اهمیت ارتباطات سازمانی و موانع ارتباطی در آن

ارتباطات، سنگ بنای موفقیت هر سازمان است. تجارت شامل تعاملات مداوم مدیران، کارمندان و مشتریان است. ارتباطات سازمانی موثر، جریان اطلاعات بین همه طرف‌های مربوطه را تضمین می‌کند و احتمال سوتفاهم، نارضایتی و عدم اعتماد را کاهش می‌دهد.
ارتباطات در داخل یک سازمان به اشکال مختلفی انجام می‌شود، از ارتباط شفاهی و ارتباطات کتبی گرفته تا برقراری ارتباط از طریق ایمیل، اینترانت، پیام کوتاه، شبکه‌های تجاری و حتی زبان بدن، که می‌تواند در محیط کار فرهنگی امروزی بسیار مهم باشد. بنابراین، نحوه برقراری ارتباط سازمانی باید از طریق چندین کانال ثابت و روشن باشد.

در این مقاله از تیم کارلیب، ما به بررسی تعریف ارتباطات سازمانی، اهمیت و انواع آن، ابزار ارتباطات سازمانی و موانع ارتباطات در یک سازمان می‌پردازیم؟ اما اینکه ارتباطات سازمانی چیست؟ و چه اهمیتی در یک سازمان دارد؟ در ادامه به آن خواهیم پرداخت.

ارتباطات سازمانی چیست؟

به بیان ساده، ارتباطات سازمانی تبادل اطلاعات، ایده‌ها و دیدگاه‌ها در داخل و خارج از سازمان است. ارتباطات سازمانی، ارتباطات را نه تنها در تجارت، بلکه در بیمارستان‌ها، کلیساها، سازمان‌های دولتی، سازمان‌های نظامی و موسسات دانشگاهی نشان می‌دهد.
هر سازمانی اعم از تجاری یا غیر تجاری، برخی از اهداف و ذینفعان خاص خود را دارد. دستیابی به این اهداف به ارتباط موفقیت‌آمیز با گروه‌های ذینفع مربوطه بستگی دارد. اهمیت ارتباطات سازمانی در یک سازمان را می توان به شرح زیر خلاصه کرد:

اهمیت ارتباط سازمانی

ارتباطات، با آگاهی و شفاف‌سازی درباره وظیفه انجام شده، نحوه انجام وظیفه و چگونگی بهبود عملکرد کارکنان در صورت بالا نبودن انگیزه، باعث ایجاد انگیزه می‌شوند.

ارتباطات، منبع اطلاعاتی برای اعضای سازمان در فرآیند تصمیم‌گیری هستند؛ زیرا به شناسایی و ارزیابی اقدامات جایگزین کمک می‌کنند.

ارتباطات نقشی اساسی در تغییر نگرش‌های فرد دارند. به عنوان مثال، یک فرد آگاه از نگرش بهتری نسبت به یک فرد کم اطلاع برخوردار خواهد بود.
مجلات، ژورنال‌ها، جلسات و انواع دیگر ارتباطات شفاهی و کتبی سازمانی به شکل‌گیری نگرش کارمندان کمک می‌کنند.

ارتباطات به معاشرت افراد با یکدیگر و اجتماعی شدن آن‌ها نیز کمک می‌کنند. در زندگی امروز، تنها حضور یک فرد دیگر باعث تقویت ارتباطات می‌شود و هیچ فردی بدون داشتن ارتباط با دیگران نمی‌تواند ادامه دهد.

ارتباط، در کنترل روند مسائل سازمانی تاثیر دارد. به عنوان نمونه، از طرق مختلف می‌تواند به کنترل رفتار اعضای سازمان کمک ‌کند. سطوح مختلفی از سلسله مراتب و اصول و دستورالعمل‌های خاصی در یک سازمان وجود دارد که کارکنان باید از آن‌ها پیروی کنند.
کارکنان باید از سیاست‌های سازمانی پیروی کنند، نقش و وظیفه شغلی خود را به طور کارآمد انجام دهند و هر گونه مشکل کاری و گله‌مندی را به مافوق خود اعلام کنند. بنابراین، ارتباطات سازمانی به کنترل عملکرد مدیریت نیز کمک می‌کنند.

یک ارتباط سازمانی موثر و کارآمد نیاز به تبحر مدیریتی در تحویل و دریافت پیام دارد. یک مدیر باید موانع مختلف برقراری ارتباطات را کشف کند، دلایل وقوع آن‌ها را تجزیه و تحلیل کند و اقدامات پیشگیرانه را برای جلوگیری از این موانع انجام دهد.
از این رو، مسئولیت اصلی یک مدیر توسعه و حفظ ارتباطات سازمانی بین افراد سازمان است، اما همانقدر که یک ارتباط سازمانی مفید و موثر در موفقیت یک سازمان تاثیرگذار است، ارتباطات سازمانی ناکارآمد می‌توانند مخرب باشند. در ادامه به تأثیر ارتباطات سازمانی ناکارآمد در یک سازمان می‌پردازیم.

ارتباطات سازمانی ناکارآمد و تاثیرات آن

ارتباطات سازمانی ناکارآمد ممکن است احتمال سوتفاهم را افزایش دهند، به روابط میان افراد سازمان آسیب برسانند، اعتماد را خدشه‌دار کرده و خشم و خصومت را گسترش دهند.
همچنین ارتباطات ناکارآمد ممکن است از یک استراتژی ضعیف، عدم اجرای استراتژی، استفاده از وسیله ارتباطی اشتباه، زمان‌بندی نامناسب و حتی تفاوت‌های ظریف مانند انتخاب کلمه یا تن صدا ناشی شوند.

چهار نوع ارتباط سازمانی وجود دارد که درک آن‌ها برای شما مهم است تا بتوانید از آن‌ها برای بیان ایده‌های خود و اطمینان از درک پیام توسط گیرنده استفاده کنید. در حالی که عملکردهای ارتباطات سازمانی متفاوت است، هدف همیشه اطمینان از انتقال دقیق پیام به مخاطب شما می‌باشد.

انواع ارتباط سازمانی

اهمیت ارتباطات سازمانی را در یک محیط کاری نمی‌توان دست کم گرفت. نحوه ارتباط کارمندان با یکدیگر، با مدیران یا با ذی‌نفعان خارجی، مانند مشتریان و شرکا در خود تجارت تأثیرگذار است.
در نتیجه، آگاهی از نوع ارتباطی که در آن شرکت می‌کنید، امری حیاتی است. چهار نوع ارتباط سازمانی وجود دارد:

• ارتباطات رسمی و غیررسمی
• ارتباطات جهت‌دار
• ارتباطات داخلی و خارجی
• ارتباط شفاهی و کتبی

بیشتر ارتباطات تجاری را می‌توان در این چهار دسته اصلی سازمان‌دهی کرد. هر یک از انواع ارتباطات سازمانی، در سناریوهای خاص تجاری و با انواع مختلف مخاطبان استفاده می‌شود.
میان انواع مختلف ارتباطات همپوشانی زیادی وجود دارد. به عنوان مثال، یک ارتباط می‌تواند همزمان از دو یا چند دسته مختلف باشد، مانند ارزیابی عملکرد رسمی، رو به پایین، داخلی و کتبی. در واقع این ارتباط، همه چهار نوع ارتباطات سازمانی را در بر می‌گیرد.

1. ارتباطات رسمی

ارتباطات تجاری را می‌توان با توجه به میزان رسمی بودن آن‌ها طبقه‌بندی کرد. ارتباطات رسمی به طور کلی دارای یک ساختار سازمانی خاص و یک پیام استاندارد و به طور دقیق طراحی شده هستند. شرکت اطمینان می‌دهد که جریان ارتباطات از طریق کانالی است که مخاطب را جلب می‌کند. برای مثال، اخبار رسمی شرکت که برای مشتریان است ممکن است از طریق یک بیانیه مطبوعاتی رسمی ارسال شود. با این حال، اخبار رسمی شرکت که برای کارمندان است ممکن است از طریق یادداشت ارسال شود یا از طریق جلسه شورای شهر منتقل شود.

2. ارتباطات غیر رسمی

ارتباطات غیررسمی که به آن درخت انگور نیز گفته می‌شود، جریان آزاد و خود جوش دارد. این نوع ارتباط بین کارمندان یک به یک یا در گروه‌های کوچک برقرار می‌شود. همچنین می‌تواند شامل تعاملات سریع بین کارمندان و مشتریان یا شرکا باشد. برخلاف ارتباطات رسمی که با سرعت کمتری پیش می‌روند، ارتباطات غیررسمی بیشتر تکانشی هستند. این می‌تواند منجر به اطلاعات نادرست یا سو‌ تفسیر شود. با این وجود، بسیاری از سازمان‌ها ارتباط غیر رسمی را بر ارتباط رسمی مقدم می‌شمارند؛ زیرا این نوع ارتباط کارکنان را قادر می‌سازد تا خلاق‌تر و خودجوش باشند.

3. ارتباط جهت‌دار: رو به پایین

اشکال اساسی ارتباطات سازمانی جهت‌دار نیز هستند. این بدان معناست که اطلاعات می‌توانند به سمت پایین، رو به بالا یا به صورت افقی جریان پیدا کنند. ارتباطات رو به پایین از مدیران و سرپرستان به سمت کارمندان خط مقدم جریان می‌یابند. این نوع ارتباطات غالباً شامل دستورالعمل‌ها یا وظایفی هستند که کارکنان باید آ‌ن‌ها را انجام دهند. همچنین می‌توانند شامل سیاست‌های سازمانی یا ارزیابی عملکرد باشند. با وجود این که بیشتر ارتباطات رو به پایین، به صورت مکتوب، مانند ایمیل‌ها، یادداشت‌ها و دستورالعمل‌های خط مشی ارائه می‌شوند، اما از طریق جلسات و تماس‌های تلفنی، کلامی نیز هستند.

4. ارتباط جهت دار: رو به بالا

نقطه مقابل ارتباط رو به پایین، ارتباط رو به بالا است که در آن پیام‌ها از کارمندان در سطح پایین‌تر به سمت بالادستی می‌روند. این نوع ارتباط می‌تواند شامل پروژه‌ها یا مواردی باشد که کارکنان برای نشان دادن به مدیران خود نیاز دارند. علاوه بر این، کارمندان می‌توانند در مورد شغل خود، عملکرد یا تجارت شرکت، به مافوق خود بازخورد و پیشنهاد دهند. این نوع ارتباطات معمولاً بینش و داده‌هایی را برای مدیریت فراهم می‌کنند که برای تصمیم‌گیری‌های مهم شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرند.

5. ارتباط جهت دار: افقی

ارتباطات همچنین در یک تجارت به صورت افقی جریان می‌یابند. این نوع ارتباط بین کارمندانی انجام می‌شود که در یک سطح قرار دارند. آن‌ها می‌توانند در همان بخش یا در مناطق دیگر شرکت باشند. دقیقاً مانند ارتباطات غیررسمی، این نوع ارتباطات سریع و اغلب خود به خود انجام می‌شوند. بیشتر ارتباطات افقی برخلاف نوشتاری، کلامی هستند.

6. ارتباطات داخلی

مثال‌های دیگر ارتباطات سازمانی، ارتباطات داخلی و خارجی است. ارتباط داخلی بین اعضای سازمان برقرار می‌شود که می‌تواند در میان کل افراد شرکت یا در گروه‌های کوچک از افراد، مانند بخش‌ها یا تیم‌های پروژه باشد. ارتباطات رسمی غالباً به صورت کتبی هستند و شامل ارزیابی عملکرد، به روزرسانی‌های شرکت و عملکرد فروش هستند. این نوع اطلاعات معمولاً فقط برای کارمندان مناسب است، نه ذی‌نفعان خارجی مانند مشتریان و شرکا.

7. ارتباطات خارجی

ارتباطات خارجی حاوی پیام‌هایی مخصوص افراد خارج از سازمان است، مانند مشتریان، شرکا، رسانه‌ها، چشم‌اندازهای رقبا یا نهادهای نظارتی مانند دولت. مشاغل برای ساخت دقیق پیام‌رسان مخصوص مخاطبان خارجی وقت می‌گذارند تا دید آن‌ها به تجارت مثبت شود. بیشتر ارتباطات خارجی به صورت رسمی و ساختاری است و از طریق کانال‌های خاصی ارسال می‌شوند تا مخاطب پیام را دریافت کند. برای نمونه، تبلیغات فروش ممکن است از طریق یک کمپین ایمیل هدفمند ارسال شود، در حالی که اخبار مربوط به انتصاب مدیر عامل جدید ممکن است از طریق یک بیانیه مطبوعاتی به رسانه‌ها و دولت ارسال شود.

ارتباطات خارجی غالباً برای ترغیب مخاطب مورد استفاده قرار می‌گیرند، در صورتی که که منظور از ارتباطات داخلی معمولاً اطلاع‌ رسانی است. مشاغل اغلب از روش‌های تبلیغاتی به عنوان بخشی از ارتباطات خارجی استفاده می‌کنند. این کار سازمان را قادر می‌سازد تا اطمینان حاصل کند که پیام به مخاطب رسیده است.

8. روش‌های ارتباطی و تبلیغاتی

برای انتخاب وسیله تبلیغاتی مناسب، مشاغل باید تحقیقاتی انجام دهند تا مخاطبان را بهتر درک کنند. نمونه‌هایی از رسانه‌های تبلیغاتی عبارتند از:

• تبلیغات آنلاین، در تلویزیون و رادیو و روزنامه‌ها و مجلات
• فعالیت‌های روابط عمومی، مانند کنفرانس‌های خبری و بیانیه‌های مطبوعاتی
• کانال‌های رسانه‌های اجتماعی از جمله توییتر، فیس‌بوک، لینکدین، ​​یوتیوب و اینستاگرام
• بازاریابی از طریق ایمیل با کمپین‌های پرورش و رشد
• بازاریابی موتور جستجو با استفاده از کلمات کلیدی

9. ارتباط شفاهی

اشکال اساسی ارتباطات سازمانی می‌توانند شفاهی یا کتبی باشند. ارتباط شفاهی می‌تواند بین دو نفر، در گروه‌های کوچک افراد یا حتی در کل شرکت، مانند جلسه سالانه انجام شود. گرچه ارتباط شفاهی غیررسمی به نظر می‌رسد، اما اغلب می‌تواند سازماندهی و آماده شود. به عنوان نمونه، ممکن است یک کارآفرین که در یک شام خیریه در حال صحبت با سرمایه‌گذاران بالقوه است، از قبل در مورد این سرمایه‌گذاران تحقیق دقیق کرده باشد تا بتواند گفت و گو را با منافع آن‌ها هدایت کند.

10. ارتباط کتبی

ارتباطات کتبی یک قسمت اساسی در اداره یک تجارت است. حتی قبل از شروع کار، بسیاری از صاحبان مشاغل مجبورند برنامه‌های تجاری طولانی و پیچیده‌ای را تهیه کنند. آن‌ها همچنین ممکن است در ایجاد قراردادها و اسناد مالی شرکت کنند. این نوع ارتباطات تجاری رسمی است و اغلب به متخصصانی مانند وکلا و حسابداران نیاز دارد.

همه ارتباطات کتبی در تجارت رسمی نیستند. ارتباطات روزمره بین کارمندان، مانند ارتباطات افقی، می‌توانند غیررسمی باشند. همکاران ممکن است برای پرسیدن سوال، ایمیل‌های سریعی را برای یکدیگر بنویسند.
استفاده از برنامه‌های پیام‌رسانی فوری مانند Skype یا ابزارهای همکاری مانند Trello، برای تسریع در برقراری ارتباط نوشتاری برای مشاغل معمول است. این کار باعث می‌شود همکاران بتوانند بلافاصله پیام‌ها را دریافت و به آن‌ها پاسخ دهند و اطمینان حاصل شود که فعالیت‌های تجاری حساس به زمان می‌توانند طبق برنامه پیش بروند.

نمونه‌هایی از ارتباطات نوشتاری

1. ایمیل‌ها
2. پیام‌های فوری
3. فاکتورها
4. یادداشت کوتاه
5. فرم‌ها
6. نامه‌ها

این نوع ارتباطات تجاری برای استفاده روزمره است و به طور کلی کوتاه و مستقیم می‌باشد و نیاز به اقدام از طرف خواننده دارد.

برقراری ارتباط موثر در کسب و کارها

صرف نظر از اینکه از چه نوع ارتباطی استفاده می‌کنید، استفاده از ساختار جمله، دستور زبان و علائم نگارشی مناسب در ارتباطات تجاری مهم است.
این حرفه‌ای بودن و اعتبار شما را نشان می‌دهد و همچنین اطمینان می‌دهد که گیرنده پیام می‌تواند آن را به درستی درک کند.

به منظور برقراری ارتباط موثر در تجارت، حتماً از نوع مناسب ارتباط سازمانی برای سناریوی ارائه شده استفاده کنید.
به عنوان مثال، بهتر است هنگام صحبت با مشتری از زبان رسمی استفاده شود تا غیررسمی.
یا وقتی از همکار خود یک سوال سریع تجاری می‌پرسید، ممکن است یک پیام فوری یا ایمیل بهترین شکل ارتباط از میان سایر انواع ارتباطات سازمانی باشد.

حال این سوال ایجاد می‌شود که آیا شما به دنبال بهبود ارتباطات داخلی سازمان خود هستید؟
اگر ابزارهای ارتباطات داخلی سازمانی را در Google جستجو کنید، حدود 136 میلیون نتیجه خواهید گرفت!!! راه حل مورد نیاز شما مطمئناً در یکی از این نتایج مخفی شده است؛ اما یافتن آن مانند پیدا کردن سوزن در انبار کاه است!
بسته به اهداف شما، صدها ابزار برای ایجاد، توزیع، ترویج یا برنامه ‌ریزی ارتباطات کارمندان خود طراحی شده‌اند. بنابراین ما خوشحالیم که 13 نمونه از بهترین ابزارهای ارتباطی داخلی موجود در سازمان را با شما به اشتراک می‌گذاریم.

ابزارهای ارتباطات داخلی در سازمان

ببینید کدام یک از این 13 ابزار برای تجارت شما مناسب است:

• ویدئو
• اینترانت
• برنامه‌های تلفن همراه
• اسکرین سیور‌ها
• مدیریت ارتباطات
• نظرسنجی‌ها
• انجمن‌ها
• وبلاگ‌ها
• پادکست‌ها
• علامت‌های دیجیتال
• ابزارهای همکاری
• خبرنامه‌ها
• کانال‌های اجتماعی (شبکه‌های اجتماعی)

1. ویدئو

در میان ابزارهای خلاق و پویا با یک میلیون استفاده، نمی‌توان از ویدیو و نقش آن چشم‌پوشی کرد. ویدیو احساسات را در پیام‌ها وارد کرده و هیاهوی زیادی را به فعالیت‌های تبلیغاتی اضافه می‌کند.
تولید و میزبانی فیلم بیش از هر زمان دیگری مقرون به صرفه است. ضبط جلسات کاری یا سخنرانی‌ها و ویدئو کنفرانس، راه‌های بسیار خوبی برای برقراری ارتباط و تعامل کارکنان از راه دور یا پراکنده است.

2. اینترنت

امروزه اطلاعات بسیار زیادی در سازمان‌ها وجود دارد که مدیریت، به روزرسانی و دسترسی به آن‌ها دشوار است. این وضعیتی پیچیده است که به خاطر انفجار اطلاعات ایجاد شده است. گرچه شاید جذاب‌ترین ابزار ارتباطات سازمانی کارمندان نباشد، اما یک اینترانت مناسب برای شرکت ارزش زیادی دارد. آن‌ها با محتوای طبقه‌بندی شده و جست و جوی آسان، مخازن ارزشمندی از اطلاعات ضروری به حساب می‌آیند.

نکته:
با تیم IT خود، برای ایجاد بخش‌های اختصاصی در اینترانت خود برای زمینه‌های خاص مورد توجه یا تمرکز، مانند امنیت سایبری یا سلامتی و رفاه همکاری کنید.

3. برنامه‌های تلفن همراه

جذب کارمندان از طریق برنامه‌های تلفن همراه یک فرصت بزرگ است. اگر به درستی استفاده شوند، تجربه کل کارمندان را تغییر می‌دهند. برنامه‌های تلفن همراه کارمندان می‌توانند یک درگاه واحد برای همه افراد سازمان برای انجام وظایف و برقراری ارتباط باشند. این برنامه‌ها به ویژه هنگامی مفید هستند که قسمت عمده‌ای از محل کار شما را کارکنان از راه دور تشکیل می‌دهند، جایی که دیگر کانال‌های ارتباطی سنتی موثر نیستند.

نکته:
هر شرکت توسعه وب، می‌تواند یک برنامه موبایل جدید و جذاب برای شما بسازد؛ اما حتماً در نظر داشته باشید که علاوه بر ظاهر خوب، سودمند نیز باشد. اگر برنامه شما خوب به نظر برسد اما هیچ هدف مفیدی را برآورده نکند، به زودی به یکی از 21٪ برنامه‌هایی تبدیل می‌شود که فقط یک بار استفاده می‌شوند!

4. اسکرین سیورها

همه متوجه اسکرین سیورها می‌شوند. آن‌ها بسیار چشم نواز و بسیار دیداری هستند. اسکرین سیورهای شرکت‌ها یک کانال استفاده نشده بزرگ برای جلب توجه کارمندان هستند. انعطاف‌پذیری آن‌ها در طراحی به این معنی است که می‌توان تصاویر، ویدئوها و سایر قالب‌ها را با هم ترکیب کرد و یک بیلبورد دیجیتالی قدرتمند ایجاد کرد. به علاوه، آن‌ها اغلب در طول روز دیده می‌شوند به طوری که مکالمات داخلی شما بسیار کوتاه‌تر می‌شوند و یادآوری پیام را خیلی سریع‌تر افزایش می‌دهند.

5. مدیریت ارتباطات

حتی وقتی همه وسایل و لوازم خود را مرتب کرده‌اید، برای راهنمایی راه خود به نقشه و قطب‌نما احتیاج دارید. داشتن یک برنامه و پایبند بودن به آن نیز برای ارتباطات داخلی یک شرکت ضروری است. آنجاست که یک ابزار مدیریتی خوب می‌تواند کارهای سنگین را برای شما انجام دهد.
برنامه ارتباطات داخلی شرکت شما احتمالاً شامل بسیاری از قسمت‌های متحرک، از جمله ابزارهایی برای ایجاد و پخش پیام‌های شما، جذب ذینفعان به مشارکت، چارچوب زمانی مشخص شده برای کار کردن و اهداف مورد نظر است.
یک ابزار مدیریت ارتباطات، وضعیت هر وظیفه و تمام وابستگی‌های آن‌ها را مشخص می‌کند، اطمینان حاصل می‌کند که هیچ چیز نادیده گرفته نمی‌شود و شما کنترل همه چیز را در دست خواهید داشت.

نکته ابزار: چندین ابزار عالی مدیریت ارتباطات داخلی، از جمله گزینه‌های محبوب Basecamp و Trello در دسترس است.

6. نظرسنجی‌ها

ارزیابی رضایت و درک کارکنان غالباً به صورت حضوری غیر عملی است‌‌‌‌‌‌، خصوصاً اگر کارمندان برای روراست بودن و بیان صادقانه نظر خود، نیاز دارند که شناخته نشوند. نظرسنجی‌های آنلاین، ارزیابی دقیقی از وضعیت عمومی افراد در محیط کار را در اختیار مدیران قرار می‌دهند و می‌توانند تأثیر برنامه‌های آموزشی بر کارکنان را نیز آزمایش کنند.
تمرکز نظرسنجی‌ها بر روی موضوعات محرمانه و استفاده مناسب از قالب‌های سوال، در جمع‌آوری داده‌های معنی‌دار، موثر است. تجزیه و تحلیل داخلی و انتقال داده‌ها از طریق نظر‌سنجی‌ها، استخراج بینش افراد را ساده می‌کند، سپس می‌تواند برای اطلاع‌رسانی تصمیمات تجاری مورد استفاده قرار گیرد.

نکته:
سیستم‌های منظم نظرسنجی را برای گرفتن بازخورد کارکنان در زمان‌های کلیدی و مهم، مانند پیگیری استخدام‌های جدید را بعد از آموزش سازمانی و در پایان هر سه ماه تنظیم کنید.

7. انجمن‌ها

هر سازمان موفق، چیزی فراتر از مجموع بخش‌های تشکیل‌دهنده آن است. هر کارمند دارای نظرات و پیشنهادهایی است که توانایی بهبود تجارت را دارد، ولی چگونگی استفاده از این پتانسیل است که اهمیت دارد. باز بودن و در دسترس بودن انجمن‌های گفت و گوی آنلاین، آن‌ها را برای جلب نظر افراد در مورد طیف گسترده‌ای از موضوعات، ایده‌آل می‌کند.
این انجمن‌ها به ویژه در بخش‌هایی مانند خدمات مشتری و فروش، دیدگاه‌هایی را به مدیران و کارشناس فروش ارائه می‌دهند که بسیار ارزشمند هستند. تشکیل یک انجمن در اینترانت شرکت یا برنامه تلفن همراه، منجر به ایجاد گفت و گویی میان کارکنان و جلب ایده‌ها و نظرات آن‌ها می‌شود که این خود تفکر تازه‌ای را به وجود می‌آورد.

نکته:
برای این که انجمن‌ها در مفیدترین و کارامدترین حالت خود باشند، به برخی ساختارها احتیاج دارند تا مبادا گفتگوها به شدت از موضوع اصلی خارج شوند.

8. وبلاگ‌ها

وبلاگ‌ها ابزاری فوق‌العاده موثر برای معرفی مدیر عامل یا سایر مدیران ارشد شما هستند. وبلاگ‌ها بینشی از آنچه که مدیران انجام می‌دهند، دیدگاهشان در مورد مسائل فعلی و برنامه‌هایشان برای آینده، ارائه می‌دهند.

نکته:
اگر خودتان وبلاگ می‌نویسید، یک تقویم محتوا به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی کنید. اگر وبلاگ توسط همکاران نوشته شده باشد، این امر به شما امکان می‌دهد تا از مدت زمانی که آن‌ها به تهیه مطالب نیاز داشتند، مطلع شوید.

9. پادکست‌ها

دنیای مصرف‌کنندگان در سال‌های اخیر از پادکست استقبال کرده است (بارگیری یا پخش محتوای همزمان از طیف گسترده‌ای از موضوعات). این چیزی است که می‌تواند به همان اندازه برای شرکت‌های خرید و فروش داخلی موثر باشد.
اطلاعات سازمانی غنی رسانه‌ای را می‌توان به روشی تأثیرگذار تحویل داده و کارمندان به راحتی به آن‌ها دسترسی پیدا کنند. این قالب به قدری انعطاف‌پذیر است که باعث بهبود ارتباط و ارزش اطلاعات منتقل شده به کارکنان می‌شود.
استفاده خوب از پادکست می‌تواند بحث ماهانه عملکردهای کسب و کار و دیدگاه‌های کلیدی بازار باشد. مورد دیگر این است که با هم‌افزایی این فرصت را هر ماه به دپارتمان دیگری بدهید تا در مورد دستاوردهایشان، آنچه در دست تهیه است و به طور کلی آنچه در ذهن آن‌هاست، صحبت کنند.

10. علامت‌های دیجیتال

وقتی برخی از نیروهای کار شما در نقش‌هایی کار می‌کنند که پشت میز نمی‌نشینند، این باعث سخت‌تر شدن روابط داخلی شرکت می‌شود. برای جلب توجه کارکنان بیمارستان، کارگران کارخانه در کف انبار، فروشندگان جاده‌ای و... باید تابلوهای دیجیتال را در نظر بگیرید.
صفحه‌های الکترونیکی که به صورت برجسته در فضاهای باز نمایش داده می‌شوند، کانال‌های قدرتمندی برای انتقال پیام در ترکیبی از قالب‌های ویدیویی، تصویری و صوتی هستند.
به عنوان مثال، می‌توان به پخش آخرین عناوین خبری، ارائه یک ویدیوی شرکتی یا تبلیغ تلویزیونی جدید و خلاصه پیشرفت در شاخص‌های اصلی عملکرد، از طریق داشبورد تصویری اشاره کرد.

نکته: با هدف قرار دادن محتوا به مکان‌های خاص در زمان‌های خاص، با استفاده از تنظیمات داخلی در علامت‌های دیجیتالی، قرائت و یادآوری پیام‌ها را بهبود ببخشید.

11. ابزارهای همکاری

با درک اینکه ارتباطات داخلی مانند یک خیابان دو طرفه است، ابزارهای همکاری آنلاین به یک بخش با رشد سریع تبدیل شده‌اند. ابزارهای همکاری بحث‌های فعال را در جایی که نظر همه شنیده می‌شود، تشویق می‌کنند.
قدرت آن‌ها در تشویق گفت‌وگو میان تیم‌های بین دپارتمان‌ها و گروه‌های کوچک‌تر است که با هم برای رسیدن به یک هدف مشترک کار می‌کنند. می‌توان سوالاتی را پرسید، پاسخ‌ها را ارسال کرد و توافق کرد، همه این‌ها در زمان واقعی و بدون نیاز به برداشتن تلفن یا ملاقات حضوری است.
ابزارهای همکاری به ویژه در محل‌های کار مدرن که کارمندان ممکن است در مکان های مختلف و یا حتی با اختلاف زمانی فعالیت کنند، بسیار مفید هستند و برای پروژه‌های خاص به ارتباط با پیمانکاران نیاز دارند.

نکته:
تعداد زیادی گزینه برای ابزارهای همکاری در دسترس است، که برخی از محبوب‌ترین‌ها Slack ، Yammer و Chanty هستند.

12. خبرنامه‌ها

خبرنامه‌های شرکتی، به سختی به عنوان ابزاری جدید در جعبه ابزار ارتباطات سازمانی داخلی به حساب می‌آیند؛ اما از نسخه چاپی کاغذی که به تابلوهای اعلانات پیوند داده می‌شد، فاصله زیادی داشته‌اند.
خبرنامه‌های دیجیتالی امروز در قالب‌های زیبایی ارائه می‌شوند که تجربه سودمندتر و غنی‌تری از مطالعه را برای کارمندان فراهم می‌کنند. خبرنامه‌های دیجیتالی می‌توانند انواع مختلفی از رسانه را شامل شوند، از جمله ویدئو، نمایش اسلایدها و صفحات وب به صورت زنده.
رابط‌های کاربری ساده و توزیع آسان در هر دستگاه دسکتاپ یا موبایل، خبرنامه‌ها را به گزینه‌ای مناسب برای ایجاد آگاهی و تعامل با آخرین اخبار شرکت تبدیل کرده است.

13. شبکه اجتماعی

استفاده از شبکه‌های اجتماعی برای ارتباطات سازمانی داخلی، اغلب نظرات را دو قطبی می‌کند. از یک طرف ارتباطات پر جنب و جوش و شخصی را تسهیل می‌کند. از طرف دیگر، سهولت در اظهار نظر توسط هر فردی نیاز به نظارت دقیق دارد.
از آنجا که ترجیحات رسانه‌ای و سبک‌های ارتباطی در دنیای مصرف کننده به طور فزاینده‌ای بر جهان شرکتی تأثیر می‌گذارد، می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا برای بهبود اثربخشی کانال‌های ارتباطی دیگر خود، از حوزه اجتماعی (شبکه‌های اجتماعی) استفاده کنند.

نکته:
هیچ کمبودی برای استفاده از گزینه‌های شبکه‌های اجتماعی وجود ندارد. در حال حاضر، یامر (Yammer) و فیس‌بوک (Facebook) برای تجارت چند مورد از محبوب‌ترین شبکه‌های اجتماعی هستند.

ابزارهای ارتباطی داخلی کارامد، عناصر اساسی برای ایجاد تعامل با کارمندان و جلب رضایت همه افراد سازمان شما هستند. چه اهداف شما بلند پروازانه باشد و چه متواضعانه‌تر، ترکیب هر یک از این پیشنهادات باید پایه محکم ارتباطات سازمانی داخلی را برای شما فراهم کند.

مهارت‌های ارتباطی برای هر کارمند در هر سازمانی ضروری است. در حالی که کارمندان یک روش دقیق و مشخص را برای انجام کار انتخاب می‌کنند، ولی هماهنگی کامل با یکدیگر برای آن‌ها مشکل ساز می‌شود.
این مشکل معمولاً به دلیل موانع ارتباطی موجود در محل کار به وجود می‌آید. اگر این موانع ارتباطی به موقع مرتفع نشوند، همکاری بین کارمندان شما را تضعیف می‌کنند. اگر به آن‌ها توجه نکنید موانع ارتباطی در سازمان افزایش می‌یابند. در نتیجه برای افزایش بهره‌وری و کارایی کارکنان، باید از این موانع ارتباطی عبور کنید. بیشتر موانع ارتباطی به دلیل سوتفسیرها و سوتفاهم‌های کوچک رخ می‌دهند.
برخی از آن‌ها نیز به دلیل عدم برخورداری از بهداشت روانی در محیط کار و استرس کارکنان اتفاق می‌افتند. از طرفی کارمندان شخصیت‌های مختلفی دارند و گاهی درک یکدیگر برایشان سخت می‌شود.

موانع ارتباطات سازمانی در یک سازمان

1. عدم اعتماد به نفس

عدم اعتماد به نفس یک مشکل اساسی است که بسیاری از افراد در محل کار با آن روبرو هستند. این مشکل در بین همه کارمندان در همه سطوح شایع است.
فقدان اعتماد به نفس مانع بزرگ ارتباطی است و در اشکال مختلفی، مانند کمرویی، بی دست و پایی، ناراحتی و... وجود دارد.
این نه تنها بر روی همکاری کلی شرکت تأثیر می‌گذارد، بلکه می‌تواند کارمندان را به هنگام درخواست افزایش حقوق خود و اظهارنظر نیز سرکوب کند.

2. کلیشه‌ها و تعمیم‌ها

کلیشه‌ها و تعمیم‌ها اغلب مضر هستند؛ زیرا می‌توانند درک و استنباط دقیق را تحت تأثیر قرار دهند. وقتی افراد را با کلیشه‌ها ارتباط می‌دهید، ممکن است نتوانید دیدگاه واضح‌تر آن‌ها که می‌تواند برای سازمان بسیار حائز اهمیت باشد را متوجه شوید. اطمینان حاصل کنید که پیش داوری نمی‌کنید، زیرا آنچه تصور می‌کنید فقط می‌تواند بخشی از شخصیت آن‌ها باشد یا ممکن است اصلا وجود نداشته باشد!!

3. عدم شفافیت در گفتار

شفاف و واضح سخن گفتن امری سخت است، زیرا درک هر فرد از یک چیز مشخص متفاوت می‌باشد. با این حال، گوینده باید اطمینان حاصل کند که با وضوح مطلق صحبت می‌کند و هیچ ابهامی در گفتار وی وجود ندارد. عدم رعایت این نکته به ارتباطات سازمانی هم آسیب می‌رساند. بنابراین تقویت و کار بر روی فن بیان بسیار ضروری است.

4. زبان بدن

گاهی اوقات زبان بدن شما با آنچه که در واقع در مورد آن صحبت می‌کنید هماهنگ نیست و به نوعی سیگنال‌های مختلفی را به شنوندگان می‌دهد. زبان یا حرکات بدن می‌تواند مانع بزرگی برای برقراری ارتباطات سازمانی موثر باشد؛ زیرا در صورت عدم استفاده صحیح، از وضوح کافی برخوردار نیستند. ارتباط کلامی و غیرکلامی شما باید هماهنگ باشد در غیر این صورت، آن‌ها نوعی مانع ارتباطی هستند.

5. مکالمات نامنظم

شما باید مرتباً ارتباط برقرار کنید و سعی کنید روزانه با مردم به راحتی صحبت کنید. اگر مکالمه‌ها نامنظم باشند، در صورت نیاز به کمک در مورد مسائل کاری، ممکن است شما اعتماد کافی به مخاطب خود نداشته باشید. با ترتیب دادن جلسات روزانه و صرف ناهار با یکدیگر، می‌توان از این سد عبور کرد.

6. درست گوش ندادن

گوش دادن در برقراری ارتباطات سازمانی موثر بسیار مهم است و هیچ چیزی بدون گوش دادن صحیح نتیجه نمی‌دهد. مردم معمولاً بدون این که اجازه دهند دیگران حرفشان را تمام کنند، بدون داشتن درک دقیق از منظور آن‌ها، به ساخت پیش فرض‌ها می‌پردازند. با تهیه مطالب و ارائه آموزش‌های مناسب یا تأکید بر اهمیت گوش دادن در جلسات، می‌توان بر این مانع غلبه کرد.

7. عدم صداقت

ثابت شده که عدم صداقت یک مانع بزرگ ارتباطی است؛ زیرا به محض این که مردم متوجه شوند کسی در مورد گفته‌های خود صادق نیست، احتمالاً هیچ کس به او گوش نمی‌دهد، حتی اگر فرد در مواقعی بخواهد روراست باشد! این می‌تواند در همه موارد به یک مشکل تبدیل شود؛ ولی با تأکید بر اهمیت صداقت و تبدیل آن به یک ارزش اصلی در تجارت شما، این سد می‌تواند برطرف شود.
هنوز راهی برای کاهش کامل آن وجود ندارد؛ با این حال، عدم صداقت در امور شرکت باید با برخورد انضباطی روبرو شود. موانع ارتباطی در هر سازمانی وجود دارد و باید روزانه برطرف شود تا کسب و کار تحت تأثیر قرار نگیرد و همکاری کارمندان افزایش یابد.

سخن آخر اینکه…

ارتباطات سازمانی یکی از پیش نیازهای اساسی ایجاد و داشتن تجارت موفق است. تأثیر آن بر تعامل، همکاری، ایجاد اعتماد در محل کار و تجربه کارمند، آن را به بخشی مهم برای هر استراتژی سازمانی تبدیل می‌کند. همه مدیران و کارکنان باید از نحوه رفتار افراد در سازمان آگاه باشند تا بتوانند بهترین محیط کار را فراهم کنند.

امیدواریم که این مقاله از وبلاگ کارلیب برای شما مفید واقع شده باشد. حالا شما به ما بگویید:
چگونه با کارکنان و مشتریان خود ارتباط برقرار می‌کنید؟ ارتباطات سازمانی تا چه اندازه در رشد تجارت شما موثر بوده است؟
تجربیات خود را در انتهای همین مقاله و در قسمت دیدگاه‌ها، با ما به اشتراک بگذارید.