نحوه نوشتن نامه اداری با فرمت رسمی

نوشتن نامه اداری و رسمی یکی از مهم‌ترین روش‌های ارتباطی بین سازمانی و یا افراد با سازمان‌ها است. در حقیقت، نامه نگاری از بخش‌های تفکیک ناپذیر سازمان‌ها یا ادارات است. نوشتن نامه اداری خوب، می‌تواند تاثیر زیادی را بر خواننده بگذارد. برای نوشتن نامه اداری خوب لازم است با قواعد نگارش و فرم این نامه‌ها آشنا شوید.

انواع نامه اداری

همچنین باید گفت نامه‌های اداری و رسمی به 2 نوع تقسیم می‌شوند.

1. نامه‌های اداری داخلی

نامه‌هایی که بین بخش‌های مختلف یک سازمان یا اداره، جابجا می‌شوند.

2. نامه‌های اداری خارجی

نامه‌های اداری خارجی از یک سازمان به سازمانی دیگر ارسال می‌شوند.

نگارش صحیح نامه‌ اداری و اهمیت آن

نامه ادارای نامه‌ای با ساختار و ویژگی‌های خاصی است و برای مکاتبات بین یا درون ادارات و سازمان‌ها نوشته می‌شود. پس نوشتن نامه‌ اداری با نوشتن یک نامه‌ دوستانه متفاوت است.
در یک نامۀ اداری علاوه‌بر رعایت نگارش و نحوۀ نوشتن استفاده از واژگان و لغات هم از اهمیت بالایی برخوردار است. زیرا نگارش نامه باید به گونه‌ای باشد که از نامه برداشت اشتباه نشود. اما چرا یادگیری نحوه نوشتن نامه اداری مهم است؟

اهمیت نامه نگاری اداری با فرمت رسمی

یادگیری نوشتن نامه اداری بسیار مهم است. در اینجا به چند دلیل اهمیت نامه‌نگاری اداری با فرمت رسمی اشاره می‌کنیم:

۱. رسمیت و اعتبار

استفاده از فرمت رسمی به نامه شما اعتبار می‌بخشد و نشان‌دهنده جدیت و حرفه‌ای بودن شماست.

۲. وضوح و شفافیت

فرمت رسمی به ساختاردهی بهتر محتوا کمک می‌کند و پیام شما را واضح‌تر به گیرنده منتقل می‌کند.

۳. تأثیرگذاری بیشتر

نامه‌های رسمی معمولاً تأثیرگذاری بیشتری دارند و احتمال پاسخ مثبت به درخواست‌ها را افزایش می‌دهند.

۴. حفظ سوابق

این نوع نامه‌ها به‌عنوان اسناد معتبر برای پیگیری و مستندسازی ارتباطات استفاده می‌شوند.

۵. تسهیل ارتباطات

فرمت رسمی به بهبود و تسهیل ارتباطات بین سازمان‌ها و افراد کمک می‌کند.

۶. پیشگیری از سوءتفاهم

با استفاده از زبان و ساختار استاندارد، از بروز سوءتفاهم‌های احتمالی جلوگیری می‌شود.

۷. نمایش حرفه‌ای‌گری

نمایانگر توانمندی و آگاهی شما از قواعد و استانداردهای حرفه‌ای است. استفاده از فرمت رسمی در نامه‌نگاری اداری نه تنها به بهبود ارتباطات کمک می‌کند بلکه جایگاه شما را نیز در محیط حرفه‌ای تقویت می‌کند.

حال برای نگارش نامه رسمی باید با مشخصات این نوع نامه آشنا شوید.

مشخصات نامه اداری

وجود بعضی از مشخصه‌ها باعث می‌شود بین نامه اداری و سایر نامه‌ها تمایز وجود داشته باشد. این مشخصات از دو دیدگاه قابل بحث و بررسی هستند

• ویژگی‌های اصلی نامه و محتوای آن
• ویژگی‌های فرعی نامه و ظاهر آن

بنابراین برای تدوین یک نامه اداری باید به نکاتی توجه کنیم که هر دو دسته این ویژگی‌ها را در نظر گرفته باشد. از جمله این نکات موارد زیر را می‌توان نام برد.

1. کاغذ مورد استفاده

برای نوشتن نامه اداری و رسمی به صورت کتبی باید قبل از هر چیز به نوع کاغذی که برای نگارش انتخاب می‌کنیم توجه نماییم. از جمله مواردی که در زمینه کاغذ نامه اداری، باید رعایت شود می‌توان این موارد را ذکر نمود.

چنانچه متن نامه اداری‌، از 1 تا 5 سطر باشد باید از کاغذ (A5) استفاده کنیم و چنانچه نامه‌مان بیش از 5 سطر باشد باید از کاغذ (A4) در تدوین نامه و نگارش آن استفاده کنیم.
کاغذی که برای نوشتن نامه اداری استفاده می‌کنیم نباید تا خورده، ناقص، کثیف و... باشد. استفاده از چنین کاغذهایی نشان‌دهنده بی‌ تفاوتی نگارنده، به طرف مقابل و توهین به اوست.

2. بخش‌های مهم نامه رسمی

نامه اداری و رسمی شامل 3 بخش است. مقدمه، بدنه نامه و نتیجه‌گیری که هر کدام از این بخش‌ها دارای قواعد و مقرراتی است که در هنگام نگارش یک نامه اداری باید مد نظر قرار گیرند. در یک نامه اداری، چند بخش وجود دارد که باید در تدوین آن، مد نظر قرار گیرد.

منبع پیام:

همان فرستنده یا فرد و سازمانی که نامه را ارسال کرده است.

گیرنده پیام:

فرد یا سازمانی که مخاطب نامه است.

متن پیام:

موضوع اصلی پیام یا نامه، در این بخش، نوشته می‌شود.

نحوه ارسال پیام:

در این بخش، شیوه ارسال پیام، مد نظر است که ممکن است کتبی، شفاهی یا ترکیبی از هر دو باشد.

بازخورد:

این بخش، بازخورد و یا پاسخی است که فرد یا سازمان مورد نظر به تقاضای مطرح شده در نامه، می‌دهد.

یکی از مهم‌ترین نکات در نگارش یک نامه اداری و رسمی، توجه به فرمت آن است. این فرمت شامل مواردی است که در ادامه می‌آید:

سرلوحه:

برای نوشتن یک نامه اداری به یک سازمان، لازم است ابتدا لوگو یا آرم آن سازمان، در بالای نامه و در سمت راست آن، ثبت شود. هم‌چنین شماره نامه، تاریخ و پیوست آن نیز به ترتیب در بالای نامه، سمت چپ آن، درج شود.

برای شروع نامه باید در ابتدا با نام خدا آغاز کرد. عبارت بسمه تعالی برای این کار مناسب‌تر و رسمی‌تر است. این عبارت باید در بالای صفحه و در وسط آن نوشته شود.

عنوان نامه:

در این بخش عنوان گیرنده نامه، مطرح می‌شود. اگر نام آن صاحب پست را ندانیم می‌توانیم سمت یا پست سازمانی وی را در این قسمت درج کنیم.

متن نامه اداری:

متن نامه اداری باید طوری نوشته شود که به راحتی قابل فهم باشد و منظور و مقصود نویسنده نامه را به راحتی منتقل کند. تا خواننده به راحتی هدف نامه را دریافت کند. از طرفی نباید متن نامه اداری با جملاتی احساسی و هیجانی، نگاشته شده باشد.

در آغاز یک نامه اداری و رسمی، معمولا از عباراتی برای احترام گذاشتن به مخاطب نامه استفاده می‌شود. مثلا در ابتدای نامه، از عبارت «با ادب و احترام» و در پایان نامه هم با عباراتی مثل «تشکر و سپاسگزاری» نوشته می‌شود.

3. نوع نوشتار نامه اداری و رسمی؛

قبل از نگارش یک نامه اداری و رسمی باید بدانیم در نگارش این نوع نامه‌ها، بعضی محدودیت‌ها وجود دارد که رعایت آن محدودیت‌ها لازم و ضروری است.
از جمله این محدودیت‌ها این است که مثلا نمی‌توان در یک نامه اداری و رسمی، از شعر و طنز و مثل و... استفاده کرد. در ادامه چند نکته اساسی درباره متن و نوع نوشتار نامه اداری، آمده است.

خلاقیت و اطمینان از صحت مطالب:

خلاقیت و توان نوشتاری و استفاده از ادبیات رسمی در نامه اداری، ضروری است. رعایت این نکات می‌تواند به اثرگذاری بیشتر متن، منجر شود. همچنین در نوشتن یک نامه اداری باید از صحت مطالبی که مطرح می‌کنیم اطمینان کامل داشته باشیم.
علاوه‌بر آن بعضی از افراد معتقدند در نگارش یک نامه اداری و رسمی، رعایت 3 اصل، ضروری است.

1. اصل دقت و درستی مطالب
2. اصل اختصار و کوتاه نویسی مطالب
3. اصل وضوح و روشنی مطالب

رعایت اصول نگارشی:

نامه اداری نباید دارای غلط املایی باشد و یا اصول نگارش در آن، در نظر گرفته نشده باشد. چنانچه در نوشتن نامه اداری، مشکلات نگارشی وجود داشته باشد تاثیرپذیری نامه را کم می‌کند و تاثیر روانی منفی برذهن خواننده ایجاد می‌کند.

همچنین در نوشتن یک نامه اداری، باید علائم نشانه‌گذاری (نقطه، ویرگول، ...) و دستورزبان نگارش، به درستی رعایت شود تا هم خوانش متن را سریع‌تر و بهتر کند و هم اثرات ناخودآگاه مثبتی برذهن خواننده ایجاد کند.

علاوه‌بر آن نامه اداری باید دارای حاشیه‌ای 3 سانتیمتری از بالا، پایین، چپ و راست باشد. رعایت شیوایی و رسایی کلام، روانی مطلب و عدم استفاده از لغات نامأنوس و قدیمی از دیگر نکاتی است که باید هنگام نوشتن نامه اداری به آن توجه شود.

رعایت اختصار و پرهیز از اطاله:

در نگارش یک نامه رسمی نباید زیاده‌گویی کنیم. متن نامه باید مختصر، مفید و موثر نگاشته شود. همچنین انتخاب نوع کلمات باید متناسب باشد.
نامه اداری با نامه دوستانه متفاوت است و ادبیات آن هم متفاوت است. بنابراین باید به انتخاب کلمات مناسب برای استفاده در نامه اداری فکر کرد.

نگارش نامه‌ متناسب با شأن گیرنده:

در نوشتن یک نامه رسمی باید اصول ساده نوشتن را رعایت کرد اما این امر منجر به کاربرد ادبیات و اصطلاحات عوامانه نشود. باید متن نامه اداری، مانند خود نامه، رسمی باشد. متن نامه باید شایسته گیرنده نامه و پست و مقام شغلی او باشد.
هم‌چنین در نوشتن نامه اداری نباید از کلمات، عبارات و یا جملات توهین‌آمیز، تهدید کننده و مشکل آفرین استفاده کرد.

تایپ یا خوشنویسی:

متن نامه اداری بهتر است تایپ شده باشد اگر تایپ نشده باشد باید هنگام نوشتن از یک خودکار نرم و پررنگ استفاده شود.
رنگ خودکار هم باید آبی یا مشکی انتخاب شود. هم‌چنین باید بسیار خوانا و خوش خط، نوشته شود.

تقاضای یک یا چند درخواست در نامه اداری:

چنانچه در نامه رسمی یا اداری می‌خواهیم تقاضا یا درخواستی را مطرح نماییم باید این خواسته به گونه‌ای مطرح شود که عبارات امری در آن به چشم نخورد.
نوشتن متن حتما باید طوری باشد که حالت خواهش و تقاضا را به مخاطب، القا کند. بدین صورت متقاعد کردن مخاطب نامه، ساده‌تر می‌شود.

چنانچه در یک نامه اداری و رسمی، می‌خواهید چند تقاضا را مطرح کنید باید از بندهای متعدد استفاده کنید. یعنی با شماره بندی، هر تقاضا از دیگر تقاضاها جدا شود و در هر بند فقط در مورد همان تقاضا صحبت شود.

ثبت و نگارش مناسبات:

اگر در زمان نوشتن نامه اداری و رسمی، مناسبت خاص ملی، مذهبی و دینی ویژه‌ای وجود دارد باید در نامه اداری، درج شود. این مناسبت باید در ابتدای نامه و پس از خطاب قراردادن شخص مورد نظر، نوشته شود و بدین وسیله، تسلیت یا تبریک مورد نظر را ثبت کنیم.
به طور مثال اگر نامه نگاری اداری‌مان در ماه رمضان است با جملاتی از قبیل: « با آرزوی قبولی طاعات و عبادات شما» آغاز به نگارش کنیم.

انتهای نامه:

پس از طرح درخواست و یا تقاضاهای مورد نظر، پس از متن نامه، در سطر بعد تشکرهای لازم را مطرح کنید. کاربرد عباراتی از قبیل:
با کمال تشکر و احترام، با سپاس از توجه جنابعالی، با نهایت تشکر و... توصیه می‌شود.

اصول نگارش اسامی و سِمت اداری در نامه

اسامی افراد در نامه اداری، باید ساده و احترام آمیز نوشته شود و القاب و عناوین اضافی حذف گردند. عناوین تحصیلی از قبیل: مهندس و دکتر و... در نامه اداری و رسمی نباید به کار رود.
در استفاده از سمت اداری افراد در نامه اداری، بهتر است واژه «محترم» به کار رود. اگر فرد مخاطب ما در یک اداره، دارای چند سمت و رده شغلی است باید سمتی نگاشته شود که با موضوع نامه‌مان مرتبط است.

نام اشخاص، حتما باید با املای صحیح نوشته شود. در این زمینه می‌توان از صحت املای آن با یک جستجو در اینترنت، مطمئن شد. پس از نام اشخاص از واژه‌هایی مانند«مدیریت» و «معاونت» و... استفاده نشود.
بهتر است شغل سازمانی افراد در این بخش درج شود. مانند«مدیر»، «معاون»، «رئیس» و... چنانچه نام افراد را به کار نبردیم، می‌توانیم از واژه‌هایی مثل «مدیریت»، «معاونت»، «ریاست» و... استفاده کنیم.

اگر نامه اداری و رسمی ما خطاب به یک واحد مشخص در یک سازمان است باید پس از عنوان کلی و گذاشتن یک خط فاصله (-)، نام حوزه مورد نظر درج گردد.
مثلا: وزارت بازرگانی، مدیریت امور استان‌ها؛
اگر نامه اداری و یا رسمی‌مان از نوع نامه‌های اداری درون سازمانی باشد، دیگر نیازی به ثبت عنوان کلی در ابتدای نامه، نیست. در این صورت درج نام حوزه مورد نظر، کفایت می‌کند. مانند: اداره کل امور اداری

اهداف نوشتن نامه‌ اداری

نامه‌های رسمی و اداری با اهداف متفاوتی نوشته می‌شوند. بر مبنای اهداف مختلف، نگارش آن‌ها نیز با هم فرق می‌کند. برخی از اهداف نوشتن نامه‌های رسمی و اداری بدین شرح هستند.

1.  برای درخواست استعفا
2.  برای درخواست همکاری با سازمان
3.  برای درخواست خرید کالاها یا خدمات سازمان
4.  برای درخواست نمایندگی سازمان

نمونه 1: نامه درخواست استخدام

بسمه تعالی

موضوع : درخواست استخدام

مدیر محترم شرکت .....

با سلام و احترام

اینجانب .... متولد .... دارای مدرک تحصیلی .... و مهارت‌های .... درخواست استخدام در مجموعه تحت امر شما در سمت شغلی .... را دارم.

امیدوارم ویژگی‌های اینجانب مورد توجه شما قرار گرفته و زمانی میسر گردد تا بتوانم درخواست‌های مورد نیاز این شرکت را عملی سازم.

از زمانی که صرف بررسی رزومه این جانب نمودید، صمیمانه تشکر می‌کنم.

با آرزوی سلامتی و موفقیت روز افزون شما

با تشکر

نام و نام خانوادگی/ امضاء

نمونه 2: نامه درخواست وام

بسمه تعالی

موضوع : درخواست وام

جناب آقای / سرکار خانم .... مدیر محترم شرکت ....

ضمن عرض سلام و احترام

اینجانب .... برای تأسیس یک واحد اداری جدید با پروانه کسب .... تقاضای درخواست وام از آن واحد محترم را دارم. خواهشمند است دستور بررسی پرونده اینجانب را صادر نمایید تا در صورت امکان نسبت به پرداخت وام به بنده اقدام گردد.

با تشکر

نام و نام خانوادگی/ امضاء

نمونه 3: نامه اعلام استعفا

بسمه تعالی

موضوع : اعلام استعفا

سرکار خانم/ جناب آقای ....

با سلام

اینجانب .... ضمن عرض خوشحالی بابت .... سال همکاری در مجموعه شما، بدینوسیله درخواست استعفا و عدم ادامه همکاری با این مجموعه را از تاریخ .... بنا به دلایل شخصی، اعلام میدارم.

از جنابعالی بابت برخورد صبورانه و به اشتراک گذاری تجارب ارزشمند خود در اختیار بنده، کمال تشکر را دارم.

با احترام

نام و نام خانوادگی/ امضاء

حالا نامه‌های اداری خود را بنویسید؛

حالا که با اصول نگارش نامه اداری با فرمت رسمی، آشنا شدید، حتما می‌توانید بدون نیاز به کسی، نامه‌های اداری خود را نوشته و درخواست‌‌تان را از سازمان‌ها و یا افراد با سمت‌های سازمانی مطرح نمایید. اما به نظر شما چه موارد دیگری که در این مقاله مطرح نشده است، باید در نگارش یک نامه اداری مناسب مدنظر قرار گیرد؟ منتظر پاسخ شما هستیم.