بهتری در فرآیند جذب و استخدام بگیرند و کیفیت آن را افزایش دهند.
استخدام کارمندان مناسب به معنای دردسر کمتر برای کارمندان منابع انسانی و آینده بهتر برای سازمان است.

اگر برای کسب‌وکار شما هم استخدام افراد شایسته اهمیت دارد، می‌توانید از خدمات استخدام کارلیب استفاده کنید و با جذب افراد کارآمد و توانمند کسب و کار خود را توسعه دهید.
همچنین با مطالعه مقالات آموزشی و تخصصی بخش وبلاگ کارلیب می‌توانید با فوت و فن مدیریت و توسعه کسب و کارها آشنا شوید.
پس فرصت را از دست ندهید و همین امروز با کارلیب یک گام به استخدام افراد شایسته و کارآمد در کسب و کار خود نزدیک‌تر شوید.