پیدایش قانون پارکینسون به عنوان یکی از مهمترین نظریه‌های روانشناسی مدرن، به حدود 70 سال پیش باز می‌گردد. در اوایل دهه پنجاه میلادی، درست بعد از اتمام جنگ جهانی دوم بود که سازمان‌ها و ادارات، شکل مدرن‌تری به خود گرفتند. مدیریت معنای تازه‌ای یافت و کشور‌ها به دنبال آن بودند که هر چه سریع‌تر، خسارات وارد شده در اثر جنگ را بازسازی کنند، اما در همین اثناء، روند نوسازی‌ها در پادشاهی بریتانیای کبیر به کندی پیش می‌رفت و این امر دلیلی نداشت جز نظام بروکراتیک حاکم بر سازمان‌های این امپراطوری (چیزی شبیه اوضاع امروز ایران خودمان!).
برای مثال کسب یک پروانه کار ساده مثل بستنی فروشی، 6 ماه زمان می‌بُرد و چندین سازمان مختلف، درگیر صدور این مجوز می‌شدند. این روند طاقت فرسای بروکراتیک، موجب پدید آمدن اعتراضاتی شد؛ چه در بین عامه مردم و چه در بین خواص جامعه.
«سیریل نورث کوت پارکینسون»، یک مورخ بریتانیایی بود که در سال 1955 میلادی، مقاله‌ای در مجله اکونومیست نوشت و در آن به شکلی طعنه آمیز و آمیخته به طنز، این کاغذ بازی‌های اداری را به سُخره گرفت.
بعدها همین مقاله، موجب پیدایش قانون جدیدی در علم مدیریت شد به نام «قانون پارکینسون». در ادامه با این قانون بیشتر آشنا خواهید شد.
قانون پارکینسون چیست؟
«هر کار درست به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده است، طول می‌کشد.» این دقیقاً همان تعریفی است که در مقاله اکونومیست، از آن به عنوان قانون پارکینسون یاد شده است، اما اين تعريف، احتمالاً قدری برای شما نامفهوم به نظر بیاید. پس مثالی می‌زنم تا این قانون پرُکاربرد را بهتر درک کنید.
زمان دانشجویی یا دانش‌آموزی خود را به یاد آورید. همیشه اساتید و معلم‌هایمان بر این نکته تأکید داشتند که درس‌ها را در طول ترم بخوانیم و برای شب امتحان تلنبار نکنیم، اما بیشتر افراد این توصیه را جدی نمی‌گرفتند و در حالی که ماه‌ها زمان برای مطالعه داشتند، 72 ساعت مانده به امتحان، تازه سراغ کتاب و جزوه‌هایشان می‌رفتند! این یعنی همان قانون پارکینسون.
به بیان دیگر، به تأخیر انداختن وظایف و عدم مدیریت زمان درست، تعریف ساده این قانون میباشد. در واقع قانون پارکینسون پرده از این حقیقت برمی‌دارد که فواصل زمانی متفاوت، نتیجه چشمگیری در عملکرد کلی ما ندارد.
یعنی در مثال فوق، اگر ما برای مطالعه درس‌ها، چه 2 ماه زمان داشته باشیم و چه 2 هفته، 3 روز مانده به امتحان شروع به مطالعه می‌کنیم؛ در نتیجه نمره نهایی امتحانمان تفاوت چندانی نخواهد داشت.
پس بنا بر آنچه که گفته شد، اگر ما برای خودمان محدودیت زمانی تعیین کنیم، قادر خواهیم بود که در مدت زمان کمتر، کار بیشتری انجام دهیم.
مثلاً اگر برای کاری که باید طی سه ساعت انجام شود، یک هفته به خودمان وقت بدهیم، آنگاه از لحاظ روان‌شناختی، پیچیدگی این کار در ذهنمان بیشتر شده و انجام آن سخت‌تر به نظر می‌آید. در واقعيت هم انجام آن كار یک هفته کامل، زمان خواهد برد و این یعنی بهرهوری کمتر.
بنابراین به این نتیجه رسیدیم که غلبه بر قانون پارکینسون، به شدت موجب افزایش بهرهوری ما خواهد شد؛ هم در زندگی شخصی و هم در موقعیت شغلی همانطور که تئوری‌های مدیریت؛ دریچه‌ای به سوی بهرهوری بیشتر کسب و کارها خواهد بود. حالا چگونه بر قانون پارینسون چیره شویم؟ در ادامه به شما خواهیم گفت.
غلبه بر قانون پارکینسون (مدیریت زمان) با 9 گام ساده
سیریل پارکینسون، دو سال بعد از مقاله مشهورش در اکونومیست، کتابی چاپ کرد به نام «قانون پارکینسون، تهدیدها و فرصت‌ها».
او در این کتاب روش‌های افزایش بهرهوری و مدیریت زمانی را به تفصیل، توضیح داده است. متأسفانه این کتاب به فارسی انتشار نیافت.
ما در این مقاله به طور خلاصه، مهمترین راه‌های غلبه بر قانون پارکینسون و مدیریت درست زمان را مطابق با آنچه در کتاب آمده، برای شما در 9 گام شرح خواهیم داد:
گام اول: ایده‌آل گرایی را کنار بگذارید؛
ایده‌آل‌گرایی نسبت مستقیمی با هدر رفتن زمان شما دارد؛ زیرا ممکن است دائم فکر کنید که هنوز کارتان به مرحله کمال و پختگی نرسیده و در نتیجه باز وقت بیشتری صرف آن کنید.
به یاد داشته باشید همیشه کیفیت بیشتر با اضافه‌کاری به دست نخواهد آمد؛ بلکه امکان دارد حتی موجب اُفت کیفی نتیجه نهایی شود.
گام دوم: کارهایتان را دسته بندی کنید؛
همیشه کارهای مختلف خود را به چند بخش تقسیم کنید. همچنین کارهای بزرگ خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرده و برای انجام هر یک، بازه‌های زمانی تعیین کنید.
مشخص کردن بازه‌های زمانی برای به پایان رساندن هر بخش از کار، نوعی حالت اضطرار را به شما تلقین می‌کند. این امر موجب حفظ انگیزه و تمرکز شما برای اتمام کردن وظایفتان در موعد مقرر، می‌گردد.
برای مثال، اگر قرار است یک کتاب 300 صفحه‌ای را در طول یک ترم 5 ماهه دانشگاه، مطالعه کنید؛ این کتاب را به 20 بخش تقسیم کرده و هر هفته 15 صفحه از آن را بخوانید. قطعاً افزایش بازده چشمگیری را مشاهده خواهید کرد.
گام سوم: زمان انجام کارها را به نصف کاهش دهید؛
با کاهش زمان انجام کارهایتان، می‌توانید خود را به یک چالش هیجان انگیز دعوت کنید! البته شاید این کاهش زمانی، برای همه فعالیت‌هایمان میسر نباشد؛ ولی یقیناً همه ما وظایفی داریم که می‌توان آنها را در مدت زمان کمتری انجام داد. مثلاً:
- اگر 4 ساعت را برای نوشتن یک پست وبلاگ در نظر گرفته‌اید؛ آن را به دو ساعت کاهش دهید.
- اگر در محل کارتان،برای صرف نهار و استراحت یک ساعت زمان دارید؛ آن را به نیم ساعت تقلیل دهید.
این صرفه جویی در زمان باعث می‌شود تا وادار شوید که تمرکز خود را افزایش دهید. با برداشتن این گام، متوجه خواهید شد که روزانه چقدر از زمان مفید خود را، تلف میکردید.
گام چهارم: برای خود جایزه تعیین کنید؛
می توانید برای ایجاد انگیزه، به خاطر سرعت عمل و کیفیت بالای کارتان ، پاداشی را برای خود در نظر بگیرید. مثل دیدن فیلم مورد علاقه یا رفتن به یک محل تفریحی. البته این پاداش ها را منوط به تمام کردن کارهایتان در مدت زمانی معین شده، در نظر بگیرید.
این روش یکی از بهترین روش‌هایی است که مدیران کسب و کار می‌توانند در مواجهه با زیردستان فعال خود، انجام دهند. یعنی تعیین جایزه برای بهرهوری بیشتر.
اساساً در ایران، مدیران زیادی درگیر قانون پارکینسون هستند. چرا که نه تنها هیچ عامل انگیزشی برای سرعت عمل کارمند خود، در نظر نمی‌گیرند؛ بلکه بعضاً وظایف بیشتری را هم به این افراد، محول می‌کنند.
گام پنجم: وظایف بعدی خود را پیش از انجام کار فعلی شناسایی کنید؛
گاهی اوقات علت اینکه بیش از حد لزوم به انجام کاری می‌پردازیم این است که نمی‌دانیم که بعد از آن باید چه کنیم. برای رفع این مشکل باید هنگام برنامه‌ریزی، همواره به خاطر داشته باشید که پس از اتمام کار و فعالیت فعلی، کارهای دیگری برای انجام دادن دارید و در واقع توقفی در کار نیست.
بدون توقف جلو بروید و تعلل و تفکر بیش از حد نکنید. حتی بزرگان هم معتقدند فکر کردن بیش از حد، موجب توقف در کارها می‌شود. سعی کنید با تکیه بر شهود و به صورت غریزی پیش رفته و تلاش کنید.
گام ششم: زمان خود را به بطالت سپری نکنید؛
هر یک از ما به تناسب وضعیت زندگی و شرایطی که در آن هستیم، ممکن است زمان خود را به شیوه‌های گوناگونی تلف کنیم. صحبت کردن بیش از حد با تلفن، خوابیدن بیش از حد، پرسه زدن مداوم در شبکه‌های اجتماعی و... می‌توانند جزو اتلاف کننده‌های زمان ما باشند. شما باید آنها را شناسایی کرده و برای خلاص شدن از آنها تلاش کنید
.
گام هفتم: وظایف خود را اولویت‌بندی کنید؛
در زندگی همه ما پیش آمده که زمان خود را صرف کارهای بی‌اهمیت کرده و از وظایف مهم‌تر غافل شویم. برای مثال کار کردن و اهمیت به سلامتی، هر دو از اولویت‌های مهم زندگی هر فردی است؛ اما کدام مهم‌تر است؟ قطعاً سلامتی.
پس کسی که سخت کار می‌کند، ولی زمان کافی برای انجام آزمایشات پزشکی ندارد، در اولویت‌بندی دچار اشتباه شده است. بنابراین اگر ندانید در زندگی شما چه کارهایی اولویت دارند، زمانتان را بیهوده هدر داده و انرژی شما صرف کارهای کم اهمیت‌تر شده و دیگر زمان و انرژی برای پرداختن به کارهای مهم‌تر نخواهید داشت.
گام هشتم: ازتکنولوژی کمک بگیرید؛
تکنولوژی همه چیز را آسان‌تر کرده است. از پرداخت قبوض گرفته تا سفارش‌های آنلاین و حتی فرآیند استخدام در مشاغل. تصورکنید که 10 سال پیش برای پیدا کردن یک شغل مناسب، چقدر دردسر داشتیم؟!
صبح زود باید از خواب بر می‌خواستیم و به دکه روزنامه فروشی محل می‌رفتیم تا بلکه قبل از به فروش رفتن همه نیازمندی‌های روزنامه همشهری، یکی هم نصیب ما شود (علی الخصوص شنبه‌ها!)
سپس بدون هیچ شناختی نسبت به محیط کار، باید کل شهر را زیر پا می‌گذاشتیم تا بلکه در یکی از مشاغل محدود آگهی شده، ما را استخدام کنند. تصور کنید این فرآیند، چقدر زمان ما را تلف میکرد؟!
ولی الآن وبسایت‌های کاریابی، پیدا کردن شغل مناسب را برای افراد بسیار راحت کرده‌اند. برای مثال شما با مراجعه به وبسایت کارلیب، که یکی از بهترین وبسایت‌ها برای فرآیند استخدام افراد محسوب می‌شود، خیلی راحت می‌توانید شغل متناسب با توانایی‌هایتان را به‌دست آورید.
کارفرمایان هم می‌توانند در این وبسایت از طریق آزمون آنلاین، مهارتهای شخص متقاضی را بسنجند. دیگر نه خبری از مراجعه به دکه روزنامه فروشی محله است و نه آگهی‌های محدود و بعضاً مشکوک!
بنابراین حتماً استفاده حداکثری از تکنولوژی را برای صرفه‌جویی در زمان جدی بگیرید. این کلیشه را هیچ وقت فراموش نکنید که «وقت طلاست».
پس چه بهتر که به جای در صف پرداخت قبوض بانک بودن، آنها را اینترنتی پرداخت کرده و زمان خود را صرف کارهای مهم‌تری کنیم.
گام نهم: همین حالا شروع کنید؛
اگر این موضوع را درک کرده‌اید که قانون پارکینسون، چه اثر مخربی در زندگی شما داشته است، باید هم‌اکنون از پناهگاه امنتان خارج شوید و خود را به انجام کارهای متفاوت تشویق کنید.
یادتان باشد خروج از کنج آسایش برای همه کمی دشوار است؛ پس آن را به عنوان چالش در نظر بگیرید، نه تهدیدی آزاردهنده.
احتمالاً بعد از برداشتن قدم‌های فوق، به این نتیجه خواهید رسید که چقدر از زمانتان را بیهوده تلف میکردید و چه پتانسیل عظیمی در شما برای پیشرفت -چه فردی و چه شغلی- موجود است.
قانون پارکینسون از مهمترین آفات زندگی همه ماست. این که ارزش ثانیه‌های عمرمان را درک نمی‌کنیم. خصوصاً در مشاغل و سازمان‌ها.
گویی اصلاً قانون حاکم بر سازمان‌ها، قانون پارکینسون است! برای غلبه بر این معضل بزرگ، باید مدیران با این قوانین که در واقع شرح و بَسط قانون اصلی پارکینسون است، آشنا باشند. در ادامه با این قوانین آشنا خواهید شد.
3اصل اساسی قانون پارکینسون در مدیریت
قانون پارکینسون در مدیریت دارای سه اصل اساسیت که در واقع اصول دوم و سوم، نشأت گرفته از همان قانون اصلی پارکینسون، یعنی اصل اول است. این اصول و قوانین که متأسفانه بعضاً در سازمان‌های کشور ما حکمرانی می‌کنند، عبارتند از:
قانون اول: وقت بیشتر، اتلاف وقت بیشتر
این قانون در واقع قانون اصلی پارکینسون میباشد که به تفصیل در این مقاله توضیح داده شد. این قانون در همه امور صدق می‌کند، پس در همه نهادها و سازمان‌ها هم صادق است.
قانون دوم: کارمند بیشتر، بیکاری بیشتر
به این معنی که کار به همان اندازه‌ای که برایش نیروی انسانی باشد، کِش می‌آید! این قانون می‌گوید که اگر برای کاری که از عهده 2 کارمند بر می‌آید، 10 کارمند هم استخدام کنیم، نه کار سریع‌تر انجام می‌شود و نه کیفیت انجام شدنش فرقی می‌کند؛ بلکه آن کار به اندازه 10 نفر از ما نیروی بیهوده می‌گیرد.
طبق قانون دوم پارکینسون، با افزایش تعداد کارمندها، سرعت انجام کار بالاتر نمی‌رود؛ بلکه کارکنان موضوعات ساده و ابتدایی را بیهوده به هم ارجاع می‌دهند و بیشتر از قبل انجام کار را به تعویق می‌اندازند.
قانون سوم: دخل بیشتر، خرج بیشتر
براساس این قانون مهم نیست شما چقدر پول در می‌آورید، زیرا تمام پولی که به دست می‌آورید و حتی کمی بیشتر از آن را خرج می‌کنید. قانون سوم پارکینسون می‌گوید، هزینه‌های مردم درست به میزان درآمدشان بالا می‌رود و هرچه افراد بیشتر پول دربیاورند، هزینه‌های آنها هم بیشتر می‌شود.
از نظر این قانون مهم نیست که چقدر درآمد دارید، بلکه نکته اینجاست که هیچ وقت پول لازم برای زندگی ایدهآلتان را ندارید! در نتیجه با وجود ارتقای شغلی و افزایش درآمد، شما به زحمت می‌توانید تغییر درآمدتان را در تغییر سبک زندگیتان مشاهده کنید.
اگر مدیر هستید و یا صاحب کسب و کارید، این قوانین را به یاد داشته باشید و همواره در جهت مغلوب کردن این اصول، گام بردارید. زیرا از مهمترین آفات هر کسب و کاری، قوانین پارکینسون هستند.
وقت تغییر فرا رسیده است...
من انتظار ندارم که بعد از خواندن این مقاله، شما به یک باره تغییر کنید. اصلاً همچین انتظاری در مورد هر تغییری در زندگی، کاملاً اشتباه است، اما این را هم در نظر داشته باشید که ما متأسفانه عمر نوح و صبر ایوب را نداریم!
پس همین حالا برنامه ریزی کرده و گام به گام به جلو حرکت کنید. به زودی خودتان متوجه تغیرات شگرفی در زندگی و کسب و کارتان خواهید شد.
امیدوارم که این مطلب مورد استفاده شما عزیزان، قرار گرفته باشد. با مراجعه به وبلاگ کارلیب، می‌توانید از دیگر مقالات آموزشی رایگان این مجموعه، بهره‌مند شده تا مهارتهای شغلی و فردی خود را افزایش دهید.
اگر هم هنوز شغل متناسب با توانایی‌هایتان را پیدا نکرده‌اید، کارلیب میانبری است برای دستیابی شما به جایگاه شغلی ایدهآلتان.
مثل همیشه عالی و کاربردی
با اجازتون بازنشر شد
من یکی از کاربران دائمی سایت شما هستم
بی نظیر هستید
میتونیم توی سایت شما مطلب بنویسیم؟
عاااااااااااالی بود
مطلب خوبی بود همکار گرامی
چجوری می تونیم با کارشناسانتون در ارتباط باشیم
حرف نداشت👌🏻
چقد خوبین شما
منابع این مطلب کجاست؟