استخدام و منابع انسانی

کانون ارزیابی چیست؟ چه نقشی در مدیریت منابع انسانی دارد؟

عرضه و تقاضا در بازار کار این روزها چندان تناسبی با هم ندارد و تقاضا به مراتب بیشتر است. کانون ارزیابی از بین متقاضیان کار، تعدادی را که بیشترین تناسب با کار محوله را دارند، برمی‌گزیند. اگر یک آگهی استخدام برای شغلی با مزایا، حقوق و دستمزد خوب در اینترنت یا هر وسیله ارتباطات جمعی منتشر کنید، می‌بینید که به دقیقه نکشیده، متقاضیان زیادی با شما تماس می‌گیرند.

برای پیدا کردن فرد مناسب در بین متقاضیان متعدد، روش‌های زیادی طراحی شده است. کارفرمایان و بخش ارزیابی شغلی، از این روش‌ها بهترین کارمند را که تناسب کافی با کار، از نظر شخصیتی و مهارتی داشته باشند، پیدا می‌کنند.
یکی از بهترین روش‌های استخدامی و انتخاب مدیران و کارمندانی که در مشاغل خاص فعالیت می‌کنند، کانون ارزیابی است، اما باید ببینیم این روش چگونه عمل می‌کند؟ و چه مزایا و معایبی دارد؟

کانون ارزیابی چیست؟

کانون ارزیابی در هزاران سازمان و شرکت در سراسر دنیا مورد استفاده قرار می‌گیرد. این واژه، نامی است که بر رویکرد ارزیابی‌های رسمی در سازمان‌ها گذاشته شده است. اولین بار این روش در ایالات متحده مورد استفاده قرار گرفت.
در این روش ارزیابی، فعالیت فرد متقاضی استخدام در شغلی خاص، توسط گروهی متشکل از چند فرد صاحب نظر در آن حوزه کاری، بررسی می‌شود. این ارزیابی به صورت مستقیم و به منظور بررسی توانایی‌ها، مهارت‌ها، شخصیت و علم فرد انجام می‌گیرد. این کار روش خاص خود را دارد که می‌تواند برای بسیاری از سازمان‌ها مورد استفاده قرار گیرد.

انتخاب مدیر برای شرکت اهمیت ویژه‌ای دارد. در اصل مدیریت تمام اهداف شرکت را برنامه‌ ریزی و رهگیری می‌کند. به همین علت کانون ارزیابی بیشتر برای بررسی و انتخاب یک فرد به عنوان مدیر بخش‌های مختلف شرکت، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

عملکرد کانون ارزیابی 

برای انتخاب کارمند سطح بالا یا ارتقا مدیران و کارکنان بین تعداد زیادی از متقاضیان می‌توان این روش را به کار گرفت. کاربرد کانون ارزیابی بدین صورت است که سه یا تعداد بیشتری ارزیاب، گروه‌های ارزیاب شونده را مورد مشاهده قرار می‌دهند. برای بررسی مهارت‌های فردی و حرفه‌ای، این افراد در سمت مورد نظر خود قرار می‌گیرند و فعالیت‌هایی را که باید در حیطه کاری خود انجام گیرد، بازسازی می‌کنند.

ارزیابان نیز با توجه به عملکرد این گروه، تک تک افراد را ارزیابی کرده و پس از انجام تمرین‌ها، لیست ارزش گذاری را که از قبل تعیین شده است، پر می‌کنند. بدین صورت، می‌توان میزان تناسب کارجو را با شغل مورد نظر پیدا کرد و در انتها، فردی که بالاترین امتیاز را به دست آورده است، در سمت کاری، قرار می‌گیرد.

تکنیک‌های ارزیابی در کانون ارزیابی

این روش ارزیابی، تکنیک‌های متعددی را دربرمی‌گیرد که مهم ترین آن‌ها، شبیه سازی مربوط به شغل مورد نظر است.
همچنین مواردی مانند مصاحبه‌ها و آزمون‌های روانشناسی برای بررسی هر چه بیشتر خصوصیات فردی، اجتماعی و شغلی کارجو به کار گرفته می‌شوند.
تکنیک‌های کانون ارزیابی بیشتر بر پایه شبیه سازی شغلی بنا نهده شده اند. برخی از آن‌ها را در ادامه مورد بررسی قرار می‌دهیم

1. تمرینات کازیه

یکی از شناخته شده ترین تمرین‌های نوشتاری، تمرین کازیه است. در این تمرین از کارجویان می‌خواهند تمام مطالبی را که در شغل مورد نظر ممکن است با آن‌ها مواجه شود، بررسی کند. مواردی مانند نامه نگاری اداری، ارائه گزارش مدیریتی، یادداشت‌های کاری و... است. علاوه بر این، فرد شرکت کننده در مصاحبه، باید اولویت‌بندی این موارد را هم به صورت دقیق مشخص کند.

تمرینات کازیه متعددی ممکن است با توجه به نوع شغل و صلاحدید گروه ارزیابی مشخص شوند که در نهایت میزان آشنایی و تعامل و تناسب فرد را با شغل، مشخص می‌کنند.

2. بحث گروهی

معمولا بحث گروهی بر اساس سوالات مصاحبه مطرح می‌شود. به عنوان مثال یکی از مشکلات احتمالی سازمان مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و به بحث گذاشته می‌شود تا راه حلی برای آن پیدا شود. در این موارد می‌توان مواردی مانند قدرت تصمیم گیری، حل مسئله و... را در فرد ارزیابی شونده، بررسی کرد. همچنین میزان مشارکت در بحث‌های گروهی و تعامل آن‌ها با هم نیز بررسی می‌شود.

3. تمرینات حقیقت‌یاب

با توجه به این که کشف حقیقت در مواردی که نیاز است تا جزئیات یک مشکل بررسی شود اهمیت دارد، این تمرین می‌تواند توانایی فرد را در این زمینه نیز بررسی کند.

4. شبیه سازی مصاحبه با زیردستان یا صحبت با ارباب رجوع

اکثر افرادی که در یک سازمان کار می‌کنند، زیردست یا ارباب رجوع دارند که باید نحو تعامل با آن‌ها نیز بررسی شود. در این روش، یک نفر به عنوان ارباب رجوع یا زیردست ایفای نقش می‌کند و نحوه صحبت فرد با او مورد بررسی قرار می‌گیرد.
مواردی دیگری نیز با توجه به شغل و شرایط آن ممکن است وجود داشته باشد، به عنوان مثال تمرین‌های ارائه شفاهی، تمرین‌های مکاتبات و... از این موارد هستند.

در اصل شبیه سازی برای این که رفتارهای فرد ارزیابی‌شونده به چالش کشیده سود و مهم‌ترین جنبه‌های شغل و نحوه عملکرد وی در آن‌ها بررسی شود، به کار گرفته می‌شود. البته نمی‌توان در چند ساعت این ارزیابی را انجام داد و اکثر اوقات بین 1 تا 3 روز زمان لازم است تا تمامی مراحل یک ارزیابی کامل انجام گیرد.

5. طراحی مدل شایستگی در کانون ارزیابی

این بخش از کار که اهمیت بالایی دارد، در اصل تحلیل شغل با رویکرد رفتار محور است. اگر تحلیل شغل و بررسی معیارهای شایستگی به خوبی انجام نگیرد، یعنی مدیریت منابع انسانی بر اساس شایستگی صورت نگیرد، افراد بر اساس معیارهای نامناسبی قضاوت می‌شوند.

هنگامی که تمرین‌های کانون ارزیابی را طراحی می‌کنند، باید مطمئن باشند که زمینه بروزی رفتارهای عملکردی مناسب را با ایجاد محیط شبیه سازی شده، تحریک می‌کنند و فرد را در موقعیت مناسب قرار می‌دهند.
در این مدل، مواردی که یادگیری آن ساده است نباید به عنوان معیار شایستگی در نظر گرفت. زیرا فراگرفتن آن به راحتی امکان پذیر است و نشان‌دهنده شایستگی فردی نیست. معیارهای شایستگی باید موارد زیر را در خود داشته باشد:

  • به شغل فرد ارتباط داشته باشد؛
  • معیار مربوطه تمایز بین عملکرد موفق و ناموفق را نشان می‌دهد؛
  • معیار مورد نظر را در محیط کانون شبیه‌سازی شود؛
  • معیار از نظر منطقی قابل بررسی و دفاع باشد؛
  • با دیگر معیارهای ارزیابی عملکرد، همپوشانی نداشته باشد؛

با توجه به سمتی که قرار است مدیر یا کارمند برای آن در نظر گرفته شود، معیارهای شایستگی متفاوت است. به عنوان مثال مدیر باید بتواند شایستگی هدایت سایرین، روابط عمومی بالا و ارتباطات سازمانی مناسب، تصمیم‌سازی برای مدیران مرتبط و... را به خوبی از خود نشان دهد.

ویژگی‌های هلدینگ

طراحی تمرینات ارزیابی

تمرین‌هایی که برای سنجش تناسب فرد با شغل مورد نظر، طراحی می‌شود، اهمیت زیادی دارد. برخی از نکات باید در این طراحی مورد توجه قرار گیرد تا بتوان به نتیجه به دست آمده اطمینان داشت.

  • مهارت‌های رهبری افراد باید از طریق بحث گروهی ارزیابی شود؛
  • تمرین کانون ارزیابی باید کاملا عادلانه طراحی شود؛
  • در هر تمرین ارزیابی نباید بیش از 5 معیار، ارزیابی شود، زیرا ممکن است دقت کافی در بررسی آن مد نظر قرار گیرد؛
  • روان شناسان نقش بسیار مهمی در تیم ارزیابی دارند و حتما باید از حضور آن‌ها در این جلسات استفاده کرد؛
  • کاری کنید که ارزیاب‌ها در کانون ارزیابی، پیش داوری نداشته باشند. از این رو مطمئن شوید که ارزیابان، شرکت‌کنندگان را قبل از تمرین نمی‌بینند و با آن‌ها ارتباط ندارند؛
  • در زمینه این که ترتیب تمرین‌ها در روز انجام کانون ارزیابی، چگونه باشد، باید از قبل تصمیم گیری شود؛
  • نباید قبل از انجام تمارین، ارزیابی‌شوندگان در جریان آن باشند؛

البته با توجه به شغل و تمرین‌هایی که طراحی می‌شود، این نکات نیز ممکن است کم یا زیاد شوند. از این رو شرایط را باید قبل از هر چیز کاملا مورد بررسی قرار داد و بهترین تصمیمات را برای طراحی تمرین و کانون ارزیابی به کار گرفت.

نمونه سوالات کانون ارزیابی

بخشی از کانون ارزیابی با پرسیدن سوالاتی به صورت کتبی یا شفاهی از افراد متقاضی مدیریت است که باید سوالات در بخش‌های مختلف و کاملا استاندارد در نظر گرفته شود.

1. سوالات ارزیابی مهارت‌های حل اختلاف

هر کسی در سمت کاری و مدیریتی که قرار می‌گیرد، ممکن است دچار اختلاف نظرهایی با دیگران شود. روش حل اختلاف اهمیت بالایی دارد. با سوالاتی که از فرد پرسیده می‌شود، می‌توان این مهم را بررسی کرد.
سوالاتی که می‌توان در این زمینه پرسید، موارد زیر را شامل می‌شود:

  • به عنوان یک مدیر موفق، زمانی که کارمند گزارشی برای چگونگی برخورد با یک وضعیت، در جهت مخالف نظر شما ارائه می‌دهد، چگونه این اختلاف نظر را مدیریت می‌کنید؟
  • به عنوان یک مدیر ممکن است کارمندانتان با هم بر سر مساله‌ای در شرکت اختلاف نظر داشته باشند. رویکرد مطلوب شما در این زمان برای حل مناقشه و کمک به کارمندان چیست؟

2. سوالات ارزیابی مهارت‌های تصمیم گیری

مهارت تصمیم گیری بسیار مهم است و یک مدیر یا کارمند خاص باید بتواند مهارت تصمیم گیری مناسبی داشته باشد. سوالاتی که در این زمینه می‌توان پرسید یا در بررسی فعالیت ارزیابی شونده به آن پاسخ داد، موارد زیر را شامل می‌شود:

  • زمانی که گزینه یا مسیرهای مختلفی برای یک پروژه یا حل یک مشکل دارید، چگونه تصمیم می‌گیرد و چه مسیری را طی می‌کنید تا در نهایت بهترین تصمیم را بگیرید؟
  • معمولا برای تصمیم گیری، چه برنامه عملی یا فرآیندی را دنبال می‌کنید؟
  • زمانی که چندین گزینه برای انتخاب داشتید که همه به یک اندازه مناسب بودند، چگونه تصمیم گرفتید که کدام یک را انتخاب کنید؟
  • هنگامی که یک یا چند نفر کاندید واجد شرایط برای ارتقا در یک شغل وجود داشته‌اند، به عنوان رهبر پروژه، نحوه انتخاب شما چگونه بوده است؟
  • چگونه تصمیم می‌گیرید که یک پیشنهاد شغلی را قبول کنید یا نه؟ از کجا می‌توانید تشخیص دهید که چه مهارتی برای شغل مورد نظر، مناسب است؟

3. سوالات ارزیابی مهارت‌های برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی برای اهداف آینده یا فعالیت‌های جاری، باید توسط مدیر انجام گیرد و امری بسیار ضروری و حساس است. سوالاتی که نشان دهد فرد تا چه اندازه این مهارت را در خود پرورش داده است می‌تواند به ارزیابی آن کمک کند. سوالاتی از قبیل موارد زیر:

  • برای رهبری یک پروژه جدید، چه برنامه‌هایی را در نظر می‌گیرید؟
  • محیط کار با فضای پر از خلاقیت یا شادی را شرح دهید؛
  • چه اهداف شغلی را برای خود تعیین کرده‌اید و برنامه رسیدن به آن را چگونه ریخته اید؛
  • چه طرحی برای توسعه کسب و کار و موفقیت خود دارید؟ در پایان زندگی کاری خود می‌خواهید چه احساسی داشته باشید و چگونه باشید که خود را فردی موفق بدانید؟
  • اگر بخواهید برنامه‌ای استراتژیک برای یک بخش و سازمان کلی طراحی کنید، چه فرآیندی را در نظر می‌گیرید.

مواردی مانند قدرت تصمیم گیری، برنامه‌ریزی و مهارت حل اختلاف برای مدیران یک شرکت اهمیت زیادی دارد. به همین علت این سه بخش در پرسش‌های مصاحبه‌ای اهمیت ویژه‌ای دارند و در اکثر کسب و کارها مورد استفاده قرار می‌گیرند. در مشاغل مختلف با توجه به نوع کار و نیاز شرکت، موارد دیگری نیز ممکن است به عنوان نمونه سوالات کانون ارزیابی مدیران طراحی شده و در ارزیابی مورد استفاده قرار گیرد.

کانون ارزیابی یا مصاحبه شغلی؟!

مساله‌ای که ممکن است به ذهن مخاطب برسد، این است که چرا از همان روش ساده مصاحبه شغلی برای استخدام استفاده نکنیم؟
همانطور که گفته شد، مدیریت، بخش مهم در هر شرکت است و انتخاب یک مدیر لایق نیازمند دقت و تجربه زیادی است. به همین علت بهتر است روشی جامع و دقیق در نظر گرفته شود.

در مصاحبه یا تست‌های شخصیت، ممکن است فرد به غلط خوداظهاری کند و به تنهایی نمی‌تواند روشی مناسب برای شناخت افراد باشد؛ اما در روش کانون ارزیابی، افراد در موقعیت شغلی به صورت عمل امتحان می‌شوند و واکنش آن‌ها در زمینه‌های مختلف کار، به خوبی دیده می‌شود. به همین علت کانون ارزیابی به عنوان یک روش مناسب تر و دقیق در نظر گرفته می‌شود.

سخن آخر...

امروزه اکثر افرادی که برای مدیریت و سمت‌های حساس شغلی انتخاب می‌شوند، از روش کانون ارزیابی، بررسی می‌شوند. این روش علاوه بر پرسش‌های شفاهی یا کتبی، فرد را در شغل شبیه سازی شده خود قرار می‌دهد تا بتوان انتخابی بر مبنای شایسته سالاری و عادلانه داشت. این روش ابتدا در آمریکا مورد استفاده قرار گرفت و در حال حاضر بسیاری از شرکت‌های بزرگ جهان برای انتخاب مدیران خود از آن بهره می‌برند.

بجز روش کانون ارزیابی که به صورت مستقیم انجام می‌گیرد، می‌توان روش‌های دیگری را هم به کار گرفت. بدین صورت که یک ارزیابی اولیه از کارجویان و افراد متقاضی شغل به عمل آورد.
در کارلیب، دسته بندی لازم برای مشاغل وجود دارد تا هم کارجویان و هم کارفرمایان بتوانند به اهداف خود برسند. همچنین آزمون‌های استخدامی برای یافتن مناسب‌ترین فرد برای یک شغل نیز وجود دارد. از این رو کارفرمایان می‌توانند با مراجعه به سایت کارلیب، با توجه به امتیاز کارجویان، فرد مورد نظر را انتخاب کنند.

معصومه حسنی
بدون دیدگاه
بحث درباره این مقاله را شما آغاز کنید!