آشنایی با مدیر ساختمان و وظایف او

مدیر ساختمان فردی است که توسط ساکنین یک ساختمان به‌ویژه در مجتمع‌های مسکونی یا تجاری انتخاب می‌شود تا امور اجرایی و نظارتی مربوط به ساختمان را مدیریت کند. انتخاب مدیر ساختمان معمولاً در جلسات مجمع عمومی ساختمان صورت می‌گیرد وی می‌تواند یکی از ساکنین ساختمان یا فردی خارجی باشد.

ساختمان‌های با بیش از سه واحد، ملزم به انتخاب مدیر ساختمان هستند.

نحوه انتخاب مدیر ساختمان 

پروسه انتخاب مدیر ساختمان به این صورت است که افراد ساکن در ساختمان، طی جلسه‌­ای که دور هم جمع می‌شوند، شخصی با بیشترین رأی مثبت را، به عنوان مدیر ساختمان انتخاب می­‌کنند.

این جلسه که با نام مجمع عمومی ساختمان شناخته می­‌شود، با حضور مالکین تمام واحدهای یک ساختمان است که حق رای دارند، اما مستاجرین عضو رسمی مجمع عمومی ساختمان به حساب نمی­‌آیند، ولی شرکت کردن‌شان در چنین جلساتی کارساز است و پیشنهادات‌شان می‌تواند مفید باشد.

پس مستأجر نمی‌­تواند به عنوان مدیر انتخاب شود مگر با صلاحدید اعضای مجمع عمومی. کسانی­ که برای چنین سِمَتی کاندید می‌­شوند، می‌­توانند حتی از ساکنین ساختمان هم نباشند اما مهم این است که با قوانین آپارتمان و همین طور وظایف و اختیارات مدیر ساختمان آشنایی داشته باشند.

دقت داشته باشید اگر نیاز به انتخاب بیش از یک مدیر بود، تعداد مدیران حتماً فرد باشد تا برای تصمیم‌گیری در مورد امور ساختمان دچار اختلاف نظر نشوند. هم­‌چنین، در صورت استعفا، فوت و یا حتی عزل مدیر ساختمان، باید جلسه‌­ای برای انتخاب مجدد یک نفر برگزار شود.
نتیجه این انتخاب آغاز فعالیت­‌های یک مدیر خواهد بود، که انجام درست آن، به تسلط کامل بر وظایف برمی­‌گردد. پس در ادامه با شرح وظایف مدیر ساختمان، آشنا می‌­شویم.

وظایف اصلی مدیر ساختمان

هر شخص به عنوان مدیر ساختمان اولین وظیفه‌­اش آشنایی با مسئولیت­‌هایی است که بر گردن گرفته است. علاوه بر آن اعضای ساختمان نیز، باید بدانند که یک مدیر ساختمان چه وظایفی دارد، تا در صورت بروز هر گونه تخلف مدیر ساختمان، متذکر شوند و در صورت تکرار شکایت از مدیر ساختمان داشته باشند. این وظایف شامل:

• مدیریت مالی

  • جمع‌آوری شارژ ماهیانه از ساکنین.
  • پرداخت قبوض مشترک مانند آب، برق، گاز، و نگهداری از تجهیزات مشترک.
  • تنظیم و نگهداری از دفاتر حسابداری و مالی ساختمان.
  • ارائه گزارش‌های مالی به ساکنین.

• نگهداری و تعمیرات

  • هماهنگی و نظارت بر تعمیرات و نگهداری‌های ضروری مانند آسانسور، سیستم‌های گرمایشی و سرمایشی، و دیگر تجهیزات مشترک.
  • پیگیری برای تعمیرات اضطراری و اساسی ساختمان.

• امنیت و نظاف

  • استخدام و مدیریت نیروهای نظافت و نگهبانی.
  • نظارت بر امنیت عمومی ساختمان و هماهنگی با پلیس در صورت لزوم.

• امور حقوقی

  • پیگیری مسائل حقوقی و قانونی مرتبط با ساختمان.
  • تنظیم قراردادها با پیمانکاران و ارائه‌دهندگان خدمات.

• تعامل با ساکنین

  • رسیدگی به شکایات و درخواست‌های ساکنین.
  • برگزاری جلسات دوره‌ای با ساکنین برای بررسی مشکلات و ارائه گزارش عملکرد.

به طور کلی اصلی‌ترین و کلی‌ترین وظیفه مدیر ساختمان، اداره ساختمان و اجرای تصمیمات اعضای مجمع عمومی است. یعنی باید مدیر ساختمان تمام تلاشش را به کار ببندد تا ساختمان را از آسیب و خرابی حفظ کند و امور جاری آن را انجام دهد.

شرح وظایف مدیر ساختمان

بر اساس قانون، مدیر یا اعضای مجمع عمومی ساختمان امین یکدیگر هستند و حق ندارند شخص دیگری را جایگزین خودشان کنند. زیرا زمانی که اعضای مجمع عمومی شخص یا اشخاصی را به عنوان مدیر انتخاب می‌­کنند، حتماً از توانایی‌هایشان مطلع بوده‌­اند.
پس مدیر ساختمان باید تمام وظایفش را خودش انجام دهد، اما یک استثنا وجود دارد که اگر مدیری قرار است بیش از سه روز در ساختمان حضور نداشته باشد، می‌تواند با یکی از اعضای مجمع عمومی هماهنگ کند و اختیارات را به صورت کوتاه مدت به او واگذار کند.

تعیین حق شارژ هر واحد

مدیر یا مدیران ساختمان وظیفه دارند شارژ هر واحد را جداگانه تعیین کنند و سر موقع از مالکین دریافت کنند. تعیین مقدار شارژ دریافتی می‌­تواند براساس موارد زیر در نظر گرفته شود:

• شارژ ثابت
• شارژ بر اساس متراژ
• شارژ بر اساس نفرات
• شارژ بر اساس نفرات و متراژ
• شارژ بر اساس شارژ ثابت و متراژ
• شارژ بر اساس شارژ ثابت و نفرات

اما اینکه کدام روش برای محاسبه شارژ انتخاب شود، به تصمیم مدیر و اعضای مجمع عمومی برمی­‌گردد. یک نکته دیگر اینکه پرداخت یا عدم پرداخت حق شارژ مدیر ساختمان، به تصمیم تمام اعضای مجمع عمومی ساختمان برمی­‌گردد. در واقع در صورت توافق، نیازی به پرداخت نیست، در غیر این صورت باید از طرف مدیر ساختمان نیز پرداخت گردد.

رسیدگی به اعتراضات ساکنین

هر کدام از ساکنین که اعتراضی به نحوه مدیریت، وضع ساختمان یا حتی شارژ پرداختی واحد خود داشته باشد می‌تواند به مدیر یا مدیران ساختمان مراجعه کند. وظیفه آنها این است که به این شکایت از مدیر ساختمان هر چه سریع­‌تر رسیدگی کنند.

برای مثال موردی که در اکثر موارد دیده می­‌شود این است که بر اساس قانون افراد چه از واحدشان در ساختمان استفاده کنند و چه نکنند، باید حق شارژ را پرداخت کنند، که ممکن است مالک به این قانون اعتراض کند که به دلیل عدم استفاده از خانه و همین­طور آب و برق و گاز، چرا باید حق شارژ پرداخت کند.
اینجاست که مدیر ساختمان باید به شکایت فرد رسیدگی کند و در مورد قوانین با او صحبت کند. او می‌­تواند در صورت صلاحدید فقط حق شارژ خدمات عمومی ساختمان را از مالک واحد ساختمان بگیرد.

انجام بیمه حوادث ساختمان 

از جمله وظایف مهم یک مدیر ساختمان، بیمه کردن ساختمان در برابر آتش‌سوزی است. آتش‌سوزی از حوادثی است که ممکن است هر لحظه اتفاق بیفتد و بیمه کردن ساختمان در برابر چنین حادثه‌­ای که خسارات جبران ناپذیری دارد، امری ضروری است.
مدیر یا مدیران ساختمان باید به نسبت زیربنای هر واحد، سهم هر کدام را پرداخت حق بیمه آتش‌‍سوزی را حساب کنند و پس از دریافت، کل ساختمان را بیمه کنند.

در صورت بروز حادثه‌­ در ساختمان، چنان­‌چه ساختمان بیمه نباشد، خسارت مالکین بر عهده مدیر یا مدیران ساختمان خواهد بود.

هزینه‌ها و تعمیرات ساختمان

هزینه تعمیرات و موارد زیر در ساختمان، باید از محل پرداخت شارژ­ها، تامین شود که عبارتند از:

• پرداخت قبض برق عمومی ساختمان (برق آسانسور، مشاعات و...)
• پرداخت قبض آب
•  تعمیرات و نگهداری آسانسور
• هزینه نگهداری از باغچه و زیباسازی فضای عمومی ساختمان
• هزینه‌های مرتبط با نظافت، سرایداری و نگهبانی ساختمان
• هزینه‌ خرید لوازمی چون مواد شوینده، لامپ و...
• پرداخت قبض گاز

نکته‌­ای که وجود دارد وظیفه مدیر ساختمان در قبال آسانسور است، زیرا او وظیفه دارد با یک شرکت معتبر برای تعمیرات آسانسور ساختمان قرارداد ببندد تا کارهایی از قبیل تعمیرات و نگهداری از آسانسور را انجام دهند.
بهتر است این قرارداد به صورت سالانه بسته شود. در ضمن در صورت بروز هر گونه خرابی، مدیر موظف است لوازم تعمیر آسانسور ساختمان را از درآمد شارژ ماهیانه پرداخت کند.

تأیید وکالت‌نامه نماینده مالکین

چنانچه مالک هر واحد امکان حضور در جلسه مجمع عمومی را نداشت، مدیر یا مدیران ساختمان موظف هستند قبل از شروع رسمی جلسه وکالت‌نامه معتبر نماینده مالکین را بررسی کنند و صحت آن را تایید نمایند.

جمع­‌آوری صورت جلسات مجمع عمومی ساختمان

هر جلسه مجمع عمومی که برگزار می­‌شود، قطعاً تصمیماتی در آن به تصویب رسیده است که باید صورت جلسه، شود که نگهداری از این صورت جلسات بر عهده مدیر ساختمان است.
در ضمن این صورت جلسات باید به امضای کلیه حاضرین در مجمع ساختمان برسد. لازم به ذکر است که این صورت جلسات مجمع عمومی جزئی از اسناد معتبر برای ساختمان محسوب می‌شوند که حتی در مراجع قضایی هم قابل استناد است.
یکی از مهم­‌ترین صورت جلسه­‌ها، فرم صورت­‌جلسه انتخاب مدیر ساختمان است. پس وی باید در حفظ و نگهداری آن‌ها نهایت تلاشش را داشته باشد.

اطلاع‌رسانی تصمیمات جدید مجمع عمومی به افراد غایب در جلسه

نکته اول اینکه مدیر ساختمان باید حداقل از یک هفته قبل، اعضای مجمع عمومی ساختمان را از برگزاری جلسه مطلع کند، چه از طریق پیامک، ایمیل، تلفن، نامه و...، اما اگر با وجود اطلاع­ رسانی از یک هفته پیش از تشکیل جلسه مجمع عمومی، به هر دلیلی برخی از مالکین واحدهای ساختمان نتوانند در جلسه حضور پیدا کنند، باید حتماً از تصمیمات مهمی که در این جلسه گرفته و ثبت شده است، مطلع شوند.
این وظیفه‌ مطلع کردن مالکینی که غائب بوده‌­اند، بر عهده مدیر یا مدیران ساختمان است. نکته دوم اینکه مهلت اطلاع­ رسانی حداکثر تا ده روز بعد از تاریخ جلسه باید انجام شود.

ارائه رسید تسویه حساب هزینه‌های ساختمان

مدیر ساختمان موظف است به ازای دریافت هر هزینه‌­ای از جمله شارژ، اجاره و... رسیدی را به مالکین یا مستأجرین ساختمان بدهد. این کار هم به دلیل اطمینان خاطر طرف پرداخت‌کننده است.
هم اینکه دفاتر اسناد رسمی باید هنگام تنظیم انواع سندهای انتقال، اجاره، رهن و… گواهی تسویه‌ حساب هزینه‌های ساختمان را تأیید کنند. در ضمن این گواهی باید حتماً به تایید و امضای مدیر ساختمان یا مدیران آن رسیده باشد.

هشدار به مالکین بدهکار

اگر هر کدام مالکین یا مستأجرین ساختمان، حق شارژ خود را به هر دلیلی پرداخت نکند مدیر یا مدیران ساختمان موظف هستند، بدهی او را با ارسال اظهار نامه به اطلاعش برسانند.
این نکته را در نظر داشته باشید که اطلاع رسانی برای بدهی از طریق یک نامه معمولی یا چسباندن آگهی به تابلوی اعلانات ساختمان، به هیچ وجه، وجهه قانونی ندارد و در صورت بروز هر گونه مشکلی، بعداً نمی‌توانید در مراجع قضایی به آن استناد کنید.
پس مدیر ساختمان بهتر است اظهار نامه را روی فرم‌های مخصوصی که از دادگاه تهیه کرده است ثبت کند و  در ادامه در سه نسخه تنظیم و امضا کند.
سپس آن را در دفتر دادگاه به ثبت برساند تا مبلغ بدهکاری توسط مامور ابلاغ دادگاه به اطلاع مالک برسد. فراموش نکنید که در اظهار نامه باید ریز مطالبه به صورت جزء به جزء آورده شود.

بعد از دریافت اظهار نامه از مالک بدهکار، ده روز فرصت دارد تا بدهی‌اش را پرداخت کند. در غیر این صورت مدیر ساختمان می‌تواند به تشخیص خود ارائه خدمات به آن واحد را قطع کند. خدماتی مثل: شوفاژ، تهویه آب گرم، برق، گاز و… تا زمانی­ که بدهکار مجبور به پرداخت بدهی‌اش شود.
این نکته را به خاطر بسپارید که مدیر نمی‌تواند قبل از ابلاغ اظهار نامه ارائه خدمات‌ به مالک را قطع کند. در غیر این‌صورت حق اعتراض برای مالک محفوظ خواهد بود.

درخواست از وزارت مسکن برای انتخاب کارشناس

در صورتی که در یکی از جلسات مجمع عمومی ساختمان، تعدادی از اعضای ساختمان بر این باور باشند که عمر مفید ساختمان به پایان رسیده است و به خاطر فرسودگی احتمال خطر چه ضرر مالی و چه جانی وجود دارد، می­‌توانند درخواست تجدید بنا داشته باشند. در حالی­‌که عده‌­ای ممکن است با چنین درخواستی مخالف باشند.
اینجاست که مدیر ساختمان وظیفه دارد از وزارت مسکن و شهرسازی درخواست 3 کارشناس خبره کند تا دادگستری برای‌شان ارسال کند و آنها در این مورد قضاوت کنند. نظر کارشناسان تعیین کننده این صورت جلسه خواهد بود. در صورتی­ که تأیید شود، وظیفه بازسازی ساختمان، برعهده مدیر ساختمان یا مدیران آن خواهد بود.

همه این موارد وظایف مدیر ساختمان را بیان می­‌کنند که بدون هیچ گونه کم و کاستی، موظف به انجام آن خواهد بود. اما حتماً از خودتان می‌­پرسید با وجود این همه وظیفه، آیا مزایایی هم شامل حال او می‌­شود یا خیر؟

حقوق و دستمزد مدیر ساختمان

مدیر ساختمان بودن هم یک شغل است و چنین شخصی مثل هر فرد شاغل دیگری، حقوق و مزایایی دارد با عنوان حقوق مدیر ساختمان، که بر اساس قانون حقوق وزارت کار، تعیین شده است.
در واقع بعد از انتخاب مدیر ساختمان، بین اعضای مجمع عمومی به عنوان کارفرما و مدیر ساختمان به عنوان کارگر، قرارداد کار بسته می­‌شود که در آن به میزان پاداش، حقوق و بیمه و دیگر مزایای مدیر ساختمان اشاره شده است. برای کسب اطلاعات بیشتر مقاله "قرارداد کار بین کارگر و کارفرما چگونه تنظیم می‌شود؟" را مطالعه کنید.

اینکه مدیر ساختمان از ساکنین باشد یا نه، تفاوتی ندارد، به هر حال به عنوان مدیر ساختمان برگزیده شده است و طبق قوانین کشوری، باید حقوق و مزایایی که دارد، به موقع پرداخت گردد، اما در صورتی که مدیر حتماً از بین ساکنین انتخاب شود، و فقط در صورت‌جلسه ذکر شود، بدون هیچ گونه قراردادی در خصوص دریافت پاداش و مزایا، مدیر ساختمان اجازه برداشت هیچ مبلغی تحت هیچ عنوانی نیست. مگر اینکه در بین ساکنین ساختمان و اعضای مجمع عمومی رسم باشد، مدیر ساختمان حق شارژ ثابت خود را پرداخت نکند.

نکته مهم اینکه حقوق مدیر ساختمان، از جمله مخارج عمومی یک ساختمان به حساب می­‌آید و باید از هزینه­‌هایی مثل شارژ ساختمان و... پرداخت شود. اینکه میزان حقوق دریافتی چقدر باشد، چیزی است که باید با توافق ساکنین و در مجمع عمومی اعلام گردد، اما در کنار همه آنچه برای مدیر یا مدیران ساختمان گفته شد، ساکنین آن نیز موظف هستند برای مدیریت بهتر ساختمان، با مدیر همکاری کنند، آن هم با رعایت مواردی به نام قوانین آپارتمان نشینی، که در ادامه با آنها آشنا می­‌شویم.

قوانین مهم آپارتمان نشینی

لازمه زندگی در آپارتمان آشنایی با قوانین آن است، چون علاوه بر آسایش زندگی خودمان، مسئول آسایش همسایگانی هستیم که در فاصله کمی از ما در حال زندگی هستند، مهم‌­ترین قوانین شامل:

قانون اول

شما درست است که مالک تام یک واحد از واحدهای ساختمان هستید، اما فقط اختیار واحدی را دارید که در آن زندگی می­‌کنید. پس حق دخالت در زندگی دیگر واحد‌ها را ندارید.

قانون دوم

قبل از سکونت در آپارتمان از حق استفاده از پارکینگ و انباری خود مطلع شوید تا به اشتباه جای دیگران را نگیرید. فراموش نکنید که حق ندارید به حقوق دیگران تجاوز کنید و به کسی هم اجازه ندهید که به حق قانونی شما تجاوز کند.

قانون سوم

کفش، گلدان و... را به هیچ وجه در راه پله‌­ای که بین ساکنین مشترک است قرار ندهید. یک نکته اینکه در مورد اجسامی که برای تزئین و زیبایی ظاهری ساختمان است، اعضای مجمع عمومی ساختمان تصمیم می‌گیرند.

قانون چهارم 

در حفظ نظافت آپارتمان کوشا باشید و به هیچ عنوان در مکان‌های مشترک مانند حیاط، راهرو و آسانسور زباله نریزید.

قانون پنجم

اگر مراسمی دارید که می­دانید تا دیروقت طول می‌کشد ترجیحاً، همه‌ی همسایه‌ها را در جریان بگذارید.

قانون ششم

در قوانین آپارتمان نشینی آمده است که امکان نگهداری حیوانات خانگی در قسمت‌های مشترک ساختمان وجود ندارد. در ضمن در مورد نگهداری از حیوانات خانگی در واحد خودتان نیز قوانینی وجود دارد که به نظر اعضای ساختمان برمی­‌گردد.

قانون هفتم 

مطابق با قوانین آپارتمان نشینی، استعمال دخانیات در مکان هان سربسته­‌­ای که مشترک هستند، مانند آسانسور و راهرو مجاز نیست.

قانون هشتم

در صورتی که به هر طریقی به واحدی خسارتی وارد کردید، شما مسئول پرداخت خسارت وارد شده به همان واحد هستید، مانند گرفتن لوله‌های فاضلاب، صدمه به دیوار‌ها و ... .

قانون نهم

اگر به هر دلیلی می­‌خواهید از آب، برق یا گاز به مقدار زیادی استفاده کنید، برای مثال پخت نذری و ... حتماً از بقیه همسایه‌ها اجازه بگیرید. به خصوص در مواقعی که برای هر واحد قبض جدا وجود نداشته باشد و سهم هر واحد بدون توجه به مقدار مصرف محاسبه شود.

قانون دهم

حتماً کار‌ها و تعمیرات ساختمانی که سروصدا دارند را از ساعت ۹ تا ۱۳:۳۰، یا ۱۷ تا ۱۹ و در روز‌های غیرتعطیل انجام دهید تا مزاحم کار و استراحت دیگر اعضای ساختمان نشوید.

با کارلیب، مدیر موفقی باشید؛

تعداد آپارتمان­‌ها و ساختمان­‌های چند طبقه با سرعت زیادی در حال افزایش است، چون جمعیت روند رو به رشدی دارد و از همه مهم‌­تر فضای مناسبی با قیمت کمتر در دسترس است.
پس قطعاً هر کدام از ما در دوره­‌ای از زندگی، مجبور به سکونت در چنین مکان­‌هایی هستیم. در نتیجه چه بهتر که با فرهنگ زندگی در آپارتمان و وظایف مدیر ساختمان آشنا باشیم تا هم مزاحمتی برای دیگر همسایگان نداشته باشیم و هم اگر فرصت مدیریت پیش آمد، به خوبی از عهده آن برآییم.
درضمن، پست مدیریت تنها برای ساختمان نیست و ممکن است حتی از محل کارتان چنین پیشنهادی داشته باشید، پس پیشنهاد می‌کنیم مقاله­‌های آموزشی وبلاگ کارلیب در زمینه مدیریت را از دست ندهید.