بهترین تصمیمات مدیریتی با تحلیل swot

موفق شدن در یک کسب و کار و پیشی گرفتن از سایر رقبا چیزی نیست که به راحتی به دست بیاید. شما به عنوان صاحب یک شرکت باید بتوانید در مواقع ضروری تصمیم‌گیری‌های درست و حساب شده‌ای داشته باشید، در غیر اینصورت شکست خواهید خورد.
چیزی که در اینجا اهمیت دارد، تجزیه و تحلیل شرایط و اتخاذ تصمیم درست بر اساس آن است. عوامل محیطی یک سازمان تاثیر مستقیمی در نحوه عملکرد آن کسب و کار دارد. پس شناسایی این عوامل از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می‌باشد. تحلیل سوات (آنالیز SWOT) ابزاری است که می‌تواند در شناسایی این عوامل و گرفتن تصمیمات درست به شما کمک کند.

در این بخش از سری مقلات وبلاگ کارلیب، به طور کامل شما را با روش تجزیه و تحلیل swot و همچنین ماتریس swot آشنا می‌کنیم تا بتوانید راهکارهای درستی را برای غلبه بر نقاط ضعف کسب و کار خود و همچنین تبدیل تهدیدها به فرصت‌ها پیدا کنید. علاوه بر این، برای اینکه بتوانیم مفهوم روش سوات را بهتر برایتان جا بیندازیم در انتهای مقاله به معرفی یک نمونه عملی و واقعی تحلیل swot پرداخته‌ایم.

تحلیل SWOT چیست؟

اگر بخواهیم به زبان ساده تحلیل swot را تعریف کنیم، باید بگوییم که یک تکنیک مدیریتی و بازاریابی است که برای شناخت نقاط قوت (Strength)، نقاط ضعف (Weakness)، فرصت‌ها (Opportunities) و تهدیدهای (Threats) پیش روی یک کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.

صاحبان کسب و کارها به کمک تحلیل سوات می‌توانند برای رسیدن به موفقیت، تصمیمات مدیریتی هوشمندانه و منطقی‌تری داشته باشند. همچنین آنالیز swot  این امکان را برایتان فراهم می‌کند تا نسبت به کمبودها و خطراتی که کسب و کارتان را تهدید می‌کند، آگاه شوید و با حذف آنها زمینه رسیدن به موفقیت‌تان را فراهم کنید.

شما می‌توانید از این ابزار هم در تمام سازمان و هم اینکه تنها در یک پروژه استفاده کنید. معمولاً در بیشتر کسب و کارها، این تحلیل در سطح سازمانی اجرا می‌شود تا بتوانند به کمک آن میزان موفقیت خود را در رسیدن به اهداف ارزیابی کنند.

بنابراین برای اینکه بتوانید به کمک تحلیل swot آینده کسب و کارتان را تضمین کنید، بهتر است که قبل از هر تصمیمی و به ویژه در زمان تصمیمات مهم استراتژیک شرکت به بررسی این آنالیز بپردازید.

اجزای تشکیل دهنده تحلیل swot

همه ما به خوبی می‌دانیم که برای انجام هرکاری باید استراژی داشته باشیم. یعنی اینکه بتوانیم راه‌های رسیدن به موفقیت را شناسایی و بر اساس آنها عمل کنیم. مشکلی که معمولاً در این مواقع وجود دارد، این است که خیلی از افراد نمی‌دانند خود استراژی شامل چه بخش‌هایی است؟ و چگونه می‌توان از تحلیل سوات به عنوان یک استراژی استفاده کرد؟

به طور کلی استراتژی‌ها معمولاً از 2 دسته از عوامل تشکیل می‌شوند که عبارت‌اند از:

1. عوامل درون سازمانی؛

عوامل درونی سازمان به فاکتورهایی گفته می‌شود که درون خود سازمان بوده و چیزهایی که در خارج از سازمان رخ می‌دهد، هیچ تاثیری بر روی آنها نخواهد داشت. به عنوان مثال، منابع مالی شرکت، فرصت‌های سرمایه‌گذاری، کارمندان، برنامه‌های در حال اجرا، فرآیندهای پربازده و ابزارهای الکترونیکی جزء عوامل درونی سازمان به شمار می‌روند.

2. عوامل بیرونی سازمان؛

منظور از عوامل بیرونی، شرایط مختلفی است که در جامعه و بازار رخ می‌دهد و به طور مستقیم و یا غیر مستقیم بر فرصت‌ها و تهدیدهایی که برای شرکت‌ها ایجاد می‌شود، تاثیر می‌گذارد. شما نمی‌توانید بر روی این عوامل کنترل داشته باشید، بلکه تنها می‌توانید با شناسایی دقیق آنها فرصت‌های خوبی برای خودتان بسازید.

تکنولوژی‌های جدید، رخدادهای اقتصادی، تغییرات در نیازهای مخاطبین، ارتباط بین تامین‌کنندگان، مسائل سیاسی، تغییرات در محیط زیست و ارتباطات اقتصادی کشورها و سازمان‌ها نمونه‌هایی از عوامل بیرونی سازمان‌ها به شمار می‌روند.

اگر کمی دقت کنید متوجه می‌شوید که 2 بخش اول تحلیل swot، یعنی نقاط قوت و نقاط ضعف سازمان، عواملی هستند که باید آنها را با بررسی محیط درونی سازمان تجزیه و تحلیل کنید و 2 بخش بعدی آن که نشان‌دهنده تهدیدها و فرصت‌ها است از جمله عوامل بیرونی سازمان به شمار می‌روند.

مزایای تحلیل سوات (swot)

1. افزایش قدرت رقابت در بازار

مهمترین و اصلی‌ترین مزیت تجزیه و تحلیل swot این است که با استفاده از آن می‌توانید به طور دقیق عوامل بیرونی و درونی سازمان خود را شناسایی کنید.
بعد از شناسایی این عوامل، اطلاعات بسیار زیادی در اختیارتان قرار می‌گیرد که توجه به آنها به شما کمک می‌کند تا بتوانید قابلیت‌ها و توانمندی‌های خود را برای رقابت در بازار افزایش دهید.

علاوه بر این، اطلاعات به دست آمده از آنالیز swot به شما کمک می‌کند تا به طور همزمان شرایط گذشته و فعلی حوزه کسب و کارتان را مورد بررسی قرار دهید و درک بهتری از چشم‌انداز آینده آن داشته باشید.

تحلیل سوات، بهترین ابزار برای مشخص کردن برتری‌های شما نسبت به سایر رقبا است. پس اگر می‌خواهید متمایز باشید، حتماً باید قبل از اتخاذ هر تصمیمی به آنالیز swot توجه کنید.

2. مقرون به صرفه

از دیگر مزیت‌های قابل توجه این تحلیل، مقرون به صرفه بودن آن است. به طوریکه شما بدون داشتن هیچ مهارت فنی خاصی و بدون نیاز به آموزش و استخدام مشاور خارجی و تنها با استفاده از اطلاعات کارمندان و مدیران شرکت، می‌توانید فرآیند تحلیل کسب و کارتان را انجام دهید.

3. مدیرت بحران و حل سریع مشکلات

یکی دیگر از مزایا و کاربردهای تحلیل swot ، مدیریت بهتر و سریع‌تر چالش‌ها است که این قابلیت به کمک شناسایی نقاط قوت سازمان و سرمایه گذاری بر روی آن به وجود می‌آید. جالب است بدانید که تحلیل swot، نه تنها برای رونق شرکت‌ها، سازمانها و پروژه ها کاربرد دارد، بلکه برای برنامه‌ریزی در زندگی شخصی نیز توصیه می‌شود.

نحوه انجام تحلیل swot در سازمان‌ها

بعد از اینکه با ویژگی‌ها و مزایای تحلیل swot آشنا شدید، طبیعتاً می‌خواهید که از آن در کسب و کار خود استفاده کنید تا بتوانید به موفقیت‌های چشمگیری دست یابید، اما آیا می‌دانید که چطور باید این کار را انجام دهید؟

اگر پاسخ شما خیر است، نگران نباشید. ما در این بخش به طور کامل نحوه به کارگیری از تحلیل سوات را به شما آموزش می‌دهیم.

» گام اول: شناسایی عوامل داخلی و خارجی سازمان

برای طراحی ماتریس سوات در ابتدا باید نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای کسب و کار خود را شناسایی و آنها را یادداشت کنید. ناگفته نماند که برای اجرای این تحلیل، حضور تمام افراد تاثیرگذار در شرکت ضروری است، چرا که هیچ کس به اندازه تیم مدیریتی، نمی‌تواند نقاط قوت و ضعف شرکت را معرفی کند.

اگر شما یک متخصص بازاریابی استخدام کنید و از او بخواهید عوامل تحلیل swot را برایتان شناسایی کنید، ممکن است کمی دیرتر به آن نتیجه‌ای که می خواهید، برسید. چرا که افراد بیرون از سازمان به هیچ عنوان از زیر و بم کسب و کار شما اطلاعی ندارند. داشتن درک درستی از عوامل تحلیل swot به شما در شناسایی هرچه بیشتر آن کمک می‌کند، پس در ادامه می‌خواهیم شما را با جزئیات بیشتر عوامل تحلیل سوات آشنا کنیم:

1. نقاط قوت (strengths):

منظور از نقاط قوت، کارهایی است که شما میتوانید آنها را خیلی بهتر از سایر رقبایتان انجام دهید. نوع محصول، خدمات و حوزه فعالیت یک شرکت تاثیر مستقیمی در تعیین نقاط قوت آن دارد. نوع برند، مدیریت قوی، استفاده از تکنولوژی های پیشرفته، داشتن منابع مالی زیاد، هزینه تمام شده کمتر از رقبا، دسترسی ساده تر به منابع انسانی، محصولات باکیفیت، به کارگیری از نیروهای باتجربه، جوان و چابک نمونه هایی از نقاط قوت یک سازمان به شمار می روند.

برای رسم جدول swot باید به تمامی این عوامل توجه داشته باشید و آن ها را لیست کنید. دقت کنید که در زمان تهیه لیست نقاط قوت شرکت خود به صورت احساسی و ایده آلانه نظر ندهید و سعی کنید واقع بین باشید. بهتر است برای اطمینان از درست بودن نقاط قوتتان آنها را با سایر رقبا مقایسه کنید و در صورت برتری داشتن، آنها را به عنوان یک مزیت و نقطه قوت برای خود در نظر بگیرید.

2. نقاط ضعف (Weaknesses):

یک سازمان به همان اندازه که در یک سری مسائل و فاکتورها برتری دارد، ممکن است در برخی از عوامل نتوانسته باشد به آن نتایج مطلوبی که می خواهد، دست یاید. بنابراین، برای اینکه بتوانید سازمان خود را از همه نظر ارزیابی کنید، لازم است با نقاط ضعف خود نیز آشنا شوید، اما نقاط ضعف یک سازمان شامل چه چیزهایی می‌شود؟

به طور کلی هر چیز ضروری که شما در سازمان خود ندارید جزو نقاط ضعفتان به شمار می‌روند. بهره‌مندی از ساختارهای پرهزینه، ضعف در برقراری ارتباط و شبکه‌سازی با شرکت‌های دیگر، اقداماتی که رقبایتان توانسته‌اند در آنها بهتر از شما عمل کنند، استفاده از نیروی انسانی ناکارآمد و ضعیف، دسترسی نداشتن به منابع لازم و داشتن محدودیت مالی از جمله نقاط ضعف یک سازمان به شمار می‌روند.

فقط لازم است به این نکته هم اشاره کنیم که هر کمبودی که شما در سازمان و شرکت خود دارید، لزوماً نقطه ضعف شما نیست، چرا که ممکن است رقبای شما هم نیز در آنها به همان اندازه ضعف داشته باشند. پس در اینجا هم مانند نقاط قوت، باید به ارزش و جایگاه رقبایتان توجه کنید. تا اینجا با عوامل درونی سازمان خود را مشخص کرده اید؛ آنها را به ترتیب اولویت لیست کنید و سپس به سراغ شناسایی عوامل بیرونی سازمان بروید.

3. فرصت ها (opportunities):

برای شناسایی فرصت‌های پیش رو، باید بر روی نقاط قوت خود تمرکز کنید تا ببینید که چه فرصت‌هایی را می‌توانند برایتان ایجاد کنند. علاوه بر این، رویدادهایی که در اطرافتان رخ می‌دهد نیز ممکن است فرصت‌های طلایی زیادی را برایتان به وجود آورند.

به عنوان مثال افزایش قیمت دلار در مقایسه با ریال، اگرچه که برای بسیاری از کسب و کارها ضرر و زیان به همراه دارد، ولی کسب و کارهایی هم وجود دارند که با افزایش قیمت دلار، فرصت‌های زیادی نصیبشان می‌شود.
یا اینکه قرار است یک نمایشگاه بین المللی در حوزه فعالیت شما برگزار شود. این می‌تواند یک فرصت فوق العاده برای شما باشد، چرا که می‌توانید با شرکت در نمایشگاه، قابلیت‌ها و توانایی‌های خود را در معرض نمایش قرار دهید و به این طریق مشتریان بیشتری را جذب کنید.

در طول یک سال، ممکن است رویدادهای سیاسی، اجتماعی، ورزشی، فرهنگی و … متعددی در اطراف شما رخ دهد. پس همیشه حواستان را جمع کنید و به هیچ عنوان نقش تحولات جامعه را در پیشرفت کسب و کار خود دست کم نگیرید.

4. تهدیدها (Threats):

هر عاملی که فکر می‌کنید، ممکن است مانعی برای رسیدن شما به موفقیت باشد، یک تهدید برایتان خواهد بود. برای شناسایی تهدیدهای کسب و کار خود از خودتان بپرسید که چه عواملی ممکن است میزان فروش و سود ما را کاهش دهد؟ این عوامل به دلیل نقاط ضعف ما به وجود آمده‌اند یا اینکه دلیل دیگری دارد؟

موارد بسیار زیادی وجود دارد که می‌توانند برای برخی از کسب و کارها یک تهدید باشند. به عنوان مثال؛ تغییر در سبک زندگی مردم، افزایش تورم، وضعیت نابسامان سیاسی، وضعیت بازار و افزایش رقبا از جمله مهمترین تهدیدهای سازمان‌ها شناخته شده‌اند. هدف اصلی از شناسایی تهدیدها، این است که بتوانید آنها را به کمک روش‌هایی به فرصت تبدیل کنید. پس در شناسایی آنها کوشا باشید.

» گام دوم: تعیین وزن عوامل داخلی و خارجی

در این مرحله، باید میزان اهمیت عوامل داخلی و خارجی سازمان خود را  که در گام اول مشخص کردید، تعیین کنید. مدل فرایند تحلیل سلسله مراتبی می‌تواند به شما در این مرحله کمک کند. مدل تحلیل سلسله مراتبی (AHP)، اهمیت هر شاخص تصمیم‌گیری را به طور دقیق نشان می‌دهد.

» گام سوم: رسم ماتریس ارزیابی عوامل داخلی و خارجی

در این مرحله نوبت به رسم ماتریس‌های ارزیابی عوامل داخلی (IFE) و ارزیابی عوامل خارجی (EFE)  می‌رسد. تمام نقاط قوت و نقاط ضعف سازمان را در ماتریس IFE و فرصتها و تهدیدهای محیطی را در ماتریس EFE بررسی کنید و سپس آنها را در ماتریس QSPM نمره دهی کنید.

 برای اینکار، به معیارهای داخلی و معیارهای خارجی که در مراحل قبلی لیست آنها را تهیه کرده بودید، ضریبی بین اعداد صفر تا 1 بدهید. ضریب این عوامل بستگی به میزان اهمیت آنها دارد.
عدد 1 نشان‌دهنده مهم بودن آن عامل و عدد صفر، بی اهمیت بودن آنها را نشان می‌دهد. لازم به ذکر است که جمع ضرایب نباید از عدد 1 بیشتر باشد. در قدم بعدی باید به هرکدام از آنها از شماره 1 تا 4 نمره بدهید.
عدد 1 نشان‌دهنده ضعف اساسی، عدد 2 بیان کننده ضعف کم، عدد 3 گویای نقطه قوت و عدد 4 قوت بسیار بالای آن را نشان می‌دهد.

بعد از این مرحله، ضریب هر عدد را در نمره آن ضرب کنید تا نمره نهایی سازمان شما مشخص شود. اگر میانگین عدد به دست آمده کمتر از 2.5 باشد، کسب و کار شما ضعیف و اگر از عدد 2.5 بیشتر باشد، قوت کسب و کارتان را نشان می‌دهد.

» گام چهارم: طراحی و رسم ماتریس swot

در گام آخر باید ماتریس سوات را رسم کنید. این ماتریس از 9 خانه تشکیل شده است که در هرکدام از آنها بخش‌های مختلفی از عوامل داخلی و عوامل خارجی سازمان مورد بررسی قرار می‌گیرد. عنوان هر کدام از عوامل را در کادرهای مربوط به خود یادداشت کنید. ماتریس swot، چهار استراتژی WO، WT، ST و SO را در اختیارتان قرار می‌دهد.

استراتژی‌های ماتریس swot

تا به اینجا متوجه شدید که چطور باید نقاط قوت و ضعف خود و همچنین تهدیدها و فرصت های محیطی را شناسایی و آنها را در جدول swot وارد کنید. کار شما در اینجا تمام نمی شود، بلکه اصل ماجرا چگونگی تبدیل تهدیدها به فرصت و در نهایت پیش گرفتن از رقبا است. حتماً از خودتان می پرسید که چطور باید این موضوع را از ماتریس سوات متوجه شویم؟

همانطور که در تصویر بالا مشاهده می کنید، با اتصال هر کدام از خانه های افقی و عمودی به یکدیگر، یک استراتژی به شما معرفی می شود. برای این که بتوانید این استراتژی ها را درک کنید، در ادامه بیشتر راجب آنها توضیح داده ایم:

1. استراتژی SO؛

استراتژی so که به آن استراتژی تهاجمی نیز گفته می شود، به نقاط قوت سازمان و فرصت های پیش روی آن مربوط می شود. این استراتژی به شما نشان می دهد که اگر نقاط قوتتان خیلی پر رنگ تر از نقاط ضعف است، می توانید از هر فرصتی برای تقویت نقاط قوت خود استفاده کنید.
به عنوان مثال؛ شرکتهای تولید کننده در صورت داشتن سرمایه کافی، می توانند قبل از گران شدن دلار، قطعات بسیار زیادی را وارد کنند و گران شدن دلار به سود خود تمام کنند.

2. استراتژی WO؛

این استراژی، با عنوان استراتژی محافظه کارانه شناخته شده است. هدف اصلی از این استراتژی این است که از مزیت‌های موجود در فرصت‌ها برای جبران و حذف نقاط ضعف خود استفاده کنید. به عبارت دیگر، حتماً نباید نقاط قوت داشته باشید تا بتوانید از فرصت‌ها استفاده کنید، بلکه برای از بین بردن نقاط ضعف خود نیز باید به سراغ فرصت‌ها بروید.

3. استراتژی ST؛

هدف اصلی از استراتژی رقابتی ST، این است که بتوانید با استفاده از نقاط قوت، مانع از اثرگذاری تهدیدات خارجی در کسب و کار و یا حتی حذف آنها شوید. تهدیدها همیشه وجود دارند و شما نمی توانید از آنها فرار کنید، پس تنها کاری که از دست شما بر می‌آید، این است که به کمک این سیستم مدیریتی، تاثیرات منفی آنها را کاهش دهید.
به عنوان مثال؛ می‌توانید با آموزش کارکنان، برندسازی، افزایش منابع مالی، توسعه تکنولوژی و... روز به روز نقاط قوت خود را پر رنگ‌تر کنید.

4. استراتژی WT؛

تحلیل swot می‌گوید که، در شرایطی که شرکتها، هم نقاط ضعف نسبتاً زیادی دارند و هم اینکه تهدیدهای بیرونی آنها را اذیت می‌کند، باید از استراتژی تدافعی WT استفاده کنند.
اگر در آستانه ورشکستی قرار دارید، باید تمام تلاش خود را بکنید تا نقاط ضعف را کاهش دهید و تهدیدهای خارجی را خنثی کنید. به عنوان مثال، نیروی کار ماهر استخدام کنید، با سازمان‌های دیگر شراکت کنید، سرمایه گذار بگیرید و...

اقدامات لازم بعد از تهیه ماتریسSWOT 

خب، حالا که نحوه رسم و چگونگی تحلیل جدول swot را یاد گرفتید، اشراف بهتری به وضعیت شرکتتان خواهید داشت و تصمیم گیری در شرایط مختلف برایتان راحت‌تر می‌شود. بعد از رسم جدول سوات 2 گام دیگر پیش رو دارید:

اول از همه اینکه باید بررسی کنید و ببینید که آیا می‌توانید نقاط قوت خود را با فرصت‌ها تطبیق دهید یا خیر؟ به عبارت دیگر، آیا در حال حاضر فرصتی در محیط پیرامون کسب و کار شما وجود دارد که بتوانید به کمک نقاط قوت خود از آن برای رونق کسب و کارتان استفاده کنید؟

در گام بعدی باید بر روی نقاط ضعف خود متمرکز شوید. از خودتان بپرسید که آیا می‌توانید نقاط ضعف موجود را تقویت کنید؟ آیا امکان این وجود دارد که نقاط ضعف را به نقاط قوت تبدیل کنید؟ و از همه مهم تر اینکه آیا اصلا لزومی دارد نقاط ضعف خود را تقویت کنیم یا بهتر است از آنها صرفنظر کرده و تنها بر روی نقاط قوتمان تمرکز بیشتری داشته باشیم؟

برای اینکه بتوانید پاسخ درستی برای این سوالات پیدا کنید، لازم است اهمیت استراتژیک نقاط قوت و نقاط ضعف کسب و کارتان را به دقت مورد بررسی قرار دهید. در حوزه تجارت و کسب و کار، نقاط قوت و نقاط ضعفی دارای اهمیت استراتژیک هستند که بتوانند به طور مستقیم برای شرکت سودآور باشند.

نمونه آنالیز SWOT شرکت کوکاکولا

در اینجا می‌خواهیم شما را با یک نمونه تحلیل swot آشنا کنیم تا درک بهتری نسبت به این آنالیز داشته باشید.

شرکت کوکاکولا (Coca-Cola) در سال 2015 از یک شرکت مستقل درخواست کرد تا تحلیل اسوات را برایش انجام دهد. بر طبق این تحلیل، نقاط قوت شرکت کوکاکولا؛ داشتن برند تجاری معروف، شبکه توزیع گسترده و برخورداری از فرصت‌ها در بازارهای جدید بود.

این شرکت در کنار نقاط قوت خود، نقاط ضعفی هم داشت که؛ نوسانات ارز، افزایش علاقه مردم به خوردن نوشیدنی سالم و قدرت گرفتن رقبای تولیدکننده نوشیدنی‌های سالم از جمله مهمترین آنها شناخته شدند.

اطلاعات به دست آمده از جدول swot نشان داد که شرکت کوکاکولا به یکی از شرکت‌های برتر تولیدکننده نوشیدنی تبدیل خواهد شد و سرمایه گذاران محافظه‌کار و آنهایی که سرمایه کمی در اختیار دارند، می‌توانند با سرمایه گذاری در این شرکت به درآمد قابل اعتمادی دست پیدا کنند.
خوشبختانه، بعد از گذشت 5 سال این تحلیل اثبات شد و در آن زمان شرکت کوکاکولا به عنوان ششمین برند قدرتمند جهان معرفی شد.

در پایان باید گفت...

آنالیز swot یکی از شیوه‌های بازاریابی است که به صاحبان مشاغل کمک می‌کند با شرایط بیرونی و درونی کسب و کار خود آشنا شوند. استراتژی چهارگانه سوات برای هر نوع کسب و کاری، اعم از کسب و کارهای کوچک و کسب و کارهای بزرگ، قابل استفاده بوده و بهترین مسیر را برای موفقیت آنها نشان خواهد داد.

ما در وبلاگ کارلیب، مقالات آموزشی متعددی در رابطه با روش‌های تجزیه و تحلیل کسب و کارها و شیوه‌های نوین مدیریتی تولید و در اختیار کاربران قرار داده ایم، پیشنهاد می‌کنیم همین حالا به وب‌سایت کارلیب به آدرس karlib.com مراجعه نمایید.