کنترل سازمانی چیست؟ چه اهمیتی دارد؟

حاما تا به حال عبارت کنترل سازمانی را شنیده اید.! اگر با مباحث مدیریتی سروکار داشته باشید و یا مستقیما مدیریت سازمانی را برعهده داشته باشید.

هریک از سازمان‌ها و به طور کلی هر نوع کسب و کاری که متشکل از مجموعه‌ای از اعضا است، در راه رسیدن به موفقیت، ممکن است که با موانع و مشکلات زیادی روبرو شود.
این مسائل و مشکلات پیش‌بینی نشده هستند و هیچ کس نمی‌تواند به طور قطعی ادعا کند که آگاهی کاملی نسبت به آنها دارد. در بسیاری از مواقع عدم واکنش صحیح و به موقع در برابر موانع پیش روی سازمان‌ها، منجر به انحراف آنها از مسیر اصلی و در نهایت نابودی سازمان خواهد شد.

اکنون مسئله مهم این است که چگونه می‌توانیم مطمئن شویم که سازمان ما در مسیر اصلی خود در حال حرکت است و هیچ مشکلی نمیتواند مانع رسیدن آن به اهداف تعیین شده باشد؟

برای پاسخ به این سوال باید به اهمیت کنترل در مدیریت اشاره کنیم. مدیران سازمانی علاوه بر این که وظیفه برنامه‌ریزی، سازماندهی، مدیریت و رهبری سازمان خود را برعهده دارند، باید بتوانند کنترل و نظارت دقیقی بر تمامی بخش‌ها داشته باشند.

یک مدیر، با تمرکز بر فرایند نظارت در سازمان مسیر اصلی سازمان و برنامه‌های آن را شناسایی می‌کند و آنها را به سایر کارکنان می شناساند. به این ترتیب همه واحدهای سازمان با اهداف اصلی مدیریت همسو خواهند شد و از انحرافات احتمالی در اجرای برنامه‌ها جلوگیری می‌شود.

اگر مدیر یک سازمان نتواند کنترل و نظارت دقیقی بر اجرای فعالیت‌ها، برنامه‌ریزی‌ها و سازماندهی‌ها داشته باشد، تمام تلاش‌های چند ماهه و یا چندین ساله خود و سایر کارکنان را به باد خواهد داد.
از این رو آشنایی با اصول کنترل سازمانی، انواع کنترل در سازمان و مراحل اجرای آن برای افرادی که می‌خواهند در سمت مدیریت هر سازمانی فعالیت کنند، از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می‌باشد.

تفاوت کنترل با نظارت در مدیریت 

ممکن است که خیلی از شما با شنیدن واژه کنترل و نظارت، احساس کنید که مدیران سازمانی با این کار می‌خواهند کارکنان خود را محدود به اجرای فعالیت‌های خاصی کنند و هیچ گونه آزادی عملی برایشان در نظر نگیرند.

این احساس بی دلیل نیست! چرا که واژه کنترل بعد از ورود به زبان فارسی بار معنایی منفی پیدا کرده است و در گفت و گوها از آن برای محدود کردن و مهار کردن رفتار دیگران استفاده میشد. اما لازم است بگوییم که مفهوم کنترل در سازمان کاملاً متفاوت از آن چیزی است که در زبان فارسی وجود دارد.

هدف اصلی کنترل در مدیریت، نظارت دائمی و مستمر بر یک فعالیت است تا مطمئن شوید که آن فعالیت دقیقا ًمطابق با آن چیزی که برنامه‌ریزی شده است، اجرا می‌شود.

در صورتی که فعالیت‌ها هیچ‌گونه همخوانی با اهداف سازمان نداشته باشند، شما به عنوان مدیر موظف هستید که با تکنیک‌هایی که آموخته‌اید، اقدامات اصلاحی را به اجرا درآورید تا مجدداً سازمان خود را در مسیر رسیدن به اهداف قرار دهید.

در بیشتر مواقع، کلمه‌های نظارت و کنترل به صورت مترادف و هم معنی باهم به کار برده می‌شوند؛ اما لازم است در اینجا بگوییم که اگرچه که این دو واژه وابستگی زیادی به یکدیگر دارند، اما از نظر معنی و کاربرد با یکدیگر متفاوت هستند.

نظارت و کنترل در کنار یکدیگر به این معنی است که شما سازمان را با وضعیت مطلوبی که باید داشته باشد، مقایسه می‌کنید تا ببینید تا چه اندازه به آن چیزی که انتظارش را دارید، نزدیک شده است.
در صورتی که متوجه شدید اجرای عملیات در سازمان به درستی انجام نمی‌شود، با اصلاح روند موجود کمک می‌کنید تا از انحراف در تحقق اهداف پیش بینی شده سازمان جلوگیری شود.

این تعریف شامل 2 بخش مجزا است: در بخش اول (نظارت) شما به عنوان مدیر سازمانی، وضع موجود را مشاهده و بررسی میکنید تا میزان پیشرفت کارها را در مقایسه با وضع مطلوب مورد سنجش قرار دهید.

در بخش دوم که به آن کنترل گفته می‌شود، با انجام اقدامات اصلاحی سیستم موجود را به وضع مطلوب خود باز می‌گردانید.

با توجه به توضیحات گفته شده در می‌یابیم که نظارت بر کنترل ارجحیت دارد. چرا که در طی فرایند نظارت شما با مشاهده و تحقیق انحرافات جریان عملیاتی سازمان را شناسایی کرده و اقدام به برطرف کردن آنها می‌نمایید. حال اگر در طی فرایند نظارت مورد نامطلوبی مشاهده نشد، طبیعتاً لزومی برای اجرای عملیات کنترل وجود نخواهد داشت.

مفهوم کنترل در سازمان

اگر نگاهی به دروس تخصصی مدیریت بیندازید، متوجه می‌شوید که برای کنترل سازمانی تعاریف متعددی وجود دارد که چند نمونه از آنها عبارت اند از:

1. کنترل، تلاش دائمی و منظمی است به منظو رسیدن به اهداف استاندارد، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات، مقایسه اجزاء واقعی با استانداردهای از پیش تعیین‌شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش‌ها برای رسیدن به حداکثر کارایی.
2. کنترل، به فرآیندی گفته می‌شود که مدیران سازمانی به کمک آن، میزان تطابق و همخوانی عملیات انجام شده را با فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده مورد سنجش قرار می‌دهند.
   به همین دلیل مهمترین هدف بکارگیری از فرایند کنترل در برنامه‌ریزی فعالیت‌های یک سازمان دستیابی به اهداف اساسی آن است.

علاوه بر این، به کمک اقدامات کنترل سازمانی، میزان پیشرفت سازمان در راستای رسیدن به اهداف و همچنین قدرت و توانایی مدیریت برای تشخیص طرح و اصلاح برنامه‌ها در زمان به موقع و قبل از آن که سازمان دچار نابودی شود، شناسایی خواهد شد.

فرقی نمی‌کند که کدام تعریف را به عنوان تعریف و ماهیت کنترل در یک سازمان در نظر بگیرید. آنچیزی که در اینجا اهمیت دارد و شما هم باید به عنوان مدیر سازمانی با آن آشنا باشید، ویژگی های مشترک کنترل، در تمام تعاریف و دیدگاه ها است. در اینجا به معرفی چند نمونه از این ویژگی‌های مشترک پرداخته‌ایم:

1. کنترل باید به صورت پیوسته و دائمی باشد؛

به هیچ وجه تصور نکنید که تنها در مواقع بحرانی سازمان، مانند زمان‌هایی که فروش کاهش می‌یابد، کارکنان انگیزه کافی برای ادامه کار ندارند، نارضایتی و استعفا افزایش پیدا کرده است و... باید به سراغ اجرای اقدامات کنترلی و اصلاح وضع موجود بروید. بلکه باید به طور دائم و منظم آن را در سازمان خود اجرا کنید.

2. استفاده از کنترل در کلیه طبقات سازمان؛

کنترل، ذاتاً به معنی نظارت از بالا به پایین است. به همین دلیل، در ابتدایی ترین تعاریفی که برای آن وجود دارد، کنترل را به عنوان یکی از وظایف اصلی مدیران در نظر گرفته اند.
به عبارت دیگر، هر فردی که در یک مجموعه، شرکت و یا یک سازمان مشغول به فعالیت است با توجه به اختیاراتی که دارد می‌تواند اقدامات کنترلی را طراحی، پیاده سازی و اجرا کند.

در اینجا چیزی که اهمیت دارد، این است که نظام کنترل هر لایه از سازمان در راستای تحقق اهداف و برنامه‌های لایه‌های بالاتر باشد.

3. کنترل بدون برنامه‌ریزی معنایی ندارد؛

به هیچ عنوان نمیتوان سیستم کنترل مدیریت را بدون برنامه‌ریزی تصور کرد. این سیستم تنها زمانی معنا پیدا می‌کند که در کنار برنامه‌ریزی دقیق و منظم به اجرا درآورده شود.

آن دسته از مدیرانی که سعی می‌کنند بدون برنامه‌ریزی اقدام به استفاده از سیستم‌های کنترل سازمانی نمایند در واقع در حال اجرا و پیاده سازی یک نظام بازخواست هستند.

چه کسانی باید اصول کنترل مدیریتی را یاد بگیرند؟

فرقی نمی کند که شما مدیر و صاحب یک سوپرمارکت و مغازه کوچک هستید و یا اینکه وظیفه مدیریت یک سازمان و هلدینگ چندین هزار نفری را برعهده دارید؛ اگر می‌خواهید فعالیت مدیریتی داشته باشید، کمترین چیزی که به آن نیاز دارید، یادگیری مبانی کنترل است.

اگرچه که آشنایی با روش‌های کنترل در سازمان برای تمامی مدیران ضروری است، اما ابزارها و سازوکارهایی که برای کنترل کسب و کارهای کوچک مورد استفاده قرار می‌گیرد کاملاً متفاوت از ابزارهای کنترل در سازمان‌های بزرگ است. از این رو اندازه سازمان یکی از فاکتورهای مهم در طراحی سیستم‌های کنترل سازمانی محسوب می‌شود.

سیستم‌های کنترل مدیریتی، علاوه بر این که در مدیریت کسب و کارها کاربرد دارند، در مدیریت زندگی فردی انسان‌ها نیز نقش تعیین کننده‌ای ایفا می‌کنند. همه ما در زندگی شخصی خودمان از منابع گوناگونی، مانند:

زمان، پول، انرژی و... استفاده می‌کنیم و آنها را به فعالیت های متعددی تخصیص می‌دهیم و برای استفاده درست از آنها باید برنامه ریزی داشته باشیم. استفاده از سیستم کنترل مدیریتی به ما کمک می‌کند تا از استفاده درست این منابع مطمئن شویم.

انواع کنترل سازمانی و نظارت در سازمان

بعد از آشنایی با مفهوم و ماهیت کنترل در یک سازمان و تعاریف گوناگون آن لازم است که از این سیستم در کسب و کار خود استفاده کنید، اما چگونه؟

به طور کلی قبل از به کارگیری از هر روش علمی، لازم است که با انواع گوناگون آن آشنا شوید تا بتوانید تسلط بهتری در اجرای آنها داشته باشید. به همین دلیل در اینجا به معرفی انواع کنترل سازمانی پرداخته ایم.

روش‌های کنترل سازمانی به 3 گروه زیر تقسیم‌بندی می‌شوند:

1. کنترل آینده‌نگر (نظارت بر ورودی‌ها)؛

در کنترل آینده نگر که به آن کنترل هدایت‌کننده نیز گفته می‌شود، نتیجه عملیات قبل از اینکه به اجرا در آیند، پیش بینی می‌شود. به عبارت دیگر در این روش کنترلی، مشکلات و موانع احتمالی قبل از اینکه رخ دهند، پیش‌بینی خواهند شد و برنامه‌های اصلاحی مناسبی برای آنها در نظر گرفته می‌شود.

هدف اصلی از کنترل آینده‌نگر جلوگیری از انحرافات سازمان و انجام اصلاحات قبل از بروز مشکلات و موانع بر سر راه سازمان‍‌ها می‌باشد تا به این طریق دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده راحت تر و سریع تر رخ دهد.

ناگفته نماند که شما زمانی می‌توانید از این روش کنترل استفاده کنید که دسترسی سریعی به اطلاعات دقیق داشته باشید؛ چرا که تنها اطلاعات موجود هستند که می‌توانند به شما در شناسایی و پیش‌بینی به موقع تغییرات احتمالی شرایط محیطی و میزان پیشرفت احتمالی عملیات کمک کنند.

2. کنترل گذشته نگر (نظارت بر خروجی‌ها)؛

در روش کنترل گذشته نگر یا بازخور، عملیات به طور کامل اجرا می‌شوند و بعد از اتمام آنها، نتایج به دست آمده مورد بررسی قرار می‌گیرد و میزان انحراف آنها از برنامه اصلی سازمان مشخص می‌شود. به عبارت دیگر در این روش، مدیران تنها بر اطلاعات و فعالیت‌های گذشته سازمان تمرکز دارند.

نتایجی که در این روش به دست می‌آید، معمولاً در برنامه ریزی‌ها و یا اقدامات بعدی سازمان به کار برده می‌شوند. به عنوان مثال ارزیابی عملکرد کارکنان با هدف تشویق و یا تنبیه آنها نمونه‌ای از کنترل گذشته نگر به شمار می‌رود.

3. کنترل حال نگر (نظارت بر عملیات)؛

در روش کنترل حال نگر، مدیریت سازمان، عملیات هر مرحله را در زمان اجرای آنها کنترل می‌کند تا مطمئن شود در حین اجرای عملیات، عملکردهای انحرافی اصلاح و از بروز خطاهای بیشتری جلوگیری میشود.

اگر بخواهیم یک مثال ملموس از روش کنترل حال نگر را برایتان شرح دهیم باید به کنترل امنیت هواپیما در هنگام پرواز اشاره کنیم. با توجه به اینکه امنیت هواپیما در تمام لحظات پرواز مورد ارزیابی قرار می‌گیرد، این روش کنترلی با عنوان کنترل حال نگر شناخته شده است.

مراحل اصلی کنترل سازمانی

اکنون که با انواع روش‌های کنترل در یک سازمان آشنا شدید، حتماً می‌خواهید بدانید که چگونه باید آنها را عملیاتی کنید؟ در این بخش به شما خواهیم گفت.

اهمیتی ندارد که شما به عنوان مدیر یک سازمان بخواهید خودتان فرایند کنترل سازمانی را به اجرا درآورید و یا اینکه اجرای آن را به یک واحد مجزا در سازمان واگذار کنید؛ تحت هر شرایطی اجرای این عملیات باید 4 مرحله زیر را پشت سر بگذارد:

– معیارها و ضوابط کنترل سازمان تعیین شود؛

سازمان باید به صورت کاملاً مجزا برای فرد و کل سازمان معیارها و ضوابط مشخصی را در نظر بگیرد و همه کارکنان، مدیران و واحد کنترل را از این ضوابط آگاه باشد.

آگاهی داشتن به این معیارها به کارکنان کمک می‌کند تا بتوانند عملکرد و کارایی خود را با استانداردهای سازمان مقایسه کنند.

تعیین معیارها و ضوابط باید با توجه به هدف اصلی سازمان صورت گیرد. پس تا جایی که امکان دارد باید در تعیین هدف سازمانی وقت گذاشته شود. با مشخص شدن هدف اصلی سازمان، هدف از فعالیت هر کدام از واحدها و فرایندها نیز مشخص خواهد شد.

– عملکرد سازمان با استانداردهای تعیین شده، مقایسه شود؛

یک مدیر موفق و حاذق باید این توانایی را داشته باشد تا عملکرد بخش‌ها و واحدهای گوناگون سازمان را به صورت دوره‌ای با استانداردهای تعیین شده مقایسه و اندازه گیری کند و آمارهای درستی را در قالب یک نمودار روند رشد هفتگی، ماهانه و… ارائه دهد.

تحلیل این نمودارها به مدیران کمک می‌کند تا میزان پیشرفت سازمان را مورد ارزیابی قرار دهند و عملکردشان را با به گونه‌ای توسعه دهند که منجر به موفقیت‌های بیشتر شود.

فرایند استانداردیابی و تبدیل استانداردها به آمار، کار بسیار سخت و دشواری است. هر مدیری نمیتواند از عهده انجام این کار بربیاید. به همین دلیل لازم است که مدیریت سازمان توانایی و قدرت بالایی در این زمینه داشته باشد تا بتواند موفقیت خود را در کنترل سازمانی تضمین کند.

– انحرافات سازمان شناسایی و علت بروز آنها مورد بررسی قرار گیرد؛

بعد از تعیین و تدوین استانداردها و مقایسه عملکرد بخش‌های مختلف سازمان با این استانداردها، انحراف از معیار آنها به راحتی قابل شناسایی خواهد بود.

مدیریت سازمان و یا واحد کنترل باید بتواند انحراف و نوع آن را به درستی مشخص کند. در صورتی که انحراف به دست آمده مقدار قابل توجهی بود، موظف است تا علت بروز آن را مورد بررسی قرار دهد.

– اقدامات اصلاحی تدوین و به مرحله اجرا گذاشته شوند؛

بعد از اینکه در مرحله سوم، انحرافات و علل بروز آنها شناسایی شد، مدیریت موظف است تا با دانش و تخصص خود اقدام به اصلاح آنها نماید و تا جایی که می‌تواند انحرافات و خطاهای موجود را به استانداردهای تعریف شده نزدیک کند.

برخی از مهمترین اقدامات اصلاحی که معمولاً در فرایند کنترل و اصلاح انحرافات سازمان صورت می گیرد، شامل؛ اجرای برنامه های آموزشی، تغییر در سیستم و میزان حقوق و دستمزد و پاداش، بازنگری و تغییر در برنامه‌ریزی، تغییر فرهنگ سازمانی، جابجایی مدیران، تغییر در ساختار سازمان و… است.

اگر تا به اینجا مراحل اجرای کنترل سازمانی برایتان به خوبی جا نیفتاده است، نگران نباشید. ما در اینجا برای روشن تر شدن موضوع مراحل چهارگانه کنترل سازمانی را به صورت عملیاتی شرح می دهیم:

1. شما به عنوان مدیر یک سازمان باید در وهله اول وظایف هر فرد، واحد و یا کل سازمان را به صورت دوره‌ای (روزانه، هفتگی، ماهانه و یا سالانه) مشخص کرده و آن را به صورت مکتوب به هر بخش ارائه کنید.
2. برای ارائه وظایف و زمان‌بندی در اجرای امور لازم است که فرم‌های استاندارد را تهیه کرده و در اختیار کارکنان قرار دهید. هر کدام از افراد و واحدها باید فرم های مربوطه را تکمیل کرده و آنها را در زمان لزوم ارائه دهند.
3. با توجه به شاخصه‌ها و معیارهای در نظر گرفته شده باید میزان انحراف از استانداردها را مشخص کرده و وضعیت موجود را مورد ارزیابی قرار دهید.

ویژگی‌های سیستم کنترلی موثر در یک سازمان

اجرای سیستم کنترلی در سازمان‌ها زمانی موثر واقع خواهد بود که دارای ویژگی‌های زیر باشد:

فرایند کنترل سازمانی باید به گونه‌ای اجرا شود که از ویژگی‌های پیش‌گیرندگی و بازدارندگی برخوردار باشد.

به عنوان مثال اگر می‌خواهید در محیط کسب و کار خود دوربین مداربسته نصب کنید حتماً باید از طریق نصب تابلو اطلاع رسانی وجود دوربین را به اطلاع عموم برسانید.

سیستم کنترل به هیچ عنوان نباید به گونه‌ای باشد که کارکنان و واحدها احساس کنند که شما می‌خواهید با این کار مچ آنها را بگیرید.

کنترل سازمانی موثر زمانی اتفاق می‌اافتد که اصلاح‌کننده هم باشد. به این معنی که در زمان بروز انحراف بتواند به راحتی تکنیک‌ها و روشهای اصلاح آن را ارائه دهد.

کنترل سازمانی موثر علاوه بر داشتن ویژگی‌های فوق، باید مقرون به صرفه نیز باشد.
از این رو شما به عنوان مدیر یک سازمان باید توجه زیادی به هزینه‌های کنترل داشته باشید و تا جایی که امکان دارد از کنترل نقاطی از سازمان که حساسیت زیادی ندارند، خودداری کنید تا به این طریق بتوانید تا حدودی هزینه‌های کنترل و نظارت را کاهش دهید.

سیستم کنترلی در سازمان باید اطلاعات کاملاً دقیق، به روز و عینی ارائه دهد و به هیچ عنوان داده‌های آن بر پایه قضاوت و پیشگویی نباشد.

یکی دیگر از ویژگی‌های مهم سیستم کنترلی موثر، انعطاف پذیر بودن آن است. کنترل باید به راحتی با توجه به شرایط محیط، قوانین، تکنولوژی و... تغییر کند.

هر فرد، واحد و یا سازمان با توجه به توانایی‌ها، فرهنگ، ظرفیت‌ها، شخصیت و... سیستم کنترلی خاص خود را دارد و نمی تواند از یک سیستم به صورت مشترک برای تمامی آنها استفاده کرد. از این رو یک کنترل موثر باید به تفاوت‌های فردی توجه داشته باشد.

همه کارکنان و واحدها باید بدانند که تا چه اندازه میتوانند در کنترل سازمانی دسترسی داشته باشند. در بسیاری از مواقع دسترسی به این سیستم تنها در اختیار مدیر و در موارد دیگر، امکان دسترسی مدیران میانی، واحدها و حتی مشتریان هم به بخش‌هایی از مراحل کنترل سازمانی وجود دارد.

موفقیت و بهبود عملکرد با نظارت سازمانی موثر

همه ما به خوبی میدانیم که سازمان‌ها در زندگی انسان نقش بسیار مهمی دارند، به طوریکه بخش قابل توجهی از نیازهای انسان از طریق فعالیت‌های صورت گرفته در سازمان‌ها برآورده می‌شود. هرچقدر که سازمان‌ها در برطرف کردن نیازها و خواسته‌های مشتریان خود موفق تر باشند، بقای آنها نیز افزایش پیدا خواهد کرد.

مدیریت سازمانی با انجام درست وظایف خود که مهمترین آنها برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت، کنترل و نظارت بر عملیات است، می‌تواند به هدف مهم خود دست یابد.

اگرچه که از نظر سیستمی هر کدام از وظایف مدیریت به نوبه خود نقش قابل توجهی در موفقیت سازمان دارد، اما وظیفه کنترل و نظارت جزو وظایف استراتژیک مدیریت به شمار می‌رود و بدون آن هیچ سازمانی نمیتواند به موفقیت دست یابد.

اگر می‌خواهید با اسخدام نیروی کار متناسب با کسب و کار خود، فرایند کنترل سازمانی را تسهیل ببخشید، ما به شما توصیه ‌می کنیم، از خدمات وبسایت کارلیب به آدرس https://karlib.com  استفاده کنید.

سامانه کارلیب به شما در فرایند استخدام نیروی انسانی موردنیازتان کمک می‌‌کند. این مرکز با طراحی آزمون‌های استخدامی عمومی و تخصصی، فرایند یافتن و جذب نیروی کار مناسبتان را تسهیل می‌بخشد