نحوه نگارش و ارائه گزارش مدیریتی

همانطور که شما بدون سرعت ‌سنج اتومبیل نباید رانندگی کنید، برای اداره‌ مشاغل خود نیز نباید از گزارش‌های مدیریتی غافل شوید. پس اگر شما کسی هستید که بدون سرعت سنج رانندگی می‌کند، احتمالاً پست مدیریتی مناسب شما نباشد! حال این سوال پیش می‌آید که چرا گزارش مدیریتی تا این اندازه اهمیت دارد؟! اصلاً چگونه باید یک گزارش مدیریتی بنویسیم؟

در این مقاله ما درباره گزارش‌ مدیریتی، اهداف و انواع آن، پیش زمینه‌ای را ارائه خواهیم داد و چند روش اساسی را که می‌توانید برای اطمینان از کارایی گزارش‌های مدیریتی خود استفاده کنید، بیان می‌کنیم.
در پایان این مقاله از تیم کارلیب، شما قادر به تهیه‌ گزارش‌های مدیریتی مناسب در زمینه حرفه‌ای خود خواهید بود. اما قبل از ورود به مسائل اصلی و پایه‌ای، با یک تعریف اولیه از گزارش مدیریتی شروع می‌کنیم.

گزارش مدیریتی چیست؟

گزارش مدیریتی منبعی از هوش مالی است که به رهبران مشاغل در تصمیم‌گیری دقیق‌تر، مبتنی بر داده کمک می‌کند. گزارش‌های مدیریتی با هدف آگاهی دادن به مدیران از جنبه های مختلف کسب‌وکار، به منظور کمک به آن‌ها در تصمیم‌گیری بهتر و آگاهانه تهیه می‌شوند. آن‌ها داده ها را از بخش‌های مختلف ردیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) در شرکت، جمع‌آوری می‌کنند و آن‌ها را به روشی قابل درک ارائه می‌دهند.

گزارش‌های مدیریتی اساساً با افشای اطلاعات مالی و برنامه‌ عملیاتی، ارزش شغلی شما را در یک بازه زمانی مشخص نشان می‌دهند. این گزارشات، دیدگاه‌هایی در مورد نحوه کارکرد شرکت فراهم می‌کنند و تصمیم‌گیرندگان را قادر می‌سازند تا مسیر صحیحی را برای افزایش بهره‌وری عملیاتی و تصمیم‌گیری‌های مناسب برای ادامه رقابت پیدا کنند. این نوع گزارش‌ها برای استراتژی سازمانی از اهمیت کامل برخوردار هستند و هر رهبر خوبی این را می‌داند. گزارش مدیریتی به برخی از سوالات مدیر عامل پاسخ می‌دهد که در زیر به آن‌ها می‌پردازیم:

• آیا من قیمت‌گذاری درستی دارم؟
• پرسودترین مشتری‌های من چه کسانی هستند؟
• آیا من به اندازه کافی سرمایه دارم که بتوانم حقوق و دستمزد کارکنانم بدهم؟
• آیا باید کارمندان بیشتری استخدام کنم؟ اگر چنین است، چقدر باید به آن‌ها پرداخت کنم؟
• برای بازاریابی مناسب، کجا و چگونه سرمایه‌گذاری کنم؟

برای پاسخ به این سوالات، شما نیاز به یک گزارش مدیریت درست دارید که متمرکز بر الزامات قانونی نیست، بلکه در سطح کسب‌وکار و تصمیمات مدیریتی است. حال این سوال ایجاد می‌شود که چرا نوشتن گزارش مدیریتی اهمیت دارد؟!

اهمیت نوشتن گزارش مدیریتی

به طور کلی، گزارش‌ها به دلایل مختلف برای مدیریت مهم هستند؛ آن‌ها معیارهای استراتژیک را برای ارزیابی و نظارت بر عملکرد اندازه‌گیری می‌کنند، معیارهایی را در مورد عملکرد تعیین شده مشخص می‌کنند، تجارت را قادر می سازند از سابقه فعالیت خود یاد بگیرد و در نهایت ارتباطات را افزایش می‌دهند.
در اینجا یک لیست کوتاه از اهداف گزارش مدیریتی وجود دارد:

اهداف گزارش مدیریتی

1. اندازه‌گیری معیارهای استراتژیک 

تاکنون ما دریافته‌ایم که اگر مشاغل می‌خواهند رشد کنند، باید راهی برای ارزیابی عملکرد خود در برابر رقبای خود و هم‌چنین در برابر عملکرد گذشته خود پیدا کنند. بنابراین اندازه‌گیری معیارهای استراتژیک برای ارزیابی و نظارت بر عملکرد، یکی از اهداف گزارش‌های مدیریتی است.

2. کمک به درک موقعیت فعلی 

یک گزارش مدیریتی، معیارهای صحیحی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا تصویری واضح از سلامت و توسعه کسب و کار خود کسب کنید. برای تمرکز یا تنظیم مجدد استراتژی خود می‌توانید آن را با رقبای خود مقایسه کنید.

3. تنظیم معیارهای عملکرد میان‌بر

به لطف پیگیری و ارزیابی عملکرد کارکنان شرکت به طور مکرر توسط گزارش مدیریتی، شما یک معیار منظم و مشخص در مورد عملکردتان از نظر عملیاتی و مالی دارید.

4. تقویت ارتباطات

گزارش‌های مدیریتی ارتباط بین شرکا، سرمایه‌گذاران، مشتریان و همکاران را افزایش می‌دهند. این گزارشات، فعالیت‌های مختلف در بین بخش‌ها و به طور کلی ارتباطات را در کل شرکت بهبود می بخشد.

5. بهبود همکاری

به عنوان یک نتیجه مستقیم از بهبود ارتباطات داخلی، گزارش‌های مدیریتی در سطوح بالاتر، همکاری میان بخشی را افزایش می‌دهند.
با همکاری افرادی که به طور منسجم برای دستیابی به اهداف مشترک، کار می‌کنند، بخش‌ها می‌توانند با استفاده از یافته‌های گزارش مدیریتی، در پروژه‌ها یا ابتکارات خاص همکاری کنند و موفقیت را در تعدادی از زمینه‌های اصلی افزایش دهند.

6. تقویت مشارکت و انگیزه

یک گزارش مدیریتی خوش ساخت، داده‌های مهم شرکت را برای همه قابل دسترسی می‌کند و این باعث بهبود عملکرد و توسعه فردی می‌شود. وقتی افراد در سطح بهینه‌ای عمل می‌كنند و با كارشان شناخته می‌شوند، از اشتیاق، الهام و انگیزه بیشتری برخوردار خواهند شد. این به نوبه خود باعث افزایش بهره‌وری در سازمان می‌شود.

7. تقویت رشد مستمر کسب‌وکار

گزارش‌های مدیریتی جامع، در واقع بهره‌وری در سازمان و تصمیم‌گیری را بهبود می‌بخشند، که باعث رشد مستمر و هم‌چنین ایجاد ثبات در تجارت می‌شود. اگر در طول زمان به طور مداوم در حال رشد باشید، موفقیت دراز مدت را تضمین می‌کنید. این قدرتمندترین مزیت در گزارش مدیریتی است.

اکنون که با مفهوم گزارش مدیریتی و اهداف کلیدی یک گزارش مدیریتی موثر آشنا شدید، ممکن است از خود این سوال را بپرسید که نحوه نگارش گزارش مدیریتی به چه شکل است و اصلاً چه چیز‌هایی باید در یک گزارش مدیریتی گنجانده شود؟ در ادامه قصد داریم به بررسی 9 روش برتر برای نوشتن گزارش مدیریتی بپردازیم.

9 تکنیک نگارش گزارشات مدیریتی موثر

1. اهداف استراتژیک را تعیین کنید؛

برای نگارش یک گزارش مدیریتی باید پاسخ سوالات زیر را بدانید: در وهله اول چرا به این گزارش نیاز دارید؟ آیا عوامل اصلی تجارت خود را می‌شناسید؟ چگونه می‌توانید تشخیص دهید که قیمت‌گذاری شما درست است؟ تعریف شما از موفقیت چیست؟ در واقع از خود چند سوال مهم تجزیه و تحلیل داده بپرسید که به شما کمک می‌کند تا نیازهای گزارش را برطرف کنید.
وقتی بدانید که در مورد چه چیزی و چرا گزارش تهیه می‌کنید، تنظیم شاخص‌های عملکردی که هر یک از جنبه‎های خاص عملکرد را بررسی می‌کنند، بسیار آسان خواهد بود. تا زمانی که حداقل دو یا سه هدف تعیین نکردید، روند تهیه گزارش را ادامه ندهید.

2. شاخص‌های عملکرد کلیدی مخاطبان خود را مشخص کنید؛

KPI هایی که باید در گزارشات خود بگنجانید به مخاطبان شما بستگی دارد. به سوالات داده محور فکر کنید که خوانندگان گزارش می‌خواهند پاسخ داده شوند.

3. نظرات مشتری را در گزارشات خود در نظر بگیرید؛

بهترین روش در تهیه گزارش مدیریتی، تجزیه و تحلیل کسب و کار بازخورد آنلاین مشتری است. از آن جا که تامین نیاز مشتری از اهداف اساسی سازمان است، بازخورد آنلاین مشتری نقش مهمی را در عملکرد کلی یک سازمان بازی می‌کند. بازخورد مشتری به تیم‌ها کمک می‌کند تا دریابند در کانال‌های دیجیتال خود، چه کارهایی را درست و چه کارهایی را اشتباه انجام داده‌اند.

4. با داده‌های خود داستان تعریف کنید.!

در این روش نگارش گزارش مدیریتی، شما باید بیشتر بر سبک و چگونگی ارائه محتوای خام خود تمرکز کنید. ارائه محتوای خام به عنوان یک داستان در گزارش شما یکی از بهترین روش‌ها و تئوری‌های مدیریت است.
این مورد به افراد کمک می‌کند تا داده‌ها و ارقام سخت را از طریق بافت، محتوا و معنی به راحتی درک کنند. این شکل از داستان گویی چالش برانگیز است. در اینجا چند نکته در اختیار شما قرار می‌گیرد:

• از دوره‌های زمانی و داده‌های تاریخی استفاده کنید. همانطور که داستان‌ها از یک الگوی آغازین، میانه‌ای و پایانی پیروی می‌کنند، می‌توان با نشان دادن روند تغییرات داده در طول زمان، به الگوی مشابه‌ای دست پیدا کرد. به عنوان مثال، شما می‌توانید درآمد امثال را با درآمد پارسال مقایسه کنید.
• تضاد KPIها (شاخص‌های عملکرد کلیدی) و معیارهای مختلف در برابر یکدیگر. به عنوان مثال، نشان دادن یک عدد به عنوان درآمد هدف در مقابل رقم واقعی در این سه ماه.

5. گزارش خود را از نظر بصری زیبا و دلپذیر کنید؛

ذهن انسان نمی‌تواند داده‌های زیادی را در یک زمان پردازش کند؛ چون در این صورت تحت فشار قرار می‌گیرد. بیش از حد خسته شدن و تحت فشار بودن، شرایط فکر کردن استراتژیک را برای تیم مدیریت سخت‌تر می‌کند. به همین دلیل، در این سطح از گزارش، کمتر نوشتن نتیجه و بازدهی بهتری دارد.
به عنوان یک قانون کلی نوشتن 3 تا 6 شاخص عملکرد کلیدی (KPI) در گزارش، ایده خوبی است. این بدان معنا نیست که شما نمی‌توانید داده‌های دیگری ارائه دهید، اما باید از نظر بصری، سلسله مراتب واضحی داشته باشد و معیارهای اساسی و اصلی را نشان دهد. سایر معیارها باید موقعیت های ثانویه را اشغال کنند.

6. گزارش خود را کاملاً واضح بنویسید؛

در نوشتن گزارش مدیریتی، وضوح و شفافیت اطلاعات، هدف اصلی است. به نکات زیر برای طراحی گزارش خود دقت کنید:

• فضای سفید زیادی را در نظر بگیرید، مطمئن شوید رنگ‌ها از یکدیگر جدا و متضاد هستند و رنگ‌ها را با دقت انتخاب کنید.
• در کنار داده‌ها محدوده تاریخ آن‌ها نمایش داده شود و مطمئن شوید شاخص عملکردی (KPI) مورد نظر، خوب، بد یا خنثی است. یک روش خوب برای انجام این کار مقایسه مقادیر مورد انتظار با مقادیر واقعی است، مانند درآمد مورد انتظار برای یک چهارم سال با درآمد واقعی این سه ماهه.
• از معیارهای متداول استفاده کنید، بطوریکه هرکسی که گزارش را بخواند ‌بتواند آن را درک کند و تجربه استفاده از آن را داشته باشد.

7. گزارش‌های خود را بصورت دیجیتالی تهیه کنید؛

مهمترین روش برای جمع‌آوری گزارش مدیریتی، این است که گزارش‌های نوشته شده بر روی کاغذ را دیجیتالی کنید. نرم‌افزار گزارش آنلاین KPI، یک سرمایه بزرگ برای تجارت شما محسوب می‌شود؛ زیرا این نرم افزارها قابلیت به روز رسانی در زمان واقعی را ارائه می‌دهند، باعث صرفه جویی در هزینه و کاهش اتلاف زمان می‌شوند. این گزارش‌های دیجیتالی می‌توانند تعاملی باشند، به علاوه، شما می‌توانید هر طور که مایلید ویژگی‌های آن را تنظیم کنید.
آن‌ها ابزارهای مشترکی هستند که به تیم شما این امکان را می دهند تا به طور مشترک روی همان گزارش کار کنند. این بهترین نوع گزارشی است که تیم مدیریت برای تصمیم گیری عملی، مبتنی بر داده به آن نیاز دارد. در حقیقت، یک نمای کلی از سطح عملکرد بازاریابی ارائه می‌شود. یعنی، درآمد کل تولید شده در کنار کل هزینه، سود حاصل از آن، بازده سرمایه‌گذاری و...

8. داده‌های واقعی و مرتبط با اهداف را ارائه دهید؛

ما به اهمیت داستان‌گویی با داده‌ها و انتخاب ترکیبی متعادل از شاخص‌های عملکردی کلیدی (KPI) پرداخته‌ایم؛ اما آنچه در بررسی و ارزیابی هر نمونه گزارش مدیریتی مهم است، این است که اطمینان حاصل کنید بینش واقعی و فعلی شما کاملاً با اهداف شما هم‌سو است. هنگام ایجاد گزارش مدیریتی، باید اطمینان حاصل کنید که آیا داده‌های واقعی شما با اهداف اصلی سازمان شما هم‌سو هستند یا نه. بدین منظور باید به موارد زیر توجه کنید:

• اهداف اصلی و گزینه‌های خود را دوباره مرور کنید و آن‌ها را با جزئیات بیشتر مطالعه کنید تا ببینید آیا معیارهای واقعی شما "داستانی را تعریف می‌کنند" یا "تصویری را ترسیم می‌کنند" که مخاطبان بتوانند از آن بهره‌مند شوند.
• گزارش خود را به مدت یک هفته اجرا کنید. شخصاً آن را آزمایش کنید تا بررسی کنید که بینش واقعی شما، به شما کمک می کند تا به اهداف خود برسید و سریع و آگاهانه تصمیم بگیرید؟!
• از سایر ذی‌نفعان اصلی سازمان بخواهید گزارش شما را مطالعه و نظرات خود را ارائه دهند. متناسب با کشفیات آن‌ها (و خودتان)، تغییرات لازم را در گزارش انجام دهید.

9. گزارشات خود را به طور مشترک توسعه دهید؛

سیستم‌های گزارش مدیریتی برای ارائه دیدگاه، وضوح و جهت‌دهی طراحی شده‌اند. با افزودن به نکته قبلی، برای اضافه کردن ارزش به گزارشات مدیریتی خود، باید متعهد شوید که گزارشات خود را با توجه به فضای اطراف خود توسعه دهید و بهترین راه برای انجام این کار، همکاری و کار تیمی است.
با اتخاذ یک رویکرد مشترک در تهیه گزارش مدیریتی شرکت، شانس خود را برای ایجاد تغییراتی افزایش می‌دهید که منجر به موفقیت‌های بزرگ می‌شود و سود واقعی برای تجارت شما به ارمغان می‌آورد.

انواع گزارش‌های مدیریتی

حالا که با نحوه نگارش گزارش‌های مدیریتی آشنا شدید، باید با انواع این گزارش‌ها نیز آشنا شوید. گزارش‌های مدیریتی شامل انواع زیر می‌شود:

1. گزارش‌های برنامه‌ریزی شده

این‌ها گزارش‌هایی هستند که با توجه به زمان مرتباً تولید می‌شوند. ماهیت آن‌ها گزارش روزانه، گزارش هفتگی یا گزارش ماهانه است. آن‌ها حاوی اطلاعاتی هستند که اخیرا ایجاد شده‌اند و به مدیر کمک می‌کنند تا اطلاعات مربوط به روز‌های اخیر را درک و تحلیل کند.
این گزارش‌ها اولین گزارشی هستند که می توان به طور معمول مشکلات یا فرصت ها را از  از طریق داده‌های قابل درک فهمید. به کمک این نوع گزارش، عملکرد کارکنان برای ایجاد فرصت‌های بیشتر و حل مشکلات، مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.

2. گزارش‌های درخواستی

این نوع گزارش‌ها ماهیتی بدون برنامه‌ریزی از پیش تعیین شده دارند و براساس نیاز مدیران به چنین گزارش‌هایی، ایجاد می‌شوند. آن‌ها در تجزیه و تحلیل یک مسئله خاص در درجه بالاتری نسبت به گزارش‌های برنامه‌ریزی شده قرار دارند و بیشتر کارآمد هستند. این گزارش‌ها به طور کلی نتیجه واکنش به هر رویدادی است.

3. گزارش‌های استثنا

گزارش‌های استثنا، گزارش‌های ویژه ای هستند که به مدیر نشان می‌دهند برای کنترل یک مسئله باید تمهیدات لازم در نظر گرفته شود. به عنوان مثال، اگر در یک شرکت، متوسط ​​غیبت دو درصد باشد و در هفته گذشته، غیبت به طور متوسط ​​بیست درصد باشد، بنابراین یک گزارش استثنا تهیه می‌شود تا مدیر مربوطه آگاه شود که چه چیزی اشتباه است و دلیل غیبت کارمندان چه بوده ‌است.

4. گزارش‌های پیش‌بینی

این‌ها گزارش‌های ویژه‌ای است که به مدیر سناریوی آینده را ارائه می دهند و در برنامه‌ریزی برای آینده بسیار مفید هستند. به کمک چنین گزارش‌هایی، کارمندان نیز تصویری روشن از آینده شرکت به دست می‌آورند و در این راستا برای رسیدن به اهداف سازمان تلاش می‌کنند.

5. گزارش‌های خلاصه

این گزارشات، گزارش‌های کلی است که داده‌ها را جمع‌آوری می‌کنند و اطلاعات خلاصه‌ای را به مدیر ارائه می‌دهند تا وی بتواند از یک مسئله، نگاه کلان داشته باشد.

6. گزارش‌های نظارتی و قانونی

این‌ها گزارشاتی است که تحت تعهدات برای پیروی از قوانین ایجاد شده است. آن‌ها در درجه اول برای مصرف خارجی، برای نیازهای اطلاعاتی نهادهای نظارتی منظور شده‌اند. بنابراین، می‌بینیم که این گزارش‌ها مسئله اصلی پشت یک مشکل را به مدیر می‌گویند و تمام اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری را به او می‌دهند. با این حال ، اطلاعات برای یک مدیر از درجات ارزشی مختلفی برخوردار هستند.
مجموعه ای از اطلاعات، که وی از قبل می‌داند برای او کم ارزش است و اطلاعات نادرست دارای ارزش منفی است. درنتیجه، باید معنای اطلاعات ارزشمند را درک  کنیم. گزارشات ماهانه سازمان یافته و منظم مدیریتی، اجرای استراتژی سازمان شما را در مسیر درست تضمین می‌کنند. در اینجا مواردی است که باید گزارش مدیریتی ماهانه شما شامل آن‌ها شود را ذکر می‌کنیم.

ویژگی‌های گزارش مدیریتی کامل

1. جلد گزارش با برند و لوگوی سازمان

برای اینکه گزارش شما حرفه‌ای‌تر به نظر برسد، حتما آرم یا مهر سازمان خود را وارد کنید.

2. بر اساس بیانیه مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌ها

گزارشات مدیریتی بر اساس بیانیه ماموریت و چشم انداز سازمانی، اظهارات استراتژی شرکت شما را خلاصه می‌کند و هویت آن را تقویت می‌کند.

3. ایجاد فهرست مطالب

در ابتدای کار آن را بگنجانید تا هر کس بتواند آنچه را که می‌خواهد پیدا کند.

4. درج نماهای امتیازات سازمان

شامل یک نمای کلی از امتیازات بخش یا سازمان شما می‌باشد که به ترتیب خواندن آن سازماندهی می‌شود.

5. تفکیک صفحات تفصیلی و جزئیات

گزارش مدیریتی ماهانه شما باید حداقل یک صفحه جزئیات متمرکز بر هر یک از اهداف یا اهداف استراتژیک شما داشته باشد.

6. استفاده از نمودارها

از آن‌ها برای ارائه اطلاعات در مورد KPI و بحث درباره اقدامات خود استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که خواندن آن‌ها آسان است، اهداف مشخصی دارند و در کل گزارش سازگار و ثابت هستند.

7. بررسی اجمالی پروژه

گزارش ماهانه شما باید به جای همه پروژه‌ها، فقط پروژه‌هایی را که استراتژی شما را هدایت می‌کنند مرور کند.

8. تهیه نسخه آنلاین گزارش

برای گزارشات مدیریتی ماهانه خود از یک راه حل نرم افزاری مبتنی بر cloud استفاده کنید.

9. درج برخی اطلاعات در پاورقی 

مواردی که می‌توانید در پاورقی اضافه کنید شامل نام گزارش‌، اظهارات، راز داری و اطلاعات مربوط به حق چاپ است.

10. درج صفحات مشخص برای تصمیمات و موارد اقدام

اینجا جایی است که تصمیمات اصلی جلسات را می‌گیرید.

سلامت تجارت؛ با گزارشات مدیریتی مستمر.

در این مقاله ما به این سوال پاسخ دادیم که "گزارش مدیریتی چیست؟"، انواع و اهداف آن را توضیح دادیم و چند نمونه از بهترین روش‌های نگارش یک گزارش مدیریتی را به شما ارائه دادیم. همانطور که قبلاً هم اشاره کردیم، به کمک گزارش‌های مدیریتی شما دیگر نگران جایگاه فعلی، ارزش و سلامت تجارت مالی خود نیستید. این نوع گزارش‌ به شما کمک می‌کند تا مشاغل خود را کنترل و جهت‌دهی کنید و تصمیمات آگاهانه و مبتنی بر داده بگیرید. در نتیجه تهیه گزارش‌های مدیریتی در هر کسب و کاری، می‌تواند به طور چشمگیری در موفقیت و رشد آن کسب و کار مثمرثمر باشد.

امیدواریم این مقاله وبلاگ کارلیب برای شما مفید واقع شده باشد. حالا شما به ما بگویید:
آیا تا به حال اقدام به تهیه و تنظیم گزارش‌های مدیریتی کرده‌اید؟ چه روش‌هایی را برای نوشتن آن‌ها به کار برده‌اید؟
تجارب خود را در انتهای همین مقاله با ما به اشتراک بگذارید.