راهنمای استخدام کارمند دورکار یا غیرحضوری

دورکاری برای شرکت‌ها بسیار مهم‌تر از قبل شده است. کاهش هزینه‌ها، بهبود بهره‌وری و کار کردن با نیروی کار حرفه‌ای باعث شده که استفاده از نیروی دورکار برای کارفرمایان جذاب باشد.
از طرف دیگر بسیاری از افراد عاشق انعطاف‌پذیری، استقلال و تعادل در زندگی و کار هستند که با دورکاری این شرایط فراهم می‌شود. اما با وجود این مزایا، دورکاری خیلی هم ساده نیست و هر فردی نمی‌تواند به صورت غیرحضوری کار کند.

همان‌طور که برندون سیمور می‌گوید: «قطعاً دورکاری برای همه افراد مناسب نیست. اگر شما از آن دسته افرادی هستید که باید با دیگران در تعامل و ارتباط باشید، قطعا دورکاری را به شما پیشنهاد نمی‌کنم. درست است که انجام دورکاری مزایای خودش را دارد، اما برای همه افراد مناسب نیست.»

استخدام کارمندان دورکار نیز اصلا ساده نیست و نیاز به رویکرد متفاوتی دارد. شما در این فرایند فقط به دنبال مهارت‌های شغلی مناسب نیستید، بلکه به دنبال جذب، مدیریت و هماهنگی کارکنان دورکار و غلبه بر چالش‌های زیاد دورکاری هستید.

احتمالا شما هم مثل کارفرمایان دیگر به دنبال افرادی هستید که مسئولیت‌پذیر، شایسته، خلاق و متعهد باشند اما چگونه می‌توانید این کارکنان دورکار را پیدا کنید؟
چگونه می‌توانید از مناسب بودن روش مدیریتی افراد مطمئن شوید؟ از چه ابزارهایی می‌توانید در این فرایند استفاده کنید؟ در اولین مرحله شما باید بتوانید یک نیروی دورکار مناسب استخدام کنید.

استخدام نیروی دورکار 

1. بررسی مهارتها

استخدام یک نیروی دورکار به معنی استخدام مجموعه خاصی از مهارت‌های مورد نیاز است تا وظایف کاری با بهترین کیفیت انجام شوند. بنابراین در اولین گام برای استخدام نیروی دورکار باید مهارت‌های دورکاری مناسب موقعیت شغلی را مشخص کنید.

مهارت‌های خاص دورکاری را بررسی کنید. مهارت‌های دورکاری عمومی شامل مهارت‌های ارتباطی، مهارت‌های همکاری، مهارت‌های سازمانی، مهارت‌های مدیریت زمان و انضباط فردی می‌شود.
اگر فردی به این موارد مجهز نباشد، استخدام او برای شما فایده‌ای نخواهد داشت، زیرا بدون این صلاحیت‌ها کسب و کار در مسیر نامناسبی قرار خواهد گرفت. مهارت‌های دورکاری خاصی هم برای هر موقعیت شغلی وجود دارد.
به عنوان مثال مهارت‌های مورد نیاز برنامه‌نویس دورکار با نویسنده دورکار متفاوت است و نیاز است با توجه به نقش فرد مهارت‌های مورد نیاز کار را بررسی کنید.

روش‌های بسیاری برای آزمون این مهارت‌ها وجود دارد. اگر می‌خواهید بدانید کارجو از مهارت مدیریت زمان لازم برخوردار است، می‌توانید از او بخواهید که به سوالات مرتبط پاسخ دهد. مثلا بپرسید چگونه در روزهای پرفشار کاری زمان خود را برای رسیدن به کارها مدیریت می‌کند؟
همچنین آزمون‌های قبل از استخدام یک ابزار ارزیابی عالی برای بررسی این موارد است. این آزمون‌ها ممکن است ساده به نظر برسد اما می‌توانند بینش ارزشمندی به شما در تصمیم‌گیری دهد.

2. شرح وظایف

موقعیت شغلی را به وضوح تعریف کنید. به طور دقیق توضیح دهید که دورکاری به چه معناست و چه نوع تمهیداتی برای کارجویان در نظر گرفته‌اید. مسئولیت‌ها، تعهدات و آنچه در موفقیت نقش تأثیر دارد را بیان کنید و مشخص کنید چه ویژگی‌هایی برای رشد و پیشرفت در موقعیت شغلی نیاز است.
شرح شغلی باید دقیق و با تمرکز روی ویژگی‌های مورد نیاز فرصت شغلی نوشته شود. صریح و روشن درباره نقش صحبت کنید و چیزی را از قلم نیندازید. اگر فکر می‌کنید یک تیپ شخصیتی خاص عملکرد بهتری در کار دارد آن را در موقعیت شغلی بنویسید. مهمترین موضوع قابل توجه در این بخش توانایی انجام وظایف و توضیح انتظارات شرکت است.

3. شرح ارزش‌های شرکت

فرهنگ و ارزش‌های خود را مشخص کنید. ایجاد تناسب بین افراد و فرهنگ و ارزش شرکت برای هر شرکتی چالش‌برانگیز است. این ارزیابی برای دورکاری سخت‌تر است زیرا تمام تعاملات به صورت مجازی انجام می‌شود.

اولین گام در این بخش تعریف فرهنگ و سپس طراحی آن در سوالات مصاحبه و آزمون‌های ارزیابی برای بررسی مناسب بودن کارجو است.
در این مرحله باید متوجه شوید که متقاضی با فرهنگ کسب‌و کار شما همخوانی دارد و می‌تواند در این محیط رشد و پیشرفت داشته باشد. بازاریابی فرهنگی در استخدام افراد دورکار بسیار مهم است.
باید تصویر درستی از شرکت و گروه کاری ارائه دهید.
افرادی باید جذب شوند که می‌خواهند بخشی از این فرهنگ و تیم باشند. رسالت و ارزش‌های شرکت و نحوه عملی شدن آن‌ها مهم‌ترین موضوع برای ارتباط مناسب با متقاضیان است. در این بخش باید ارزش‌های برتر شرکت را شرح دهید و چشم‌انداز شرکت در آینده را توصیف کنید.

4. معرفی خود به عنوان کارفرما

در مکان درست حضور داشته باشید. بسیاری از افراد به خاطر مزایای دورکاری به دنبال فرصت کاری غیرحضوری هستند و سایت‌ها و مکان‌های خاصی را به طور مستمر دنبال می‌کنند. اگر در مکان درست حضور داشته باشید گروه بزرگی از افراد فرصت شغلی را می‌بینند و برای کار کردن با شما ابراز علاقه می‌کنند.
شما باید آگهی شغلی خود را در جایی که بیشترین بازدید را دارد، ارسال کنید. به سایت‌های کاریابی معتبر و صفحه‌های شغلی دورکاری مراجعه کنید. با قرار دادن آگهی خود در مکان‌های مناسب شما در مقابل مخاطبانی قرار می‌گیرید که ویژگی‌ها و مزایای دورکاری را خیلی خوب می‌شناسند.

5. انجام مصاحبه دقیق

مصاحبه‌های دقیق انجام دهید. تفاوت اصلی بین استخدام کارکنان غیرحضوری و استخدام کارمندان حضوری در نوع مصاحبه است. در دورکاری مصاحبه‌ها معمولاً از طریق فیلم و تماس ویدئویی است و به ندرت به صورت حضوری انجام می‌شود.
شرکت‌های مختلف دورکار مصاحبه‌های مختلفی برای ارزیابی کارجویان انجام می‌دهند. در این بخش موضوعات مهم موقعیت شغلی به دقت مورد بررسی قرار می‌گیرد.
علاوه‌بر سؤالات مربوط به شغل، مهارت‌ها نیز در طول مصاحبه بررسی می‌شود و تمرکز اصلی روی ارزیابی مهارت‌های ارتباطی کارجویان است. زیرا مهارت‌های دیگر را می‌توان از رزومه و سوابق کاری مشاهده کرد اما تعامل مناسب موضوعی است که فقط از طریق مصاحبه مشخص می‌شود.
فرد باید بتواند با افراد دیگر در پروژه به خوبی همکاری کند و ارتباط خوبی با تیم خود داشته باشد. می‌توانید در انتهای مصاحبه یک پروژه برای کارجو تعریف کنید تا ارزیابی بهتری از مهارت‌های متقاضی داشته باشید.

6. تعریف ساعات کاری

مدت زمان کاری آزمایشی تعریف کنید. زمانی که کارجویان برتر خود را استخدام کردید باید یک دوره آزمایشی با حقوق برای آن‌ها تعریف کنید تا از درستی انتخاب خود مطمئن شوید.
یک دوره آزمایشی به شما امکان می‌دهد تا بهتر متوجه شوید مهارت فرد برای شغل چقدر است، رشد و پیشرفت او در کار به چه شکل است و در همکاری با اعضای دیگر تیم چگونه عمل می‌کند. اگر فردی با انگیزه زیاد در کارها شرکت می‌کند و وقت زیادی برای وظایف خود می‌گذارد، مشخص است که علاقه زیادی برای همکاری با شما دارد.

بنابراین اگر می‌خواهید مطمئن شوید که این فرد به شرکت شما در طولانی‌مدت کمک‌های شایانی می‌کند، نیاز است ابتدا مدت زمانی او را در محیط واقعی‌تر ارزیابی کنید. توجه داشته باشید که این بخش کاملاً اختیاری است و اگر از مهارت و توانایی کارجو مطمئن هستید نیازی به تعریف مدت زمان کاری برای آزمایش نیست.
اگر مراحل استخدامی نیروی دورکار را خوب و دقیق انجام دهید یک فرد شایسته به شرکت شما وارد می‌شود اما در ادامه باید بتوانید افراد را به خوبی مدیریت کنید تا افراد در سازمان شما حفظ شوند.

مدیریت نیروهای دورکار و غیر حضوری

مدیریت کردن تیم‌های دورکاری به معنی ایجاد محیطی است که افراد در آن قابلیت فعالیت مؤثر داشته باشند و در راستای اهداف سازمان تلاش کنند. برای مدیریت اثربخش تیم‌های دورکار خود نیاز است اقدامات مناسبی در این زمینه انجام دهید.

1. گفتگو کنید.

برای صحبت کردن وقت بگذارید. در مدیریت نیروهای دورکار خیلی راحت است که فقط در مورد کاری که باید انجام شود صحبت کنید. اما شما باید در مورد مشکلات، اشتباهات و تعاملات کاری هم با افراد گفتگو کنید.
بهترین راه این است که هر هفته یک ساعت برای گفتگو با کارکنان در تقویم خود مشخص کنید. با این کار شما می‌توانید از مشکلات و مسائل مختلف به وجود آمده در کار مطلع شوید و به دغدغه‌های کارکنان پاسخ دهید.

2. سؤالات مناسب بپرسید. 

به دلیل چالش‌های منحصر به فردی که در دورکاری به وجود می‌آید، مهم است که سؤالاتی در دست داشته باشید تا بهتر بتوانید افراد را مدیریت کنید.
اگر فردی انگیزه و عملکرد مناسبی ندارد باید در مورد چرایی آن اطلاعات کسب کنید. پرسیدن سؤال‌های خوب باعث می‌شود تیم خود را بهتر بتوانید مدیریت کنید. به عنوان مثال می‌توانید از این پرسش‌ها استفاده کنید:

• چرا به انجام دورکاری در این شرکت علاقه‌مندید؟
• آیا احساس می‌کنید در تصمیمات تیم قرار دارید؟ چرا نه؟
• با ابزار کاری و ارتباطی شرکت راحت هستید؟ چه مشکلاتی در کار کردن با آن دارید؟
• با کدام یک از همکاران خود دوست دارید ارتباط بیشتری داشته باشید؟
• چگونه می‌توانیم پشتیبانی بهتری از شما داشته باشیم؟
• فضای کاری شما در طول روز به شکلی است که بتوانید با تمرکز کارها را انجام دهید؟

3. بازخورد عملکرذ ارائه دهید.

بازخورد منظم را ارائه دهید. ارائه حرفه‌ای بازخورد به افراد دورکار با ادبیات مناسب بسیار مهم است. مطمئن شوید که شیوه بازخورد شما درست است و موجب تنش در کارکنان نمی‌شود.
در دورکاری احساسات مشخص نیستند و ممکن است مفهوم دیگری از بازخورد شما شکل بگیرد. در استفاده از کلمات و شیوه بازخورد نیاز است بسیار دقت کنید. هدف بازخورد کمک به فرد برای بهبود مهارت‌ها و پیشرفت او در کار است.

4. از گفتگوی تصویری استفاده کنید.

تا آنجا که می‌توانید از فیلم استفاده کنید. وقتی افراد برای گفتگوی رو در رو در شرکت حضور ندارند، انجام هر نوع گفتگوی تصویری می‌تواند به ایجاد ارتباطات و بازخورد مناسب کمک کند. ویدئو به شما چیزی بیش از یک تماس صوتی یا چتی ارائه می‌دهد. به عنوان مثال شما می‌توانید واکنش آن‌ها را نسبت به تغییر برنامه‌ها مشاهده کنید و احساسات خود را بهتر بروز دهید.

5. احساسات خود را بروز دهید.

برای انتقال احساسات از ایموجی و شکلک‌های متحرک استفاده کنید. با توجه به اینکه در دورکاری ارتباطات کلامی وجود ندارد خیلی سخت است که بتوانید با متن احساس خود را در مورد رخدادها نشان دهید. به خصوص در زمان کار کلمات می‌توانند تند و جدی‌تر از آنچه هستند به نظر برسند.
اگر فردی کارهای عالی و باکیفیتی انجام می‌دهد باید کار او را به شکلی تحسین کنید که تأثیرگذاری لازم را داشته باشد. ایموجی و شکلک‌های متحرک احساسات خوب شما را خیلی بهتر می‌توانند نشان دهند.

6. ددلاین داشته باشید.

مهلت‌های زمانی مشخص اعلام کنید. ضرب‌العجل‌ها بخش مهمی از مدیریت عملکرد و سنجش ارزیابی افراد است. در یک محیط دورکاری که جلسات حضوری و رودررو وجود ندارد احتمال تأخیر در کارها بیشتر است.
به همین دلیل تعیین مهلت‌های زمانی در کار بسیار مهم است. روشن بودن انتظارات کاری و تاریخ تکمیل کار مدیریت افراد را آسان‌تر می‌کند و به دستیابی به اهداف شرکت کمک می‌کند.

7. جلسات حضوری منظم داشته باشید.

حداقل سالی یکبار جلسات حضوری داشته باشید. هیچ چیز نمی‌تواند جای جلسات رو در رو را بگیرد. همیشه گردهمایی اثرات مثبت بسیاری برای تیم‌های کاری دارد و فرصت‌هایی مانند بحث و گفتگوی عمیق پیرامون فرهنگ، چشم‌انداز و آینده شرکت فراهم می‌کند.
این جلسه سالیانه زمان مناسبی برای ارزیابی عملکرد، مشکلات و نقاط ضعف و قوت برنامه‌های دورکاری است.

8. از برنامه‌ها و ابزارهای دورکاری استفاد کنید.

از ابزارهای مناسب دورکاری استفاده کنید. در مدیریت تیم‌های دورکاری استفاده از ابزارهای مناسب می‌تواند به شما کمک کند تا ارتباطات بهتری با تیم خود برقرار کنید و افراد بتوانند راحت‌تر و اثربخش‌تر کارهایشان را انجام دهند. در این بخش باید از ابزارهایی استفاده کنید که تجربه کاربری مناسبی دارند و به بهبود فرهنگ دورکاری شرکت کمک می‌کنند.

ابزارهای برتر برای مدیریت نیروی دورکار

برنامه‌های ارتباطی و پیام­رسان

واتس‌آپ «whatsapp» و تلگرام «telegram»:

واتس‌آپ و تلگرام جزء رایج‌ترین و ساده‌ترین برنامه‌ها برای ارسال پیام‌های متنی، صوتی و تصویری هستند که به صورت تحت وب نیز قابل استفاده می‌باشند. این دو پیام‌رسان بیشتر برای ارتباط‌های روزمره اعضای تیم و همکاران استفاده می‌شود. تلگرام قابلیت‌های بیشتری نسبت به واتس‌آپ دارد اما در حال حاضر با محدودیت فیلترینگ روبه‌رو است.

اسلک «Slack»: خیلی واضح است که برای دورکاری به یک بستر ارتباطی خوب نیاز دارید. اسلک گفتگوهای کاری شما را تسهیل می‌بخشد و به شما امکان می‌دهد کانال‌های جداگانه با توجه به تعداد و نوع افراد ایجاد کنید. در اسلک علاوه‌بر ارسال پیام‌ها و فایل‌ها، قابلیت‌های بیشتری مانند مدیریت زمان پاسخ‌گویی به پیام‌ها و حتی امکان اتصال به نرم افزارهای مدیریت پروژه نیز وجود دارد.

برنامه‌های مدیریت کار

ترلو «Trello»:

ترلو یک پلتفرم مدیریت کار یا وظیفه به حساب می‌آید و ابزاری است که به شما کمک می‌کند پروژه‌ها را به افراد مختلف تفویض کنید و بر آن‌ها نظارت و مدیریت کنید.
در این برنامه وظایف را به صورت کارت در برنامه قرار می‌دهید تا افراد وظایف محوله را براساس توضیحات شما انجام دهند. همچنین می‌توانید مهلت زمانی برای کارت‌ها مشخص کنید تا افراد براساس زمان تعیین شده کارهای خود را در برنامه بارگذاری کنند. شما می‌توانید با برچسب‌های رنگی کارها را دسته‌بندی کنید یا از رنگ‌ها برای اولویت‌های کاری استفاده کنید.

تسکولو «Taskulu»:

نسخه ایرانی ترلو است که به صورت کامل از زبان فارسی پشتیبانی می‌کند. به کمک امکانات تسکولو مدیران می‌توانند در زمان دورکاری وظایف اعضای تیم را به صورت منظم پیگیری و مدیریت کنند.
سطح پایه تسکولو برای کسب و کارهای نوپا و کوچک که دارای ۱۰ کاربر یا کمتر هستند به صورت رایگان قابل استفاده است. سطوح حرفه‌ای و اختصاصی تسکولو نیاز به خرید اشتراک دارند.

برنامه جلسات مجازی

اسکایپ «skype»:

برگزاری جلسات روزانه و هفتگی یکی از ملزومات تیم‌های دورکاری محسوب می‌شود. نرم افزارهای مختلفی برای برقراری تماس‌های ویدئویی وجود دارد اما باید به امکان گروه‌سازی و تماس گروهی برنامه هم توجه کرد.
برنامه اسکایپ یکی از محبوب‌ترین ابزارهای دورکاری برای برگزاری جلسات مجازی گروهی در ایران است. این سرویس از تکنولوژی «VOIP» برای انتقال داده استفاده می‌کند و تماس صوتی و تصویری آن هیچ هزینه‌ای برای کاربران ندارد. اسکایپ روی پلتفرم‌های محبوبی مانند اندروید، آی‌اواس و ویندوز اجرا می‌شود.

زوم «Zoom»:

زوم یک پلتفرم با رابط کاربری آسان برای دسکتاپ است. با زوم می‌توانید جلسه‌های مجازی با تیم‌تان را زمان‌بندی، ضبط و اجرا کنید. این جلسه‌ها می‌توانند از راه دور با رایانه، گوشی هوشمند یا به صورت تماس صوتی انجام شوند.
در جلسه‌ها می‌توانید صفحه‌ نمایش خود را به اعضای تیم نشان دهید تا آن‌ها موضوع مورد نظر را مشاهده کنند. در طول جلسات از راه دور و گپ تصویری می‌توان هرگونه تماس را با فیلم کامل ضبط کرد.

برنامه اشتراک فایل

دراپ‌باکس «Dropbox»:

فایل‌های حجیم و تعداد بالا با ایمیل قابل به اشتراک‌­گذاری نمی‌باشند. اینجاست که باید از سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری مناسب استفاده کرد.
با برنامه دراپ‌باکس کارمندان دورکار می‌توانند به راحتی اسناد همگام‌سازی را از طریق این نرم‌افزار به اشتراک بگذارند. دراپ‌باکس امکان اشتراک فایل‌های بزرگ از جمله پاورپوینت و فتوشاپ را فراهم می‌کند.

گوگل درایو «Google Drive»:

یک بستر ذخیره‌­سازی ابری که تمام پرونده‌ها را با کمک آن می‌توان در یک مکان امن و متمرکز نگه داشت. به این ترتیب کارکنان دورکار می‌توانند اسناد، صفحات گسترده و اسلایدها را ذخیره و به اشتراک بگذارند.
نرم­‌افزار گوگل درایو می‌تواند برای گزارش هفتگی نیز مورد استفاده قرار گیرد.
علاوه‌بر این پرونده‌های گوگل درایو را می‌توان در همه دستگاه‌ها همگام‌سازی کرد، بنابراین افراد می‌توانند فایل‌ها را از هر مکانی مشاهده و به‌روز کنند.

در پایان باید گفت...

استخدام و مدیریت اشتباه افراد می‌تواند فرایند دورکاری پرچالشی برای شما ایجاد کند. شما باید از یک راهنمای جامع در زمینه دورکاری استفاده کنید تا اشتباهات کمتری در استخدام و مدیریت نیروهای دورکار داشته باشید. پیروی از نکات فوق به شما کمک می‌کند تا کارمندان خوب را برای دورکاری شرکت استخدام کنید و به خوبی آن‌ها را مدیریت کنید.

برای منتشر کردن آگهی استخدامی دورکاری خود می‌توانید از سایت کارلیب استفاده کنید. کارلیب یکی از بهترین سامانه‌های کاریابی است که در آن می‌توانید ضمن انتشار آگهی خود نسبت به برگزاری آزمون از داوطلبان نیز اقدام نمایید.
برای استفاده از خدمات مجموعه کارلیب می‌توانید به سایت اینترنتی karlib.com مراجعه کنید. همچنین شما می‌توانید از محتواهای آموزشی وبلاگ کارلیب در زمینه استخدام افراد نیز استفاده کنید.