اصول مدیریت کسب و کار

با قانون پارکینسون و نقش آن در مدیریت آشنا شوید.

پیدایش قانون پارکینسون به عنوان یکی از مهم‌ترین نظریه‌های روانشناسی مدرن، به حدود 70 سال پیش باز می‌گردد. در اوایل دهه پنجاه میلادی، درست بعد از اتمام جنگ جهانی دوم بود که سازمان‌ها و ادارات، شکل مدرن‌تری به خود گرفتند. مدیریت معنای تازه‌ای یافت و کشور‌ها به دنبال آن بودند که هر چه سریع‌تر، خسارات وارد شده در اثر جنگ را بازسازی کنند، اما در همین اثناء، روند نوسازی‌ها در پادشاهی بریتانیای کبیر به کندی پیش می‌رفت و این امر دلیلی نداشت جز نظام بروکراتیک حاکم بر سازمان‌های این امپراطوری (چیزی شبیه اوضاع امروز ایران خودمان!).
برای مثال کسب یک پروانه کار ساده مثل بستنی فروشی، 6 ماه زمان می‌بُرد و چندین سازمان مختلف، درگیر صدور این مجوز می‌شدند. این روند طاقت فرسای بروکراتیک، موجب پدید آمدن اعتراضاتی شد؛ چه در بین عامه مردم و چه در بین خواص جامعه.

«سیریل نورث کوت پارکینسون»، یک مورخ بریتانیایی بود که در سال 1955 میلادی، مقاله‌ای در مجله اکونومیست نوشت و در آن به شکلی طعنه آمیز و آمیخته به طنز، این کاغذ بازی‌های اداری را به سُخره گرفت.
بعدها همین مقاله، موجب پیدایش قانون جدیدی در علم مدیریت شد به نام «قانون پارکینسون». در ادامه با این قانون بیشتر آشنا خواهید شد.

قانون پارکینسون

قانون پارکینسون چیست؟

«هر کار درست به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده است، طول می‌کشد.» این دقیقاً همان تعریفی است که در مقاله‌ اکونومیست، از آن به عنوان قانون پارکینسون یاد شده است، اما اين تعريف، احتمالاً  قدری برای شما نامفهوم به نظر بیاید. پس مثالی می‌زنم تا این قانون پرُکاربرد را بهتر درک کنید.

زمان دانشجویی یا دانش‌آموزی خود را به یاد آورید. همیشه اساتید و معلم‌هایمان بر این نکته تأکید داشتند که درس‌ها را در طول ترم بخوانیم و برای شب امتحان تلنبار نکنیم، اما بیشتر افراد این توصیه را جدی نمی‌گرفتند و در حالی که ماه‌ها زمان برای مطالعه داشتند، 72 ساعت مانده به امتحان، تازه سراغ کتاب و جزوه‌هایشان می‌رفتند! این یعنی همان قانون پارکینسون.

به بیان دیگر، به تأخیر انداختن وظایف و عدم مدیریت زمان درست، تعریف ساده این قانون می‌باشد. در واقع قانون پارکینسون پرده از این حقیقت برمی‌دارد که فواصل زمانی متفاوت، نتیجه چشمگیری در عملکرد کلی ما ندارد.
یعنی در مثال فوق، اگر ما برای مطالعه درس‌ها، چه 2 ماه زمان داشته باشیم و چه 2 هفته، 3 روز مانده به امتحان شروع به مطالعه می­‌کنیم؛ در نتیجه نمره نهایی امتحانمان تفاوت چندانی نخواهد داشت.

پس بنا بر آنچه که گفته شد، اگر ما برای خودمان محدودیت زمانی تعیین کنیم، قادر خواهیم بود که در مدت زمان کم‌تر، کار بیش‌تری انجام دهیم.
مثلاً اگر برای کاری که باید طی سه ساعت انجام شود، یک هفته به خودمان وقت بدهیم، آنگاه از لحاظ روان‌شناختی، پیچیدگی این کار در ذهنمان بیشتر شده و انجام آن سخت‌تر به نظر می‌آید. در واقعيت هم انجام آن كار یک هفته‌ کامل، زمان خواهد برد و این یعنی بهره‌‌وری کمتر.

بنابراین به این نتیجه رسیدیم که غلبه بر قانون پارکینسون، به شدت موجب افزایش بهره­‌وری ما خواهد شد؛ هم در زندگی شخصی و هم در موقعیت شغلی همانطور که تئوری‌های مدیریت؛ دریچه‌­ای به سوی بهره­‌وری بیشتر کسب و کارها خواهد بود. حالا چگونه بر قانون پارینسون چیره شویم؟ در ادامه به شما خواهیم گفت.

قانون پارکینسون

غلبه بر قانون پارکینسون (مدیریت زمان) با 9 گام ساده

سیریل پارکینسون، دو سال بعد از مقاله مشهورش در اکونومیست، کتابی چاپ کرد به نام «قانون پارکینسون، تهدیدها و فرصت‌­ها».
او در این کتاب روش‌های افزایش بهره­‌وری و مدیریت زمانی را به تفصیل، توضیح داده است. متأسفانه این کتاب به فارسی انتشار نیافت.
ما در این مقاله به طور خلاصه، مهم‌ترین راه­‌های غلبه بر قانون پارکینسون و مدیریت درست زمان را مطابق با آنچه در کتاب آمده، برای شما در 9 گام شرح خواهیم داد:

 

گام اول: ایده‌­­آل گرایی را کنار بگذارید؛

ایده­‌آل‌گرایی نسبت مستقیمی با هدر رفتن زمان شما دارد؛ زیرا ممکن است دائم فکر کنید که هنوز کارتان به مرحله کمال و پختگی نرسیده و در نتیجه باز وقت بیشتری صرف آن کنید.
به یاد داشته باشید همیشه کیفیت بیشتر با اضافه‌کاری به دست نخواهد آمد؛ بلکه امکان دارد حتی موجب اُفت کیفی نتیجه نهایی شود.

گام دوم: کارهایتان را دسته بندی کنید؛

همیشه کارهای مختلف خود را به چند بخش تقسیم کنید. همچنین کارهای بزرگ خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرده و برای انجام هر یک، بازه‌های زمانی تعیین کنید.
مشخص کردن بازه‌های زمانی برای به پایان رساندن هر بخش از کار، نوعی حالت اضطرار را به شما تلقین می‌کند. این امر موجب حفظ انگیزه و تمرکز شما برای اتمام کردن وظایفتان در موعد مقرر، می­‌گردد.

برای مثال، اگر قرار است یک کتاب 300 صفحه­‌ای را در طول یک ترم 5 ماهه دانشگاه، مطالعه کنید؛ این کتاب را به 20 بخش تقسیم کرده و هر هفته 15 صفحه از آن را بخوانید. قطعاً افزایش بازده چشمگیری را مشاهده خواهید کرد.

گام سوم: زمان انجام کارها را به نصف کاهش دهید؛

با کاهش زمان انجام کارهایتان، می­‌توانید خود را به یک چالش هیجان انگیز دعوت کنید! البته شاید این کاهش زمانی، برای همه فعالیت­‌هایمان میسر نباشد؛ ولی یقیناً همه ما وظایفی داریم که می‌توان آنها را در مدت زمان کمتری انجام داد. مثلاً:

  • اگر 4 ساعت را برای نوشتن یک پست وبلاگ در نظر گرفته‌اید؛ آن را به دو ساعت کاهش دهید.
  • اگر در محل کارتان،برای صرف نهار و استراحت یک ساعت زمان دارید؛ آن را به نیم ساعت تقلیل دهید.

این صرفه جویی در زمان باعث می‌­شود تا وادار شوید که تمرکز خود را افزایش دهید. با برداشتن این گام، متوجه خواهید شد که روزانه چقدر از زمان مفید خود را، تلف می‌­کردید.

گام چهارم: برای خود جایزه تعیین کنید؛

می توانید برای ایجاد انگیزه، به خاطر سرعت عمل و کیفیت بالای کارتان ، پاداشی را برای خود در نظر بگیرید. مثل دیدن فیلم مورد علاقه یا رفتن به یک محل تفریحی. البته این پاداش ها را منوط به تمام کردن کارهایتان در مدت زمانی معین شده، در نظر بگیرید.

این روش یکی از بهترین روش­‌هایی است که مدیران کسب و کار می‌­توانند در مواجهه با زیردستان فعال خود، انجام دهند. یعنی تعیین جایزه برای بهره‌­وری بیشتر.
اساساً در ایران، مدیران زیادی درگیر قانون پارکینسون هستند. چرا که نه تنها هیچ عامل انگیزشی برای سرعت عمل کارمند خود، در نظر نمی­‌گیرند؛ بلکه بعضاً وظایف بیشتری را هم به این افراد، محول می­‌کنند.

گام پنجم: وظایف بعدی خود را پیش از انجام کار فعلی شناسایی کنید؛

گاهی اوقات علت اینکه بیش از حد لزوم به انجام کاری می‌پردازیم این است که نمی‌دانیم که بعد از آن باید چه کنیم. برای رفع این مشکل باید هنگام برنامه‌ریزی، همواره به خاطر داشته باشید که پس از اتمام کار و فعالیت فعلی، کارهای دیگری برای انجام دادن دارید و در واقع توقفی در کار نیست.
بدون توقف جلو بروید و تعلل و تفکر بیش از حد نکنید. حتی بزرگان هم معتقدند فکر کردن بیش از حد، موجب توقف در کارها می‌شود. سعی کنید با تکیه بر شهود و به ‌صورت غریزی پیش رفته و تلاش کنید.

گام ششم: زمان خود را به بطالت سپری نکنید؛

هر یک از ما به تناسب وضعیت زندگی و شرایطی که در آن هستیم، ممکن است زمان خود را به شیو­ه‌­های گوناگونی تلف کنیم. صحبت کردن بیش از حد با تلفن، خوابیدن بیش از حد، پرسه زدن مداوم در شبکه­‌های اجتماعی و... می‌توانند جزو اتلاف کننده‌های زمان ما باشند. شما باید آنها را شناسایی کرده و برای خلاص شدن از آنها تلاش کنیدtime management.

گام هفتم: وظایف خود را اولویت‌بندی کنید؛

در زندگی همه ما پیش آمده که زمان خود را صرف کارهای بی‌­اهمیت کرده و از وظایف مهم­‌تر غافل شویم. برای مثال کار کردن و اهمیت به سلامتی، هر دو از اولویت­‌های مهم زندگی هر فردی است؛ اما کدام مهم‌­تر است؟ قطعاً سلامتی.
پس کسی که سخت کار می­‌کند، ولی زمان کافی برای انجام آزمایشات پزشکی ندارد، در اولویت‌بندی دچار اشتباه شده است. بنابراین اگر ندانید در زندگی شما چه کارهایی اولویت دارند، زمانتان را بیهوده هدر داده و انرژی شما صرف کارهای کم اهمیت‌­تر شده و دیگر زمان و انرژی برای پرداختن به کارهای مهم­‌تر نخواهید داشت.

گام هشتم: ازتکنولوژی کمک بگیرید؛قانون پارکینسون

تکنولوژی همه چیز را آسان­‌تر کرده است. از پرداخت قبوض گرفته تا سفارش­‌های آنلاین و حتی فرآیند استخدام در مشاغل. تصورکنید که 10 سال پیش برای پیدا کردن یک شغل مناسب، چقدر دردسر داشتیم؟!

صبح زود باید از خواب بر می­‌خواستیم و به دکه روزنامه فروشی محل می‌­رفتیم تا بلکه قبل از به فروش رفتن همه نیازمندی­‌های روزنامه همشهری، یکی هم نصیب ما شود (علی الخصوص شنبه­‌ها!)
سپس بدون هیچ شناختی نسبت به محیط کار، باید کل شهر را زیر پا می­‌گذاشتیم تا بلکه در یکی از مشاغل محدود آگهی­ شده، ما را استخدام کنند. تصور کنید این فرآیند، چقدر زمان ما را تلف می­کرد؟!

ولی الآن وبسایت­‌های کاریابی، پیدا کردن شغل مناسب را برای افراد بسیار راحت کرده‌­اند. برای مثال شما با مراجعه به وبسایت کارلیب، که یکی از بهترین وبسایت‌ها برای فرآیند استخدام افراد محسوب می­‌شود، خیلی راحت می­‌توانید شغل متناسب با توانایی­‌هایتان را به­‌دست آورید.
کارفرمایان هم می­‌توانند در این وبسایت از طریق آزمون آنلاین، مهارت­‌های شخص متقاضی را بسنجند. دیگر نه خبری از مراجعه به دکه روزنامه فروشی محله است و نه آگهی­‌های محدود و بعضاً مشکوک!

بنابراین حتماً استفاده حداکثری از تکنولوژی را برای صرفه‌جویی در زمان جدی بگیرید. این کلیشه را هیچ وقت فراموش نکنید که «وقت طلاست».
پس چه بهتر که به جای در صف پرداخت قبوض بانک بودن، آنها را اینترنتی پرداخت کرده و زمان خود را صرف کارهای مهم‌­تری کنیم.

گام نهم: همین حالا شروع کنید؛قانون پارکینسون

اگر این موضوع را درک کرده‌اید که قانون پارکینسون، چه اثر مخربی در زندگی شما داشته است، باید هم­‌اکنون از پناهگاه امنتان خارج شوید و خود را به انجام کارهای متفاوت تشویق کنید.
یادتان باشد خروج از کنج آسایش برای همه کمی دشوار است؛ پس آن را به ‌عنوان چالش در نظر بگیرید، نه تهدیدی آزاردهنده.

احتمالاً بعد از برداشتن قدم‌­های فوق، به این نتیجه خواهید رسید که چقدر از زمانتان را بیهوده تلف می­کردید و چه پتانسیل عظیمی در شما برای پیشرفت -چه فردی و چه شغلی- موجود است.
قانون پارکینسون از مهم­ترین آفات زندگی همه ماست. این که ارزش ثانیه­‌های عمرمان را درک نمی­‌کنیم. خصوصاً در مشاغل و سازمان­‌ها.
گویی اصلاً قانون حاکم بر سازمان­‌ها، قانون پارکینسون است! برای غلبه بر این معضل بزرگ، باید مدیران با این قوانین که در واقع شرح و بَسط قانون اصلی پارکینسون است، آشنا باشند. در ادامه با این قوانین آشنا خواهید شد.

قانون پارکینسون

3اصل اساسی قانون پارکینسون در مدیریت

قانون پارکینسون در مدیریت دارای سه اصل اساسیت که در واقع  اصول دوم و سوم، نشأت گرفته از همان قانون اصلی پارکینسون، یعنی اصل اول است. این اصول و قوانین که متأسفانه بعضاً در سازمان­‌های کشور ما حکمرانی می­‌کنند، عبارتند از:

قانون اول: وقت بیشتر، اتلاف وقت بیشتر

این قانون در واقع قانون اصلی پارکینسون می­باشد که به تفصیل در این مقاله توضیح داده شد. این قانون در همه امور صدق می­‌کند، پس در همه نهادها و سازمان‌­ها هم صادق است.

قانون دوم: کارمند بیشتر، بیکاری بیشتر

به این معنی که کار به همان اندازه‌ای که برایش نیروی انسانی باشد، کِش می‌­آید! این قانون می­‌گوید که اگر برای کاری که از عهده 2 کارمند بر می‌آید، 10 کارمند هم استخدام کنیم، نه کار سریع‌تر انجام می‌شود و نه کیفیت انجام شدنش فرقی می‌کند؛ بلکه آن کار به اندازه 10 نفر از ما نیروی بیهوده می‌گیرد.
طبق قانون دوم پارکینسون، با افزایش تعداد کارمندها، سرعت انجام کار بالاتر نمی‌رود؛ بلکه کارکنان موضوعات ساده و ابتدایی را بیهوده به هم ارجاع می‌دهند و بیشتر از قبل انجام کار را به تعویق می‌اندازند.

قانون سوم: دخل بیشتر، خرج بیشتر

براساس این قانون مهم نیست شما چقدر پول در می‌آورید، زیرا تمام پولی که به دست می‌آورید و حتی کمی بیشتر از آن را خرج می‌کنید. قانون سوم پارکینسون می‌گوید، هزینه‌های مردم درست به میزان درآمدشان بالا می‌رود و هرچه افراد بیشتر پول دربیاورند، هزینه‌های آنها هم بیشتر می‌شود.
از نظر این قانون مهم نیست که چقدر درآمد دارید، بلکه نکته اینجاست که هیچ وقت پول لازم برای زندگی ایده­‌آلتان را ندارید! در نتیجه با وجود ارتقای شغلی و افزایش درآمد، شما به زحمت می‌توانید تغییر درآمدتان را در تغییر سبک زندگیتان مشاهده کنید.

اگر مدیر هستید و یا صاحب کسب و کارید، این قوانین را به یاد داشته باشید و همواره در جهت مغلوب کردن این اصول، گام بردارید. زیرا از مهم‌­ترین آفات هر کسب و کاری، قوانین پارکینسون هستند.

parkinson's law in management

وقت تغییر فرا رسیده است...

من انتظار ندارم که بعد از خواندن این مقاله، شما به یک باره تغییر کنید. اصلاً همچین انتظاری در مورد هر تغییری در زندگی، کاملاً اشتباه است، اما این را هم در نظر داشته باشید که ما متأسفانه عمر نوح و صبر ایوب را نداریم!
پس همین حالا برنامه ‌ریزی کرده و گام به گام به جلو حرکت کنید. به زودی خودتان متوجه تغیرات شگرفی در زندگی و  کسب و کارتان خواهید شد.

امیدوارم که این مطلب مورد استفاده شما عزیزان، قرار گرفته باشد. با مراجعه به وبلاگ کارلیب، می‌­توانید از دیگر مقالات آموزشی رایگان این مجموعه، بهره‌مند شده تا مهارت­‌های شغلی و فردی خود را افزایش دهید.
اگر هم هنوز شغل متناسب با توانایی­‌هایتان را پیدا نکرده‌­اید، کارلیب میانبری است برای دستیابی شما به جایگاه شغلی ایده­‌آل‌تان.

عادل اصغرزاده
بدون دیدگاه
بحث درباره این مقاله را شما آغاز کنید!