کارشناس کنترل پروژه کیست؟ و چه وظایفی دارد؟

گاهی، علیرغم تلاش فراوان و نیت خوب، بسیاری از سازمان‌ها، متوجه می‌شوند که پروژه‌های بزرگ خود را بنا به دلایلی از دست داده و روند مناسبی در پیشبرد آن‌ها ندارند.
دلایل مختلفی منجر به این امر می‌شوند از جمله، خوش‌بینی متعصبانه، خطاهای تخمینی، داده‌های ناکافی و... در اینجا است که اهمیت وجود کارشناس کنترل پروژه ، مشخص می‌شود.

کارشناس کنترل پروژه به عنوان مشاور فعالیت کرده و به برنامه‌ریزی و طراحی فرآیند‌ها و منابع کمک می‌کند. این کارشناس، عملکرد را کنترل می‌کند تا از کارایی اطمینان حاصل شود. اما برای تبدیل شدن به یک کارشناس کنترل پروژه چه کاری لازم است؟ در ادامه درباره این مطلب بیشتر خواهید آموخت.

کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه فرآیندی برای جمع‌آوری و موشکافی داده‌های پروژه است تا هزینه‌ها و برنامه‌ها در مسیر خود نگه داشته شوند. وظایف کارشناسان کنترل پروژه شامل شروع، برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل، برقراری ارتباط و برنامه زمانبندی پروژه است.
در حقیقت، فرآیندی تکراری برای اندازه‌گیر‌ی وضعیت پروژه، پیش‌بینی نتایج احتمالی بر اساس آن اندازه گیر‌ی‌ها و سپس بهبود عملکرد پروژه در صورت پذیرفتنی نبودن نتایج پیش‌بینی‌شده است.

کارشناس کنترل پروژه کیست؟

کارشناس کنترل پروژه دارای مدرک تحصیلی مدیریت، مهندسی صنایع و گرایش کنترل پروژه در رشته مهندسی عمران است. او مسئول برنامه‌ریزی پروژه، بررسی‌های پیشرفت کار، تخمین و نظارت بر هزینه‌های پروژه و بررسی کیفیت پروژه مطابق با اهداف تعریف شده در پروژه است و با مدیران، سرپرستان و متخصصان ههمکار در پروژه تعامل و همکاری می‌کند و باید ارتباط تیمی قوی داشته باشد تا در نهایت ریسک عملیاتی کاهش یابد.

مهارت‌های کارشناس کنترل پروژه

کنترل کنندگان موفق مهارت‌های تحلیلی، حل مسئله، سازمانی و نوشتاری شفاهی را باید داشته باشند. آن‌ها باید رهبران مناسبی باشند که به طور مداوم بتوانند مهلت‌های قانونی را رعایت کنند و توانایی کار مستقل در صورت لزوم را نیز دارا باشند.
مهارت‌های رایانه‌ای، بین فردی و خدمات مشتری ضروری است.

کنترل کنندگان پروژه باید قادر به انجام چندین کار باشند و توانایی کار با یک گروه کاری متنوع از فروشندگان، مدیران اجرایی، پیمانکاران فرعی، مشاوران و سایر متخصصان را از خود نشان دهند.
افزون بر این مهارت‌ها، مهم است که برای استخدام کارشناس برنامه‌‌ریزی و کنترل پروژه توانایی‌های زیر را داشته باشید:

• ارزیابی فرآیندهای گام به گام مدیریت پروژه.
• انتخاب، آموزش و نظارت بر اعضای تیم پروژه.
• ایجاد و تنظیم بودجه‌های پروژه.
• پیش‌بینی اهداف پروژه و اتمام آن‌ها.
• تهیه برنامه زمانبندی پروژه، بودجه‌بندی و گزارش پیشرفت.

شرح وظایف کارشناس برنامه‌‌ریزی و کنترل پروژه

شرح وظایف کارشناس کنترل پروژه، یعنی انجام مسئولیت‌های مربوط به اتمام به موقع و مقرون به صرفه پروژه‌های مختلف شرکتی.
در این میان، کارشناس باید کارهای مختلفی را انجام دهد. موارد زیر از جمله گزینه‌هایی هستند که اغلب به عنوان وظایف کارشناس کنترل پروژه مورد بحث قرار می‌گیرند:

1. نظارت بر فعالیت‌های پروژه

کنترل کننده پروژه به طور مستمر هر مرحله از پروژه را کنترل و ارزیابی می‌کند تا از رسیدن به اهداف بودجه و مهلت موردنظر اطمینان حاصل کند.
او در این باره، به مدیران پروژه گزارش می‌دهد تا در مورد پیشرفت هر پروژه بحث کنند و در مورد نیازهای کارکنان، تغییرات برنامه، تنظیمات دامنه پروژه و موارد دیگر تصمیم بگیرند.

2. نظارت بر بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی پروژه

دو بخش اصلی که کارشناس کنترل پروژه روی آن تمرکز می‌کند، بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی است. این کار در کنترل تنظیمات بودجه پروژه و مشارکت در جمع‌آوری تیم پروژه و تعیین زمانبندی، از وظایفی است که به عهده کنترل کنندگان پروژه قرار دارد.

3. نوشتن گزارش‌های پروژه

کنترل کنندگان پروژه وظیفه ایجاد و نگهداری گزارش‌هایی را دارند که به تمام جنبه‌های توسعه و تکمیل پروژه پرداخته است؛ از بودجه گرفته تا گزارش‌های آموزش پرسنل. این کارشناسان غالباً جزئیات این گزارشات را در جلسات گروهی یا یک به یک به مدیران ارشد ارائه می‌دهند.

4. پیشنهاد و مدیریت تغییرات در فرآیندهای پروژه

کنترل کنندگان پروژه باید توانایی تشخیص این را داشته باشند که جهت بهبود کارایی و کنترل هزینه‌ها، باید به کدام بخش‌های توسعه پروژه، بیشتر پرداخته شود.
آن‌ها ایده‌های خود را به مدیران پروژه ارائه می‌دهند و مسئولیت اجرا و مدیریت این تغییرات در چرخه مدیریت پروژه را بر عهده می‌گیرند. از سایر وظایف این کارشناسان، می‌شود موارد زیر را نام برد:

• همسو سازی پروژه‌ها با اهداف و نمونه کارهای سازمان.
• توسعه ساختار شکست کار.
• همکاری در برنامه‌های اولیه پروژه.
• تدوین برنامه مدیریت ریسک.
• بودجه‌بندی و پیش‌بینی پروژه.
• نظارت بر هزینه‌های پروژه.
• بازخورد و گزارش.

فرآیند مدیریت و کنترل پروژه 

برای استخدام کارشناس کنترل پروژه باید با فرآیندهایی که کنترل پروژه را تعریف می‌کنند آشنا باشید. نقطه قوت پروژه در رویکرد داده محور و توجه به جزئیات، نهفته است.
یک مدیر پروژه نمی‌خواهد بداند که هزینه بیش از اندازه وجود دارد، بلکه می‌خواهد از دلایل اصلی، اعداد دقیق و چگونگی رفع آن آگاه شود.
این جایی است که یک راهکار کاملاً یکپارچه برای کنترل کیفی پروژه می‌تواند به کارایی در دریافت سریع پاسخ و نمایان شدن در عملکرد کمک کرده و هزینه‌های پروژه را کاهش دهد. حال بیایید به فرآیندهایی بپردازیم که کنترل پروژه را تعریف می‌کنند:

1. برنامه‌ریزی پروژه

برنامه‌ریزی یکی از مراحل مهمی است که در آن کنترل کننده‌ها و مدیران پروژه با هم کار می‌کنند. در هر مرحله‌ای از ایجاد برنامه‌های پروژه تا ساختارهای خرابی کار یا برآورد هزینه‌ها، برنامه‌ریزی به همه افراد یک خط پایه برای کار در طول پروژه می‌دهد.

2. بودجه‌بندی

ادغام فرآیند بودجه‌بندی در فعالیت‌های پروژه برای محاسبه دقیق هزینه‌ها و درک زمان و دلیل بروز اختلافات هزینه‌ای، ضروری است. با بودجه‌بندی مرحله‌ای، یک مدل شفاف برای مدیران ارشد و اعضای تیم به وجود می‌آید تا بتوانند به عنوان یک معیار در طول پروژه از آن استفاده کرده و جریان‌های نقدی بسیار مهم را درک کنند.

3. مدیریت ریسک

کنترل پروژه رویکردی دقیق برای مدیریت ریسک فراهم می‌کند. این امر با شناسایی پیشگیرانه خطرات، پایش مداوم ریسک و تهیه برنامه‌های پیش‌بینی شده برای رسیدگی و کاهش مشکلات، کاهش تأثیر بر بودجه و برنامه، شدنی است. همچنین، مدیریت ریسک، به جلوگیری از بروز برخی خطرات در آینده نیز کمک می‌کند.

4. مدیریت تغییر

وقتی یک پروژه از برآورد اولیه خود فاصله می‌گیرد، اغلب تنها یک عامل، علت آن نیست، بلکه به دلیل چندین عامل است که معمولاً مورد توجه قرار نگرفته‌اند. از این روی، مدیریت تغییر بسیار حیاتی است. با ردیابی تغییرات و درک تأثیر آن‌ها بر پروژه، ضمن پیگیری روندی واضح برای ارزیابی، تأیید و پاسخگویی، پروژه‌ها می‌توانند در مسیر نمودار خود باقی بمانند.

5. مدیریت اجرایی

تعریف و استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد یا «KPI» برای نظارت بر سلامت پروژه و روند پیش‌بینی برای انجام اقدامات اصلاحی بسیار مهم است.
سازمان‌هایی که از اطلاعات عملکرد مدیریت پروژه استفاده می‌کنند، به میزان موفقیت ۶۸ درصدی دست می‌یابند، در حالی که برای پروژه‌هایی که از این داده‌ها استفاده نمی‌کنند ۷ درصد موفقیت ذکر شده است.

6. مدیریت پروژه

این گزینه، شامل ایجاد فرآیندها و سیستم‌هایی است که می‌تواند به اعضای تیم در برقراری ارتباط و همکاری با یکدیگر کمک کند.
هدف این است که به‌روزرسانی‌های وضعیتی، ضبط جلسات، آموزه‌ها و مدیریت گردش کار به طور یکپارچه انجام شود تا تیم‌ها، بیشتر از کارهای معمولی روی اجرای واقعی تمرکز کنند.

ابزار کنترل پروژه

انجام تمام مسئولیت‌های شغلی اغلب مستلزم این است که کارشناسان پروژه، از ابزارها و سیستم‌های مختلف استفاده کنند یا از آن‌ها آگاهی داشته باشند. اگر شما علاقه‌مند هستید در کنترل پروژه استخدام شوید باید بتوانید از موارد زیر استفاده کنید:

1. برنامه‌های «Microsoft Office»

از اسناد ورد گرفته تا صفحات گسترده اکسل، کارشناس کنترل پروژه باید دانش کاملی از برنامه‌های «Microsoft» برای ایجاد گزارش و ارائه اطلاعات در «Excel» و «PowerPoint» داشته باشد.

2. نرم افزار مدیریت پروژه

استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه برای کمک به برنامه‌ریزی پروژه، پیش‌بینی و سایر جنبه‌های مهم روند مدیریت پروژه، برای کنترل کنندگان پروژه و استخدام کارشناس کنترل پروژه ۱۰ – ۱۰۰ مفید است.

3. نرم افزار حسابداری

جهت تخمین بودجه و نظارت بر هزینه ها، که از وظایف اصلی کنترل‌کنندگان پروژه است، آن‌ها باید بتوانند از نرم افزارهای حسابداری برای کمک به تنظیم و نظارت بر هزینه‌های یک پروژه استفاده کنند.

تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه

اصطلاحات کنترل کننده پروژه و مدیر پروژه اغلب با هم اشتباه گرفته می‌شوند.
بنابراین جهت استخدام کنترل پروژه، باید تفاوت‌ها را بدانید تا بتوانید میان استخدام مدیر و کارشناس پروژه، تصمیم‌گیر‌ی درست داشته باشید.

الف: کنترل پروژه

کارشناس پروژه به عنوان زیرمجموعه مدیریت پروژه شناخته می‌شود و در درجه اول بر مدیریت هزینه و زمانبندی پروژه متمرکز است، در حالی که مهندسی مدیریت پروژه، به پشتیبانی، کنترل، برنامه‌ریزی و نظارت بر کل پروژه اشاره دارد. هدف مدیریت پروژه از این رو که بر موفقیت کامل یک پروژه با توجه به منابع موجود تمرکز دارد، جامع‌تر است.

ب: مدیر پروژه

یک مدیر پروژه مسئول کل تیم خود است و نقش‌ها و وظایف را تعیین می‌کند در حالی که یک کنترل کننده پروژه به طور کلی تیم خود را در مورد مشکلات احتمالی هزینه و برنامه، مشاوره داده و نظارت می‌کند.
همچنین، هدف اصلی کنترل پروژه، به حداقل رساندن اختلاف هزینه‌ها و برنامه زمانی است که در ابتدا برنامه‌ریزی شده است. چند عضو تیم که کنترل کننده‌ها با آن‌ها ارتباط برقرار می‌کنند عبارتند از:

• مدیر پروژه.
• تیم مالی.
• فروشندگان.
• مدیر ساخت و ساز.
• رهبر تیم تدارکات.
• رهبر تیم فنی.

مزایای کنترل پروژه

در پروژه‌های بزرگ، همسو کردن قسمت‌های مختلف برای پیشبرد پروژه، سخت است. با این حال، نظارت دقیق، تجزیه و تحلیل و تنظیم می‌تواند ا‌ین امر را در جریان نگه دارد. کاری که کارشناسان پروژه انجام می‌دهند.
بنابراین در این مقاله به بررسی شرایط استخدام به عنوان یک کارشناس پروژه پرداختیم. در ادامه نیز چند مورد از مزایای وجود این کارشناس در یک تیم را خواهیم دید:

• کاهش هزینه‌های پروژه با توانایی تصمیم ‌گیری به‌موقع.
• پیش‌بینی هزینه‌ها و تاریخ اتمام پروژه.
• برنامه ریزی، مدیریت و کنترل صحیح پروژه‌ها.
• مزیت رقابتی نسبت به سازمان‌هایی که توانایی مدیریت پروژه کمتری دارند.
• افزایش رضایت شغلی سایر اعضای تیم.

همچنین وب‌سایت کارلیب به شما کمک می‌کند مهارت‌های لازم در زمینه‌های حرفه‌ای و توسعه فردی و اجتماعی به دست آورید. پبشنهاد می‌‌کنیم مقاله‌­های وبلاگ کارلیب را از دست ندهید.