با تکنیک‌های برنامه ریزی روزانه آشنا شوید!

برای همه ما پیش آمده است که قصد انجام کارهایی را در طول روز داشتیم، ولی فرصت انجام آن‌‌ها را نداشتیم. از آن عجیب‌تر اینکه ممکن است که فرصت هم بوده ولی باز هم نتوانستیم به کارهایمان برسیم! تمام این مشکلات به دلیل عدم برنامه‌ریزی روزانه صحیح است.

همه می‌دانیم که برای انجام کارهایمان در طول روز، فقط 24 ساعت وقت داریم. برای اینکه بتوانیم حداکثر استفاده را ببریم باید حتما برنامه‌ریزی داشته باشیم. داشتن برنامه، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای می‌تواند بهترین راه برای مدیریت زمان باشد. اما چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ و برنامه ریزی داشته باشیم.

باید بدانید که متناسب بودن فعالیت و زمانی که دارید، بسیار مهم است. بنابراین حتی اگر فردی هستید که کارهای روزمره شما ساختار خاصی ندارد، می‌توانید با برنامه‌ریزی روزانه و استراتژی‌های مدیریت زمان به شکل موثری از 24 ساعت خود استفاده کنید، اما نحوه برنامه‌ریزی بسیار چالش برانگیز خواهد بود؛ به خصوص زمانی که شما با نحوه برنامه‌ریزی موفق آشنا نباشید.

حال بیایید نگاهی بیندازیم به اینکه چرا برنامه‌ریزی روزانه بسیار مهم است؟ چگونه می‌توان از یک برنامه‌ریزی روزانه و استراتژی‌های مدیریت زمان به شکل مؤثری استفاده کنیم؟ چطور می‌توان زمان خود را کنترل کرده و هر لحظه از 24 ساعت خود بهره ببریم؟ تا انتهای مقاله همراه ما باشید تا راهنمای کامل ایجاد برنامه روزانه را در اختیار شما قرار دهیم.

برنامه ریزی روزانه چیست؟ 

برنامه‌ریزی روزانه فرآیندی است که در آن افراد برای انجام وظایف و فعالیت‌های روزانه خود، زمانی مشخص و منظم تعیین می‌کنند. این فرآیند به افراد کمک می‌کند تا به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود دست یابند، کارها را به موقع انجام دهند و از وقت خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنند. برنامه‌ریزی روزانه نه تنها باعث افزایش بهره‌وری و کارایی می‌شود، بلکه استرس و اضطراب ناشی از ناتوانی در مدیریت زمان را نیز کاهش می‌دهد.

دقت داشته باشید که منظور از برنامه‌ریزی، انجام حجم زیادی از کار و گذاراندن روز با فشار کاری بالا نیست! بلکه انجام کارها به صورت منظم و دقیق برای رسیدن به اهداف روزانه است. این اهداف می‌تواند خواندن یک کتاب باشد یا حتی داشتن یک روز خوب!

شما باید به برنامه روزانه خود به چشم طرحی برای روزتان نگاه کنید. طرحی که شما را در مسیر اهدافتان نگه می‌دارد و به شما کمک می‌کند تا از وقت خود نهایت استفاده را ببرید. از طرفی این طرح، زمان‌هایی که کارهای بیهوده می‌کنید مانند گشتن در شبکه‌های اجتماعی را مشخص می‌کند. بنابراین با کمک آن می‌توانید از شر زمان‌های بیهوده خلاص شوید.
البته مزیت‌های دیگری هم دارد؛ برنامه روزانه به شما این امکان را می‌دهد تا در هر روز به کارهایی که می‌خواهید انجام دهید، نگاهی بیاندازید و آنها را براساس اهمیتشان الویت بندی کنید.

در مجموع برنامه‌های روزانه بسیار اهمیت دارند. چراکه حس کنترل زمان و زندگی را به شما می‌دهد. در واقع کسی نیست که این حس را دوست نداشته باشد!
بنابراین داشتن برنامه روزانه ضروری است. تمام کارهای روزانه خود را طبق اصول استراتژی برنامه‌ریزی، زمانبندی کنید و از زندگی خود لذت ببرید؛ اما چطور می‌توان یک برنامه روزانه ایده آل داشت؟ با ما همراه باشید تا به شما نکات مهمی ‌را آموزش دهیم.

بیشتر بخوانید:

30 روشی که بهره‌وری را در سازمان شما تضمین می‌کند.!

اینکه بتوان بین کارهای مختلف در طول روز تعادل ایجاد کرد، کار آسانی نیست؛ مسئولیت‌های کارهای خانه، درس، تفریح، انجام وظایف کاری در کنار حفظ روابط خانوادگی و دوستانه کار دشواری است. شاید با گفتن این لیست کاری خودتان را در مخمصه احساس کنید، اما با برنامه‌ریزی، مدیریت و کنترل کارها می‌توان آن‌ها را به بهترین شکل انجام داد.

شما باید بتوانید میان اهداف کوتاه مدت و بلندمدت خود توازن برقرار کنید یا به اصطلاح هدف‌گذاری هوشمندانه داشته باشید، اینکه هدف چیست؟ و چگونه هدف‌گذاری کنیم؟ مبحث مفصلی است که در یکی از مقالات وبلاگ کارلیب به آن پرداخته‌ایم.
در هر صورت باید کارها را بر اساس میزان اهمیت آنها الویت‌بندی کنید تا بتوانید برنامه روزانه‌ موفق داشته باشید. به همین دلیل در ادامه اصول برنامه‌ریزی روزانه را با شما مطرح می‌کنیم تا بتوانید روز خوبی برای خودتان بسازید.

تکنیک‌های برنامه‌ریزی روزانه

تعیین اهداف مشخص

ابتدا اهداف روزانه خود را مشخص کنید. این اهداف می‌توانند شامل کارهای حرفه‌ای، شخصی یا حتی تفریحی باشند. داشتن اهداف واضح و دقیق کمک می‌کند تا مسیر روزانه شما روشن‌تر باشد و بتوانید بر اولویت‌های خود تمرکز کنید.

استفاده از لیست وظایف

یک لیست وظایف (To-Do List) تهیه کنید. این لیست می‌تواند به صورت دستی، در تلفن همراه یا در نرم‌افزارهای مدیریت کارها باشد. وظایف روزانه خود را در این لیست بنویسید و پس از انجام هر وظیفه، آن را علامت بزنید. این کار نه تنها به شما کمک می‌کند تا هیچ وظیفه‌ای را فراموش نکنید، بلکه حس خوبی از انجام کارها به شما می‌دهد.

تعیین اولویت‌ها

کارها را بر اساس اهمیت و ضرورت آنها اولویت‌بندی کنید. به عنوان مثال، می‌توانید از روش ماتریس آیزنهاور (مهم-فوری) استفاده کنید. وظایف را به چهار دسته تقسیم کنید:

1. مهم و فوری
2. مهم و غیرفوری
3. غیرمهم و فوری
4. غیرمهم و غیرفوری

این روش کمک می‌کند تا بر وظایف حیاتی تمرکز کنید و از اتلاف وقت جلوگیری کنید.

تقسیم‌بندی زمان

زمان خود را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید و برای هر بخش، وظایف خاصی را تعیین کنید. به عنوان مثال، صبح‌ها را به کارهای مهم و نیازمند تمرکز بالا اختصاص دهید و بعدازظهرها را به کارهای روتین و ساده‌تر بپردازید. این کار باعث می‌شود تا بهره‌وری شما در طول روز حفظ شود.

استفاده از تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو یک روش مدیریت زمان است که در آن کار به بخش‌های ۲۵ دقیقه‌ای (پومودورو) تقسیم می‌شود و پس از هر بخش، یک استراحت کوتاه (۵ دقیقه) در نظر گرفته می‌شود.
پس از چهار پومودورو، یک استراحت بلندتر (۱۵-۳۰ دقیقه) گرفته می‌شود. این تکنیک به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کنید و از فرسودگی جلوگیری کنید.

انعطاف‌پذیری

برنامه‌ریزی روزانه باید انعطاف‌پذیر باشد. ممکن است برخی از وظایف غیرمنتظره پیش آیند یا برخی از وظایف بیش از حد انتظار زمان ببرند. بنابراین، در برنامه خود زمان‌های خالی برای مواجهه با این موارد در نظر بگیرید.

بررسی و ارزیابی

در پایان روز، برنامه‌ریزی خود را بررسی کنید و ببینید چه کارهایی انجام شده و چه کارهایی باقی مانده است. دلایل موفقیت‌ها و ناکامی‌ها را تحلیل کنید و از این تجربیات برای بهبود برنامه‌ریزی‌های آینده استفاده کنید.

توصیه‌های برنامه‌ریزی افراد موفق

"لورا واندرکام" که نویسنده کتاب‌های پرفروش در زمینه مدیریت زمان و افزایش بازدهی است، به این نتیجه رسیده است که تمامی‌افراد موفق، روال مشترکی در برنامه روزانه خود دارند. در ادامه به بیان این روال‌های مشترک می‌پردازیم تا با کمک آن بتوانید برنامه ای موفق داشته باشید.

1. دست از سر کارهایی که شما را بی دلیل درگیر می‌کنند، بردارید!

زمانی که بیدار می‌شوید هیچگاه کارهایی که کل روز شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد، انجام ندهید. کارهایی مثل چک کردن اینستاگرام، ایمیل و اخبار می‌تواند حواس و تمرکز شما را در کل روز پرت کند.

"گوروتیم" نویسنده کتاب پرفروش "چهار ساعت کار هفتگی"، معتقد است که اگر 80 یا 90 دقیقه ابتدای روز را به جای انجام کارهای مختلف، برنامه‌ای با روال مشخص داشته باشید، می‌توانید استرس خود را کاهش دهید و بهره‌وری خود را بالا ببرید.

اگر برای روز خود برنامه نداشته باشید، روز را با استرس آغاز می‌کنید. گویی یک سری اتفاقات خود به خود در حال روی دادن هستند و شما باید خودتان را با آن‌ها وفق دهید و موفق بیرون بیایید. مثلا به طور ناگهانی با حجم زیادی ایمیل مواجه می‌شوید و مثل این است که در آغاز روز از کلی کار عقب مانده‌اید؛ اما باید بدانید که این ماهیت زندگی در عصر تکنولوژی است که به شما همیشه حس عقب ماندن می‌دهد.

به طور کلی با آغاز کردن روز خود با تکنولوژی، شما این حس را پیدا می‌کنید که از چیزی که خودتان هم نمی‌دانید، عقب مانده‌اید.! اگر درگیر تکنولوژی و زندگی مدرن شوید، در طول روز سیلی از این حس‌ها را به سمت شما پرتاب می‌کند و اگر هم واکنش نشان دهید، آخر روز خسته شده‌اید و هیچ کار مهمی دیگه‌ای ‌نیز انجام نداده‎اید.
پس اولین نکته در برنامه‌ریزی روزانه، دوری از شلوغی‌ها و سرگرمی‌های بی موقع است. حالا که این شلوغی‌ها را از خود دور کردید، وقت آن است که کارهایتان را الویت بندی کنید.

2. سه الویت بالای خود را در برنامه‌ریزی روزانه مشخص کنید.

در کل، کارها الویت و اهمیت یکسانی ندارند؛ معمولا یا سطحی هستند و یا پیچیده. کارهای سطحی همان چک کردن ایمیل‌ها، زمان ملاقات‌ها و کارهایی از این قبیل هستند که نیاز به استعداد خاصی ندارند، اما کارهای پیچیده دقیقا به مهارت و تخصص شما اشاره دارد.
برای ملموس شدن تفاوت میان این دو می‌توان گفت که کارهای سطحی همان‌هایی است که مانع از اخراج شما می‌شوند، اما کارهای پیچیده همان‌هایی است که موجب ارتقاء شما می‌شوند.

"گری کلر" نویسنده کتاب "همان یک چیز" معتقد است که 80 درصد موفقیت، نتیجه 20 درصد کارهایی است که انجام می‌شود. (قانون 20/80)

پس روی همان بیست درصد تمرکز کنید. فکر کنید که چه چیزی شما را موفق می‌کند؟ همان کارها را انجام دهید. البته نباید خودتان را گیج کنید.
فقط سه تا از کارهایی که عامل موفقیت شما می‌شود را دنبال کنید. کارهای مهم تر را در الویت انجام قرار دهید و مابقی را در لیستی بگذارید که اگر وقت اضافی داشتید به سراغش بروید. حالا که کارها را الویت بندی کردید، وقت آن رسیده که زمان مناسبی نیز به این کارها اختصاص دهید.

3. ساعات طلایی را به کارهای با الویت بالا اختصاص دهید.

ساعت‌ها نیز مانند کارها ارزش یکسانی ندارند. به عقیده "دن ریلی"، شما فقط دو ساعت تا دو ساعت و نیم بیشترین بازده را دارید.
"دن ریلی" که روانشناس و نویسنده کتاب "پیش بینی مسائل غیرمنطقی" است، می‌گوید: «افراد بیشترین بازده را در دو ساعت اول صبح دارند؛ منظور دقیقا بعد از بیدار شدن نیست. به عنوان مثال اگر ساعت هفت از خواب بیدار می‌شوید، ساعت هشت تا ده و نیم بیشترین بازده را خواهید داشت.»

طبق مطالعات، در طول روز میزان هوشیاری، قدرت حافظه و میزان یادگیری افراد، بین 15 تا 30 درصد در نوسان است. بنابراین بیشترین بازده متعلق به 2 تا 2.5 ساعت بعد از بیداری است.

4. در ابتدای روز تعیین کنید روزتان را چگونه می‌خواهید بگذرانید.

قبل از تنظیم برنامه از کارهایی که قصد انجامش را دارید، آگاه باشید؛ به عنوان مثال زمان رفتن به دانشگاه یا شرکت در جلسه را در لیست کارها قرار بدهید. این دسته از کارها انعطاف زمانی ندارند و فقط شما می‌توانید برای وقت‌های آزادتان برنامه‌ریزی داشته باشید.

برای برنامه‌ریزی، از چند روز قبل، فعالیت‌هایی خود را بررسی کنید و بدانید چطور می‌خواهید آن‌ها را انجام دهید. تمام کارهایی که باید انجام دهید را دقیق لیست کنید.
در همین حین به زمان‌های آزادتان توجه داشته باشید. ببینید در زمان‌های آزاد می‌خواهید تفریح کنید یا به تمیز کردن خانه‌تان بپردازید. با این کار شما فهرستی از فعالیت‌ها و زمان لازم برای انجام تمام کارهایتان را تهیه کرده‌اید.

5. زمان‌هایی که هیچ اختیاری در آن‌ها ندارید را تخمین بزنید.

همه ما بخش زیادی از روز را صرف رفت و آمد می‌کنیم. این رفت و آمد ضروری است و از اختیار ما خارج است. بنابراین باید این زمان‌ها را تخمین بزنید و برنامه خودتان را براساس این زمان‌ها بهبود دهید.

6. عادت‌های خوب و بد خود را شناسایی کنید.

اهمیت برنامه‌ریزی به ما نشان می‌دهد که چقدر زندگی ما تحت تاثیر عادت‌هایمان است. عادت بد می‌تواند ما را از هدفمان دور کند. در مقابل، عادت‌های خوب می‌تواند ما را در زندگی یاری کند. حتما زمان برنامه‌ریزی، عادت‌های خوب و بد خود را شناسایی کنید.
ممکن است عادت داشته باشید آنقدر خودتان را با کاری که دوست دارید خسته کنید که دیگر انرژی برای باقی کارها ‌نگذارید؛ یا آنکه آنقدر به دنبال رفع نیاز دیگران هستید که دیگر انرژی به کارهای خودتان نمی‌رسد. هر دوی این عادت‌ها به شما آسیب می‌رسانند، چراکه شما را از دستیابی به اهداف بلند مدت‌تان دور می‌کنند.

باید از تاثیر عادت‌ها بر روی زندگی خود آگاه باشید. عادت‌های آسیب رسان را شناسایی و به دنبال جایگزین برای آن‌ها باشید. می‌توانید زمان کارهای تفریحی مثل بازی کامپیوتری و یا ساز زدن را محدود کنید. می‌توانید الویت برخی کارهای این چنین را بعد از انجام کارهای ضروری خود قرار دهید. شاید لازم است که نه گفتن به دیگران را تمرین کنید تا بتوانید به کار خود برسید.

7. از کارهایی که وقت‌تان را تلف می‌کند، بکاهید.

به نظر بعضی از کارهایی که انجام می‌دهید، اتلاف وقت باشد، اما انجام آن‌ها اجتناب ناپذیر است؛ مثل زمان رفت و آمد به محل کار، صف انتظار کار اداری و...
اگر می‌توانید وقت‌های تلف شده خود را کاهش دهید و یا در صورتی که امکانش نیست، برخی از کارهایتان را در زمان‌های مرده خود انجام دهید؛ مثل خوردن صبحانه در طول مسیر رسیدن به محل کار.

8. برنامه فردا را از شب قبل تعیین کنید.

برنامه‌ریزی از روز پیش، بهترین راهکار برای جلوگیری از استرس و سردرگمی ‌در طول روز است. اگر اهل برنامه‌ریزی نبوده‌اید، شاید کمی‌طول بکشد که بتوانید برنامه‌ریزی خوبی داشته باشید.
یک لیست از کارهایی که باید انجام شود و زمان‌های تخمینی بنویسید. البته این برنامه را با درنظر گرفتن کمی‌جابه جایی زمانی و با انعطاف پذیری بالا بنویسید.

9. روز خود را به قسمت‌های 30 دقیقه‌ای تقسیم کنید.

تخمین بزنید که هر کاری به چندتا از این قسمت‌های 30 دقیقه‌ای نیاز دارد. دیگر اینطور نیازی نیست که براساس ساعت و دقیقه برنامه‌ریزی کنید.

10. کارهای روتین روزانه را همان اول در برنامه خود قرار دهید.

کارهای ضروری و غیرقابل حذف را در ابتدای برنامه بگنجانید. مثلا اگر باید بچه‌ها را هر روز به مدرسه ببرید و آن‌ها برگردانید، همان اول آن‌ها را در برنامه بگنجانید. فعالیت‌های مشابه دیگری که انجام آن‌ها ضروری است را به همین صورت در برنامه خود درنظر بگیرید.

11. از وقت‌های آزاد خود غافل نشوید.

وقت‌هایی که هیچ کاری انجام نمی‌دهید را شناسایی کنید. از همین زمان‌ها برای رسیدن به اهداف بلند مدت استفاده کنید. بخشی از این زمان‌ها را جهت انعطاف پذیری برنامه به کار گیرید. بنابراین در صورت پیش آمدن کار غیرمنتظره ای می‌توانید در زمان‌های آزاد خود به آن بپردازید.

12. برنامه‌ روزانه خود را مرور و اصلاح کنید.

برای یادآوری آنچه که قرار است انجام دهید، بهتر است برنامه را مرور کنید. علاوه بر این، مانع از وقت صرف کردن بی جا بر روی یک فعالیت می‌شوید و طبق زمان‌های تعیین شده پیش می‌روید.
در این مرور می‌توانید زمان‌هایی که به فعالیت‌های مختلف اختصاص داده‌اید را ارزیابی و در صورت نیاز اصلاح کنید. می‌توانید ترتیب الویت انجام کارهایتان را نیز جابه جا کنید. همیشه در زمان مرور برنامه، اهداف بلند مدت خود را مدنظر داشته باشید.

13. بخشی از برنامه روزانه را به علاقمندی‌های خود اختصاص دهید.

اینکه با دیگران در مورد اهدافتان مشورت کنید بسیار خوب است، اما نباید از چیزی که خودتان دوست دارید غافل شوید. بخشی از وظایف روزمره شما ربطی به اهداف بلند مدتتان ندارد، اما باید آن‌ها را انجام دهید. شاید خانواده‌تان دوست داشته باشند که وکیل شوید.! اما خودتان علاقه ای ندارید.
بدترین کار این است که مطابق خواسته دیگران زندگی کنید. باید بدانید که چه چیزی شما را خوشحال می‌کند و آن را با خواسته دیگران هماهنگ کنید. چراکه نمی‌توانید قید خواسته‌ها و انتظارات دیگران را بزنید، اما می‌توانید طوری برنامه‌ریزی کنید که بیشتر در راستای خواسته خودتان گام بردارید.

همچنین مدت زمان مشخصی را برای فعالیت مورد علاقه خود مشخص کنید. اینکه به خودتان توجه کنید، بسیار اهمیت دارد؛ اما نباید از اختصاص مدت زمان مشخص به آن غافل شوید. مثلا می‌توانید ماهانه به ماساژ بروید و یا زمان بازی کامپیوتری را سی دقیقه تعیین کنید. با انجام کارهای مورد علاقه تان می‌توانید، کارهای ناخوشایند را برای خود آسان کنید.

14. از ابزارهای برنامه ریزی کمک بگیرید.

برنامه خود را بنویسید تا بتوانید طبق آن جلو بروید. زمانی که برنامه مشخص شد، می‌توانید طبق آن جلو بروید. بهترین ابزار را انتخاب کنید و هر زمان که خواستید نگاهی به آن بیاندازید تا از کارهای بعدی خود مطلع شوید.
برنامه‌ها و اپلیکیشن‌های زیادی هستند که با کمک آن می‌توانید برنامه روزانه را ثبت کنید. این برنامه‌ها امکانات مختلفی مثل پیام‌های یادآوری نیز دارند. در ادامه به معرفی برنامه‌های کاربردی که می‌تواند در برنامه‌ریزی روزانه به شما کمک کنند، آمده است.

برنامه‌های کاربردی برای ثبت برنامه‌ روزانه

بسیار خوب، اکنون که کاملاً با ایده برنامه‌ریزی روزانه آشنا شدید، حال سوال پیش می‌آید که با چه ابزاری می‌توان برنامه روزانه را ثبت کرد؟
هزاران برنامه کاربردی برای برنامه‌ریزی وجود دارد؛ شما باید برنامه کاربردی را انتخاب کنید که متناسب با شخصیت و برنامه شما باشد. در اینجا چند نمونه از برنامه کاربردی محبوب آورده شده است که شاید برنامه کاربردی انتخاب شما یکی از اینها باشد.

• برنامه‌ریز پاندا (Panda Planner)

نرم افزار برنامه‌ریز پاندا (Panda Planner) ابزار برنامه‌ریزی و مدیریت زمان است که به کاربران کمک می‌کند تا وظایف و اهداف روزانه، هفتگی و ماهانه خود را سازماندهی و پیگیری کنند.
این نرم افزار به گونه‌ای طراحی شده است که با استفاده از اصول علمی و روان‌شناسی مثبت، بهره‌وری و تمرکز کاربران را افزایش دهد.

ویژگی‌های اصلی پاندا پلنر عبارتند از:

1. تقسیم وظایف و اهداف
   این نرم افزار به کاربران اجازه می‌دهد تا وظایف خود را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت تقسیم کنند.
2. پیگیری پیشرفت
   امکان پیگیری پیشرفت روزانه، هفتگی و ماهانه وجود دارد که به کاربران کمک می‌کند تا به اهداف خود نزدیک‌تر شوند.
3. تمرکز بر مثبت‌اندیشی
   پاندا پلنر به کاربران یادآوری می‌کند تا بر نکات مثبت روزانه تمرکز کنند و قدردانی از موفقیت‌ها و دستاوردهای کوچک را فراموش نکنند.
4. برنامه‌ریزی جامع
   از طریق تقویم و لیست کارها، کاربران می‌توانند برنامه‌های جامع‌تری برای روزها، هفته‌ها و ماه‌های خود تنظیم کنند.
5. بخش‌های انگیزشی
   شامل بخش‌هایی برای نوشتن الهامات، انگیزه‌ها و هدف‌گذاری‌های بلندمدت.

پاندا پلنر به شکل‌های مختلفی از جمله نسخه‌های چاپی و دیجیتال (اپلیکیشن‌های موبایل و نرم‌افزارهای دسکتاپ) در دسترس است و به کاربران کمک می‌کند تا با مدیریت بهتر زمان و اهداف خود، به زندگی شخصی و حرفه‌ای موفق‌تری دست یابند.

• مجله بولت (Bullet Journal)

مجله برنامه‌ریزی بولت یا به اختصار "BuJo" یک سیستم برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی است که توسط رایدر کارول (Ryder Carroll) طراحی شده است. این سیستم به کاربران اجازه می‌دهد تا یک مجله‌ی سفارشی بسازند که شامل وظایف، رویدادها، یادداشت‌ها، اهداف و ایده‌های خلاقانه است.

ویژگی‌های اصلی بولت ژورنال عبارتند از:

صفحات نمایه (Index)
این صفحات در ابتدای مجله قرار دارند و به عنوان فهرستی برای دسترسی سریع به بخش‌های مختلف مجله عمل می‌کنند.

صفحات آینده‌نگر (Future Log)
برای برنامه‌ریزی اهداف و رویدادهای بلندمدت در ماه‌ها و سال‌های آینده.

صفحات ماهانه (Monthly Log)
شامل یک تقویم ماهانه و فهرستی از وظایف و اهداف آن ماه.

صفحات روزانه (Daily Log)
برای نوشتن وظایف، رویدادها و یادداشت‌های روزانه.

صفحات مجموعه‌ها (Collections)
بخش‌های ویژه‌ای که برای موضوعات خاص یا پروژه‌های ویژه ایجاد می‌شوند، مانند لیست کتاب‌هایی که می‌خواهید بخوانید یا ایده‌های خلاقانه.

نشانه‌گذاری‌ها (Signifiers)
علامت‌ها و نمادهایی که برای طبقه‌بندی وظایف، رویدادها و یادداشت‌ها استفاده می‌شوند، مثل نقطه برای وظایف، دایره برای رویدادها و خط تیره برای یادداشت‌ها.

بولت ژورنال یک سیستم بسیار منعطف است که هر فرد می‌تواند آن را بر اساس نیازها و سبک زندگی خود سفارشی‌سازی کند. از آنجا که این سیستم با دست نوشته می‌شود، به کاربران اجازه می‌دهد تا خلاقیت خود را در طراحی صفحات به کار بگیرند و به طور همزمان بهره‌وری و سازمان‌دهی خود را افزایش دهند. این مجله نه تنها برای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان مفید است، بلکه به عنوان یک ابزار برای ثبت خاطرات و ایده‌ها نیز استفاده می‌شود.

• برنامه‌ فرانکلین (Franklin Planner)

برنامه فرانکلین یک سیستم برنامه‌ریزی و مدیریت زمان است که توسط شرکت FranklinCovey طراحی و توسعه یافته است. این سیستم بر اساس اصول مدیریت زمان و اولویت‌بندی اهداف بنا شده و به کاربران کمک می‌کند تا به طور مؤثر وظایف خود را سازماندهی و مدیریت کنند.

ویژگی‌های اصلی برنامه فرانکلین عبارتند از:

1. تقویم روزانه، هفتگی و ماهانه
   این تقویم‌ها به کاربران اجازه می‌دهند تا برنامه‌های روزانه، هفتگی و ماهانه خود را با جزئیات کامل ثبت و پیگیری کنند.
2. تعریف و اولویت‌بندی اهداف
   کاربران می‌توانند اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت خود را تعیین کرده و بر اساس اهمیت و اولویت‌بندی به آنها رسیدگی کنند.
3. بخش‌های یادداشت و لیست کارها
   مجلات فرانکلین شامل بخش‌هایی برای یادداشت‌برداری، لیست کارها و وظایف می‌باشند که به کاربران کمک می‌کنند تا همه چیز را به صورت منظم و مرتب در یک جا داشته باشند.
4. برنامه‌ریزی مبتنی بر ارزش‌ها
   یکی از اصول کلیدی این سیستم، برنامه‌ریزی بر اساس ارزش‌های فردی است، به طوری که کاربران تشویق می‌شوند تا اهداف و وظایف خود را بر اساس ارزش‌ها و اولویت‌های شخصی تعیین کنند.
5. ابزارهای کمکی
   شامل چک‌لیست‌ها، نمودارها و جداولی است که به کاربران در پیگیری و ارزیابی پیشرفت کمک می‌کنند.

برنامه فرانکلین به عنوان یک ابزار قدرتمند برای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری شناخته شده و به ویژه در محیط‌های حرفه‌ای و کسب و کار محبوبیت زیادی دارد. این سیستم به کاربران کمک می‌کند تا با تعیین اولویت‌ها و برنامه‌ریزی دقیق، به اهداف خود دست یابند و زندگی شخصی و حرفه‌ای خود را بهبود بخشند.

15. زمانی را برای استراحت اختصاص دهید.

با اینکه رعایت تمام این نکات به شما کمک می‌کند که اهداف خود را پیش ببرید، اما گاهی باید فقط قدم بزنید و بدون هیچ فکر و دغدغه ای به ذهن خود استراحت بدهید.
به طور منظم استراحت کنید تا خستگی‌تان در شود و بتوانید تمرکز داشته باشید. در این صورت عملکرد مغزتان افزایش می‌یابد. علاوه بر این باعث می‌شود که دوباره فعالیت‌های خود را ارزیابی کنید و از اینکه در مسیر درست گام بر می‌دارید مطمئن شوید.

16. به سلامتی خودتان اهمیت دهید.

همان طور که در ابتدا گفته شد، برنامه‌ریزی به معنای افزایش بهره وری برای انجام فعالیت بیشتر و انجام مسئولیت‌های اجتماعی پیچیده نیست. بلکه با برنامه‌ریزی می‌توانید زندگی شاد و سالمی‌داشته باشید. تحقیقات نشان می‌دهد که افرادی که سلامت خود را در برنامه روزانه مدنظر دارند، بر استرس خود می‌توانند غلبه کنند.
برای کاهش استرس می‌توان مدیتیشن کرد، چرت زد، بازی کامپیوتری انجام داد، با دوستان خود گپ زد. بنابراین فعالیتی که دوست دارید و استرس تان را کاهش می‌دهد را شناسایی کنید و در برنامه روزانه خود بگنجانید.

17. برای خودتان پاداش درنظر بگیرید.

زمانی که طبق برنامه پیش می‌روید، به خودتان جایزه بدهید. می‌توانید با اتمام کارتان در موعد مقرر، به عنوان جایزه خوراکی موردعلاقه‌تان را نوش جان کنید. این حس شما را تشویق به تغییر رفتار و پیش روی به سمت اهدافتان می‌کند.

18. از تکنیک "پومودورو" استفاده کنید.

به نظر من تکنیک پومودورو می‌تواند سطح انرژی شما را بالا ببرد و شما را "مجبور می‌کند" که به صورت منظم به تعطیلات بروید که این بسیار ارزشمند است.
یادگیری این سیستم مدیریت زمان، ساده است و اگر به درستی استفاده شود، زندگی تان را تغییر می‌دهد. در اینجا خلاصه‌ای از تجربه شخصی استفاده از تکنیک پومودورو و نحوه کار با آن را با شما در میان می‌گذاریم:

نحوه استفاده از فن پومودورو

با استفاده از این تکنیک، اکنون قادر هستم 40 ساعت کار را در مدت فقط 16.7 ساعت انجام دهم.! در تمام مدت، توانسته‌ام سطح انرژی خود را با ثبات‌تر نگه دارم و دچار فرسودگی کاری، که خیلی اهمیت دارد، نشوم.
صحبت از گنجاندن فضایی برای استراحت است. چیزی که شما را از فشار کاری خلاص می‌کند و به ذهن شما اجازه می‌دهد که خود را دوباره روغن کاری کنید؛ پس کمی‌چشمان خود را ببنید و چرتی بزنید.!

طبق تحقیقات بنیاد ملی خواب (National Sleep Foundation‎ یا NSF)، یک چرت کوتاه 20-30 دقیقه‌ای می‌تواند به بهبود خلق و خو، هوشیاری و حتی عملکرد روزانه شما کمک کند. "وینستون چرچیل"، "جان اف کندی" ، "توماس ادیسون" و "سالوادور دالی" همگی در برنامه خود چرت روزانه داشتند.

پس در این مقاله به اهمیت برنامه‌ریزی و اینکه چه تاثیرات مثبتی در زندگی می‌گذارد، پی بردیم. حالا با این همه مزیت چرا برنامه‌ریزی نمی‌کنیم؟ چرا شروع این فرایند به نظر سخت می‌آید؟

چرا برنامه‌ریزی نمی‌کنیم؟

این سوال برای شما حتما پیش آمده که با وجود اینکه از اهمیت برنامه‌ریزی در رسیدن به موفقیت آگاه هستیم، بازهم این کار را شروع نمی‌کنیم.!
این عدم برنامه‌ریزی دلایل مختلفی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره شده است.

1. ترس از محدود شدن داریم.

اولین دلیل این است که تصور می‌کنید با برنامه دیگر نمی‌توانید تفریح کنید و مثل قبل هر کاری که می‌خواهید انجام دهید. ولی این تصور غلط است!
اگر برنامه‌ریزی شما درست باشد، نه تنها محدود نمی‌شوید، بلکه وقت آزاد بیشتری نیز خواهید داشت. در برنامه‌ریزی صحیح، هم تفریح و هم افزایش انرژی برای رسیدن به اهداف و موفقیت گنجانده شده است. پس برنامه‌ریزی موفق، دلیلی بر محدود شدن شما نیست!

2. با عقب افتادن از برنامه از ادامه آن ناامید می‌شویم.

دلیل دیگر این است که با عقب افتادن فقط یک کار، ادامه برنامه را بی خیال می‌شویم. مثل این است که چون در امتحان پاسخ یک سوال را نمی‌دانید، قید امتحان را بزنید.!
همین قدر عقب کشیدن از برنامه، کار غیرمنطقی است. نباید با عقب افتادن یک کار از خیر باقی برنامه بگذریم. بلکه باید با قدرت پیش برویم تا راندمانمان افزایش بیابد.

3. کارهای لیست شده در برنامه را دوست نداریم.

اشتباه ما آنجاست که کارهایی را در برنامه خود قرار می‌دهیم که از آن‌ها خوشمان نمی‌آید. مثلا سه ساعت را برای مطالعه، دو ساعت برای تحقیق علمی‌و همچنین ورزش صبحگاهی در صبح زود را برنامه خود قرار می‌دهیم، اما چون تمام این کارها سخت و شاید ناخوشایند باشد، دیگر انگیزه ای برای دنبال کردن برنامه ندارید. پس برنامه را جوری بچینید که بتوانید با علاقمندی آن را انجام دهید و برای شما مفید باشد.

4.  حجم کارهای زیادی در برنامه گنجانده شده‌اند.

گاهی طوری برای یک روز برنامه می‌ریزیم که نمی‌توانیم آن را در یک یا حتی دو روز انجام دهیم.! یعنی تمام کارهای هفته قبل و بعد را در یک روز می‌گنجانیم.
خب طبیعی است که زمانی برنامه را سنگین می‌ریزیم دیگر توان و امیدی برای انجام آن‌ها نداریم. پس به برنامه خود برگردید، آن را دوباره مرور کنید تا برنامه‌ای عملی بنویسید.

در پایان باید گفت ...

برای برنامه‌ریزی روزانه باید بدانید که چه فعالیت‌هایی قرار است انجام دهید و چه کارهایی کمک می‌کنند تا از نظر روحی، جسمی ‌و دستیابی به موفقیت شغلی، بهترین باشید.
ما در این مقاله به شما کمک کردیم که بتوانید بهترین برنامه روزانه را بنویسید. با بررسی این ایده‌ها می‌توانید بهترین خود باشید. همچنین می‌توانید از سایر مقالات آموزشی وبلاگ کارلیب در زمینه مدیریت زمان و استراتژی‌های برنامه‌ریزی استفاده کنید.