چگونه زمان را مدیریت کنیم؟

همۀ ما دوست داریم که بیشترین استفاده را از 24 ساعت شبانه‌روز خود داشته باشیم، با این حال به تمام برنامه‌های خود نمی‌رسیم، اما برخی دیگر می‌توانند در همان زمان، موفقیت و کارآمدی زیادی داشته باشند.
بنابراین این سؤال در ذهن ما به وجود می‌آید که “رمز مدیریت زمان این افراد چیست؟ یا من چطور می‌توانم از مدت زمانی که در اختیار دارم، بیشترین استفاده را ببرم؟”

مدیریت زمان

اگر مقالات حوزۀ روانشناسی برای موفقیت را دنبال کنید، مکرراً به اصطلاح مدیریت زمان بر خواهید خورد و خواهید دید که از این اصطلاح به‌عنوان یکی از ارکان اصلی موفقیت یاد می‌شود، اما به واقع تعریف مشخصی برای مدیریت زمان وجود ندارد ولی آنچه مشخص است، مدیریت زمان به معنای بکار بردن راهکارهای مختلف با هدف استفادۀ بهینه از زمان و به حداکثر رساندن کارایی فرد برای رسیدن به اهداف بلندمدت است.

مهارت‌های مدیریت زمان

مهارت‌های مدیریت زمان مجموعه‌ای از ویژگی‌ها و توانایی‌ها هستند که به شما کمک می‌کنند از زمانی که در اختیار دارید، بهتر استفاده کنید. این مهارت‌ها شامل موارد ذیل می‌شوند:

1. سازمان‌دهی

سازمان‌دهی به شما کمک می‌کند تا تصویری دقیق از کارهایی که باید انجام دهید و زمان لازم برای انجام آن‌ها به دست آورید. افراد دارای توان بالا در سازمان‌دهی، معمولاً برنامه روزانه دقیقی دارند، محیط اطراف خود را مرتب نگه می‌دارند و یادداشت‌هایی دقیق از وقایع ثبت می‌کنند.

2. اولویت‌بندی

دسته‌بندی وظایف بر اساس اولویت‌ها، کلیدی است برای مدیریت زمان. راه‌های مختلفی برای اولویت دادن به کارهایتان وجود دارد. باید ابتدا کارهای آسان را انجام دهید، سپس کارهایی را به اتمام برسانید که ممکن است وقت‌گیر باشند و انجام کارهای سخت و زمان‌بر که نیاز به فکر کردن دارند را بگذارید برای آخرین کارها. راه دیگر این است که وظایفی که کمترین زمان را برای انجام‌شان دارید در اولویت قرار دهید.

3. هدف‌گذاری

هدف‌گذاری درست یکی از اولین گام‌ها برای مدیریت زمان موفق است. هدف‌گذاری به شما کمک می‌کند به شکل واضح هدف نهایی‌تان را فهمیده و متوجه شوید که برای رسیدن به آن باید چه مسیری را بپیمایید. هدف‌گذاری کوتاه‌مدت و بلندمدت می‌تواند برایتان کمک‌کننده باشد.

4. ارتباط

داشتن مهارتهای ارتباطی به شما اجازه می‌دهد بر اساس اهداف و وظایفتان با دیگران همکاری داشته باشید. همچنین می‌توانید وظایفی که در راستا با اهدافتان نیست را به دیگران بسپارید تا بتوانید بهتر بر روی اهداف خود متمرکز شوید.

5. برنامه‌ریزی

پایه و اساس مدیریت زمان، برنامه ‌ریزی است. برنامه‌ریزی روزها و جلسات در مسیر دستیابی به اهداف به شما کمک خواهد کرد بهتر بتوانید زمانی که دارید را مدیریت کنید.

6. مدیریت استرس

توانایی مدیریت استرس به شکل مثبت می‌تواند به شما کمک کند انگیزۀ خود را حفظ کنید و با قدرت در مسیر گام بردارید. برای کنترل میزان فشار و استرس می‌توانید در برنامه خود زمانی برای استراحت در نظر بگیرید.

مهارت‌های مدیریت زمان دارای اهمیت هستند زیرا به شما اجازه می‌دهند تا صورت‌بندی کار خود را به شکلی تغییر دهید که به رسیدن به اهدافتان کمکتان کند. بکار بردن این مهارت‌ها به توجه و تمرکز شما نیز کمک می‌کند.
برای مثال اگر وسط یک جلسه کاری ذهنتان درگیر انجام یک کار عقب افتاده باشد، احتمال بیشتری وجود دارد که صحبت‌های دیگران در جلسه را نشنوید یا اشتباه متوجه شوید.
مدیریت زمان همچنین به افراد کمک می‌کند برای بکار بردن خلاقیت در راه رسیدن به هدف، فضای روانی کافی را به دست آورند. وقتی برای پرداختن به یک موضوع وقت اختصاص داده باشید، می‌توانید در آن زمان به جنبه‌های جدید مسئله نیز فکر کنید.

استراتژی‌های مدیریت زمان

زمان بسیار ارزشمند اما محدود است، بنابراین باید از آن محافظت کرد. افرادی که تکنیک‌های مدیریت زمان را اجرا می‌کنند، پس از مدتی متوجه می‌شوند که کارایی بیشتری دارند، می‌توانند انرژی بیشتری را به فعالیت‌های مهم زندگی‌شان اختصاص دهند، استرس کمتری را تجربه می‌کنند و می‌توانند کارها را به شکلی که دوست دارند انجام دهند.

یافتن بهترین استراتژی به شخصیت، میزان انگیزه و سطح توجه شخصی شما بستگی دارد. با به کار بردن ترکیبی از استراتژی‌هایی که ذکر خواهیم کرد، خواهید توانست زمانی که در اختیار دارید را بهتر مدیریت کنید.

1. کشف کنید زمانتان را برای انجام چه کارهایی خرج می‌کنید؛

نگه ‌داشتن یک جدول زمانی دقیق به شما کمک خواهد کرد متوجه شوید روی چه چیزهایی بیشتر وقت صرف می‌کنید. پس در بازه‌های زمانی 15 دقیقه و برای یک هفته کارهایی که انجام می‌دهید را ثبت کنید. نتیجۀ ثبت شده را به‌دقت بررسی کرده و مشخص کنید چه کارهایی بیشترین زمان را لازم داشته‌اند و به طور تقریبی چقدر زمانتان را صرف کارهای کم‌اهمیت کرده‌اید.
همچنین مشخص کنید بیشتر زمان خود را صرف چه چیزی می‌کنید (خانواده، کار یا تفریح). مشخص کردن زمان‌برترین کاری که در طول روز انجام می‌دهید و میزان زمانی که برای کارهای مختلف صرف می‌کنید، به شما کمک خواهد کرد برنامه‌ای واقع‌بینانه برای روز خود بچینید.

2. کارهایتان را اولویت‌بندی کنید؛

برای مدیریت زمان باید بتوانید بین کارهای مهم و کارهایی که فوری هستند تفاوت بگذارید. معمولاً کارهای مهم، فوری‌ترین کارها نیستند. با این حال بسیاری از ما ترجیح می‌دهیم کار فوری را انجام دهیم. به شکل کلی متخصصان کارها را به چهار طبقۀ فوری، غیر فوری، مهم و غیر مهم تقسیم می‌کنند.
فعالیت‌هایی که مهم و فوری هستند باید در اولین فرصت انجام شوند، در حالیکه کارهای غیر مهم هرچقدر هم فوری باشند باید در کمترین زمان ممکن حل شوند تا بتوانیم روی فعالیت‌های مهم وقت بگذاریم. با انجام کارهای مهم در اولین فرصت، میزان کارهای مهم و فوری به‌مرور زمان کاهش می‌یابد.

یکی از آسان‌ترین روش‌های اولویت‌بندی، درست کردن لیستی برای فعالیت‌ها است. می‌توانید لیست‌های مختلف روزانه، هفتگی و ماهیانه درست کنید تا بر طبق آن زمان خود را پیش ببرید. فعالیت‌های لیست را بر اساس مهم بودن، اولویت‌بندی کنید و طبق اولویتی که دارید عملکرد خود را تنظیم نمایید. در نظر داشته باشید که هدف شما انجام تمام فعالیت‌های لیست نیست بلکه باید بتوانید فعالیت‌هایی که اولویت بالاتری دارند را در روز انجام دهید.

3. زمانتان را به درستی تقسیم‌بندی کنید؛

حتی پرمشغله‌ترین افراد برای انجام کارهایی که در نظرشان مهم است وقت پیدا می‌کنند. برنامه‌ریزی فقط نوشتن کارهایی که باید انجام دهید نیست، بلکه زمان گذاشتن برای کارهایی که باید انجام شوند نیز جزو این فرایند است. برای داشتن یک برنامه روزانه مناسب شما باید خودتان را به خوبی بشناسید.

نیاز است بدانید که در کدام ساعات روز بیشترین توان را دارید و مهم‌ترین و چالش‌برانگیزترین فعالیت‌ها را در آن زمان انجام دهید. ساعات طلایی روزانه باید بیشترین حجم کارایی را برایتان داشته باشد و در این زمان‌ها باید بتوانید منابع حواس‌پرتی را از خود دور کنید.

اگر میدانید که ممکن است در روز مدت زمان خاصی را در راه باشید یا مجبور هستید در جایی منتظر بمانید، می‌توانید فعالیت‌های کوتاه‌مدتی را برای آن زمان‌ها در نظر بگیرید.
مثلاً اگر از وسایل نقلیه عمومی برای رفتن به محل کارتان استفاده می‌کنید و نیازی به رانندگی ندارید، مدت زمان در مسیر بودن را به چک کردن ایمیل‌های کاریتان اختصاص دهید. فراموش نکنید که وقتی را نیز به تفریح و تفکر اختصاص دهید.

4. از انجام دادن کارها طفره نروید؛

ممکن است به دلایل مختلف انجام یک کار را به تعویق بیندازید. شاید فعالیت به نظرتان مشکل یا ناراحت کننده باشد. زمانی که با این فعالیت‌ها برخورد کردید، آن‌ها را به تکه‌های کوچک تقسیم کنید تا زمان و تمرکز کمتری لازم داشته باشد. اگر شروع کردن فعالیت برایتان مشکل است، می‌توانید با در نظر گرفتن یک سیستم پاداش، برای خودتان انگیزه‌های بیرونی بسازید. مثلاً می‌توانید برای تمام کردن فعالیت‌های مشکل، به خودتان وعدۀ هدیه‌های کوچک مانند خوردن یک شکلات را بدهید.

گروه تخصصی کارلیب، مجموعه مقالات مناسبی برای کمک به افزایش کارایی شما در محیط کار و زندگی شخصیتان ارائه می‌کند. علاوه بر این، اگر جویای کار در شغل مناسب و موردنظرتان هستید، می‌توانید به وب‌سایت www.karlib.com مراجعه کنید و آگهی‌های استخدامی متفاوتی را از شرکت‌های معتبر مشاهده کنید.

5. زمان هدر رفته را به حداقل برسانید؛

ممکن است وقتتان به وسیلۀ یک عامل خارجی گرفته شود و نتوانید به برنامه‌های روزانتان برسید. با استفاده از توصیه‌هایی که ارائه خواهد شد، می‌توانید زمان هدر رفته توسط این عوامل را به حداقل برسانید.

مکالمات تلفنی

  • از پیغام‌گیر صوتی استفاده کرده و زمان خاصی برای پاسخ دادن به تماس‌ها در برنامه قرار دهید
  • در طول تماس تلفنی به محتوایی که باید انتقال داده شود توجه کنید و زمان مکالمه را کاهش دهید
  • اگر در طول تماس تلفنی بایستید، بیشتر احتمال دارد مکالمات کوتاه‌تری داشته باشید
  • زمان‌هایی را در روز برای مکالمات تلفنی در نظر بگیرید و نزدیکانتان را از این زمان‌بندی آگاه کنید
  • شماره تلفن‌های مورد نیاز را در حافظه گوشی نگهدارید تا به راحتی قابل دسترسی باشند

دیدارهای غیرمنتظره

  • زمان‌هایی در روز را برای دیدار اطرافیان در نظر بگیرید
  • مؤدبانه برای فردی که به دیدنتان آمده است اطلاع دهید که در حال حاضر سرتان شلوغ است و زمانی را برای ملاقات با او در نظر بگیرید
  • مدت زمان مشخصی را برای دیدن دیگران در نظر داشته باشید
  • برای گفتگو با دیگران بایستید

قرارهای ملاقات

  • قبل از رفتن به محل ملاقات هدف خود را از ملاقات مشخص کنید
  • به موقع سر قرار حاضر شوید
  • قرار را سر وقت شروع کرده و در مدت زمان معین به پایان برسانید
  • فقط زمانی قرار ملاقات ترتیب دهید که هدف خاصی از آن در نظر داشته باشید

6. هم‌زمان چند کار را با هم انجام ندهید؛

تحقیقات روانشناسی اخیر نشان داده‌اند که انجام هم‌زمان چند فعالیت (مولتی تسکینگ) به انجام میزان بیشتری از کار منجر نمی‌شود. در واقع تغییر توجه بین فعالیت‌های مختلف زمان‌بر است و سرعت پردازش فکری فرد را کاهش می‌دهد. در نتیجۀ این امر، کارایی فرد کم می‌شود. کارهایی که با یکدیگر انجام می‌شوند معمولاً با تمرکز کمتری به پایان می‌رسند و احتمال اشتباه و خطا بیشتر می‌شود.

7. به سلامت خود توجه کنید؛

توجه به سلامت شخصیتان یکی از مهم‌ترین اولویت‌ها برای داشتن مدیریت زمان و یک زندگی پربازده است. برای رسیدن به آرامش وقتی را در روز اختصاص دهید تا بتوانید توان ذهنیتان را بازیابی کنید. در زمان برنامه‌ریزی روزانه ساعت بیولوژیک بدنتان را در نظر داشته باشید تا بتوانید در شبانه‌روز به مقدار کافی بخوابید. عدم توجه به سلامتتان در طولانی‌مدت موجب خستگی و بیماری خواهد شد. علاوه بر این، توجه کنید که باید بتوانید بین کار و تفریح یک تعادل مناسب برقرار کنید تا بتوانید کارایی و شادکامی را در کنار هم تجربه کنید.

با مدیریت زمان؛ موفقیت در دستان شماست.

به طور کلی، توانایی مدیریت زمان می‌تواند تأثیر زیادی در موفقیت و کارایی شما داشته باشد. اما باید توجه داشته باشید که کاری که انجام می‌دهید نیز باید برایتان لذت‌بخش باشد تا انگیزۀ لازم برای برنامه‌ریزی داشته باشید.

سامانه کارلیب می‌تواند به شما در یافتن شغل رویاییتان کمک کند. متخصصان کارلیب در تمام مراحل یافتن شغل در کنار شما خواهند بود و اطلاعات لازم را در اختیارتان خواهند گذاشت. کافیست به وب‌سایت کارلیب مراجعه و جدیدترین آگهی‌های استخدامی را مشاهده کنید. همچنین می‌توانید از مقالات آموزشی وبلاگ کارلیب در زمینه مدیریت و توسعه فردی جهت افزایش توانایی‌های خود بهره ببرید.

در بحث پیرامون این مقاله شرکت کنید! ارسال دیدگاه
بازخورد و سوالات(یک دیدگاه)
  1. سلام
    چقدر مطالب مدیریت وبلاگتون خوبه
    خیلی راهنما و راهگشاست حتی برای افراد عادی نه در سمت مدیریت
    مدیریت زمان رو که همه باید یاد بگیرن ولی مدیریت زمان یکی از مهارتهای مهم مدیریتی هست و البته کارکنان سازمان ها هم باید مدیریت زمان رو اموزش ببینن
    سپاس از نویسنده این مطلب

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بهترین موقعیت شغلی
منتظر شماست!

می‌خواهم استخدام شوم

شغل جدید منتظر شماست

همین الان بهترین موقعیت شغلی را
به کمک کارلیب پیدا کنید

آگهی استخدام +2000 شرکت مطرح از سراسر ایران

میخواهم استخدام شوم