چابکی سازمانی چیست؟ چه مزایایی برای کسب و کارها دارد؟

تغییر تنها رویکرد ثابت همه کسب و کارها، تجارت‌ها و سازمان‌ها است. این امر از طلوع سرمایه‌داری در بازار آزاد تاکنون به دلیل تغییرات جهانی صادق بوده است، اما با فناوری نوآورانه، سرعت تغییرات در حال حاضر افزایش پیدا کرده است. توانایی یک سازمان برای پاسخگویی به این تغییرات و سازگاری سریع آن‌ها برای موفقیت در دنیای تجارت مدرن، امری اساسی است. در همین دنیای مدرن چابکی سازمانی نقش مهمی را اجرا می‌کند.

تحقیقات در زمینه کسب و کار تأیید کرده است که مهم‌ترین عامل مؤثر در میزان موفقیت پروژه، سطح چابکی سازمان است. حتی در دنیای امروز چابکی سازمان از رویکرد پروژه مهم‌تر به نظر می‌رسد.
به همین جهت در این مقاله ابتدا به تعریف چابکی سازمان‌ها و انواع مدل‌های آن‌ها پرداخته، سپس به کاربرد و مزایای چابکی سازمان اشاره‌کرده، چگونگی اجرای چابکی در سازمان‌ها را نیز بیان کرده و در انتها به دو نکته اساسی برای اندازه‌گیری این چابکی می‌پردازیم.

چابکی سازمانی چیست؟

با افزایش سرعت کسب و کار، باید همکاری و اجرای بهتری در مورد اهداف استراتژیک وجود داشته باشد و بیشتر پاسخگوی تغییرات بازار و خواسته‌های تجاری باشد.
برای موفقیت در این نوع محیط‌ها ضمن کنترل فشار رشد درآمد پایدار، سازمان‌ها و کسب و کارها باید رویکرد چابک‌تری را برای توانمندسازی رهبران، مدیران و کارمندان منابع انسانی اعمال کنند.

«مک کینزی» که رهبری موفق در توسعه کسب و کار است چابکی سازمان را این‌گونه تعریف می‌کند: «توانایی یک سازمان برای تجدید خود، سازگاری، تغییر سریع و موفقیت در یک محیط با تغییرات متغیر، آشفته و مبهم.»

هر چه شرکتی انعطاف‌پذیرتر باشد و هر چه سریع‌تر بتواند خود را با تغییرات اجتناب‌ناپذیر صنعت سازگار کند، آمادگی بیشتری برای کسب سهم بازار، بهبود کارایی سازمان و افزایش رضایت و وفاداری مشتری خواهد داشت.
هسته اصلی چابکی سازمانی در مورد نحوه واکنش یک شرکت در برابر تغییرات است. "مک کینزی" معتقد است دو مؤلفه مهم، چابکی را برجسته می‌کنند:

1. سرعت
2. ثبات

این دو مؤلفه مانند ستون فقرات پایدار برای چابکی سازمان هستند که به یک سکوی پرشی برای شرکت تبدیل می‌شوند. یک مؤلفه که تغییر نمی‌کند در حالی که مجموعه‌ای از عوامل دیگر به‌طور مداوم تغییر می‌کنند.
فراموش نکنیم که در دنیای پر سرعت و متغیری زندگی می‌کنیم پس سطح تغییر و ابهامی که در مشاغل به وجود می‌آیند برای موفقیت در هر کسب و کاری نیاز به چابکی سازمان ضروری است.

طی یک تحقیقات گسترده صاحبان مشاغل عنوان کرده‌اند چابکی برای ارائه محصولات و پیشی گرفتن از رقبا موردنیاز است؛ اما متأسفانه بسیاری از صاحبان مشاغل نیز عنوان کرده‌اند که در سازمان کسب و کاری خود از چابکی استفاده نکرده‌اند. این در حالی است که وقتی سازمانی از چابکی برخوردار نباشد، فرایندهای تصمیم ‌گیری یا تصمیمات مدیریتی اغلب خسته‌کننده شده و سطح تعامل کارمندان نیز پایین است.

اهمیت چابکی سازمانی برای کسب و کارها

در زمان حاضر چابکی برای کسب و کارها امری اختیاری نیست. تقاضای مشتری و روند بازار هر سال با سرعت بیشتری تغییر می‌کنند. نگاه کارکنان به رهبران خود است.
رهبران باید چابکی را در سازمان‌ها نهادینه کرده و آن را به یک فرهنگ سازمانی و ارزش تبدیل کنند. کسب و کارها در دنیای دیجیتال و پر سرعتی امروزی برای بقا باید چابکی را جزئی از فرهنگ سازمانی خود کنند. اگر کسب و کارها، چابکی سازمانی را جدی نگیرند از رقبای خود جامانده و در نهایت محکوم به زوال می‌شوند.

انواع مدل‌های چابکی سازمانی

با توجه به اینکه هر سازمانی دارای جنبه‌های مختلفی بوده، چابکی سازمانی نیز دارای جنبه‌های مختلفی است. البته در حال حاضر تنها 3 مدل عمده چابکی سازمان وجود دارد ولی محققین در حال توسعه آن هستند و برخی از آن‌ها معتقد هستند برای هر سازمان و کسب و کاری 9 نوع چابکی وجود دارد.
در این قسمت به 3 نوع عمده چابکی سازمانی می‌پردازیم. البته نباید فراموش کرد کسب وکارها برای اینکه بتوانند در همه شرایط رشد کنند باید اشکال و مدل‌های مختلف چابکی سازمان را در نظر بگیرند و فقط یک مدل آن را مدنظر نداشته باشند.

1. چابکی عملیاتی؛

این شکل از چابکی سازمانی به توانایی یک سازمان در انتقال سریع منابع شرکت به سمت بهبود کسب و کار به‌طور کلی اشاره دارد.
گاهی شرکت‌ها با چنان تغییرات عملیاتی مواجه می‌شوند که برای ثبات داشتن در این تغییرات مجبور هستند به‌سرعت امور جهت چابکی برنامه عملیاتی سازمان بیفزایند.

برای محقق شدن این امر گاهی مجبور به برون سپاری می‌شوند. گاهی نیز تخصص کارکنان و وفاداری آن‌ها برای محقق شدن این امر، امری ضروری است. خلاصه اینکه رهبران توسعه سازمانی برای رسیدن به چابکی عملیاتی ممکن است با توجه به موقعیتی که در آن حضور دارند تصمیمات مختلف و متنوعی اخذ کنند.

2. چابکی سرمایه‌گذاری و مشارکت؛

این شکل از چابکی سازمانی به توانایی یک سازمان در انتقال سریع منابع شرکت به سمت بهبود تجارت به‌طور کلی اشاره دارد.
گاهی برای توسعه و بهبود کسب و کار بهتر است با افراد جدید یا کسب وکارهای دیگر مشارکت کرد. به‌طور مثال ممکن است به یک نمایندگی جدید یا افراد متخصص جدید احتیاج پیدا کرد. این نوع چابکی سازمانی به توسعه کسب و کار نیز منجر می‌شود.

3. چابکی استراتژیک؛

این شکل از چابکی به توانایی سازمانی در انطباق و به دست آوردن مزیت‌های رقابتی از طریق نوآوری‌های جدید در اسرع وقت اشاره دارد.
ماندن در رقابت با شناخت و استفاده از فرصت‌ها و همچنین تهدیدهای احتمالی و در درجه اول کاهش یا جلوگیری از تحقق آن‌ها به چابکی استراتژیک برمی‌گردد.
توسعه چابکی استراتژیک به رهبران، صلاحیت تشخیص تغییرات بازار را می‌دهد که بتوانند تشخیص دهند این تغییرات برای کسب و کار مفید یا مخرب است. در چنین شرایطی باید به‌سرعت ایده‌های جدید را اجرا و عملی کنند.

کاربردها و مزایای چابکی سازمانی

با چابکی سازمان چه معامله بزرگی انجام می‌شود؟ چرا کسب و کارها باید چابکی سازمانی را در اولویت قرار دهند و تلاش کنند تا حد امکان چابک شوند؟
دلایل بسیاری برای این امر وجود دارد ما در این مقاله به چند مورد از مهم‌ترین مواردی که کاربرد و مزایای چابکی سازمانی را نشان می‌دهند، می‌پردازیم.

1. سازگار با تغییرات؛

اوضاع در کسب و کار همیشه در حال تغییر بوده و بیشتر اوقات این تغییرات، پیچیده نیز هستند. آنچه امروز کار می‌کند، ممکن است فردا جوابگو نباشد.
شرکت‌ها و کسب و کارهایی که قادر به پیش‌بینی تغییرات ورودی هستند، با سرعت بیشتری بر این تغییرات متمرکز می‌شوند و از روندهای جدید، فناوری و خلاقیت استفاده می‌کنند.

به‌طور کلی این‌گونه کسب و کارهایی که به چابکی سازمانی خود بیشترین اهمیت را می‌دهند در نتیجه بیشترین موفقیت را نیز کسب می‌کنند.
تنها را انحراف سریع و به‌موقع، اولویت‌بندی چابکی سازمان است تا در زمان مناسب برای تغییر در روند امور، کسب و کار به درستی آماده باشد. پس یکی از کاربردها و مزایای اصلی چابکی برای هر کسب و کاری، آمادگی و سازگاری با تغییرات دنیای متغیر امروزی است.

2. رشد درآمد بالاتر؛

یکی از کاربردها و مزایای چابکی سازمانی دستیابی به درآمد بالاتر است. منطقی است اگر شرکتی بتواند از روندها و ایده‌های جدید قبل از رقبا بهره ببرد، قادر خواهد بود محصولات و خدمات جدید را سریع‌تر عرضه کند.
به همین ترتیب با تلاش کمتری می‌تواند مشتریان قبلی را به مشتریان وفادار تبدیل و مشتریان بالقوه را به مشتریان جدید تبدیل کرده و آن‌ها را تثبیت کند. همچنین چابکی سازمان برای همه کارکنان شرکت به نقش‌ها و وظایف روشن متکی است.

وقتی تیم شما دقیقا می‌داند که چه کاری باید انجام دهد، قادر به انجام کار با کارایی بیشتری خواهد بود. همین امر موجب می‌شود ساعت‌های تلف شده، کاهش یابد و نتیجه کار افزایش پیدا کند. نتیجه این است که کارها با سرعت بیشتری انجام می‌شوند و دیگر لازم نیست کارمند جدیدی را به کارمندان اضافه کرد.

3. تعامل و اشتیاق کارکنان؛

چابکی سازمان معمولاً منجر به مشاغل بیشتری می‌شود. به راستی چرا؟ زیرا کارمندان مدرن از یکنواختی دوری می‌کنند و می‌خواهند بخشی از شرکت‌ها و کسب و کارهایی باشند که در آن‌ها نوآوری مورد ارزیابی و تشویق قرار می‌گیرد.
تعامل و اشتیاق کارمندان یکی از مزایا و کاربرد سازمان‌هایی است که دارای چابکی سازمانی هستند. تعامل کارمندان امری بسیار مهم بوده زیرا هزینه گردش مالی بسیار است و با تعامل به وجود آمده از این بار مالی کاسته می‌شود.

طبق گزارش تحقیقی انجام شده، یک کارمند متوسط در طول حرفه کاری خود، 12 بار شغل خود را تغییر خواهد داد. هر بار که این کار را انجام می‌دهد، شرکتی که توسط کارمند رها می‌شود هزینه زیادی را متحمل می‌شود.
شرکت‌ها با اولویت دادن چابکی سازمانی می‌توانند کارکنان خود را درگیر وفادری و خلاقیت کرده و میزان کارکنانی که کار را ترک می‌کنند کاهش دهند.

چگونه سازمان چابک داشته باشیم؟

تا اینجا به اهمیت چابکی سازمان پی بردیم. حال باید به این سؤال پاسخ داد که چگونه می‌توان کسب و کار خود را چابک یا چابک‌تر کنیم؟ در ادامه به پنج مرحله ساده ولی حرفه‌ای اشاره می‌کنیم تا بتوانید سازمان خود را چابک کنید و اگر سازمان چابکی دارید، می‌توانید آن را چابک‌تر کنید.

1. ذهنیت درست را انتخاب کنید؛

چابکی سازمانی واقعی و درست با طرز فکر درست آغاز می‌شود.
در عین حفظ ثبات باید چابکی را در اولویت قرار داد. مک کینزی می‌گوید:
«شیوه‌های پویا، شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا سریع و سریع‌تر به چالش‌ها و فرصت‌های جدید پاسخ دهند، در عین حال روش‌های پایدار نیز با ایجاد ستون فقرات عناصری که نیازی به تغییر مکرر ندارند، قابلیت اطمینان و کارایی را پرورش می‌دهند.»

صاحبان کسب و کار می‌توانند با شناسایی ستون فقرات سازمان خود، یعنی مواردی مانند ساختارها و فرایندهای تجاری ثابت مانده و ترکیب آن‌ها با اصول چابک مانند استراتژی انعطاف‌پذیر به تخصیص منابع، همکاری عملکردی و تعامل کارکنان به موفقیت بیانجامد.

2. افراد مناسب را استخدام کنید؛

دپارتمان منابع انسانی نقش زیادی در چابک بودن یک سازمان دارد. افرادی که شرکت استخدام می‌کند افزایش چابکی را آسان یا تقریبا غیرممکن می‌کنند.
به همین دلیل استخدام با در نظر گرفتن توانایی سارمانی مهم است. به‌جای اینکه افراد را فقط برای مجموعه مهارت‌های خاص مثل تخصص بازاریابی محتوا استخدام شوند، کارمندانی را استخدام کنید که بیش از حد متوسط خلاقیت و کنجکاوی دارند و می‌توانند به‌راحتی با دیگران نیز همکاری کنند.

به کارگیری کارمندانی که روحیه کارآفرینی دارند بسیار سودمند خواهد بود، زیرا توانایی بیشتری در کار مستقل و نوآوری دارند. در این فرایند در فلسفه استخدام اطمینان حاصل خواهد شد که تیم در هر کسب و کاری، تخصص لازم برای تکمیل کار خود را دارد. همچنین توانایی سازمانی را از طریق ذهنیت کارکنانی که امکان نوآوری را فراهم می‌کنند، حفظ خواهد کرد. این تعادل در نیروی کار در هر کسب و کاری برای چابکی سازمانی ضروری است.

3. یک چشم انداز ایجاد کنید؛

یک چشم انداز سازگار و گسترده در سطح شرکت که همه کارکنان بتوانند در جهت استفاده از استراتژی‌های عملی از پیش تعیین‌شده تلاش کنند، به اطمینان از چابکی سازمانی نیز کمک خواهد کرد.
چشم انداز مشترک شرکت به افزایش مشارکت کارکنان نیز کمک می‌کند که به‌نوبه خود باعث افزایش رضایت شغلی فردی، بهره‌وری و کاهش ترک کارکنان از کار می‌شود.
در نهایت یک دید واضح و تفکیک شده به مجموعه اهداف به کسب و کارها کمک می‌کند تا کارهای تیم خود را در اولویت قرار دهند و وظایفی که بیشترین تأثیر سازمانی را دارند، انجام دهند. با افزایش کارایی، خودبه‌خود چابکی شرکت نیز ارتقا پیدا می‌کند.

4. سیلوهای سازمانی را بردارید؛

ساختار بیشتر شرکت‌ها به‌گونه‌ای است که همکاری بین دپارتمان‌‌ها را محدود می‌کند، همین محدودیت‌های سازمانی به سیلوهای سازمانی معروف هستند.
به‌عنوان مثال بخش‌های بازاریابی، فروش و محصولات، همگی بر روی وظایف فردی خود تمرکز دارند و فقط در مواقع ضروری با یکدیگر همکاری می‌کنند.

مسئله این است که سیلوها، چابکی سازمانی را محدود می‌کنند. وقتی همه تیم‌های موجود در یک کسب و کار با هم متحد هستند، واکنش به تغییرات صنعت بسیار راحت‌تر خواهد بود.
تیم‌ها می‌توانند به‌جای تصمیم‌گیری از طریق بوروکراتیک اداری، با توجه به چشم انداز شرکتی موجود، برای رسیدن به اهداف مشترک، تصمیماتی را اتخاذ کنند.

البته باید اذعان کرد ممکن است از بین بردن سیلوهای سازمانی مشکل باشد؛ اما بدانید که غیرممکن نیست و می‌توان با رعایت کردن مراحل عنوان‌شده دیگر در همین بخش مانند انتخاب ذهنیت درست، استخدام افراد مناسب، ایجاد چشم انداز با اهداف و تکرار و بهبود به آن رسید.
وجود تکنولوژی در این بخش نیز بسیار مؤثر خواهد بود. به‌طور مثال می‌توان با ایجاد کنفرانس‌های اینترنتی به وسیله وب کم این محدودیت‌ها را برداشت.

5. تکرار و بهبود؛

باید تلاش‌های خود را در زمینه چابکی سازمانی تجزیه و تحلیل کرده و آن‌ها را به‌طور متناسب تنظیم کرد. به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید چشم انداز شرکت توسط همه اعضای تیم درک نشده است.
همین امر نیز موجب ایجاد تضاد در منافع بین کارکنان شده است. در چنین مواردی می‌توان با تعریف مجدد چشم انداز به روش جامع‌تر، این مشکل را برطرف کرد.
همیشه باید به دنبال راه‌هایی برای تکرار و پیشرفت بود، این همان چیزی است که یک شرکت را چابک می‌کند. بدون داشتن توانایی تغییرات سریع با حفظ ثبات، کسب و کارها مانند یک ماشین کند حرکت خواهند کرد.

نحوه ارزیابی چابکی سازمانی

سازمان‌ها باید بتوانند چابکی سازمان را اندازه بگیرند تا بتوانند توانایی خود را در این راستا بسنجند. در همین راستا دو نکته اساسی برای اندازه‌گیری چابکی سازمان وجود دارد که به آن‌ها می‌پردازیم.

1. صنعت خود را درک کنید؛

چابک‌ترین سازمان‌ها فقط در برابر تغییرات صنعت واکنش نشان نمی‌دهند، این کسب و کارهای چابک، آن‌ها را پیش‌بینی می‌کنند و استراتژی‌های خود را برای استفاده از آن تطبیق می‌دهند.
تنها راه برای انجام این کار، این است که به طور مداوم انگشت خود را روی نبض صنعت خود قرار داد. کسب وکارها و شرکت‌ها باید درک کنند صنعت مورد نظرشان کجا قرار دارد و به احتمال زیاد در آینده به کجا می‌رسد.

به این ترتیب می‌توانید سازمان خود را با سرعت برای سازگاری، آماده کنید. سپس می‌توانید چالش سازمانی خود را بر اساس میزان درستی پیش‌بینی که داشته‌اید، تغییر دهید.
وقتی صنعت خود را به‌درستی درک کنید، می‌توانید چابکی سازمانی را از نظر رقابت نیز بسنجید. این گونه توانایی سازمانی خود را در برابر شرکت‌های رقبا و همچنین زمینه‌های مختلف و مشابه بالا برده‌اید.

2. معیارهای درست را اندازه بگیرید؛

در کسب و کارها اگر ارقام درست را ردیابی و تحلیل نکنید، هرگز چابکی سازمانی را نمی‌توانید بهبود بخشید.
نکته مهم اینجا است معیارهای مناسب از یک شرکت با شرکت دیگر متفاوت است!

هر کسب و کاری باید معیارهای مهمی را برای اندازه‌گیری شرکت خود انتخاب کند که با تجزیه و تحلیل چشم انداز کلی شرکت می‌توانید این معیارها را به دست آورید. کدام اعداد و ارقام به کسب و کار شما کمک می‌کنند تا چابک‌تر شده و سریع‌تر به اهداف خود برسید؟ این‌ها همان معیارهایی هستند که ارزش اندازه‌گیری را دارند.

رشد و توسعه بیشتر کسب و کار با افزایش چابکی سازمان

توانایی شرکت‌ها در انطباق با تغییر محیط، چابکی سازمانی نام دارد که از اهمیت فزاینده‌ای برخوردار است. مشاغل چابک زمان انتقال سهل‌تر، رشد بیشتر درآمد و کارکنان پرتلاش‌تری را تجربه می‌کنند.
منطقی است که این امر به زمان و تلاش نیاز دارد، اگر کسب و کار شما مراحل گفته شده در این مقاله را مدنظر داشته باشد، در نهایت خواهید دید که کسب و کار شما چابکی خود را افزایش می‌دهد.

همان‌طور که دیدید در قسمت چگونه چابکی سازمانی خود را اجرا کنیم، یکی از مراحل اصلی و مهم آن، استخدام افراد مناسب در سازمان معرفی شد، کارلیب می‌تواند در پیدا کردن افراد مناسب به کارفرماها کمک کند تا بتوانند نیروهای کاری متخصص و در عین حال چابک را به استخدام شرکت خود درآورند.