کد کارگاهی بیمه تامین اجتماعی چیست؟

بر طبق قانون،شرکت‌ها موظف هستند که بعد از استخدام کارکنان آنها را بیمه کنند. فرض کنید که شما هم به عنوان یک کارفرما قصد دارید برای خودتان یک شرکت ثبت کنید و بعد از آن اقدام به جذب نیروی کار نمایید. آیا می‌دانید برای بیمه‌کردن این افراد در شرکت خود باید چه اقداماتی انجام دهید؟

اولین و مهمترین کاری که بلافاصله بعد از ثبت شرکت باید به سراغ آن بروید، دریافت کد کارگاهی از سازمان بیمه تامین اجتماعی است. بدون دریافت این کد به هیچ عنوان نمی‌توانید افراد شاغل در شرکت‌تان را بیمه کنید؛ که این کار خلاف قانون است و تبعات بدی برایتان خواهد شد.

معمولاً سوالاتی که اکثر کارفرمایان بعد از ثبت شرکت می‌پرسند، این است که بهترین زمان برای اخذ کد کارگاهی بیمه چیست؟ برای دریافت آن نیاز به چه مدارکی داریم؟ چقدر طول می‌کشد تا کد کارگاهی ما آماده شود؟ برای دریافت کد کارگاه بیمه تامین اجتماعی دقیقاً باید چه کارهایی انجام دهیم؟
اگر می‌خواهید پاسخ همه این سوالات را بدانید، کافیست ما را تا انتهای این مقاله همراهی کنید. در این نوشته به طور مفصل به توضیح هر آن چیزی که برای دریافت و استعلام کد کارگاهی از بیمه تامین اجتماعی نیاز دارید، پرداخته‌ایم.

کد کارگاهی بیمه تامین اجتماعی چیست؟

کد کارگاهی؛ عددی 10 رقمی است و به کارگاه‌هایی اختصاص می‌یابد که در آنها یک کارفرما و چندین نیروی کار وجود دارد که در ازای دریافت مزد برای کارفرما کار می‌کنند و از طرف آن بیمه می‌شوند.
کد کارگاه تامین اجتماعی به 3 بخش تقسیم‌بندی می‌شود که به صورت زیر است:

• 3 رقم اول آن از سمت چپ شعبه بیمه کارفرما را نشان می‌دهد.
• 3 رقم بعدی بیان‌کننده زمینه فعالیت کارگاه است. (که توسط سازمان تامین اجتماعی از قبل تعریف شده است.)
• 4 رقم آخر آن شماره پرونده کارفرما را نشان می‌دهد. ( به این معنا که کارفرمای موردنظر چندمین فردی است که برای اخذ کد کارگاهی در این فعالیت اقدام کرده است.)

به عنوان مثال اگر عدد 0183630045 را یک کد کارگاهی در نظر بگیریم.
3 رقم اول آن از سمت چپ به ما نشان می‌دهد که شعبه بیمه کارفرما، شعبه 18 تهران است.
عدد 363 که سه رقم دوم این عدد است، به ما این مفهوم را می‌رساند که کارگاه مورد نظر در حوزه تراشکاری فعالیت می‌کند.
در آخر هم عدد 0045 نشان می‌دهد که فرد مراجعه‌کننده، چهل و پنجمین فردی است که در زمینه تراشکاری قصد دریافت کد کارگاهی را دارد.

بهترین زمانی که به شما توصیه می‌کنیم برای دریافت کد کارگاهی اقدام کنید، 15 روز بعد از ثبت شرکت است. حال سوالی که ممکن است در اینجا ذهن خیلی از شماها را درگیر کرده باشد این است که چگونه کد کارگاهی بگیریم؟ در ادامه با ما همراه باشید تا مراحل دریافت این کد را به شما بگوییم.

چگونه کد کارگاهی بیمه تامین اجتماعی بگیریم؟

برای این کار در ابتدا باید به نزدیک‌ترین شعبه بیمه تامین اجتماعی مراجعه کنید. به واحد بازرسی بروید و آدرس محل فعالیت خودتان را تایید کنید.
سپس باید فرم دریافت کد کارگاهی تامین اجتماعی را از واحد مربوطه بگیرید. بعد از تکمیل فرم آن را به همراه مدارک مورد نیاز ( که در بخش بعدی به آنها اشاره می کنیم) مجدداً به شعبه ببرید تا اطلاعات شرکت و نوع فعالیت‌تان تایید شود.

نکات مهم در رابطه با دریافت کد کارگاه تامین اجتماعی 

• کد کارگاهی بیمه تامین اجتماعی اشخاص حقیقی همزمان با تغییر آدرس و یا تغییر فعالیت، تغییر خواهد کرد. شما به عنوان یک کارفرمای حقیقی به محض اینکه آدرس محل فعالیت و یا نوع کسب و کارتان تغییر کرد، باید سریعاً اقدام به اخذ کد کارگاهی جدید نمایید.
• کد کارگاهی اشخاص حقوقی بر خلاف اشخاص حقیقی با تغییر مکان و یا نوع فعالیت تغییر نخواهد کرد و تا زمان انحلال شرکت معتبر می‌باشد.
• با توجه به اینکه دفاتر اسناد رسمی دادگستری در نقش اشخاص حقوقی هستند، کد کارگاهی آنها نیز تغییر نمی‌کند.

مدارک لازم برای گرفتن کد کارگاهی بیمه تامین اجتماعی

الف: اشخاص حقوقی

بعد از اینکه با تعریف کد کارگاهی و چگونگی اخذ آن آشنا شدید، نوبت به تهیه مدارک مورد نیاز می‌رسد.
اگر شما به عنوان یک شخص حقیقی قصد دریافت کد کارگاهی دارید، باید مدارک زیر را تهیه کنید.

1.   اصل و کپی اجاره نامه یا سند مالکیت شرکت
2.   اصل و کپی شناسنامه و کارت ملی مدیر عامل و اعضای هیئت مدیره
3.   شماره حساب بانکی شرکت به همراه پرینت حساب
4.   نامه مبنی بر اعلام تاسیس شرکت
5.   دفترچه بیمه تامین اجتماعی مدیر عامل و سایر اعضای هیئت مدیره (در صورت وجود)
6.   اساسنامه شرکت به همراه آگهی تاسیس و کلیه آگهی‌های تغییرات در روزنامه رسمی
7.   درخواست کتبی شرکت در خصوص اخذ کد کارگاهی
8.   قبض تلفن، قبض برق و یا تاییدیه پستی
9.   معرفی‌نامه (در صورت مراجعه نماینده شرکت برای دریافت کد)

ب: اشخاص حقیقی

کارفرمایانی که به عنوان اشخاص حقیقی قصد دریافت کد کارگاهی دارند، در حالت کلی به 2 دسته تقسیم‌بندی می‌شوند که هر کدام از آنها برای اخذ کد کارگاهی باید مدارک خاصی را ارائه دهند.

1. کارفرمایان دارای اجازه کار؛

این دسته از کارفرمایان افرادی هستند که پروانه بهره‌برداری، تاسیس و یا پروانه کسب به نام خودشان صادر شده است. مدارکی که این افراد برای دریافت کد کارگاه تامین اجتماعی باید ارائه دهند، به شرح ذیل است:

• اصل و کپی کارت ملی و شناسنامه
• اصلی و تصویر اجاره‌نامه رسمی، سند مالیکت و یا صلح نامه دادگاه
• نسخه اصلی و کپی جواز کسب معتبر، جواز تاسیس و یا پروانه کسب
• فرم نمونه امضاء و اثر انگشت در دفتر خانه اسناد رسمی
• تاییدیه اتحادیه امور صنفی مربوطه به منظور بهره‌برداری از کارگاه ( در صورت نیاز)

2. کارفرمایان بدون اجازه کار؛

کارفرمایانی که اجازه کار ندارند برای دریافت کد کارگاهی ملزم به تهیه مدارک زیر هستند:

• اجاره‌نامه عادی در زمان فعالیت و تایید بازرسی
• سند اجاره رسمی
• سند مالکیت ( از نوع رسمی، دعاوی و یا صلح حقوقی)
• تهیه آرای مراجع ذیصلاح که نشان‌دهنده مالکیت و یا اجاره کارگاه است.
• شراکت نامه عادی و یا محضری
• تاییدیه اتحادیه‌های صنفی یا مجمع امور صنفی
• وکالت بلاعزل ( به نوعی از وکالت گفته می‌شود که در آن یکی از طرفین قرارداد دیگری را برای انجام امور خاصی وکیل خود می‌کند. این نوع عقد، تنها در صورت مرگ یکی از طرفین، استعفا و یا مرگ وکیل باطل می‌شود. )
• گزارش بازرسی

بعد از تهیه مدارک فوق، شناسایی کارگاه و ارائه لیست افرادی که در کارگاه شما مشغول به کار هستند، می‌توانید کد کارگاهی خود را دریافت کنید.
لازم به ذکر است که در صورت هرگونه تغییر در مدارک ارائه شده، شما به عنوان کارفرمای حقیقی و یا حقوقی موظف هستید که این موضوع را به اطلاع اداره ثبت شرکت‌ها برسانید. آن را در روزنامه رسمی درج و مدارک مربوطه را مجدداٌ به مراکز تامین اجتماعی ارائه دهید.

تغییر کد کارگاهی بیمه تامین اجتماعی

 یکی از دلایلی که منجر به تغییر کد کارگاهی خواهد شد و در بخش‌های قبلی هم به آن اشاره کردیم، تغییر مکان و حوزه فعالیت کارفرمایان حقیقی است.
به عنوان مثال اگر شما مغازه خواربارفروشی خود را به یک بنگاه معاملاتی تبدیل کنید و یا اینکه از یک محل به محل دیگری نقل مکان کنید، موظف به دریافت مجدد کد کارگاهی خواهید بود.
یکی دیگر از شرایطی که باعث تغییر کد کارگاهی خواهد شد، تغییر کارفرما است. جالب است این را هم بدانید که اگر 2 یا چند کد کارگاهی را به صورت همزمان درخواست دهید، کد کارگاه شما تغییر نخواهد کرد.

مدت زمان انتظار تا دریافت کد کارگاهی 

همانطور که گفتیم بعد از ارائه مدارک به یکی از شعب سازمان تامین اجتماعی، بازرسان این سازمان به منظور تشکیل پرونده و اختصاص کد کارگاهی، اقدام به شناسایی کارگاه و بررسی تعداد افراد مشغول به کار در شرکت شما می‌کنند. بعد از سپری شدن این مراحل حداکثر تا 30 روز کاری، کد کارگاهی شما طی یک نامه برایتان ابلاغ خواهد شد.

بعد از دریافت کد کارگاهی بیمه تامین اجتماعی، موظف هستید که در پایان هر ماه لیست کاملی از کارمندان و کارگران استخدامی خود که مشمول قانون تامین اجتماعی هستند را تهیه و به شعبه بیمه سازمان تامین اجتماعی ارسال کنید.
لازم به ذکر است که در تهیه این لیست به هیچ عنوان نباید به نوع قرارداد کار، چگونگی پرداخت حقوق و مزایای کاری کارکنان توجه کنید.

بعد از اینکه اولین لیست را به شعبه بیمه ارسال کردید، لازم است اصل و کپی شناسنامه تمام کارکنان را نیز به واحد نامنویسی شعبه ارائه دهید تا برای آنها شماره بیمه صادر شود.
در صورتی که کارکنان شماره بیمه داشته باشند، دیگر نیازی به دریافت مجدد شماره بیمه نیست و می‌توان از همان شماره قبلی استفاده کرد. حتماً از خودتان می‌پرسید که شماره بیمه چیست؟ در بخش بعدی به شما خواهیم گفت.

شماره بیمه چیست؟

همانطور که قبلاً هم اشاره کردیم، یکی از اقداماتی که شما به عنوان کارفرما باید در زمان اخذ کد کارگاهی انجام دهید، ارائه مدارک کارکنان به شعبه بیمه و دریافت شماره بیمه برای هر کدام از آنها است.
بدون دریافت این شماره هیچ کدام از کارکنان شما نمی‌توانند از خدمات و مزایای بیمه برخوردار شوند. پس تا جایی که می‌توانید این کار را سریع تر انجام دهید.
شماره بیمه یک عدد 8 رقمی است که به منظور شناسایی سوابق افراد بیمه شده در نظر گرفته می‌شود. هرکدام از بیمه شده‌ها با استفاده از این شماره در محل کار خود نام نویسی خواهند کرد.

مدارک لازم برای دریافت شماره بیمه

مدارکی که برای دریافت شماره بیمه مورد نیاز است، عبارت اند از:

• اصل و کپی کارت ملی و شناسنامه کارکنان
• تهیه و تکمیل فرم پرسشنامه نامنویسی
• انجام آزمایشات مربوط به قبل از استخدام که توسط مراکز مجاز و مورد تایید سازمان تامین اجتماعی صورت می‌گیرد.
• مراجعه به واحد نامنویسی

توصیه می‌کنیم که به هیچ عنوان برای یک فرد چند شماره بیمه درخواست نکنید، زیرا در دوران بازنشستگی، جمع آوری سوابق بیمه سخت خواهد شد.

مزایای دریافت کد کارگاهی بیمه تامین اجتماعی

ممکن است این سوال در ذهنتان به وجود بیاید که اصلاً چرا باید کد کارگاهی بگیریم؟ آیا این کار برای ما مزایایی هم دارد؟ همانطور که می‌دانید دریافت کد کارگاهی و بیمه‌کردن کارکنان در بسیاری از مشاغل ضروری است و شما مطابق با قانون موظف به رعایت آن هستید.
جدای از اینکه این کار اجباری است. مزایای زیادی هم دارد. به عنوان مثال اگر کسب و کار شما جزو مشاغل پرخطر است و در حین کار یکی از کارکنان دچار آسیب دیدگی شوند؛ بیمه تامین اجتماعی هزینه‌های درمانی و خسارت‌هایی که به فرد بیمه شده وارد شده است را پرداخت می‌کند و شما دیگر هیچ وظیفه‌ای در قبال آن ندارید.

شرایط اخذ کد کارگاهی بیمه برای پیمانکاران

اکنون که با مدارک مورد نیاز جهت دریافت کد کارگاهی بیمه برای اشخاص حقوقی و حقیقی آشنا شدید. بد نیست در اینجا از شرایط و نحوه اخذ کد کارگاهی پیمانکاران نیز مطلع شوید.
تخصیص کد کارگاهی بیمه پیمانکاران شرایط متفاوتی دارد. در مواقعی که کارفرمایان پروژه‌های خود را به منظور اجرا به اشخاص حقیقی و یا حقوقی واگذار می‌کنند باید به نکات نیز توجه کنند:

• کارفرما باید در متن قرارداد قید کند که تمام کارکنان خود و کارکنان پیمانکار را در طول مدت زمان پروژه بیمه خواهد کرد و مبلغ آن را نیز پرداخت می‌کند.
• در قراردادهای غیر عمرانی، کارفرما (همان واگذارکننده پروژه) باید ۵% مبلغ ناخالص کارکرد را از هر صورت وضعیت مقطعی کسر کرده و آن را نزد خود نگه دارد و بعد از عقد قرارداد آن را به یکی از شعب تامین اجتماعی ارائه دهد. سازمان تامین اجتماعی با دریافت این قرارداد، برای شرکت پرونده تشکیل داده و یک ردیف پیمان اختصاص می‌دهد.
• در آخر هم پیمانکار باید میزان دستمزد و مزایای کارکنان حاضر در پروژه را تنظیم کرده و مابه التفاوت حق بیمه را پرداخت کند.

کد کارگاهی بیمه پیمانکاران نیز مانند کد بیمه اشخاص حقیقی و حقوقی؛ 10 رقمی است. با این تفاوت که 3 رقم اول آن از سمت چپ نشان دهنده کد شعبه و 2 رقم بعدی آن همیشه صفر است. پنج رقم باقی مانده شماره مسلسل کد پیمانکاری را نشان می‌دهد.

در این نوشته به طور جامع به بررسی نحوه دریافت و استعلام کد کارگاهی بیمه تامین اجتماعی برای اشخاص و همچنین پیمانکاران پرداختیم. متوجه شدید که دریافت این کد مستلزم ارائه چه مدارکی است و چه مزایایی برای کارفرما و کارگر خواهد داشت.
اگر نیاز به اطلاعات بیشتری درباره انواع بیمه و مسائل حقوقی کارگر و کارفرما دارید، توصیه می‌کنیم مقالات آموزشی وبلاگ کارلیب را در آدرس www.karlib.com مطالعه نمایید.