تفویض اختیار چیست؟ چگونه به مدیران کمک می‌کند؟

هنگامی که ما درباره عملکرد یک کسب‌وکار صحبت می‌کنیم، متوجه خواهید شد که یک مدیر به تنهایی نمی‌تواند همه وظایف مربوط به شرکت را انجام دهد. یک مدیر کارآمد و حرفه‌ای برای دستیابی به اهداف سازمانی، باید بتواند وظایف خاصی را به اعضای تیم کاری خود واگذار کند و اطمینان حاصل کند که آن‌ها وظایف را مطابق انتظار انجام می‌دهند. دانستن این که چگونه و در چه زمانی وظایف را به افراد مناسب واگذار کنیم، مهارت ارزشمندی است. در حقیقت اغلب گفته می‌شود که اولین قانون مدیریت، تفویض اختیار است.
پس به عنوان یک مدیر موفق سعی نکنید همه کارها را خودتان به تنهایی انجام دهید، زیرا عملاً این کار ممکن نیست. در این مقاله توضیحاتی پیرامون تفویض اختیار ارائه می‌دهیم و نحوه استفاده از آن را در محیط کار را بررسی خواهیم کرد. در ابتدا می‌خواهیم به تعریف تفویض اختیار و ویژگی‌های آن بپردازیم.

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار، فرآیند انتقال مسئولیت یک کار به کارمند دیگر است. به عنوان مدیر، معمولاً می‌توانید مسئولیت را به هر یک از اعضای تیم مستقیم خود منتقل کنید. سپس آن کارمند ممکن است تصمیم بگیرد که در صورت لزوم برخی از این مسئولیت‌ها را در بین اعضای تیم خود تفویض کند.
به عبارت دیگر، تفویض اختیار شامل تقسیم اختیارات به زیردستان و بررسی كارآیی آن‌ها‌ از طریق پاسخگویی نسبت به اقدامات‌شان است. در یک سازمان، مدیر چندین مسئولیت و کار دارد.
بنابراین، برای کاهش حجم کار او، مسئولیت و اختیارات خاصی به سطح پایین‌تر، یعنی به زیردستان سپرده می‌شود تا کار را از طرف مدیر انجام دهند. حال بیایید با برخی از ویژگی‌های تفویض اختیار که در زیر به آن‌ها اشاره کردیم، آشنا شوید:

ویژگی های تفویض اختیار

1. تفویض اختیار به معنای دادن اختیار به زیردستان است تا مستقل اما در حدود تعیین شده توسط مافوق عمل کنند. همچنین زیردستان باید از مفاد سیاست، قوانین و مقررات سازمانی پیروی کنند.
2. یک مدیر موفق هیچگاه با تفویض اختیار، از اختیارات خود چشم‌پوشی کند، اما مطمئنا او برخی از اختیارات مرتبط با یک مسئولیت ضروری واگذار شده به وی را میان زیردستان تقسیم می‌کند.
3. دامنه اختیارات پس از تفویض اختیار، بسته به شرایط، می‌تواند بیشتر گسترش یابد، یا توسط مقام برتر پس گرفته شود.
4. مدیر نمی‌تواند اختیاراتی را که خودش در اختیار ندارد تفویض کند. همچنین او نمی‌تواند اختیارات کامل خود را به یک زیردست واگذار کند.
5. تفویض اختیار ممکن است شفاهی یا کتبی باشد و ممکن است خاص یا عمومی باشد.
6. تفویض اختیار به کارمندان توسط مدیر یک هنر است و باید با تمام قوانین اساسی یک سازمان مطابقت داشته باشد.

اما سه عنصر عمده در تفویض اختیار وجود دارد که در ادامه با این عناصر آشنا خواهید شد.

عناصر تفویض اختیار

1. مسئولیت

مسئولیت به معنای واگذاری کاری به یک فرد است. مدیران، مسئولیت خاصی را برای اتمام کارهای خاص از طرف خود به زیردستان اختصاص می‌دهند (زیردستان را  از جانب خود، برای اتمام یک وظیفه خاص نماینده‌ می‌کنند).
یک فرد باید تمام توانایی‌های جسمی و روحی خود را به کار گیرد تا کار را به طور موثر انجام دهد. در اینجا لازم به ذکر است که مدیر فقط می‌تواند مسئولیت را تعیین کند و در مورد خطاهای تبعی، مدیر پاسخگوی مافوق‌های خود خواهد بود . بنابراین، مسئولیت به سمت بالا جریان می‌یابد.

2. اختیار

برای انجام مسئولیت، اختیارات خاصی به زیردستان تفویض می‌شود. اقتدار یعنی قدرت تصمیم گیری. از این رو، مدیر همراه با مسئولیت، اختیاراتی را نیز به زیردستان واگذار می‌کند تا آن‌ها را قادر به تصمیم‌گیری مستقل و انجام کارآمد کار کند.
اختیار باید مساوی با مسئولیت باشد، این بدان معنی است که سطح خاصی از اختیارات تفویض می‌شود که برای تکمیل مسئولیت کافی است. اقتدار همچنین به سمت بالا جریان می‌یابد، هرچه مقام سازمانی ارتقا پیدا کند، اختیار نیز افزایش می‌یابد.

3. مسئولیت‌پذیری

مسئولیت‌پذیری یعنی بررسی اینکه آیا زیردستان مسئولیت‌های خود را به روشی مورد انتظار انجام می‌دهند یا خیر. مسئولیت‌پذیری قابل تفویض نیست، به این معنی که در صورت عدم تکمیل وظیفه، مدیر فقط مسئول آن خواهد بود، نه زیردستان. مسئولیت‌پذیری نیز به سمت بالا جریان دارد، یعنی زیردستان در مقابل مدیر و مدیر در مقابل مافوق خود پاسخگو خواهند بود. بنابراین، مدیر برای رسیدگی به وظایف، مسئولیت را به همراه اختیار خاصی به فرمانبر خود واگذار می‌کند تا کنترل را اعمال کند و فقط به مدیر خود پاسخگو است و نه به مافوق مدیر خود!

روش‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید بسته به نیاز محل کار خود، مسئولیت‌ها را به کارمندان منتقل کنید. در تعیین وظایف برای اعضای مختلف تیم در محل کار، می‌توانید از انواع تفویض اختیار استفاده کنید.

انواع تفویض اختیار

1. نظارت 

شما می‌توانید نظارت بر یک بخش خاص را به کارمند دیگری واگذار کنید. به عنوان مثال، اگر مدیر عامل شرکت هستید، می‌توانید اختیارات مربوط به کل بخش بازاریابی را به مدیر بازاریابی تفویض کنید.

2. انجام و تکمیل پروژه 

شما می‌توانید یک کارمند یا گروهی از کارمندان را برای تکمیل یک پروژه خاص از ابتدا تا انتها تعیین کنید. در بخش بازاریابی، مدیر بازاریابی می‌تواند یک کمپین تبلیغاتی را به مدیر پروژه اختصاص دهد و او (مدیر پروژه) یک تیم از نویسندگان و طراحان را برای همکاری در پروژه جمع ‌کند.

3. تصمیم‌گیری

اگر در جهت توانمندسازی کارکنان‌تان قدمی بردارید، به راحتی شما می‌توانید به یک یا چند نفر از کارمندان خود قدرت برخی از تصمیم‌گیری‌های خاص را بدهید تا بتوانید روی کارهای دیگر تمرکز کنید. برای مثال، به عنوان مدیر بازاریابی، می‌توانید این اختیار را به دستیار مدیر بازاریابی اختصاص دهید تا در صورت لزوم کارمندانی را برای این بخش استخدام کند.

4. تحلیل و بررسی

در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، می‌توانید از کارمندان خود بخواهید تحقیقات دقیق در مورد موضوع مورد نظر را انجام دهند. اگر مدیر پروژه بازاریابی هستید، می‌توانید از تحلیل‌گر این بخش بخواهید در مورد آمارهای جمعیتی برای مخاطبان مورد نظر کمپین تبلیغاتی خود تحقیق کنند.

5. فرآیندهای اداری

شما همچنین می‌توانید کارهای اداری، مانند ورود اطلاعات را به سایر کارمندان محول کنید. به عنوان مدیر بازاریابی، به عنوان مثال، شما می‌توانید وظیفه ارتباطات با مشتری (جلسات برنامه‌ریزی، ایمیل پیگیری و غیره) را به یک دستیار بازاریابی اختصاص دهید.

در هر یک از این دسته‌ها، تفویض اختیار ممکن است موقت یا مستمر باشد. کارمندان وظایف موقت را به صورت یک بار یا کوتاه مدت انجام می‌دهند، در حالی که وظایف مداوم شامل مسئولیت‌های طولانی مدت است که به یک قسمت اساسی از نقش کارمند تبدیل می‌شوند. یک تفویض اختیار موفق، مستلزم انتظارات مشخص، نظارت بر پیشرفت و ارزیابی نتایج است. برای تفویض اختیار به طور موثر به مراحل زیر توجه کنید.

چگونه تفویض اختیار موفق داشته باشیم؟

الف. وظایف را مشخص کنید؛

کارمند یا کارمندانی را که قرار است به آن‌ها وظیفه‌ای محول ‌شود انتخاب کنید، تا دامنه کار را با یک کارمند یا تیمی از کارمندان با تجربه لازم و کافی برای انجام آن کار هماهنگ کنید.

ب. انتظارات خود را بیان کنید؛

وظایفی را که قرار است به کارمند یا کارمندان خود محول کنید با آن‌ها در میان بگذارید، جزئیات انتظارات خود را تعیین کرده و مهلت پایانی برای انجام وظایف حساس را برای آن‌ها تعیین کنید. روشن کردن انتظارات برای کارمندان در آغاز، آن‌ها را در شروع کار و تکمیل صحیح و کارآمد آن راهنمایی می‌کند.

ج. پیشرفت را به طور مرتب کنترل کنید؛

برای نظارت بر پیشرفت هر کار واگذار شده، به طور دوره‌ای از کارمندان خود درخواست به روز رسانی کنید. ممکن است بخواهید به طور منظم جلساتی را با کارمندان خود تنظیم کنید تا جزئیات بیشتری درباره وظایفی که عهده‌دار آن‌ها هستند را بدست آورید.
با نظارت بر پیشرفت در طول مسیر، می‌توانید اصلاحات یا راهنمایی‌هایی را در صورت لزوم ارائه دهید و از انجام به موقع هر کار اطمینان حاصل کنید. این مرحله همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا در صورت بروز سوال یا نگرانی در دسترس باشید.

د. کیفیت کار نهایی را ارزیابی کنید؛

کیفیت کار را ارزیابی کنید تا اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم شما آن را به درستی انجام داده‌اند. برای تفویض اختیار موقتی، این مرحله ممکن است شامل یک بار تجزیه و تحلیل پس از اتمام کار باشد. برای تفویض اختیار مداوم، ممکن است بخواهید برای ارزیابی کار کارمند، گاهی اوقات و به صورت مکرر بررسی عملکرد انجام دهید. مثبت یا منفی، بازخورد شما باید سازنده باشد تا به آن‌ها در بهبود کار و توسعه مهارت‌های‌شان کمک کند.

این مراحل به ایجاد انتظارات واضح و مشخص در هنگام انتقال اختیارات در محل کار کمک می‌کند. هر یک از کارمندان شما باید دقیقا بفهمد که چقدر بر پروژه کنترل دارد و انتظار شما از آن‌ها چیست. در عوض شما باید بازخورد صادقانه‌ای درباره عملکرد آن‌ها ارائه دهید تا کارمند بتواند نقاط قوت خود را بشناسد و در پروژه‌های آینده پیشرفت کند.
استفاده از این روش‌ها برای تفویض اختیار، یک رابطه سودمند متقابل بین شما و اعضای تیم کاری شما ایجاد می‌کند. در حالی که می‌توانید با واگذاری کاری به شخصی دیگر وقت خود را آزاد کنید، کارمند شما همچنین می‌تواند مسئولیت‌های جدیدی را به عهده بگیرد، که این می‌تواند ارزش آن‌ها را در محل کار افزایش دهد.
هدف از تفویض اختیار، اطمینان از یک محل کار پربازده و دارای عملکرد مناسب است. هنگامی که تفویض اختیار عاقلانه و به درستی انجام شود، این روند می‌تواند از طرق زیر به نفع شما، کارمندان و کل تجارت شما باشد.

مزایای تفویض اختیار

1. افزایش بهره‌وری

این به کارمندان اجازه می‌دهد کار را سریع‌تر به پایان برسانند؛ زیرا کارها در بین گروهی از افراد پخش می‌شود نه اینکه یک فرد تنها تمام مراحل لازم را انجام دهد.

2. تداوم

اگر مشغول انجام کارهای دیگری هستید یا در محل کار خود حضور ندارید، سایر کارمندان می‌توانند برخی یا تمام وظایف شما را انجام دهند تا از بهره‌وری در سازمان و کارایی مداوم آن، اطمینان حاصل کنید.

3. توسعه فردی کارمندان

وقتی وظایف خود را به اعضای تیم خود واگذار می‌کنید، کارمندان فرصتی برای بهبود مهارت‌های خود و نشان دادن توانایی‌های خود در یک زمینه خاص، مانند مهارت‌های مدیریتی، رهبری و بین فردی پیدا می‌کنند.

4. ایجاد انگیزه کارمندان

در صورت تفویض اختیار برخی امور به کارمندان، ممکن است بیشتر مجاب شوند تا بهترین عملکرد خود را ارائه دهند، وقتی که در انجام مسئولیت‌های جدید به آن‌ها اعتماد می‌کنید، به طور کلی در آنها ایجاد انگیزه کرده‌اید.

5. فرصت‌های رشد شغلی

تفویض وظایف به کارمندان در سطح پایین‌تر، تجربه و مهارت‌های لازم برای ارتقا بالقوه در سازمان را برای آن‌ها فراهم می‌کند.

تفویض اختیار به شما این فرصت را می‌دهد تا از زمان و مهارت خود بهترین استفاده را ببرید و به دیگران و سایر اعضای تیم کمک می‌کند تا برای رسیدن به پتانسیل کامل خود در سازمان رشد و توسعه یابند.
تفویض اختیار اگر به طور مناسب انجام شود یک برد برای کل سازمان به حساب می‌آید؛ با این حال، این بدان معنا نیست که شما می‌توانید هر مسئولیتی را واگذار کنید. برای تعیین مناسب‌ترین زمان برای تفویض اختیار به کارکنان‌، پنج سوال اساسی وجود دارد که باید از خود بپرسید:

زمان مناسب برای تفویض اختیار 

1. آیا کس دیگری وجود دارد که اطلاعات یا تخصص لازم را برای انجام این کار داشته باشد که بتوان اینکار را به او سپرد؟ اساساً آیا این وظیفه‌ای است که شخص دیگری بتواند انجام دهد یا اینکه آنقدر مهم است که خودتان باید آن را انجام دهید؟
2. آیا محول نمودن این وظیفه، فرصت رشد و توسعه مهارت‌های شخص دیگری را فراهم می‌کند؟
3. آیا این وظیفه‌ای است که در آینده به شکلی مشابه تکرار می‌شود؟
4. آیا وقت کافی برای واگذاری کار به زیردستان به طور موثر دارید؟ برای آموزش کافی، برای پرسش و پاسخ، برای فرصت‌ها در بررسی پیشرفت و برای انجام مجدد کار در صورت لزوم باید زمان کافی در دسترس باشد.
5. آیا این وظیفه‌ای است که من باید آن را واگذار کنم؟ وظایف حیاتی برای موفقیت طولانی مدت (به عنوان نمونه، جذب افراد مناسب برای تیم خود) واقعا به توجه شما نیاز دارند.

اگر می‌توانید حداقل به برخی از سوالات بالا پاسخ "بله" دهید، پس این کار ارزش واگذاری و تفویض اختیار را دارد. وجود تمام این شرایط، تضمینی برای انجام موفقیت‌آمیز وظیفه نیست. همچنین باید در نظر بگیرید که وظیفه را به چه کسی محول می‌کنید.

چه کسی برای تفویض اختیار، مناسب است؟

عواملی که باید برای تفویض اختیار و انتخاب فرد مناسب در نظر گرفت عبارتند از:

1. تجربه، دانش و مهارت‌های فردی 

• فرد از قبل چه دانش، مهارت و نگرشی دارد؟
• آیا وقت و منابعی برای تهیه هرگونه آموزش مورد نیاز دارید؟

2. سبک کار ترجیحی فرد 

• فرد چقدر مستقل است؟
• او از شغل خود چه می‌خواهد؟
• اهداف و علایق بلندمدت وی چیست و چگونه این‌ها با کار پیشنهادی برای او هم‌سو می‌شوند؟

3. بار کاری فعلی این شخص

• آیا فرد وقت دارد که کارهای بیشتری را به عهده بگیرد؟
• آیا واگذاری این کار نیاز به تغییر مسئولیت‌ها و وظایف دیگر او (زیردست) دارد؟

نکته!
هنگامی که شما برای اولین بار به دیگران تفویض اختیار می‌کنید، ممکن است متوجه شوید که آن‌ها برای انجام کارها بیش از شما به زمان نیاز دارند. این بدان دلیل است که شما در این زمینه متخصص هستید و شخصی که به او تفویض اختیار کرده‌اید، هنوز در حال یادگیری است. صبور باشید! اگر شخص مناسبی را برای تفویض اختیار انتخاب کرده‌اید و به درستی تفویض اختیار می‌کنید، به زودی متوجه خواهید شد که وی به سرعت شایسته و قابل اعتماد می‌شود.

اگر شما یک کارمند، یک مدیر یا به طور کلی عضوی از یک سازمان هستید، قطعاً می‌دانید که استرس و اضطراب بخشی از زندگی شغلی شما است؛ اما استرس بیش از اندازه می‌تواند بر عملکرد شما در محیط کار تاثیر گذار باشد، پس کنترل و مدیریت استرس امری مهم است. تفویض اختیار می‌تواند در این زمینه به کمک شما بیاید.

مدیریت استرس از طریق تفویض اختیار

حتی بهترین مدیران روی زمین هم نمی‌توانند همه کارها را به تنهایی انجام دهند. قرار دادن همه بار مسئولیت روی دوش خود، می‌تواند منجر به خستگی شما شود و در نتیجه تلاش بیش از حد برای انجام حجم زیادی از کار به طور همزمان، نتیجه کمتری داشته باشد.
مطالعات نشان می‌دهد که در 3 دهه گذشته میزان استرس در محل کار 20٪ افزایش یافته است. مشکلی که در این مورد وجود دارد این است که این کار باعث تحلیل و فرسودگی نیروی کار می‌شود و بر روابط شما با تیم شما تأثیر منفی می‌گذارد.
بهترین مدیران تشخیص می‌دهند که نه تنها برای رفاه خود، بلکه مهم‌تر از همه برای ایجاد روابط قوی کارمند-مدیر و توسعه تیم خود باید به دیگر کارکنان تفویض اختیار کنند.

عواملی که مانع از تفویض اختیار می‌شوند

این یک سوال مهم است که باید از خود بپرسید. تلاش برای انجام همه کارها به تنهایی می‌تواند روی افراد تیم شما تأثیر منفی بگذارد. وقتی شما بیش از حد مشغله کاری داشته باشید، نمی‌توانید اعضای تیم را به درستی راهنمایی و هدایت کنید، در نتیجه روحیه تیمی ممکن است تضعیف شود. از طرفی، افرادی که می‌خواهند شغل خود را توسعه دهند از اینکه فرصت جدیدی ندارند، ناامید می‌شوند.
همچنین زمانی که حجم کار شما بیشتر می‌شود، مسائل مهم را از دست می‌دهید. به عنوان مثال، چه کسی خوب کار می‌کند؟ چه کسی به به یادگیری بیشتری نیاز دارد؟ چه کسی آماده است تا گام بعدی را بردارد؟

اگر وظیفه خاصی دارید که دوست دارید آن را انجام دهید، با این بار سنگین مسئولیت و حجم زیاد کاری، این احتمال وجود دارد که دیگر چیزی را یاد نگیرید یا از آن سود نبرید. این‌ها نشان می‌دهد که احتمالا زمان آن رسیده است که کار را به شخص دیگری واگذار کنید. اما مانند بسیاری از مدیران، احتمالاً رها کردن این مسئولیت‌ها و تفویض اختیار به دیگر کارکنان برای شما سخت خواهد بود. ببینید کدام یک از موارد زیر برای شما آشنا است:

1. شما فکر می‌کنید که مسئول همه چیز هستید، در حالی که درست است که شما مدیر هستید، اما مسئولیت انجام وظایف به این معنی نیست که همه آن‌ها را باید خودتان انجام دهید. هدایت و حمایت از تیم خود مهمترین راه برای گذران وقت است.
2. شما به هیچ کس برای انجام کار به اندازه خود اعتماد ندارید. بسیاری از مدیران در کنار گذاشتن کنترل برخی از پروژه ها مشکل دارند؛ اما اگر فرصتی به سایر کارمندان ندهید، چگونه متوجه می‌‌شویدکه چه کسی توانایی دارد؟
3. شما در مورد محول کردن کار به افراد دیگر احساس گناه می‌کنید. تفویض اختیار مناسب این نیست که فقط وظایفی را که نمی‌خواهید به دیگران واگذار کنید. باید زمان زیادی را به فکر کردن در مورد این که مشاغل خاصی را به چه کسانی اختصاص ‌دهید و چرا و چه حمایتی می‌توانید از آن‌ها ارائه دهید، صرف کنید.
4. احساس می‌کنید آموزش یک نفر برای انجام یک وظیفه خاص، از انجام آن وظیفه توسط خودتان بیشتر زمان می‌برد. وظیفه اصلی یک مدیر این است که تیم خود را با درگیر کردن در مسئولیت‌های مختلف و تفویض اختیار به آن‌ها و دادن انگیزه، مربی‌گری کند.
   اگر کسی را برای انجام کاری آموزش می‌دهید، به این معنی است که او می‌تواند در آینده به شما کمک کند و بنابراین این نوعی سرمایه گذاری است که در آینده نتیجه خواهد داد.

با تفویض اختیار، مهارت‌هایتان را توسعه دهید؛

در این مقاله، ما به تعریف تفویض اختیار پرداختیم، ویژگی‌ها، عناصر و مزایای آن را نام بردیم و از همه مهم‌تر، نحوه صحیح و زمان مناسب تفویض اختیار را برای شما توضیح دادیم. در نگاه اول، زحمت و سختی در تفویض اختیار، بیشتر از ارزشش احساس می‌شود؛ اما با تفویض اختیار، می‌توانید توانایی خود در انجام کارها را بسیار گسترش دهید.
هنگامی که میزان کار را به گونه‌ای تنظیم می‌کنید که در حال انجام وظایفی با بالاترین اولویت باشید و سایر افراد در حال انجام وظایف معنی‌دار و چالش‌برانگیز باشند، شما در مسیر موفقیت هستید. برای تفویض اختیار به طور موثر، وظایف صحیحی را برای محول کردن انتخاب کنید. افراد مناسب را برای تفویض اختیار شناسایی کنید و به روشی صحیح تفویض اختیار کنید. به نظر باید زحمت زیادی بکشید و زمان زیادی را صرف کنید؛ اما اگر به طور موثر تفویض اختیار کنید، دستاوردهای زیادی خواهید داشت و به موفقیت‌های بیشتری دست خواهید یافت!

امیدواریم این مقاله وبلاگ کارلیب برای شما مفید واقع شده باشد. برای مطالعه دیگر مقالات آموزشی در زمینه رشد و توسعه کسب‌وکارتان، می‌توانید به آدرس karlib.com مراجعه کنید. حالا به ما بگویید اگر به عنوان یک مدیر تاکنون تجربه تفویض اختیار را داشته‌اید، به ما بگویید، آیا تفویض اختیار در عملکرد شما و کارمندان‌تان، نتایج مثبتی به همراه داشته است؟ تجربیات خود را با ما به اشتراک بگذارید.