آشنایی با فرآیند جذب و استخدام منابع انسانی در سازمان‌ها

یکی از مهم‌ترین چالش‌هایی که مدیران مراکز مختلف با آن مواجه هستند استخدام منابع انسانی است. در واقع می‌توان گفت، استخدام اولین و حساس‌ترین مرحله در مدیریت منابع انسانی به‌شمار می‌رود.
سازمان‌ها نمی‌توانند به اهداف سازمانی خود برسند، مگر اینکه شانس استخدام افرادی را داشته باشند که توانایی درک استراتژی‌های آن‌ها را داشته و درعین حال از توان اجرایی بالایی نیز برخوردار باشند.

سازمان‌ها به دنبال افرادی هستند که بتوانند به خوبی در راستای اهداف شرکت فعالیت کرده و زمینه را برای کسب موفقیت‌های بیشتر فراهم کنند.
شایستگی، تناسب، مهارت، دانش، خلاقیت و تعهد از جمله فاکتورهایی هستند که در استخدام منابع انسانی مورد توجه قرار خواهند گرفت. افرادی که در یک سازمان استخدام می‌شوند باید با ارزش‎ و فرهنگ آن سازگار بوده و تلاش‌های خود را برای تحکیم و تقویت آن اهداف، همسو سازند.

هدف از استخدام منابع انسانی چیست؟

در هنگام استخدام منابع انسانی به این مورد مهم توجه داشته باشید که، استخدام یک فرآیند کوتاه مدت نبوده و تاثیرات مثبت و منفی خود را در بلند مدت نشان خواهد داد. به طور کلی سازمان‌ها برای رسیدن به اهداف عمده زیر اقدام به گزینش نیرو خواهند کرد:

• کاهش نیروهای مازاد سازمان (نیروهایی که در زمینه مورد نظر سازمان، مهارت و دانش خاصی نداشته باشند) و به کارگیری نیروی متخصص و متناسب
• بسط و گسترش اهداف سازمان و شرکت

همانقدر که از داشتن نیروی انسانی شایسته به عنوان کلیدی‌ترین فاکتور برای پیروز شدن در عرصه‌های رقابتی یاد می‌شود، پرسنل غیرمتخصص و مازاد نیز زمینه را برای شکست مهیا خواهند کرد. بر همین اساس گفته می‌شود که بررسی وضعیت پرسنل ناکارآمد نخستین گامی است که باید در این زمینه انجام شود.

پرسنل ناکارآمد تنها معطوف به نیروهایی نمی‎شود که در زمینه مورد نظر مهارت و دانش خاصی نداشته باشند، بلکه انتقال و جابه‌جایی، بازنشستگی، از کار افتادگی، استعفا، اخراج، بروز حوادثی که امکان فعالیت نیرو را با اختلال همراه می‌کند مانند تصادف و یا سوانحی که منجر به قطع عضو می‌شود، نیز در حوزه پرسنل ناکارآمد نیز مطرح می‌شوند.

برای اینکه سازمان، از کیفیت نیروی انسانی خود آگاه باشد لازم است هر ساله برنامه دقیقی برای ارزیابی عملکرد نیروها داشته باشد. به این ترتیب به راحتی خواهید فهمید که در چه قسمت‌هایی به تشویق نیاز دارید و در چه قسمت‌هایی باید نیروی انسانی را تعدیل نمایید و یا از آموزش بیشتری استفاده نمایید.

مراحل استخدام منابع انسانی

مراحل استخدام منابع انسانی را می‌توان در فاکتورهای زیر خلاصه کرد:

• شایستگی
• ابزارها و آزمون‌ها
• ارزیابی
• گزینش
• شرح وظایف

1. اولویت بندی استخدام

وقتی صحبت از شایستگی می‌شود، یعنی به عنوان مدیریت منابع انسانی، کمبودهایی را در سازمان یافته‌اید که بی‌توجهی به آن‌ها باعث ضرر و زیان می‌شود.
به همین دلیل در مرحله اول از استخدام منابع انسانی، باید بررسی کنید که در کدام قسمت به پرسنل تازه نفس نیاز دارید. برای این منظور حتما باید به جاهای خالی و پرسنل مازاد و ناکارآمد توجه داشته باشید. در طی آن باید اولویت‌بندی استخدام را رعایت کنید.

خالی بودن برخی از پست‌ها، حتی برای مدت زمانی کوتاه، می‌تواند زمینه را برای زیان‌دهی شرکت فراهم نماید. البته این امر به آن معنی نیست که در گزینش عجله داشته باشید. چنانچه در طی بررسی‌های سالیانه شناخت خوبی از پرسنل خود داشته باشید، این فرصت را خواهید داشت تا از توانمندی‌های آن‌ها تا زمان استخدام نیروی تازه، استفاده نمایید.

گاهی اوقات پست‌های خالی به‎گون‌‎ایی است که می‌توان آن‌ها را به خارج از سازمان واگذار کرد. از سویی دیگر، بخشی از آن‌ها را با اضافه کاری نیز می‌توان جبران نمود. این امر به مدیریت منابع انسانی بستگی خواهد داشت تا با بررسی شرایط اقدام به تصیم‌گیری نماید.

2. ابزارها و آزمون استخدامی

در مرحله بعد باید اقداماتی برای جستجوی نیروی انسانی صورت پذیرد. در واقع در این مرحله از ابزار و آزمون‌های که وجود دارد، اقدام به یافتن نیرو خواهید کرد. رایج‌ترین شیوه درج آگهی در رسانه و شبکه‌های مجازی مختلف و یا وبسایت‌های کاریابی آنلاین مانند کارلیب است.

باید توجه کنید با چنین حرکتی، قرار نیست با نیروهایی مواجه شوید که همگی دارای توانمندی و مهارت هستند. شما باید بتوانید از میان آن‌ها، بهترین و متناسب‌ترین را انتخاب نمایید. در این زمینه شاید با اصطلاحی به نام هد‌هانتر مواجه شوید. آن‌ها افرادی هستند که توانایی شناسایی و شکار نیروی انسانی هدف را دارند.

3. ارزیابی و جذب نیروی انسانی

پس از شناسایی، مرحله جذب نیروی مورد نظر است. تا اینجا نیروی انسانی را یافته‌اید و به عنوان کارفرما قصد بکارگیری آن‌ها را دارید. بنابراین باید طوری برنامه‌ریزی کنید تا فرد نیز چنین احساسی داشته باشد. یعنی طور رفتار کنید، که تمایل همکاری کردن در او نیز شکل گیرد.

هر چقدر میزان علاقه او را افزایش دهید، به همان میزان از همکاری با او به موفقیت خواهید رسید. پس از این مرحله، استخدام وارد مرحله مصاحبه تلفنی خواهد شد. در واقع در این مراحل، در حال ارزیابی نیروی انتخابی خود هستید. شما در پی آن هستید که با کم‌ترین میزان خطا بهترین نیروی انسانی را به کار گیرید.

4. گزینش متقاضیان کار

با مصاحبه استخدامی تلفنی، از میان افرادی که انتخاب کرده‌اید، بهترین و مناسب‌ترین آن‌ها گزینش خواهند شد. در واقع تلاش می‌کنید تا دامنه انتخابات خود را محدودتر کنید تا نتیجه بهتری را کسب نمایید. پس از آن گزینه‌های برتر برای مصاحبه حضوری دعوت خواهند شد. برای مصاحبه حضوری به دو نکته مهم توجه داشته باشید:

1. در مرحله اول
سعی کنید بین مصاحبه تلفنی و حضوری فاصله زیادی ایجاد نشود. این امر منجر به دلسرد شدن نیرو خواهد شد و به احتمال زیاد به سختی به شما اعتماد خواهد کرد.
اگر با برنامه‌ریزی پیش رفته‌‎اید و به استخدام پرسنل نیاز دارید، زمان را از دست ندهید، چون شما تنها سازمانی نیستید که تمایل به کارگیری نیروی متعهد و با مهارت دارد.

2. در مرحله دوم
به سوالات مصاحبه حضوری، دقت کنید. نیروی انسانی با توجه به تخصص و مهارت خود در مراحل استخدامی سازمان شرکت کرده است و لازم است سوالات شما نیز در همین زمینه باشد. همچنین انتظار نداشته باشید، نیرو همه چیز را بلد باشد. گاهی اوقات آموزش پس از استخدام نیز لازم است. بنابراین لازم است بدانید که در مصاحبه شغلی چه سوالاتی باید از کارجو بپرسید؟

5. توضیح شرایط و شرح وظایف 

پس از گذراندن مراحل بالا، وقت آن رسیده است که شرایط و شرح وظایف مورد نظر را به صورت واضح و روشن به فرد و یا افراد انتخاب شده توضیح دهید. چنانچه احساس می‌کنید استخدام فرد در طولانی مدت به نفع سازمان خواهد بود، می‌توانید شرایط را کمی بهتر از آنچه قبلا قولش را داده بودید، اعلام کنید.
به این ترتیب نیروی انسانی تمایل بیشتری برای همکاری با شما خواهد داشت. چنانچه قصد این کار را ندارید، حتما بیان کنید که شایستگی عاملی مهم در ارتقاء موقعیت شغلی است.

به عنوان کارفرما باید نسبت به گفته‌های خود تعهد داشته باشید، در غیر این صورت در کوتاه‌ترین زمان، نیرو از همکاری با شما دلسرد خواهد شد و همین امر او را تبدیل به پرسنل ضایعاتی خواهد کرد.
این امر در درجه اول، به شما ضرر خواهند رساند چرا که دوباره باید برای استخدام هزینه و زمان در نظر بگیرید و در عین حال اعتبار از دسته رفته خود را بازیابید.
پس از این مرحله می‌توانید اقدام به استخدام نیروی مورد نظر کرده و از مهارت، دانش و تعهد آن‌‌ها بهره ببرید و بدین ترتیب توسعه کسب و کار مورد نظر اتفاق افتد.

معیارهای جذب و استخدام نیروی انسانی

از مهم‌ترین معیارهای جذب و استخدام پرسنل می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. خلاقیت و تجربه:

گاهی اوقات صرفا داشتن تجربه نمی‌تواند از خصوصیات خوب نیروی انسانی باشد. تجربه‌ایی مطلوب است که زمینه‌ساز خلاقیت باشد. اگر تجربه تبدیل به عادت شود، ارزشمندی خاصی نخواهد داشت.

2. مهارت و کنترل:

هر چقدر فرد نسبت به مهارت خود کنترل داشته باشد، به همان میزان درصد موفقیت او و در نتیجه سازمان بیشتر خواهد شد.

3. انگیزه قوی:

انگیزه سبب می‌شود تا قدرت خلاقیت نیروی انسانی همواره فعال باقی بماند.

4. انعطاف‌پذیری:

از دیگر معیارهای جذب نیروی انسانی است. سازمان به افرادی نیاز دارد تا توانایی سازگاری با شرایط مختلف را داشته باشند. تجربه، مهارت، خلاقیت و کنترل آن‌ها در شرایط خاص، خود را بیشتر نشان خواهد داد.

5. درک کار تیمی:

سازمان به افرادی نیاز دارد که مفهوم کار تیمی و گروهی را درک نمایند.

6. مسئولیت پذیری:

همواره می‌توان بر قول و حرف افراد متعهد و مسوولیت‌پذیر اعتماد کرد.

ضرورت وجود واحد منابع انسانی در سازمان‌ها

مدیر منابع انسانی، همان کسی است که انتخاب‌های او می‌تواند سرنوشت سازمان و شرکت را تعیین نمایید. او بر مراحل استخدام نیروی کار نظیر جذب و گزینش پرسنل، آزمون‌ و مصاحبه‌ها، پیشنهاد شغلی و استخدام، آموزش، حفظ و نگهداری نیرو نظارت خواهد داشت.

مدیر این واحد وظیفه دارد نیازهای سازمان را شناسایی کرده و در رابطه با آن‌ها با مدیران و کارشناسان ارشد، مشاوره نماید. به بیان ساده می‌توان گفت، هدف از جذب و استخدام کارشناس و مدیر منابع انسانی، این است که رابطه‌ای سالم و مفید بین کارکنان و مدیران ارشد ایجاد شود.

وظایف مدیر منابع انسانی 

• شناخت نیروی‌های انسانی
• ایجاد رابطه بین مدیران و کارکنان
• ارائه مشاوره در زمینه استراتژی‌های سازمان
• نظارت بر کار نیروی انسانی
• رسیدگی به مشکلات پرسنل، ارزیابی آن‌ها، بررسی حقوق و پاداش

جذب و استخدام نیروی کارآمد را با کارلیب تجربه کنید.

استخدام نیروی انسانی یک فرآیند طولانی مدت است. برای این امر نمی‌توان و نباید با سلیقه و توجه به روابط اقدام به گزینش نیرو نمود. برای این منظور لازم است تا مدیریت منابع انسانی عملکردی درست و قاطع داشته باشد.

کارلیب یکی از راه‌هایی است که با استفاده از آن صاحبان مشاغل گوناگون می‌توانند نیروی انسانی مورد نیاز خود را یافته و به درستی گزینش کنند، چراکه کارلیب آزمون محور است و به کارفرمایان در جهت گزینش نیروی انسانی کارآمد کمک خواهد کرد. آزمون‌های کارلیب را می‌توانید در وبسایت این پلتفرم و در بخش نمونه آزمون ها مشاهده کنید.