نقش هیئت مدیره در مدیریت استراتژیک سازمان

همه شرکت‌ها و موسسات بزرگ و شناخته شده که فعالیت‌های موفقیت آمیز و جدی در زمینه بیزینس‌ها و کسب و کارهای پر درآمد دارند، توسط اعضای هیئت‌ مدیره، رهبری و سرپرستی می‌شوند. هیئت مدیره علاوه بر وظایف قانونی که دارد، عامل تحریک، توسعه و تفکرات استراتژیک مدیریتی شرکت نیز می‌باشد.

ما امروز در این مقاله می‌خواهیم نقش هیئت مدیره در مدیریت استراتژیک سازمان را به شرح مفصل برای شما توضیح بدهیم. اگر به دنبال شناخت وظایف هیئت مدیره، شیوه‌ انتخاب تا انتصاب هیئت مدیره و... می‌باشید، تا پایان این مقاله همراه ما باشید.

تمامی شرکت‌های سهامی، توسط اشخاصی که صاحب سهام شرکت هستند، تحت عنوان هیئت مدیره، مدیریت می‌شوند.
اعضای هیئت مدیره در واقع نماینده رسمی شرکت هستند که کلیه امور جاری شرکت را مدیریت می‌کنند. ممکن است برای شما سوال مطرح شود که هیئت مدیره شرکت چگونه انتخاب شده و انتصاب می‌یابد؟

نحوه انتخاب اعضای هیئت مدیره

شرکت‌ها و موسسات برای اداره امور به افرادی فعال، واجد شرایط و با روحیه مسئولیت پذیری نیاز دارند که از میان افراد دارای سهام، توسط مجمع عمومی عادی، انتخاب می‌شوند. لازم به ذکر است که این انتخاب به صورت دائمی و همیشگی نیست و به طور عادی بیشتر از ۲ سال نمی‌باشد.

در میان افراد هیات مدیره، شخصی نیز به عنوان رئیس هیات مدیره انتخاب می‌شود، البته به این شخص مدیر عامل نیز می‌گویند.
مدیر عامل تا زمانی که سهام‌دار شرکت ‌باشد با توجه به مدت زمان عضویت خود، در سمت مدیر عامل خواهد بود. اعضای هیات مدیره با توجه به نظر تمامی اعضا می‌توانند برای عزل یا جانشینی مدیرعامل اقدام کنند.

شرایط انتخاب اعضای هیئت مدیره

طبق قوانین مطرح شده برای انتخاب هیئت مدیره شرایطی وجود دارد که عبارتند از:

۱. هریک از اعضای هیئت مدیره قابل عزل هستند و هر زمان که مجمع عمومی تصمیم به عزل داشته باشد، می‌تواند اعضای هیئت مدیره و یا مدیران شرکت را برکنار نماید.

۲. اعضای هیات مدیره حتما باید از میان شرکای شرکت انتخاب شوند و درواقع باید افراد درون سازمانی باشند.

۳. طبق قانون تعیین شده در اساسنامه شرکت، مدت انتخاب هیات مدیره حداکثر دو سال می‌باشد و در صورتی که مجمع عمومی با هم توافق نظر داشته باشند، می‌توانند شخص مورد نظر را برای دو سال دیگر نیز انتخاب نمایند.

۴. تعداد اعضای هیئت مدیره شرکت سهامی عام، حداقل ۵ نفر و حداکثر ۱۱نفر می‌باشند.
تعداد اعضای هیئت مدیره شرکت سهامی خاص نباید از ۳ نفر کمتر باشند.

۵. اعضای هیات مدیره باید افراد خوشنام، فعال و درستکار بوده و با مدیریت دقیق در راستای پیش‌برد اهداف شرکت و موسسه فعالیت کنند‌.

چه افرادی نمی‌توانند به عنوان اعضای هیئت مدیره انتخاب شوند؟

موارد گفته شده در بالا، افرادی هستند که صلاحیت عضویت هیئت مدیره شرکت را دارند، امّا برخی افراد به هیچ عنوان براساس ماده ۱۱۱ قانون تجارت اشخاص، قادر به عضویت در هیئت مدیره نمی‌باشند. این افراد دارای شرایط زیر می‌باشند.

۱. محجورین و افرادی که حکم ورشکستگی برای آن‌ها صادر شده است.

۲. افرادی که به دلیل ارتکاب جرم و جنایت، سرقت، خیانت در امانت، اختلاس، تدلیس و کلاهبرداری بنابر حکم قطعی از حقوق اجتماعی محروم شده باشند.

در ادامه مبحث چگونگی انتخاب هیئت مدیره باید بگوییم، چناچه اگر یکی از اعضای هیئت مدیره فوت کرده، استعفا بدهد یا از طرف اعضا رد صلاحیت شود، طبق اساسنامه عضو علی البدل به عنوان جانشین او انتخاب می‌شود و اگر عضو علی البدلی از قبل انتخاب نشده باشد، مدیران موظف هستند که از مجمع عمومی عادی خود شخصی را برای جایگزینی انتخاب کنند تا هیات مدیره تکمیل شود.‌ درضمن انتخاب شخص جایگزین را می‌توانند به بازرسین شرکت نیز واگذار کنند.

مدیران شرکت سهامی حتما باید تعداد سهامی را که در اساسنامه مقرر و تعیین شده است، داشته باشند و به هیچ عنوان تعداد این سهام نباید کمتر از میران تعیین شده در اساسنامه باشد.
علاوه بر این ممکن است سهام، جهتِ تضمین  جبران خسارات عملکرد مدیران یا یک مدیر به تنهایی، غیر قابل نقل و انتقال شود  و در صندوق شرکت به عنوان وثیقه باقی بماند. دقت داشته باشید که اگر شخصی هنگام  انتخاب و انتصاب به عنوان هیات مدیره حداقل ممکن سهام را دارا نباشد باید از مدیریت استعفا بدهد و شخصی که صاحب سهام به قدر کافی است، به عنوان هیات مدیره انتخاب شود.

نقش هیئت مدیره در مدیریت استراتژیک شرکت 

هیئت مدیره‌ها و تمامی مدیرهای شرکت همواره در مورد تمامی موضوعات اتفاق نظر نداشته و سعی بر این دارند با مدیریت استراتژیک شرکت، برنامه و طرحی برای گسترش شرکت یا سازمان و اهداف آن ترتیب بدهند.

برای رسیدن به این هدف برخی از افراد اعتقاد دارند که هیئت مدیره تعیین کننده استراتژی است و عده‌ای نیز بر این باورند که هیئت مدیره در انتظار و آسوده نشسته تا سایر مدیران برنامه استراتژیک را تعیین و نهایی کنند.
نمی‌توانیم بگوییم که کدام یک از این دیدگاه‌ها به صورت صد درصد درست می‌باشد، زیرا بستگی به نوع شرکت یا سازمان و توافق‌های صورت گرفته  دارد، امّا به صورت کلی می‌توانیم بگوییم که کلیه‌ مدیران و هیات مدیره در مدیریت، دغدغه‌ مدیریت استراتژی شرکت را دارند و با بررسی عملکرد شرکت و سازمان‌ها در سال‌های اخیر متوجه می‌شویم که هیئت مدیره مسئول برنامه ریزی استراتژیک شرکت است و از سوی سایر مدیران و اعضا تحت فشار است تا سوالات  شرکاء و سهامداران را پاسخ بدهند و برای پیشرفت شرکت برنامه‌‌ها و راهکار‌های مناسبی ارائه دهند.

شخص هیئت مدیره برای مدیریت استراتژیک شرکت یا سازمان خود می‌تواند از کارشناسان خارجی نیز مشورت و کمک بگیرند، توجه داشته باشید که هیئت مدیره می‌تواند در این زمینه تقسیم وظایف کند و از سایر اعضا برای رسیدن به اهداف استراتژیک مدیریتی شرکت کمک بگیرد.
در این مواقع هیئت مدیره سرآخر برنامه مدیریت استراتژیک را مورد بازبینی و آنالیز قرار می‌دهد و می‌توانیم بگویم که شخص هیئت مدیره در این زمینه تعیین کننده هدف نهایی شرکت می‌باشد و نقش استراتژیک هیات مدیره به صورت کلی بررسی، ارزیابی، درک و تایید پروژه‌های استراتژیک و برنامه‌های تعیین شده است.

هیئت مدیره باید در برنامه ریزی استراتژیک مدیریت و بررسی آن‌ها کلیه فرصت‌ها و خطراتی که شرکت را تهدید می‌کند مورد بررسی دقیق قرار بدهد. لازم به ذکر است که برنامه استراتژیک مدیریت شرکت نیز باید با چشم انداز و اهداف شرکت و سازمان هم راستا و همسو باشد و هیات مدیره بستری را فراهم می‌کند تا سایر اعضا نیز در تصمیم گیری ‌های استراتژیک مدیریتی شرکت نظرات و پیشنهادات خود را مطرح کنند و مدل تجاری اصلی را به بهترین شکل ممکن ارائه بدهند. از سایر نقش‌های هیات مدیره در مدیریت استراتژیک شرکت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• شناسایی اولویت‌ها
• تدوین و تعیین اهداف و مقاصد
• تخصیص بودجه برای حمایت کردن از تصمیم‌های گرفته شده
• مسئولیت پایش اجرای برنامه استراتژیک

نقش هیات مدیره در مدیریت استراتژیک نظارت بر موارد گفته شده و اجرایی کردن آن‌هاست تا در صورت انجام برنامه‌ها اگر با کوچک‌ترین مشکل مواجه شد چاره‌ای بیندیشد یا در روش خود تجدید نظر کرده و با تخصیص بودجه و سایر روش‌های ممکن موضوع و مشکل مربوطه را مدیریت و کنترل کند. البته هیئت مدیره باید در ابتدا به برنامه ریزی و طرح‌های استراتژیک مدیریت اطمینان کامل داشته باشد.

شخص هیئت مدیره برای اینکه کیفیت مدیریت استراتژیک شرکت را بیشتر کند از نرم افزارهای هیئت مدیره نیز کمک می‌گیرد، نرم افزار مدیریت هیئت مدیره یک ‌ابزار دیجیتال است که به هیئت مدیره و سایر اعضای تیم کمک می‌کند تا توازنی بین فرآیندهای توسعه برنامه ریزی استراتژیک بلند مدت یا کوتاه مدت داشته باشند.
در واقع این نرم افزار پورتال فضای مشارکتی آنلاین است، برای طراحی طرح‌های استراتژی که قابل اجرا و آزمایش می‌باشند و پس از آزمایش هیئت مدیره تایید قطعی در مورد آن را اعلام می‌کند.

نقش هیئت مدیره‌‌ها در مدیریت استراتژیک ‌سازمان‌ها با نقش مدیر عامل مرتبط و در ارتباط می‌باشد و هیات مدیره و مدیرعامل باید با تعامل و همکاری خود پلتفرم‌های الکترونیک برنامه‌ ریزی‌ استراتژیک را مدیریت کنند.
لازم به ذکر است که هیئت مدیره باید صورتجلسه‌های مورد نیاز شرکت را نیز تنظیم کند. در ادامه نکات مهمی که برای تنظیم صورتجلسه هیات مدیره باید به آن توجه داشته باشید را شرح می‌دهیم، برای تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره به این نکات توجه داشته باشید.

نحوه تنظیم صورتجلسه هیات مدیره شرکت

۱. در جلسه هیئت مدیره حتما باید بیشتر از نصف اعضای هیئت مدیره شرکت کنند تا جلسه رسمیت داشته باشد.

۲. کلیه تصمیماتی که در جلسه هیات مدیره گرفته می‌شود، باید موافقت اکثریت آرای اعضا در آن اعلام شود و تعدادی از افراد مخالف قضیه نباشند.

۳. براساس ماده ۱۲۳ قانون تجارت برای هر یک از جلسات هیئت مدیره باید صورتجلسه‌ای تنظیم شده و خلاصه‌ای از مذاکرات و تصمیمات در آن با قید تاریخ ثبت شود.
این صورتجلسه باید به امضای مدیران حاضر در جلسه برسد.

۴. اسامی هیئت مدیره و کلیه مدیران حاضر  و همچنین غایب در جلسه باید قید شود.

۵. براساس اساسنامه، ترتیب دعوت و تشکیل جلسات هیات مدیره تعیین می‌شود ولی یک سوم اعضا هیئت مدیره نیز می‌توانند ظرف یک ماه از جلسه قبلی هیئت مدیره، اعضا را برای تشکیل جلسه بعدی دعوت نمایند.

۶. اگر یکی از اعضای هیات مدیره نظری خلاف سایر اعضای هیات مدیره داشت، حتما باید در صورتجلسه مطرح و نوشته شود. چشم پوشی از نظرات مخالف خلاف اساسنامه است.

بعد از موارد گفته شده درباره صورتجلسه می‌خواهیم  در مورد مبحث مهم نقش هیات مدیره در مدیریت استراتژیک گفت و گویی داشته باشیم، همراه ما باشید.

نقش هیئت مدیره شرکت 

هیئت مدیره موظف است کلیه تصمیمات را که ممکن است بر عملکرد و پیش برد اهداف بلند مدت شرکت تاثیرگذار باشد، تصویب کرده و اجرا کند. به عبارت دیگر می‌توانیم بگوییم که شرکت توسط هیات مدیره اداره و سازماندهی می‌شود و همانطور که پیش‌تر گفتیم هیات مدیره، مدیر عامل را نیز انتخاب می‌کنند و شخصی را  به عنوان رئییس هیات مدیره تعیین می‌کند. سایر مسئولیت‌های استراتژیک هیات مدیره به شرح زیر است:

1. نظارت بر عملکرد سازمان

هیئت مدیره به وسیله کمیته‌هایی که در اختیار دارد می‌تواند جریان تمامی تحول‌های داخلی و خارجی شرکت یا سازمان را مورد بررسی قرار دهد و می‌تواند مدیران را از مواردی که موجب رشد و ترقی شرکت می‌شود مطلع سازد و به آن‌ سمت و سو تشویق کند.

2. ارزیابی و نفوذ

هیات مدیره موفق موظف است که پیشنهادات و تصمیمات و اعمال و رفتار مدیران را مورد بررسی و بازبینی قرار دهد و در صورت بروز ایراد و اشکالی آن‌ها را راهنمایی کرده و پیشنهادات خود را مطرح کند. به طور خلاصه می‌توانیم بگویم که با قدرت نفوذ خود عملکرد سایر مدیران را ارزیابی و نظارت می‌کند.

3. تعیین و تنظیم سند راهبردی

هیات مدیره وظیفه دارد که ماموریت شرکت را ترسیم کرده و گزینه‌های استراتژیک را برای مدیران تعیین کرده و شرح بدهد. به جرئت می‌توان گفت این وظیفه جزء مهم‌ترین وظایف هیئت مدیره است و موجب ترقی و پیشرفت سازمان و شرکت می‌شود.

ین جایگاه، با جایگاه مدیرعامل شرکت تفاوت دارد و می‌تواند غیراجرایی (پاره وقت) و یا اجرایی (تمام وقت) باشد.

در بعضی شرکت‌ها، نقش‌های رییس هیات مدیره و مدیرعامل ترکیب‌ شده‌اند. در شرکت هایی که شفافیت و مسئولیت‌پذیری پایین‌تری دارند، مسائل مربوط به جلوگیری از فساد و نظارت بر عملکرد مدیران در نظر گرفته نمی‌شود و دو جایگاه متفاوت با عملکردهای کاری مجزا در اختیار یک فرد قرار می‌گیرد و زمینه ایجاد فساد و تخلفات مالی و اجرایی ایجاد می‌شود.

مهم‌ترین وظایف نظارتی و عملکردی هیئت مدیره

مهمترین وظایف هیات مدیره به دو دسته وظایف نظارتی و وظایف عملکردی تقسیم می‌شود. این وظایف به شرح زیر است.

الف: وظایف نظارتی

• عزل مدیرعامل
• ارزیابی عملکرد مدیرعامل
• ارزیابی بودجه پیشنهادی مدیرعامل و اعمال اصلاحات لازم و مورد نیاز برای ارائه دادن به مجمع عمومی دارندگان سهام
• بررسی و رسیدگی به گزارش‌های دریافتی از بازرس قانونی شرکت و حسابداران
• رسیدگی کردن به گزارش‌ها و شکایات سهامداران و شرکا و ذینفغان شرکت و سازمان
• رسیدگی به انواع اعتراضات و دعاوی مربوط به شرکت در جهت پایش محیط کار قانونی سازمان و هوشمندی تیم و مدیریت آن
• تعیین حسابدار و نظارت بر اعمال حسابدار به صورت دوره‌ای و موردی
• پایش مستمر و پایدار جایگاه شرکت در بازار نسبت به رقیبان
• پاسداری از اساسنامه سازمان و پایداری بر رعایت آن

ب: وظایف عملکردی 

• انتخاب مدیرعامل
• مشارکت داشتن در تهیه چشم انداز و برنامه‌های راهبردی شرکت
• مشارکت و همفکری در انتخاب مدیران ارشد و میانی سازمان
• مشارکت و همکاری در تدوین و پیاده سازی برنامه موثر برای تعاملات و برقراری ارتباط درون سازمانی برای کنترل و جذب و استخدام منابع انسانی مناسب
• تدوین نهایی صورت‌های مالی و ترازنامه‌های شرکت و ارائه دادن آن به مجمع عمومی صاحبان سهام و کلیه شرکا
• دعوت کردن از مجامع عمومی صاحبان سهام و شرکای سازمان و ادارات
• شناسایی و تشخیص خلاءها و نقاط ضعف اساسنامه‌ و قوانین داخلی شرکت و تلاش برای بهبود بخشی و اصلاح آن‌ها با نطارت و صلاحیت هیئت مدیران از طریق مجامع صاحبان سهام و شرکا.

نقش مدیر عامل در مدیریت استراتژیک شرکت

مدیرعامل (CEO) بالاترین مدیر اجرایی در یک شرکت است که مسئولیت‌های اصلی‌اش توسعه و پیاده‌ سازی و اجرای استراتژی‌ های سطح بالا، تصمیم‌گیری‌های اصلی شرکت، مدیریت کل عملیات و منابع شرکت و عمل کردن به‌عنوان نقطه اصلی ارتباط بین هیات مدیره و عملیات شرکت است.
مدیر عامل اغلب سمتی در هیات مدیره دارد و در بعضی مواقع رئیس هیات مدیره و مدیر عامل یک نفر هستند. مدیر عامل شرکت در حدود اختیاراتی که توسط هیات مدیره به او تفویض شده است، نماینده شرکت محسوب شده و حق امضاء دارد.

لازم به ذکر است  که در برخی از شرکت‌ها، مدیرعامل و رئیس هیئت مدیر یک شخص می‌باشد و به عنوان نماینده شرکت حق امضاء دارد. نقش مدیر عامل‌ با توجه به نوع شرکت‌ و اهداف آن‌ متفاوت می‌باشد، در شرکت‌های کوچک، آزادی عمل مدیر عامل نیز بیشتر است و مواردی مانند استخدام نیروی انسانی را نیز به عهده دارد.

نقش رئیس هیئت مدیره در مدیریت استراتژیک شرکت

رئیس هیئت مدیره (chairman) مدیری است که توسط هیئت مدیره شرکت انتخاب می‌شود و مدیریت و ریاست بر جلسات هیات مدیره را برعهده دارد. رئیس هیئت مدیره موظف است که از درست برگزار شدن جلسات طبق دستورالعمل‌های بیان شده، تصمیم‌گیری‌ها و توافقات صورت گرفته، اطمینان حاصل کند.
مسئولیت رئیس هیات مدیره شامل موارد زیر می‌شود:

_ ریاست هیات مدیره

_ دعوت هیات مدیره برای تشکیل جلسات

_ دعوت مجمع عمومی به نمایندگی از هیات مدیره

_ ریاست مجامع عمومی به عنوان رئیس هیات رئیسه

ویژگی‌های بارز هیئت مدیره 

• هیات مدیره‌ای که دارای استراتژی عمل می‌باشد و نقش قوی و موثری در ایجاد تفکرات استراتژیک شرکت داشته و به استراتژی سازمان حس تعلق خاطر دارد.
• در انتخاب تیم ارشد هیات مدیره دقت ویژه‌ای دارد.
• با اراده و قدرتی که دارد میزان پاداش مدیران اجرایی را به عملکرد و کارایی آن‌ها ربط می‌دهد.
• با برنامه ریزی دقیق جهت دستیابی به اهداف مادی بلند مدت پیش می‌رود و قادر به اتخاذ تصمیم‌های مالی تاکیدی  و ساختار دهی به بدهی‌ها و کلیه امورات مالی سازمان است.
• ضمن ریسک پذیری به شدت متعادل می‌باشد.
• شهرت و معروف شدن سازمان را زیر نظر و تحت کنترل خود داشته و به خوبی قادر به رقابت با سایر شرکت و موسسات رقیب بوده و از نگرش‌ها و برنامه ریزی‌های کوتاه مدت حدالامکان پرهیز می‌کند.
• هییت مدیره اثر بخش را از نظر روانی و انگیزشی مدیریت می‌کند.

موارد گفته شده اطلاعات کامل و دقیقی درباره وظایف هیئت مدیره بود و امیدوارم تمامی موارد گفته شده برای شما عزیزان مفید بوده باشد. اگر در قسمت هیئت مدیره، مدیر عامل و رئیس هیات مدیره ارگان و سازمانی مسئول هستید با رعایت نکات گفته شده و توجه دو‌ چندان به آن‌ها می‌توانید در مسیر موفقیت شرکت و سازمان خود قدم‌های موثر و اثربخشی بردارید.

برای کسب اطلاعات دقیق و جامع در زمین مشاغل و شرایط ویژه آن‌ها می‌توانید به سایت کارلیب به نشانی www.karlib.com مراجعه کرده و پاسخ تمامی پرسش‌های خود را از کارشناسان مربوطه دریافت کنید. همچنین برای تعامل بیشتر با تیم کارلیب می‌توانید سوالات و نظرات خود را در ادامه و در قسمت دیدگاه‌ها بیان کنید.