سیستم ردیابی کارجویان (ATS) چیست؟

بیشتر شرکت‌های Fortune، در حال حاضر از سیستم‌های ردیابی کارجو ATS استفاده می‌کنند. این سیستم‌ها‌ برای ذخیره اطلاعات متقاضی کار بسیار کاربردی هستند و حتی بهترین سیستم‌های ATS می‌توانند که کلیه ارتباطات با داوطلبان را نیز ردیابی کنند.
این امر سبب می‌شود که جست‌وجو و فیلتر‌کردن رزومه‌ها و سایر اطلاعات مربوط به متقاضیان موقعیت‌های شغلی بسیار آسان شود. در نتیجه برای انجام این کارها زمان کمتری صرف می‌شود و شرکت‌ها نیز از جذب ماهرترین افراد مطمئن می‌شوند. اما ATS دقیقا چیست؟ و چگونه در فرآیند استخدام و جذب نیرو، به کارفرمایان و شرکت‌های مختلف کمک می‌کند؟

ATS چیست؟

یک سیستم ردیابی کارجو یا ATS (به اختصار: Applicant Tracking System) نرم‌افزاری است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا کارجویان یا کاندیداهای شغلی مناسب را برای فرآیند استخدام و جذب نیرو، سازماندهی کنند. این سیستم‌ها به مشاغل اجازه می‌دهند که اطلاعات مختلف کارجویان را درون پایگاه داده‌ی خود جمع‌آوری کنند. سپس رزومه‌ کارجویان را بر اساس تجربه‌ها، مهارت‌ها و سایر خصوصیات و قابلیت‌های مد نظرشان، دسته‌بندی و فیلتر کنند.

سیستم‌های ردیابی کارجو در ابتدا به عنوان راه حلی برای ذخیره سازی درخواست‌های شغلی طراحی شده بود، اما امروزه سیستم‌های ATS، فرآیند جذب نیرو و استخدام را از از مرحله‌ی اول (ایجاد آگهی شغلی و دریافت رزومه کارجویان) تا آخرین مرحله‌ی آن (استخدام کارجوی مناسب) ساماندهی و راحت می‌کنند.

سیستم ردیابی کارجویان علاوه بر اینکه برای ذخیره اطلاعات کاندیداهای شغلی مناسب هستند، قادر به ردیابی تمام ارتباطات موجود با کارجویان نیز هستند. این امر، جستجو و فیلتر کردن رزومه‌ها و سایر اطلاعات کارجویان را آسان می‌کند، زمان موردنیاز برای جستجوی کارجویان مناسب را کاهش می‌دهد و همچنین باعث می‌شود که کارفرمایان، بهترین کاندیداها را برای موقعیت‌های شغلی خود بدست آورند.

نحوه عملکرد سیستم ردیابی کارجو (ATS)

سیستم‌های ردیابی کارجو فرآیند استخدام را برای بررسی بهترین و واجد شرایط‌ترین کارجویان، با استفاده از هوش مصنوعی، خودکار سازی می‌کنند. بسیاری از موقعیت‌های شغلی آزاد می‌توانند صدها یا حتی هزاران داوطلب را بدون داشتن صلاحیت لازم جذب کنند؛ از این رو اگر برای غربالگری کارجویان و انتخاب کاندیدهای مناسب، از روش‌های دستی استفاده شود، زمان و انرژی زیادی از کارفرمایان گرفته خواهد شد، اما با وجود سیستم ATS می‌توان در این زمان و انرژی صرفه جویی کرد و فرآیند استخدام را با سرعت و دقت بیشتری انجام داد.

کارجویان معمولا به دنبال فرآیندهای استخدام آسان و کاربر پسند هستند. بهترین سیستم‌های ATS به کارجویان امکان می‌دهد تا به راحتی از طریق هر دستگاهی درخواست موقعیت شغلی و ارسال رزومه‌ی خود کنند. این بدان معنی است که کارفرمایان از مجموعه کارجویان بیشتری بهره‌مند می‌شوند که پس از آن نیز می‌توانند به طور خودکار آنها را بر اساس مهارت و تجربه رتبه‌بندی کنند.

سیستم ردیابی کارجو در طی مراحل استخدام به کارفرما امکان می‌دهد تا به راحتی بازخورد و نظر خود را راجع به کارجویان ارسال کند. بهترین سیستم‌های ردیابی کارجو از آخرین تکنولوژی‌های روز مانند پردازش زبان طبیعی و هوش مصنوعی برای غربالگری و مرتب‌سازی رزومه کارجویان استفاده می‌کنند.
این ATSها بر اساس پایگاه داده‌ای که دارند، رزومه‌ها را اسکن می‌کنند، به دنبال منطبق سازی کلمات کلیدی و وزن‌دهی به آنها هستند و از الگوریتم‌های خاصی برای تجزیه و تحلیل داده‌ها استفاده می‌کنند.
به طوری که خروجی این سیستم‌های ردیابی کارجو، شباهت خاصی به رزومه ارسالی شما نخواهد داشت و مدیر منابع انسانی یا فردی که مسئول بررسی رزومه‌ها است، بر اساس نتایج نهایی این نرم افزار تصمیم می‌گیرد که رزومه‌ی شما را در مرحله اول حذف کند یا بپذیرد.

روش‌های جستجوی رزومه با ATS

سیستم‌های ردیابی کارجو، رزومه‌های کارجویان را برای دسترسی استخدام کنندگان به آنها، در یک پایگاه داده جمع آوری و ذخیره می‌کنند. همچنین یک رزومه ممکن است تا مدت‌ها پس از پر شدن موقعیت شغلی اصلی که کارجو برای آن درخواست کرده است نیز در پایگاه داده‌ی ATS، ذخیره بماند. کارفرمایان می‌توانند این رزومه‌ها را به روش‌های مختلفی بسته به نوع سیستم ردیابی کارجویی که از آن استفاده می‌کنند، مرتب و جستجو کنند.

• جستجوی کلمات کلیدی

متداول‌ترین روشی که کارفرمایان برای فیلتر کردن و جستجوی رزومه کارجویان در سیستم ردیابی کارجو انتخاب می‌کنند، جستجوی مهارت‌ها و کلمات کلیدی است.
به عنوان مثال اگر یک کارفرما بخواهد از بین 400 رزومه‌ای که برای موقعیت شغلی دستیار اداری دریافت کرده است، اقدام به انتخاب رزومه‌های مناسب کند، اولین قدم او احتمالاً جستجوی کلمه‌ی کلید "دستیار اداری" خواهد بود.
با این روش، کارجویانی که سابقه‌ی انجام این کار را داشته باشند، در جستجو نمایش داده می‌شوند. بنابراین هرکسی که این عنوان دقیق را در رزومه‌ی خود نداشته باشد، در فهرست جستجوی کارفرمایان نشان داده نخواهد شد. عنوان جستجو همچنین می‌تواند شامل چندین کلمه‌ی کلیدی باشد.
به عنوان مثال کارفرما می‌تواند یک جستجوی پیچیده را انجام دهد که شامل ترکیبی از عناوین و مهارت‌های مهم برای کار باشد، مانند: "دستیار اداری ؛ ورود اطلاعات و دستمزد" و... بنابراین کارجویانی که کلمات کلیدی صحیحی در رزومه خود درج کند، بیشترین شانس را برای نمایش در نتایج جستجوی استخدام دارند.

• مشاهده درخواست‌های شغلی

برخی از استخدام کنندگان ترجیح می‌دهند تمام درخواست‌های شغلی که ازسوی کارجویان، درون سیستم ردیابی کارجو ارسال شده است را مشاهده کنند.
در این حالت کارفرما سریعاً نگاهی جزئی به نکات برجسته گذشته کارجو، عناوین شغلی و شرکت‌ها می‌اندازد. بنابراین مهم است که کارجویان مطمئن شوند که مهارت‌ها و توانایی‌های برترشان به راحتی قابل شناسایی هستند.

• رتبه بندی خودکار

برخی از سیستم‌های ردیابی کارجو می توانند رزومه کارجو را به طور خودکار با شرح وظایف مقایسه کنند. این یعنی رتبه بندی هر کارجو بر اساس میزان برتری و امتیازی که در مقایسه با شرح وظایف یک موقعیت شغلی، کسب می‌کند.
بنابراین کارفرما می‌تواند به جای بررسی تک تک درخواست‌های شغلی، فقط روی کارجویان منتخبی تمرکز کند که سیستم ATS ، آنها را به عنوان یک match عالی معرفی کرده است.

مزایای سیستم ردیابی کارجو (ATS)

سیستم ردیابی کارجو مزایای زیادی دارد از جمله این‌که:

1. شما می‌توانید از آن انتظار داشته باشید که معیارهای انجام فرآیند استخدام مانند زمان، هزینه و کیفیت کاندیداهای شغلی، بهبود یابند.
2. می‌توانید رزومه‌ی صدها کارجو را اسکن، مرتب سازی و رتبه‌بندی کنید. حتی می‌توانید تنظیمات خاصی روی دریافت رزومه‌ها اعمال کنید تا فقط کارجویان واجد شرایط قادر به ارسال رزومه باشند.
3. برنامه‌ریزی برای مصاحبه‌های شغلی توسط سیستم ATS به سادگی انجام می‌شود؛ به این صورت که با ارسال خودکار ایمیل به کارجویان اجازه می‌دهد که زمان دلخواهی را که هم برای کارفرما و هم کارجو مناسب است، برای مصاحبه انتخاب کنند.
4. یک سیستم ردیابی کارجو همچنین به استخدام کنندگان اجازه می‌دهد که با یک کلیک، تمام اطلاعات و معیارهای کارجویان مورد نیاز خود را مشاهده کنند.
   بهترین سیستم‌های ردیابی کارجو شامل داشبوردهای کاربری قوی و کاربر پسند به همراه نمایش گردش کارهای (workflow) قابل تنظیم هستند که شامل معیارهای اصلی عملکرد و بنچ‌مارک‌های صنعت (industry benchmarks) نیز می‌شوند.
5. می‌توانید آگهی‌های استخدام زیادی ایجاد کرده و تمام صفحات شغلی را به طور هم‌زمان مدیریت و نگهداری کنید.

ویژگی‌های بهترین سیستم ردیابی کارجو (ATS)

بهترین سیستم ردیابی کارجو برای سهولت کار کارفرمایان و استخدام کنندگان باید ویژگی‌های زیر را ارائه دهد:

1. قابلیت ادغام با سایر نرم افزارهای منابع انسانی (HR)
2. قابلیت جستجوی کلمات کلیدی
3. تجزیه و تحلیل خودکار رزومه‌ها
4. قابلیت ارسال آگهی شغلی با یک کلیک در سایت‌های کاریابی مختلف و شبکه‌های اجتماعی
5. ایجاد همکاری و ارتباط یکپارچه بین اعضای تیم استخدام
6. دارای پایگاه داده‌ای با قابلیت جستجوی راحت بین اطلاعات تمام کارجویان باشد
7. قابلیت برنامه ریزی آسان برای انجام مصاحبه‌های شغلی
8. نگهداری سوابق مصاحبه‌ شغلی و ارزیابی‌ کارجویان
9. دارا بودن قالب‌های متن پیام آماده برای ارسال خودکار به کارجویان
10. استفاده از الگوهای آماده برای عملکردهای کارکنان منابع انسانی جهت فرآیند استخدام
11. ارائه‌ی گزارش‌های دقیق و تجزیه و تحلیل‌های مربوط به منابع انسانی

هر یک از ویژگی‌های سیستم ردیابی کارجو به طور خاص طراحی شده‌اند تا فرآیند استخدام را راحت‌تر کنند و در عین حال تجربه‌ی یک استخدام خوب را نیز برای کارفرمایان فراهم کنند.
این سیستم می‌تواند به تجزیه و تحلیل و بهبود روند استخدام تمام سازمان‌های بزرگ و کوچک کمک کند. برخی بر این باورند که ممکن است کارجویان به دلیل عدم تعامل انسانی در چند مرحله اول روند استخدام حذف و کنار گذاشته شوند، اما طبق آماری که از مصرف‌کنندگان این سیستم‌ها بدست آمده است، چنین مشکلی اتفاق نمی‌افتد.
امروزه سرمایه گذاری در نرم افزارهای منابع انسانی توصیه‌ای قطعی به کسب و کارها است و سیستم ATS پایه و اساس این کار را تشکیل می‌دهد.

چرا سازمان‌ها به سیستم ردیابی کارجو (ATS) نیاز دارند؟

سیستم‌های ردیابی کارجو می‌توانند توسط هر سازمان با هر اندازه‌ای مورد استفاده قرار گیرند، اما این سیستم‌ها به ویژه برای سازمان‌هایی که به طور منظم در حال استخدام کارمند برای موقعیت‌های شغلی مختلف هستند یا سازمان‌هایی که تمایل دارند تعداد زیادی کارجو را برای هر موقعیت شغلی استخدام کنند، بسیار مفیدتر هستند.

اگر سازمان‌ها سالانه بیش از 1000 رزومه را از طریق سیستم ردیابی کارجو غربالگری کنند، شاهد افزایش شاخص بازگشت سرمایه (ROI) نیز خواهند بود.
همچنین اگر روند استخدام طولانی یا پیچیده‌ای داشته باشند یا در زمینه‌ی مدیریت سازمان خود مشکلی داشته باشند، می‌توانند این مشکلات را با بهره‌مندی از سیستم ATS حل کنند. سایر دلایلی که سازمان‌ها را تشویق به داشتن سیستم ردیابی کارجو (ATS) می‌کنند عبارتند از:

1. سیستم ATS به روند جذب نیرو سرعت می‌بخشد؛
   یعنی زمان مورد نیاز فرآیند استخدام به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد.
2. جهت‌گیری‌های شخصی را در انتخاب کارجویان کاهش می‌دهد؛
   در حالی که اگر پروفایل‌های کارجویان به صورت دستی مرتب شوند، ممکن است این موضوع پیش بیاید.
3. کیفیت استخدام را بهبود می‌بخشد؛
   یعنی زمانی که به نرم افزار اجازه دهید مهارت‌های متقاضیان را از روی رزومه‌هایشان اسکن کند و مناسب‌ترین داوطلبان را برای مرحله‌ی بعدی انتخاب کند، کار خود را راحت‌تر می‌کنید. علاوه بر این‌ها، باعث ماندگاری و حفظ کارکنان مناسب نیز خواهید شد.
4. تجربه‌ی انتخاب مناسب‌ترین کارجویان را در کل چرخه استخدام برای کارفرما فراهم می‌کند.
5. یک پایگاه داده‌ی با کیفیت حاوی کارجویان مناسب ایجاد می‌کند؛
   به‌طوری که متقاضیانی که به دلایلی نتوانستند به مرحله بعدی استخدام برای یک موقعیت شغلی راه پیدا کنند، ممکن است برای موقعیت شغلی خاصی که در آینده ایجاد می‌شود، مناسب باشند.
6. با ارائه‌ی گزارش‌های پیشرفته از روند استخدام، امکان تصمیم‌گیری پیشرفته و مدیریت سطح بالاتر را به کارفرما می‌دهد.
7. ارتباطات و همکاری افراد در بخش منابع انسانی را هموارتر می‌سازد.

 ATS مناسب سازمان خود را پیدا کنید

سوالی که ممکن است در ذهن کارفرمایان شکل بگیرد این است که چگونه می‌توان مطمئن شد که راه حل مناسبی برای نیازهای شرکت خود انتخاب کرده‌اند؟ آنها برای تعیین نیازهای خود در سیستم ردیابی کارجو، باید این مراحل را دنبال کنند:

1. روند استخدام خود را مرور کنید.

• مراحل فرآیند استخدام خود را ثبت کنید و فعالیت‌هایی که یک استخدام کننده باید طی این مراحل انجام دهد را یادداشت کنید.
• هر چند وقت یک‌بار این مراحل را انجام می‌دهید؟
• شرکت شما چه کاری را واقعا به خوبی انجام می‌دهد؟
• آیا از ابزارهای غیرمستقیم استخدام مانند آگهی در رسانه‌های اجتماعی استفاده می‌کنید؟

2. تعیین کنید که راه حل‌های فعلی شما چه کمبودی دارند.

• بزرگ‌ترین نقاط ضعف شما کدامند؟
• استخدام کنندگان شما در چه موقعیت‌هایی زمان زیادی صرف می‌کنند؟
• کدام ویژگی‌هایی با ارزش را ندارید؟

3. یک لیست ایده‌آل درست کنید.

• ATS ایده‌آل مد نظر شما چگونه است؟
• دارا بودن کدام ویژگی‌ها کاملا ضروری و کدامیک نسبتا ضروری است؟

پس از طی این مراحل و یادداشت آن، می‌توانید با ارائه دهندگان سیستم‌های ردیابی کارجو مشورت کنید تا آنها بتوانند با توجه نیازهای سازمان شما، راه حل مناسبی ارائه دهند.